Program spotkania planowania sprintu: harmonogram z ściśle określonymi ramami czasowymi

Porządek obrad spotkania planującego sprint to ustalony w ramach czasowych plan przebiegu spotkania otwierającego sprint: potwierdzenie możliwości, uzgodnienie celu, wybór zadań oraz zaplanowanie ich w zakresie wystarczającym do rozpoczęcia prac. Dobry porządek obrad spełnia przede wszystkim jedną funkcję — zapobiega sytuacji, w której pojedynczy punkt zajmuje całe spotkanie.

Oto plan, który mogą Państwo zrealizować dzisiejszego popołudnia; został on opracowany z myślą o dwutygodniowym sprincie, którego maksymalny czas trwania wynosi cztery godziny. Proszę dostosować długość poszczególnych bloków do długości Państwa sprintu.

Porządek obrad

1. Przedstawienie sytuacji — 10 minut. Właściciel produktu podsumowuje wyniki ostatniego sprintu, ewentualne zmiany priorytetów oraz orientacyjny kierunek działań na bieżący sprint. Krótko. To tylko kontekst, a nie jeszcze cel.
2. Potwierdzenie zdolności operacyjnej — 10 minut. Należy ustalić rzeczywistą dostępność zespołu: kto jest na urlopie, jakie dyżury lub harmonogramy dyżurów obowiązują, jakie są regularne spotkania oraz jaki jest realistyczny margines na nieprzewidziane sytuacje. Należy uzyskać rzetelną informację, zanim ktokolwiek przywiąże się do zakresu prac. Zobacz planowanie prędkości i zdolności operacyjnej.
3. Uzgodnienie celu sprintu — 20 minut. Proszę sformułować jedno zdanie, do którego zespół będzie mógł się zobowiązać. Należy to zrobić przed wyborem zadań, tak aby zakres prac służył realizacji celu, a nie odwrotnie — aby celu nie wywodzić z listy zgłoszeń. Zobacz ustalanie celu sprintu.
4. Wybierz zadanie — 60 minut. Przejrzyj listę zadań do wykonania, zaczynając od góry. W przypadku każdego zadania zadaj sobie pytania: czy służy ono osiągnięciu celu, czy jest gotowe do realizacji, czy zostało odpowiednio oszacowane? Wybieraj zadania, aż osiągniesz pełną wydajność, a następnie przestań. Oprzyj się pokusie, by dodać „jeszcze jedno małe zadanie”.
5. Zaplanuj pracę — 90 minut. Podziel wybrane pozycje na zadania i określ sposób postępowania. Zidentyfikuj zależności i ryzyka. To właśnie na tym etapie ujawnia się pozycja, która „wyglądała na 3” — należy ją odesłać lub podzielić już teraz, a nie dopiero dziewiątego dnia.
6. Potwierdzenie i zatwierdzenie — 10 minut. Proszę ponownie przeczytać cel oraz wybrane elementy. Proszę wprost zapytać zespół, czy są przekonani, że uda im się to zrealizować. Jeśli odpowiedź jest niepewna, należy dostosować zakres prac.

To mniej więcej trzy i pół godziny z uwzględnieniem Slack. Jeśli regularnie przekraczają Państwo ten limit, problem leży na wcześniejszym etapie — zaległości dotarły do Państwa w postaci nieprzetworzonej, a Państwo zajmują się przetwarzaniem w ramach planowania.

Dwuczęściowy kształt u dołu

Powyższe sześć punktów sprowadza się do dwóch etapów, które stanowią podstawę każdego dobrego spotkania planistycznego: określenie zakresu, a następnie opracowanie planu w ramach tego zakresu. Punkty 1–4 dotyczą zakresu — co zamierzamy zrealizować i dlaczego. Punkty 5–6 dotyczą planu — w jaki sposób oraz czy wierzymy w ten plan. Rozróżnienie tych dwóch elementów stanowi różnicę między spotkaniem, na którym podejmuje się decyzje, a spotkaniem, na którym panuje chaos. W rozdziale przewodnik po spotkaniu dokładniej wyjaśniono, dlaczego kolejność ta ma znaczenie.

Gdzie ma zastosowanie zasada 3-5-3

Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło „struktura planowania sprintu”, a natrafią Państwo na zasadę 3-5-3 — skrót pomagający zapamiętać samą strukturę metodyki Scrum:

• 3 role: właściciel produktu, Scrum Master, programiści.
• 5 wydarzeń: sprint, planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu.
• 3 elementy: lista zadań produktowych, lista zadań sprintu oraz przyrost.

Planowanie sprintu jest jednym z pięciu wydarzeń i właśnie podczas niego łączą się dwa z trzech artefaktów — zespół wybiera elementy z rejestru produktu, aby stworzyć rejestr sprintu. Stanowi to przydatny schemat pokazujący powiązania między poszczególnymi elementami. Nie jest to porządek obrad. Proszę nie mylić znajomości ram metodologii z umiejętnością prowadzenia spotkania.

Pięć etapów sprintu

Innym schematem, którego poszukują ludzie, jest pięć etapów sprintu, które bezpośrednio odpowiadają pięciu wydarzeniom. Sprint stanowi ramy; pozostałe cztery elementy stanowią jego punkty zwrotne:

1. Planowanie sprintu rozpoczyna sprint i wyznacza cel.
2. Codzienne spotkanie scrumowe zapewnia spójną współpracę zespołu na co dzień.
3. Praca postępuje — zmierzamy ku celowi.
4. Podczas przeglądu sprintu dokonuje się oceny wyników wraz z interesariuszami.
5. Retrospektywa sprintu przyczynia się do usprawnienia pracy zespołu, a następnie stanowi podstawę dla kolejnego etapu planowania.

Planowanie stanowi pierwszy etap, ale nie jest to etap odosobniony — cel wyznaczony w poniedziałek przyniesie efekty tylko wtedy, gdy zostanie poparty podczas codziennego spotkania scrumowego, a retrospektywa pozwoli udoskonalić sposób planowania na przyszłość. Aby zapoznać się z pełnym opisem powiązań między tymi wydarzeniami, proszę zapoznać się z przewodnikiem po ceremoniach agile.

Dostosujcie plan spotkania do potrzeb swojego zespołu

Powyższe punkty stanowią jedynie punkt wyjścia, a nie niezmienne zasady. Doświadczony zespół realizujący tygodniowy sprint może wykonać całość w czterdzieści pięć minut, ponieważ lista zadań jest zawsze gotowa, a przepustowość praktycznie nie ulega zmianom. Zespół, który dopiero zaczyna pracę w metodologii Scrum, lub taki, którego lista zadań do wykonania jest nieustannie niedopracowana, będzie potrzebował pełnego czasu przeznaczonego na sprint i powinien poświęcić czas na dopracowanie między sprintami, aby odzyskać ten czas.

Niezmienną zasadą jest następująca kolejność: zdolność, następnie cel, następnie zakres, następnie plan, a na końcu rzeczywista weryfikacja, czy zespół naprawdę w to wierzy. Proszę swobodnie zmieniać ramy czasowe. Zmiana kolejności odbywa się na Państwa własną odpowiedzialność.

Czy są Państwo gotowi, aby to uruchomić? Szablon planowania sprintu pozwala przekształcić ten plan spotkania w dokument, który można skopiować do swojego narzędzia i wypełniać na bieżąco.

Najczęściej zadawane pytania

Na czym polega zasada 3-5-3 w metodologii Scrum?

Zasada 3-5-3 stanowi skrót opisujący strukturę metodyki Scrum: 3 role (właściciel produktu, Scrum Master, programiści), 5 wydarzeń (sprint, planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu) oraz 3 artefakty (backlog produktu, backlog sprintu oraz przyrost). Planowanie sprintu jest jednym z pięciu wydarzeń.

Jakie są pięć etapów sprintu?

Te pięć etapów odpowiada pięciu wydarzeniom w metodologii Scrum: sam sprint stanowi ramę, a w jego ramach odbywają się: planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu. Planowanie rozpoczyna sprint, codzienne spotkanie scrumowe zapewnia jego prawidłowy przebieg, a przegląd i retrospektywa go kończą.

Jak długo powinno trwać spotkanie dotyczące planowania sprintu?

Około dwóch godzin tygodniowo w przypadku sprintu — cztery godziny w przypadku sprintu trwającego dwa tygodnie, maksymalnie osiem godzin w przypadku sprintu trwającego miesiąc. Proszę traktować to jako górną granicę. Proszę wyznaczyć limit czasowy dla każdego punktu porządku obrad, tak aby jedna dyskusja nie zajęła całego spotkania; proszę odłożyć na bok wszelkie sprawy, które przeradzają się w rozwiązywanie problemów.

Kto bierze udział w spotkaniu planowania sprintu?

Cały zespół Scrumowy: programiści, którzy sporządzają prognozę, właściciel produktu, który wyznacza cel i ustala priorytety w backlogu, oraz Scrum Master, który pełni rolę moderatora. Proszę zaprosić eksperta merytorycznego wyłącznie w sprawie jednego punktu, jeśli podjęcie decyzji rzeczywiście zależy od niego, a następnie proszę pozwolić mu odejść.