Wie Online-Retrospektiven und Zustandsanalysen zur psychologischen Sicherheit beitragen

Die Durchführung Ihrer Retrospektive mithilfe eines Online-Tools kann ein idealer Weg sein, um psychologische Sicherheit zu schaffen, indem Sie dem Team die Möglichkeit bieten, seine Ideen sicher auszutauschen, Erfolge zu feiern und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, ohne dass Schuldzuweisungen an der Tagesordnung stehen.

Sie bieten eine Plattform, auf der Ideen sicher und anonym ausgetauscht werden können – darüber, was gut gelaufen ist, was nicht und was verbessert werden soll. Durch die Wahl des richtigen Tools mit entsprechenden Funktionen, wie beispielsweise unabhängige Eingaben und Abstimmungen, lassen sich ideale Rahmenbedingungen für eine kontinuierliche Verbesserung schaffen.

Scrum-Master, die Besprechungen mit diesen Instrumenten fachgerecht moderieren, können dazu beitragen, die Angst vor Beurteilung oder Vergeltungsmaßnahmen abzubauen. Indem sie auf auftretende Probleme umgehend eingehen, vermitteln sie dem Team das Gefühl, dass es ernst genommen wird.

Auch wenn es niemals die Fähigkeiten und Eigenschaften eines „Servant Leader“ – also des Scrum Masters – ersetzen kann, sorgt das richtige Online-Tool für Retrospektiven, bei dem die Sicherheit im Vordergrund steht, dafür, dass in Besprechungen vereinbarte Abläufe festgelegt werden, es passt sich Ihren Bedürfnissen an und hält den Überblick über vereinbarte Maßnahmen.

Hier stellen wir Ihnen unsere Sichtweise vor, wie sich durch die einfache Retrospektive psychologische Sicherheit schaffen lässt. Einen Überblick über das Gesamtbild erhalten Sie in unserem vollständigen Leitfaden zum Thema psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz.

Hilft dem Team zu verstehen, was psychologische Sicherheit ist

Online-Tools zur Retrospektive, die auch Team-Checks umfassen, können den Menschen helfen, besser zu verstehen, was psychologische Sicherheit für sie bedeutet.

Die Gesundheitschecks bieten Teammitgliedern Fragen an, die zur individuellen Reflexion anregen sollen. Die im Gesundheitscheck zur psychologischen Sicherheit enthaltenen Fragen knüpfen beispielsweise an die von der Forscherin Professorin Amy Edmondson verwendeten Sicherheitsindikatoren an. Ein Online-Tool bietet einem Team zudem die Flexibilität, mithilfe eines individuell angepassten Gesundheitschecks selbst zu entscheiden und zu definieren, was Sicherheit für das jeweilige Team bedeutet.

Die Scrum-Werte lassen sich auch mithilfe eines Online-Tools für Retrospektiven untersuchen. Der Scrum-Werte-Check kann einem Team dabei helfen, die Übereinstimmung mit den Werten zu messen und zu verfolgen. Dies kann wiederum Gespräche über Entwicklung und Wachstum fördern und dazu beitragen, die Beziehungen innerhalb des Teams zu verbessern.

Wichtig ist, dass Team-Health-Checks dazu beitragen können, die psychologische Sicherheit innerhalb des Teams zu messen und zu verfolgen. Das bedeutet, dass Entscheidungen über Maßnahmen zur Förderung der Sicherheit auf der Grundlage von Daten getroffen werden können. Die Auswirkungen dieser Maßnahmen lassen sich im Zeitverlauf nachverfolgen.

Hilft Ihnen dabei, den richtigen Rahmen für Ihren Retro-Stil zu schaffen

Ein Online-Tool für Retrospektiven kann Vorlagen bereitstellen, die den Bedürfnissen Ihres Teams gerecht werden. Wenn es darum geht, psychologische Sicherheit zu fördern, kann dies Ihre Wahl der Vorlage beeinflussen. Indem Sie Ihrer Retrospektive Überschriften hinzufügen, in denen die Teilnehmer gefragt werden, wie sie die Sicherheit in ihrem Team stärken können, schaffen Sie bereits einen Raum, in dem Ideen Gehör finden können.

Eine Begrüßungsansprache kann dazu beitragen, den richtigen Ton für die Besprechung zu setzen. Sie kann die Teilnehmer an die hilfreichen Gewohnheiten erinnern, die zur Sicherheit beitragen.

Wenn Sie zu Beginn Ihrer Retrospektive die Retrospektive Prime Directive anzeigen, wird das Team an die erforderliche Einstellung erinnert, um sicherzustellen, dass das Treffen sowohl positiv als auch auf Verbesserungen ausgerichtet ist.

Ein optimierter Arbeitsablauf, der individuell angepasst werden kann, kann ebenfalls zur psychologischen Sicherheit beitragen.

Zu den Möglichkeiten, die Weichen zu stellen, gehören

• Die Plattform anonym oder teilanonym gestalten, damit die Menschen ihre Ideen sicherer austauschen können
• Die Möglichkeit einer unabhängigen Abstimmung über Ideen, die nicht voreingenommen ist
• Einen vertrauten und effektiven Arbeitsablauf vom Brainstorming bis zur Erarbeitung von Maßnahmen zu haben
• Die Fähigkeit, Ideen sowie Maßnahmen vorzuschlagen und dazu Feedback zu geben

Schafft gleiche Wettbewerbsbedingungen

Ein Online-Tool zur Erstellung einer Retrospektive bietet jedem Einzelnen die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten, anstatt dass es nur darum geht, die dominierende Person im Raum zu sein.

Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass jede Person ihre eigenen Ideen einbringen, die Ideen anderer kommentieren, bei Diskussionen über die gleiche Anzahl an Stimmen verfügen und bestimmte vorgeschlagene Maßnahmen unterstützen kann. Alle Stimmen werden gleichermaßen Gehör verschafft und sind von gleicher Bedeutung.

Anonyme Beiträge tragen dazu bei. Durch die anonyme Einreichung von Ideen werden die Teammitglieder nicht von der Person beeinflusst, die den Vorschlag gemacht hat. Stattdessen wird die Idee nach ihren eigenen Vorzügen beurteilt.

Die Entscheidung darüber, welche Themen besprochen und welche Maßnahmen umgesetzt werden, durch unabhängige Abstimmungen zu treffen, ist ein wirksames Mittel zur Förderung der psychologischen Sicherheit. Im Rahmen einer „Dot-Mokratie“ verfügt jede Person über eine festgelegte Anzahl von Stimmen, die alle das gleiche Gewicht haben.

Die Art und Weise, wie ein Online-Tool für die Retrospektive die Erfassung von Beiträgen ermöglicht, trägt ebenfalls dazu bei, gleiche Voraussetzungen für alle zu gewährleisten. Alle Teilnehmer haben die gleiche Möglichkeit, zur gleichen Zeit Beiträge derselben Art einzureichen. Dies ist weder davon abhängig, dass Platz vorhanden ist, um Ideen auf einer physischen Tafel anzubringen, noch davon, dass die Teilnehmer warten müssen, bis sie an der Reihe sind. Die Teilnehmer können ihre Fragen, Anmerkungen und Rückmeldungen gleichzeitig während der Diskussion festhalten. Auch dies bedeutet, dass alle Ideen erfasst werden können und das gesamte Team alle eingereichten Kommentare einsehen kann. Siehe wie das verteilte Team von Typewise Online-Retrospektiven nutzt.

Trägt dazu bei, Ängste und Vorurteile abzubauen

Eine der wirksamsten Methoden, mit denen Online-Retrospektive-Tools zur Förderung der psychologischen Sicherheit beitragen, besteht darin, die Möglichkeiten für Werturteile zu verringern. Wenn Teammitglieder befürchten, beurteilt zu werden, neigen sie eher dazu, ihre Beiträge selbst zu zensieren, um dies zu vermeiden. Dies kann dazu führen, dass weniger und weniger vielfältige Ideen entstehen.

Wenn die Retrospektive auf „anonym“ eingestellt ist, werden alle Namen aus den Eingaben entfernt. Niemand weiß, wer was eingereicht hat; nicht einmal der Scrum Master (im Gegensatz zu handschriftlichen Notizen). Diese Anonymität ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Ideen zu teilen, ohne Angst vor Beurteilung oder Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen. Das bedeutet, dass die Teilnehmer eher dazu neigen, ehrlicher und kreativer zu sein.

Fördert das Feedback

Online-Tools ermöglichen es den Teilnehmern nicht nur, Fragen zu stellen, ohne befürchten zu müssen, Diskussionen zu unterbrechen, sondern auch, ihre Gedanken visuell darzustellen. Emojis und GIFs können genutzt werden, um einen Eindruck davon zu vermitteln, was ein Teilnehmer empfindet, ohne den Druck, ins Detail gehen zu müssen. Wenn es darum geht, über vorgeschlagene Maßnahmen zu entscheiden, ist die Verwendung eines Daumens nach oben, eines Daumens nach unten oder von Daumen nach oben und unten ein schneller Hinweis auf eine Präferenz, ohne dass eine Begründung erforderlich ist.

Auch andere Funktionen wie beispielsweise ROTI (Return on Time Invested) können zur psychologischen Sicherheit beitragen. Denn dies ist eine weitere einfache Möglichkeit für Teammitglieder, Feedback zu geben und das Gefühl zu haben, gehört zu werden.

Schafft einen Raum, in dem Ideen offen ausgetauscht werden können – jenseits von Raum und Zeit

Online-Tools für die Retrospektive eignen sich besonders gut zur Unterstützung asynchroner Besprechungen. Dies liegt daran, dass die Teammitglieder selbst den Zeitpunkt festlegen können, der ihnen am besten passt, um ihre Beiträge einzubringen.

Dies bedeutet zudem, dass keine Zeitzone gegenüber einer anderen bevorzugt wird. Darüber hinaus haben Remote-, Hybrid- und Präsenzteams das gleiche Retrospektive-Erlebnis.

Trägt dazu bei, Grundregeln für das Team festzulegen

Online-Tools für Retrospektiven können auch einen Mechanismus zur Erstellung von Teamvereinbarungen beinhalten. Dies trägt zur psychologischen Sicherheit bei, da solche Grundregeln die Verhaltensweisen widerspiegeln, zu deren Einhaltung sich ein Team im gegenseitigen Zusammenarbeiten verpflichtet. Sie können Aspekte abdecken, die das Team bei der Zusammenarbeit als wichtig erachtet. Dies kann eine Reihe von Vereinbarungen umfassen, beispielsweise den Umgang mit Störgeräuschen bis hin zur Art und Weise, wie Konflikte angegangen werden sollen. Die Klarheit und das gemeinsame Verständnis hinsichtlich des Verhaltens, das sie vermitteln, machen den Arbeitsbereich zu einem psychologisch sicheren Umfeld, an dem man gerne teilnimmt.

Trägt dazu bei, den Teamzusammenhalt zu stärken

Ein Online-Tool für die Retrospektive kann dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Dies reicht vom Austausch von Ideen über das Vorschlagen und Annehmen von Maßnahmen bis hin zum Einbringen von Themen rund um Anerkennung und Lob. Das Tool bietet jedem Einzelnen einen eigenen Raum zum Nachdenken sowie die Möglichkeit, sich mitzuteilen und zuzuhören.

Wenn es um Remote-Teams geht, ist ein Online-Tool ein echter Wegbereiter. Es überwindet die Hindernisse der Entfernung und sorgt dafür, dass alle virtuell auf dem gleichen Stand sind.

Ermöglicht es Ihnen, Anti-Muster zu erkennen

Online-Tools für die Retrospektive können eine Reihe von Problemen angehen, die die Sicherheit herkömmlicher Sitzungen beeinträchtigen können. Sie sind in der Lage, Voreingenommenheit entgegenzuwirken, indem sie eine gerechte und inklusive Beteiligung fördern.

Insbesondere die Anti-Muster, bei deren Erkennung sie helfen können –

1. Die Teams führen keine Retrospektiven durch
2. Die Teammitglieder nehmen nicht an der Besprechung teil
3. Maßnahmen werden nicht weiterverfolgt

Online-Tools können Daten erfassen, die bei der Retrospektive selbst möglicherweise übersehen würden. Sie können die Teilnahmequoten widerspiegeln, wobei niedrige Quoten auf ein möglicherweise geringes Sicherheitsniveau hindeuten.

Zudem sorgen sie für transparente Prozesse, die unterschiedliche Meinungen fördern und zur Offenheit beitragen.

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