Program spotkania planowania sprintu: harmonogram z ściśle określonymi ramami czasowymi

Porządek obrad spotkania planującego sprint to ustalony w ramach czasowych plan przebiegu spotkania, które rozpoczyna Państwa sprint: potwierdzenie możliwości, uzgodnienie celu, wybór zadań oraz zaplanowanie ich w zakresie wystarczającym do rozpoczęcia prac. Dobry porządek obrad spełnia przede wszystkim jedną funkcję: zapobiega sytuacji, w której pojedynczy punkt zajmuje całe spotkanie.

Oto plan, który mogą Państwo zrealizować dzisiejszego popołudnia; został on dostosowany do dwutygodniowego sprintu, którego maksymalny czas wynosi cztery godziny. Proszę dostosować długość poszczególnych bloków do długości Państwa sprintu.

Porządek obrad

1. Przedstawienie sytuacji (10 minut). Właściciel produktu podsumowuje wyniki ostatniego sprintu, ewentualne zmiany w priorytetach oraz proponowany kierunek działań na bieżący sprint. Krótko. To tylko kontekst, a nie jeszcze cel.
2. Potwierdźcie możliwości zespołu (10 minut). Określcie rzeczywistą dostępność zespołu: kto jest na urlopie, jakie wsparcie lub dyżury są obecnie realizowane, zaplanowane spotkania oraz realistyczny margines na nieprzewidziane sytuacje. Należy uzyskać rzetelne dane, zanim ktokolwiek przywiąże się do zakresu prac. Zobaczcie: planowanie prędkości pracy i możliwości zespołu.
3. Uzgodnienie celu sprintu (20 minut). Proszę sformułować jedno zdanie, do którego zespół będzie mógł się zobowiązać. Należy to zrobić przed wyborem zadań, tak aby zakres prac służył realizacji celu, a nie odwrotnie – aby celu nie wywodzić na podstawie zbioru zgłoszeń. Zobacz: ustalanie celu sprintu.
4. Proszę wybrać zadanie (60 minut). Proszę przejrzeć listę zadań do wykonania od góry. W przypadku każdego zadania należy zadać sobie pytania: czy służy ono osiągnięciu celu, czy jest gotowe do realizacji, czy zostało odpowiednio oszacowane? Proszę wybierać zadania, aż osiągną Państwo pełną wydajność, a następnie proszę przestać. Proszę powstrzymać się od dodawania „jeszcze jednego małego zadania”.
5. Zaplanujcie pracę (90 minut). Podzielcie wybrane pozycje na zadania i określcie sposób postępowania. Wskazcie zależności i ryzyka. To właśnie na tym etapie ujawnia się pozycja, która „wyglądała na 3”. Odrzućcie ją lub podzielcie już teraz, a nie dopiero dziewiątego dnia.
6. Potwierdźcie i zatwierdźcie (10 minut). Proszę ponownie przeczytać cel oraz wybrane elementy. Zapytajcie zespół wprost, czy są przekonani, że uda im się to zrealizować. Jeśli odpowiedź będzie niepewna, dostosujcie zakres prac.

To około trzech i pół godziny z uwzględnieniem Slack. Jeśli regularnie przekracza Pan ten czas, problem leży na wcześniejszym etapie: zlecenia dotarły w postaci nieopracowanej, a Pan zajmuje się ich dopracowywaniem w ramach planowania.

Dwuczęściowy kształt u dołu

Powyższe sześć punktów sprowadza się do dwóch etapów, które charakteryzują każde dobrze przeprowadzone spotkanie planistyczne: określenie zakresu, a następnie opracowanie planu w ramach tego zakresu. Punkty 1–4 dotyczą zakresu: czym się zajmujemy i dlaczego. Punkty 5–6 dotyczą planu: w jaki sposób i czy wierzymy w ten plan. Rozróżnienie tych dwóch elementów stanowi różnicę między spotkaniem, na którym podejmuje się decyzje, a spotkaniem, na którym panuje chaos. W rozdziale poświęconym przebiegowi spotkania omówiono bardziej szczegółowo, dlaczego kolejność ta ma znaczenie.

Gdzie ma zastosowanie zasada 3-5-3

Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło „struktura planowania sprintu”, a natrafi Pan na zasadę 3-5-3, która stanowi skrót przypominający o strukturze samego Scruma:

• 3 role: właściciel produktu, Scrum Master, programiści.
• 5 wydarzeń: sprint, planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu.
• 3 elementy: lista zadań produktowych, lista zadań sprintu oraz przyrost.

Planowanie sprintu jest jednym z pięciu wydarzeń i właśnie podczas niego łączą się dwa z trzech artefaktów: zespół wybiera elementy z rejestru produktu, aby stworzyć rejestr sprintu. Stanowi to przydatny schemat pokazujący powiązania między poszczególnymi elementami. Nie jest to porządek obrad. Proszę nie mylić znajomości ram metodologii z umiejętnością prowadzenia spotkania.

Pięć etapów sprintu

Innym schematem, którego poszukują osoby zajmujące się tym zagadnieniem, jest pięć etapów sprintu, które bezpośrednio odpowiadają pięciu wydarzeniom. Sprint stanowi ramy; pozostałe cztery elementy stanowią jego punkty zwrotne:

1. Planowanie sprintu rozpoczyna sprint i wyznacza cel.
2. **Codzienne spotkanie scrumowe** zapewnia spójną koordynację działań zespołu na co dzień.
3. Praca postępuje, zmierzając ku osiągnięciu celu.
4. Podczas przeglądu sprintu dokonuje się oceny wyników wraz z interesariuszami.
5. Retrospektywa sprintu przyczynia się do usprawnienia pracy zespołu, a następnie stanowi podstawę dla kolejnego planowania.

Planowanie stanowi pierwszy etap, ale nie jest to etap odosobniony. Cel wyznaczony w poniedziałek przyniesie korzyści tylko wtedy, gdy zostanie podtrzymany podczas codziennego spotkania scrumowego, a retrospektywa pozwoli udoskonalić sposób planowania na przyszłość. Aby zapoznać się z pełnym opisem powiązań między poszczególnymi wydarzeniami, proszę zapoznać się z przewodnikiem po ceremoniach agile.

Dostosuj plan spotkania do potrzeb swojego zespołu

Powyższe punkty stanowią jedynie punkt wyjścia, a nie niezmienne zasady. Doświadczony zespół realizujący tygodniowy sprint może wykonać całość w czterdzieści pięć minut, ponieważ lista zadań jest zawsze gotowa, a wydajność zespołu praktycznie nie ulega zmianom. Zespół, który dopiero zaczyna pracę w metodologii Scrum, lub taki, którego lista zadań do wykonania jest nieustannie niedopracowana, będzie potrzebował pełnego czasu przeznaczonego na sprint i powinien poświęcić czas na dopracowanie listy zadań między sprintami, aby odzyskać ten czas.

Niezmienną zasadą jest następująca kolejność: zdolność, następnie cel, następnie zakres, następnie plan, a na końcu rzeczywista weryfikacja, czy zespół naprawdę w to wierzy. Proszę swobodnie zmieniać ramy czasowe. Zmiana kolejności odbywa się na Państwa własne ryzyko.

Czy są Państwo gotowi, aby to uruchomić? Szablon planowania sprintu pozwala przekształcić ten porządek obrad w dokument, który można skopiować do swojego narzędzia i wypełniać na bieżąco.

Najczęściej zadawane pytania

Na czym polega zasada 3-5-3 w metodologii Scrum?

Zasada 3-5-3 stanowi skrót opisujący strukturę metodyki Scrum: 3 role (właściciel produktu, Scrum Master, programiści), 5 wydarzeń (sprint, planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu) oraz 3 artefakty (rejestr produktów, rejestr sprintu oraz przyrost). Planowanie sprintu jest jednym z pięciu wydarzeń.

Jakie są pięć etapów sprintu?

Pięć etapów odpowiada pięciu wydarzeniom w metodologii Scrum: sam sprint stanowi ramę, a w jego ramach odbywają się: planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu. Planowanie rozpoczyna sprint, codzienne spotkanie scrumowe zapewnia jego prawidłowy przebieg, a przegląd i retrospektywa go zamykają.

Jak długo powinno trwać spotkanie dotyczące planowania sprintu?

Około dwóch godzin tygodniowo w przypadku sprintu: cztery godziny na dwutygodniowy sprint, maksymalnie osiem godzin w ciągu miesiąca. Proszę traktować to jako górną granicę. Proszę wyznaczyć limit czasowy dla każdego punktu porządku obrad, tak aby jedna dyskusja nie zajęła całego spotkania; proszę odłożyć na bok wszelkie sprawy, które przeradzają się w rozwiązywanie problemów.

Kto bierze udział w spotkaniu planowania sprintu?

Cały zespół Scrum: programiści, którzy sporządzają prognozę, właściciel produktu, który określa cel i ustala priorytety w rejestrze zadań, oraz Scrum Master, który pełni rolę moderatora. Proszę zaprosić eksperta merytorycznego wyłącznie w przypadku jednego zadania, jeśli podjęcie decyzji rzeczywiście zależy od niego, a następnie proszę pozwolić mu odejść.