Program spotkania dotyczący planowania sprintu: harmonogram z ściśle określonymi ramami czasowymi

Porządek obrad spotkania planującego sprint to ustalony w ramach czasowych plan przebiegu spotkania, które rozpoczyna Państwa sprint: potwierdzenie zdolności produkcyjnej, uzgodnienie celu, wybór zadań oraz zaplanowanie ich w zakresie wystarczającym do rozpoczęcia prac. Dobry porządek obrad spełnia przede wszystkim jedną funkcję: zapobiega sytuacji, w której pojedynczy punkt zajmuje całe spotkanie.

Oto plan, który mogą Państwo zrealizować dzisiejszego popołudnia; został on dostosowany do dwutygodniowego sprintu trwającego maksymalnie cztery godziny. Proszę dostosować długość poszczególnych bloków do długości Państwa sprintu.

Porządek obrad

1. Przedstawienie sytuacji (10 minut). Właściciel produktu podsumowuje wyniki ostatniego sprintu, ewentualne zmiany priorytetów oraz orientacyjny kierunek działań na bieżący sprint. Krótko. Jest to jedynie kontekst, a nie jeszcze cel.
2. Potwierdźcie wydajność (10 minut). Określcie rzeczywistą dostępność zespołu: kto jest na urlopie, jakie dyżury lub system dyżurów obowiązują, zaplanowane spotkania oraz realistyczny margines na nieprzewidziane sytuacje. Należy uzyskać rzetelną liczbę, zanim ktokolwiek przywiąże się do zakresu prac. Zobacz planowanie prędkości i wydajności.
3. Uzgodnienie celu sprintu (20 minut). Proszę sformułować jedno zdanie, do którego zespół będzie mógł się zobowiązać. Należy to zrobić przed wyborem zadań, tak aby zakres prac służył realizacji celu, a nie odwrotnie – aby celu nie wywodzić z listy zgłoszeń. Zobacz ustalanie celu sprintu.
4. Proszę wybrać zadanie (60 minut). Proszę przejrzeć listę zadań do wykonania od góry. W przypadku każdego zadania należy zadać sobie pytania: czy służy ono osiągnięciu celu, czy jest gotowe do realizacji, czy zostało oszacowane pod względem nakładu pracy? Proszę wybierać zadania, aż osiągną Państwo maksymalną wydajność, a następnie proszę przestać. Proszę powstrzymać się od dodawania „jeszcze jednego małego zadania”.
5. Zaplanujcie pracę (90 minut). Podzielcie wybrane pozycje na zadania i określcie sposób postępowania. Wskazcie zależności i ryzyka. To właśnie na tym etapie ujawnia się pozycja, która „wyglądała na 3”. Odesłać ją lub podzielić należy już teraz, a nie dopiero dziewiątego dnia.
6. Potwierdzenie i zatwierdzenie (10 minut). Proszę ponownie odczytać cel oraz wybrane elementy. Należy wprost zapytać zespół, czy uważa, że jest w stanie zrealizować to zadanie. Jeśli odpowiedź jest niepewna, należy dostosować zakres prac.

To mniej więcej trzy i pół godziny z uwzględnieniem Slack. Jeśli regularnie przekraczają Państwo ten limit, przyczyna leży w poprzednim etapie: zaległości dotarły w postaci nieprzetworzonej, a Państwo zajmują się dopracowywaniem w ramach planowania.

Dwuczęściowy kształt pod spodem

Powyższe sześć punktów sprowadza się do dwóch etapów, które charakteryzują każde dobrze przeprowadzone spotkanie planistyczne: określenie zakresu, a następnie zaplanowanie zakresu. Punkty 1–4 dotyczą zakresu: czym się zajmujemy i dlaczego. Punkty 5–6 dotyczą planu: w jaki sposób i czy wierzymy w ten plan. Rozróżnienie tych dwóch elementów stanowi różnicę między spotkaniem, na którym podejmuje się decyzje, a spotkaniem, na którym toczy się bezowocna dyskusja. Rozdział przewodnik po spotkaniu zawiera bardziej szczegółowe wyjaśnienie, dlaczego kolejność ta ma znaczenie.

Gdzie ma zastosowanie zasada 3-5-3

Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło „struktura planowania sprintu”, a natrafią Państwo na zasadę 3-5-3, która stanowi skrót przypominający o strukturze samego Scruma:

• 3 role: właściciel produktu, Scrum Master, programiści.
• 5 wydarzeń: sprint, planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu.
• 3 elementy: lista zadań produktowych, lista zadań sprintu oraz przyrost.

Planowanie sprintu jest jednym z pięciu wydarzeń i właśnie podczas niego łączą się dwa z trzech artefaktów: zespół wybiera elementy z rejestru produktu, aby stworzyć rejestr sprintu. Stanowi to przydatną mapę pokazującą powiązania między poszczególnymi elementami. Nie jest to porządek obrad. Proszę nie mylić znajomości ram metodologii z umiejętnością prowadzenia spotkania.

Pięć etapów sprintu

Innym schematem, którego poszukują osoby zajmujące się tym zagadnieniem, jest pięć etapów sprintu, które bezpośrednio odpowiadają pięciu wydarzeniom. Sprint stanowi ramy; pozostałe cztery elementy stanowią jego punkty zwrotne:

1. Planowanie sprintu rozpoczyna sprint i wyznacza cel.
2. Codzienne spotkanie scrumowe zapewnia spójną współpracę zespołu na co dzień.
3. Praca postępuje, zmierzając ku wyznaczonemu celowi.
4. Podczas przeglądu sprintu dokonuje się oceny wyników wraz z interesariuszami.
5. Retrospektywa sprintu przyczynia się do usprawnienia pracy zespołu, a następnie stanowi podstawę dla kolejnego etapu planowania.

Planowanie stanowi pierwszy etap, ale nie jest to etap samodzielny. Cel wyznaczony w poniedziałek przyniesie efekty tylko wtedy, gdy zostanie poparty podczas codziennego spotkania scrumowego, a retrospektywa pozwoli udoskonalić sposób planowania na przyszłość. Aby zapoznać się z pełnym opisem powiązań między tymi wydarzeniami, proszę zapoznać się z przewodnikiem po ceremoniach agile.

Dostosujcie plan spotkania do potrzeb swojego zespołu

Powyższe wytyczne stanowią punkt wyjścia, a nie niepodważalną zasadę. Doświadczony zespół realizujący tygodniowy sprint może wykonać całość w czterdzieści pięć minut, ponieważ lista zadań jest zawsze gotowa, a wydajność zespołu praktycznie nie ulega zmianom. Zespół, który dopiero zaczyna pracę w metodologii Scrum, lub taki, którego lista zadań do realizacji jest nieustannie niedopracowana, będzie potrzebował pełnego czasu przeznaczonego na sprint i powinien poświęcić czas na dopracowanie między sprintami, aby odzyskać ten czas.

Niezmienną zasadą jest następująca kolejność: zdolność, następnie cel, następnie zakres, następnie plan, a na końcu rzeczywista weryfikacja, czy zespół w to wierzy. Proszę swobodnie zmieniać ramy czasowe. Zmiana kolejności odbywa się na Państwa własne ryzyko.

Czy są Państwo gotowi, aby to uruchomić? Szablon planowania sprintu pozwala przekształcić ten plan spotkania w dokument, który można skopiować do swojego narzędzia i wypełniać na bieżąco.

Najczęściej zadawane pytania

Na czym polega zasada 3-5-3 w metodologii Scrum?

Zasada 3-5-3 stanowi skrót opisujący strukturę metodyki Scrum: 3 role (właściciel produktu, Scrum Master, programiści), 5 wydarzeń (sprint, planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu) oraz 3 artefakty (repozytorium produktu, repozytorium sprintu oraz przyrost). Planowanie sprintu jest jednym z pięciu wydarzeń.

Jakie są pięć etapów sprintu?

Pięć etapów odpowiada pięciu wydarzeniom w metodologii Scrum: sam sprint stanowi ramę, a w jego ramach odbywają się: planowanie sprintu, codzienne spotkanie scrumowe, przegląd sprintu oraz retrospektywa sprintu. Planowanie rozpoczyna sprint, codzienne spotkanie scrumowe zapewnia jego prawidłowy przebieg, a przegląd i retrospektywa zamykają go.

Jak długo powinno trwać spotkanie dotyczące planowania sprintu?

Około dwóch godzin tygodniowo w przypadku sprintu o określonej długości: cztery godziny na dwutygodniowy sprint, maksymalnie osiem godzin w ciągu miesiąca. Proszę traktować to jako górną granicę. Proszę wyznaczyć limity czasowe dla poszczególnych punktów porządku obrad, tak aby jedna dyskusja nie pochłonęła całego spotkania; proszę odłożyć na bok wszelkie sprawy, które przeradzają się w rozwiązywanie problemów.

Kto bierze udział w spotkaniu planowania sprintu?

Cały zespół Scrum: programiści, którzy sporządzają prognozę, właściciel produktu, który określa cel i ustala priorytety w rejestrze zadań, oraz Scrum Master, który pełni rolę moderatora. Proszę zaprosić eksperta merytorycznego wyłącznie w odniesieniu do jednego zadania, jeśli podjęcie decyzji rzeczywiście zależy od jego opinii, a następnie proszę pozwolić mu odejść.