Ordre du jour de la réunion de planification du sprint : un déroulement précis et chronométré

L’ordre du jour d’une réunion de planification de sprint est le déroulement chronométré de la réunion qui marque le début de votre sprint : confirmer la capacité, convenir de l’objectif, sélectionner le travail à effectuer et en planifier suffisamment pour pouvoir démarrer. Un bon ordre du jour remplit avant tout une fonction essentielle : il empêche qu’un seul point ne monopolise toute la réunion.

Voici un programme que vous pouvez mettre en œuvre cet après-midi, conçu pour un sprint de deux semaines d’une durée maximale de quatre heures. Adaptez la durée de chaque bloc en fonction de la durée de votre sprint.

L’ordre du jour

1. Mise en contexte — 10 minutes. Le Product Owner fait le point sur les résultats du dernier sprint, sur tout changement de priorités et sur l’orientation envisagée pour celui-ci. Soyez concis. Il s’agit d’une mise en contexte, pas encore d’un objectif.
2. Vérification de la capacité — 10 minutes. Déterminez la disponibilité réelle de l’équipe : qui est en congé, quels sont les renforts ou les tours de garde en cours, les réunions régulières, ainsi qu’une marge de manœuvre réaliste pour les imprévus. Il est important d’obtenir un chiffre fiable avant que quiconque ne s’attache à un périmètre de travail défini. Voir planification de la vélocité et de la capacité.
3. Convenir de l’objectif du sprint — 20 minutes. Rédigez une phrase à laquelle l’équipe peut s’engager. Faites-le avant de sélectionner les éléments, afin que le périmètre soit au service de l’objectif, plutôt que de devoir définir cet objectif a posteriori à partir d’une pile de tickets. Voir définir un objectif de sprint.
4. Sélectionnez le travail — 60 minutes. Parcourez la liste des tâches en attente en commençant par le haut. Pour chaque élément : sert-il l’objectif, est-il prêt, sa taille a-t-elle été estimée ? Sélectionnez des éléments jusqu’à ce que vous atteigniez votre capacité maximale, puis arrêtez-vous. Résistez à la tentation de prendre « encore un petit ».
5. Planifiez le travail — 90 minutes. Décomposez les éléments sélectionnés en tâches et définissez une approche. Mettez en évidence les dépendances et les risques. C’est à ce stade qu’un élément qui « semblait être un 3 » se révèle pour ce qu’il est : renvoyez-le ou divisez-le dès maintenant, et non pas le neuvième jour.
6. Valider et valider définitivement — 10 minutes. Relisez l’objectif et les éléments sélectionnés. Demandez clairement à l’équipe si elle pense pouvoir mener cette tâche à bien. Adaptez le périmètre si la réponse n’est pas catégorique.

Cela représente environ trois heures et demie, Slack compris. Si vous dépassez régulièrement ce délai, le problème se situe en amont : le carnet de commandes vous est parvenu sans avoir été affiné, et vous effectuez ce travail d’affinage(/guides/agile-ceremonies-guide/backlog-refinement/) au cours de la phase de planification.

La forme en deux parties située en dessous

Les six points ci-dessus se résument aux deux étapes que toute bonne réunion de planification suit : définir le périmètre, puis planifier ce périmètre. Les points 1 à 4 concernent le périmètre : que comptons-nous entreprendre, et pourquoi ? Les points 5 et 6 concernent le plan : comment, et y croyons-nous ? Distinguer clairement ces deux aspects fait toute la différence entre une réunion qui aboutit à des décisions et une réunion qui s’enlise dans les discussions. Le chapitre « Déroulement de la réunion » explique plus en détail pourquoi cet ordre est important.

Dans quels cas la règle du 3-5-3 s’applique-t-elle ?

Si vous recherchez « structure de planification de sprint », vous tomberez sur la règle 3-5-3 — un moyen mnémotechnique permettant de visualiser la structure même de Scrum :

• 3 rôles : Product Owner, Scrum Master, développeurs.
• 5 événements : le sprint, la planification du sprint, le scrum quotidien, la revue du sprint et la rétrospective de sprint.
• 3 éléments : le backlog produit, le backlog de sprint et l’incrément.

La planification du sprint est l’un des cinq événements, et c’est là que deux des trois artefacts se rejoignent : l’équipe puise dans le backlog produit pour constituer le backlog de sprint. Il s’agit d’une représentation utile des liens entre ces différents éléments. Ce n’est pas un ordre du jour. Ne confondez pas la connaissance du cadre méthodologique avec celle de la manière de mener la réunion.

Les cinq étapes d’un sprint

L’autre cadre de référence que l’on retrouve souvent est celui des cinq étapes d’un sprint, qui correspondent directement aux cinq événements. Le sprint constitue le cadre global ; les quatre autres événements le ponctuent :

1. La réunion de planification du sprint marque le début du sprint et définit l’objectif.
2. Le scrum quotidien permet à l’équipe de rester coordonnée au quotidien.
3. Le travail avance — en vue d’atteindre l’objectif.
4. La revue du sprint permet d’examiner les résultats avec les parties prenantes.
5. La rétrospective de sprint permet d’améliorer le fonctionnement de l’équipe, puis alimente la planification suivante.

La planification constitue la première étape, mais elle ne se suffit pas à elle-même : un objectif bien défini le lundi ne portera ses fruits que si la réunion quotidienne (scrum) le soutient et si la rétrospective permet d’affiner votre approche de planification pour la prochaine fois. Pour découvrir en détail comment ces événements s’articulent entre eux, consultez le guide des cérémonies agiles.

Adaptez l’ordre du jour à votre équipe

Les étapes décrites ci-dessus constituent un point de départ, et non une règle absolue. Une équipe expérimentée, dans le cadre d’un sprint d’une semaine, pourrait mener à bien l’ensemble du processus en quarante-cinq minutes, car le backlog est toujours prêt et la capacité ne varie pratiquement pas. Une équipe novice en Scrum, ou dont le backlog est perpétuellement inachevé, aura besoin de la totalité du délai imparti et devra investir dans le raffinement entre les sprints pour le regagner.

L’invariable est l’enchaînement suivant : capacité, puis objectif, puis périmètre, puis plan, puis une véritable vérification que l’équipe y croit. Vous pouvez modifier librement les délais. Modifiez l’ordre à vos risques et périls.

Prêt à vous lancer ? Le modèle de planification de sprint vous permet de copier cet ordre du jour dans votre outil et de le compléter au fur et à mesure.

Foire aux questions

En quoi consiste la règle du 3-5-3 dans Scrum ?

La règle « 3-5-3 » résume la structure de Scrum : 3 rôles (Product Owner, Scrum Master, développeurs), 5 événements (le sprint, la planification du sprint, le daily scrum, la revue de sprint et la rétrospective de sprint), et 3 artefacts (le backlog produit, le backlog de sprint et l’incrément). La planification du sprint est l’un des cinq événements.

Quelles sont les cinq étapes d’un sprint ?

Ces cinq étapes correspondent aux cinq événements de Scrum : le sprint lui-même constitue le cadre, et il comprend la planification du sprint, le daily scrum, la revue de sprint et la rétrospective de sprint. La planification marque le début du sprint, le daily scrum permet d’en assurer le bon déroulement, tandis que la revue et la rétrospective de sprint le clôturent.

Combien de temps doit durer la réunion de planification du sprint ?

Environ deux heures par semaine pour un sprint — quatre heures pour un sprint de deux semaines, jusqu’à huit heures pour un mois. Considérez cela comme une limite maximale. Fixez une durée maximale pour chaque point à l’ordre du jour afin qu’un débat ne monopolise pas toute la réunion ; mettez de côté tout ce qui pourrait se transformer en résolution de problèmes.

Qui participe à la réunion de planification du sprint ?

L’ensemble de l’équipe Scrum : les développeurs qui établissent les prévisions, le Product Owner qui définit l’objectif et organise le backlog, et le Scrum Master qui anime les travaux. N’invitez un expert en la matière pour un seul point que si une décision dépend réellement de lui, puis laissez-le partir.