Orden del día de la planificación del sprint: un programa con plazos fijos en tiempo real

El orden del día de la planificación de un sprint es el programa, con una duración determinada, de la reunión con la que se inicia el sprint: confirmar la capacidad, acordar el objetivo, seleccionar el trabajo y planificar lo suficiente como para poder comenzar. Un buen orden del día cumple, ante todo, una función: evita que un solo punto acapare toda la reunión.

A continuación le presentamos un programa que puede llevar a cabo esta tarde, diseñado para un sprint de dos semanas con una duración máxima de cuatro horas. Adapte la duración de cada bloque en función de la duración de su sprint.

El orden del día

1. Puesta en situación: 10 minutos. El responsable del producto resume los resultados del último sprint, cualquier cambio en las prioridades y la orientación provisional para este sprint. Brevemente. Se trata de contextualizar, no de establecer aún el objetivo.
2. Confirmar la capacidad: 10 minutos. Determine la disponibilidad real del equipo: quién está de baja, qué turnos de apoyo o de guardia hay en marcha, las reuniones fijas y un margen realista para imprevistos. Es importante obtener una cifra realista antes de que nadie se comprometa con el alcance del proyecto. Consulte planificación de la velocidad y la capacidad.
3. Acordar el objetivo del sprint: 20 minutos. Redacte una frase con la que el equipo pueda comprometerse. Hágalo antes de seleccionar las tareas, de modo que el alcance se adapte al objetivo, en lugar de que el objetivo se deduzca a posteriori a partir de un conjunto de tickets. Véase cómo establecer un objetivo de sprint.
4. Seleccione el trabajo — 60 minutos. Revise la lista de tareas pendientes desde el principio. Para cada elemento: ¿contribuye al objetivo?, ¿está listo?, ¿se ha determinado su alcance? Seleccione elementos hasta alcanzar su capacidad máxima y, a continuación, deténgase. Evite caer en la tentación de «uno más, que es pequeño».
5. Planifique el trabajo: 90 minutos. Desglose los elementos seleccionados en tareas y establezca una estrategia. Identifique las dependencias y los riesgos. Es en este momento cuando se pone de manifiesto un elemento que «parecía un 3»: devuélvalo o divídalo ahora, no el noveno día.
6. Confirmar y comprometer — 10 minutos. Vuelva a leer el objetivo y las tareas seleccionadas. Pregunte al equipo, sin rodeos, si creen que pueden completarlo. Ajuste el alcance si la respuesta es poco contundente.

Eso supone aproximadamente tres horas y media, contando con Slack. Si habitualmente se le pasa ese tiempo, el problema se encuentra en las fases previas: la lista de tareas pendientes llegó sin refinar y usted está realizando el refinamiento durante la planificación.

La forma de dos partes que hay debajo

Los seis puntos anteriores se resumen en las dos fases que sigue toda buena reunión de planificación: determinar el alcance y, a continuación, planificar el alcance. Los puntos 1 a 4 corresponden al alcance: qué nos proponemos abordar y por qué. Los puntos 5 y 6 corresponden al plan: cómo lo haremos y si creemos en ello. Mantener ambos aspectos separados marca la diferencia entre una reunión en la que se toman decisiones y otra en la que solo se discuten sin llegar a nada. El capítulo Guía paso a paso de la reunión profundiza en por qué es importante el orden.

Dónde se aplica la regla del 3-5-3

Si busca «estructura de planificación de sprints», encontrará la regla 3-5-3, una regla mnemotécnica que describe la estructura del propio Scrum:

• 3 funciones: responsable de producto, Scrum Master y desarrolladores.
• 5 eventos: el sprint, la planificación del sprint, el scrum diario, la revisión del sprint y la retrospectiva de sprint.
• 3 elementos: el backlog del producto, el backlog del sprint y el incremento.

La planificación del sprint es uno de los cinco eventos, y es en ella donde confluyen dos de los tres artefactos: el equipo selecciona elementos del backlog del producto para crear el backlog del sprint. Se trata de un esquema útil que muestra cómo se relacionan las distintas partes. No es un orden del día. No se debe confundir el conocimiento del marco de trabajo con saber cómo dirigir la reunión.

Las cinco fases de un sprint

El otro marco de referencia que se suele buscar es el de las cinco fases de un sprint, que se corresponden directamente con los cinco eventos. El sprint es el marco general; las otras cuatro fases lo estructuran:

1. La planificación del sprint da inicio al sprint y establece el objetivo.
2. El scrum diario permite que el equipo se coordine en el día a día.
3. El trabajo se lleva a cabo, avanzando hacia el objetivo.
4. La revisión del sprint consiste en examinar los resultados junto con las partes interesadas.
5. La retrospectiva de sprint mejora el funcionamiento del equipo y, a su vez, sirve de base para la siguiente planificación.

La planificación es la primera fase, pero no es un proceso aislado: un objetivo bien definido el lunes solo dará sus frutos si se defiende en la reunión diaria y si la retrospectiva le ayuda a perfeccionar la planificación para la próxima vez. Para conocer en detalle cómo se relacionan estos eventos, consulte la guía de ceremonias ágiles.

Adapte el orden del día a su equipo

Los puntos anteriores son un punto de partida, no una regla inquebrantable. Un equipo con experiencia que realice un sprint de una semana podría completar todo el proceso en cuarenta y cinco minutos, ya que la lista de tareas pendientes está siempre preparada y la capacidad apenas varía. Un equipo que se inicie en Scrum, o aquel cuyo backlog esté constantemente sin pulir, necesitará todo el tiempo asignado y debería invertir en refinamiento entre sprints para recuperarlo.

La secuencia invariable es la siguiente: capacidad, luego objetivo, luego alcance, luego plan y, por último, una comprobación genuina de que el equipo realmente lo cree. Modifique libremente los plazos. Cambie el orden bajo su propia responsabilidad.

¿Está listo para ponerla en práctica? La plantilla de planificación de sprint le permite copiar este orden del día en su herramienta y rellenarlo sobre la marcha.

Preguntas frecuentes

¿En qué consiste la regla del 3-5-3 en Scrum?

La regla 3-5-3 es una forma abreviada de describir la estructura de Scrum: 3 roles (propietario del producto, Scrum Master y desarrolladores), 5 eventos (el sprint, la planificación del sprint, el scrum diario, la revisión del sprint y la retrospectiva de sprint) y 3 artefactos (el backlog del producto, el backlog del sprint y el incremento). La planificación del sprint es uno de los cinco eventos.

¿Cuáles son las cinco fases de un sprint?

Las cinco fases se corresponden con los cinco eventos de Scrum: el propio sprint es el marco, y dentro de él se incluyen la planificación del sprint, el scrum diario, la revisión del sprint y la retrospectiva de sprint. La planificación da inicio al sprint, el scrum diario garantiza su buen desarrollo, y la revisión y la retrospectiva lo cierran.

¿Cuánto tiempo debería durar la reunión de planificación del sprint?

Aproximadamente dos horas por semana de duración del sprint: cuatro horas para un sprint de dos semanas, hasta ocho para un mes. Considérelo como un límite máximo. Establezca un límite de tiempo para cada punto del orden del día, de modo que un debate no acapare toda la reunión; deje de lado cualquier asunto que se convierta en la resolución de un problema.

¿Quiénes participan en la reunión de planificación del sprint?

Todo el equipo Scrum: los desarrolladores que elaboran la previsión, el responsable de producto que aporta el objetivo y la lista de tareas priorizadas, y el Scrum Master que actúa como facilitador. Invite a un experto en la materia para tratar un único punto únicamente si la decisión depende realmente de él; una vez resuelto, déjele marchar.