Agenda do planejamento do sprint: um cronograma com prazos rígidos em tempo real

A pauta do planejamento do sprint é a sequência de atividades com duração definida para a reunião que dá início ao seu sprint: confirmar a capacidade, chegar a um acordo sobre a meta, selecionar o trabalho e planejar o suficiente para dar início a ele. Uma boa pauta faz, acima de tudo, uma coisa: evita que um único item tome conta de toda a reunião.

Aqui está uma programação que você pode seguir esta tarde, planejada para um sprint de duas semanas com duração máxima de quatro horas. Ajuste a duração de cada bloco de acordo com a duração do seu sprint.

A pauta

1. Apresentação do contexto (10 minutos). O proprietário do produto resume os resultados do último sprint, quaisquer mudanças nas prioridades e a direção provisória para este sprint. Seja breve. Trata-se do contexto, não da meta propriamente dita.
2. Confirme a capacidade (10 minutos). Determine a disponibilidade real da equipe: quem está de licença, quais turnos de plantão ou apoio estão em andamento, reuniões regulares e uma margem realista para imprevistos. É importante obter um número realista antes que alguém se comprometa com o escopo. Consulte planejamento de velocidade e capacidade.
3. Chegar a um acordo sobre a meta do sprint (20 minutos). Elabore uma frase com a qual a equipe possa se comprometer. Faça isso antes de selecionar os itens, para que o escopo atenda à meta, em vez de a meta ser deduzida a partir de uma pilha de tickets. Veja como definir uma meta de sprint.
4. Selecione o trabalho (60 minutos). Analise a lista de pendências começando pelo topo. Para cada item: ele contribui para o objetivo, está pronto, tem o tamanho adequado? Selecione itens até atingir a capacidade máxima e, então, pare. Resista à tentação de “mais um pequeno”.
5. Planeje o trabalho (90 minutos). Divida os itens selecionados em tarefas e defina uma abordagem. Identifique dependências e riscos. É nesse momento que um item que “parecia um 3” se revela. Envie-o de volta ou divida-o agora, não no nono dia.
6. Confirme e finalize (10 minutos). Leia novamente a meta e os itens selecionados. Pergunte à equipe, de forma direta, se eles acreditam que conseguirão concluir a tarefa. Ajuste o escopo caso a resposta seja ambígua.

Isso equivale a cerca de três horas e meia, incluindo Slack. Se você costuma ultrapassar esse tempo, o problema está na etapa anterior: o backlog chegou sem estar refinado, e você está realizando o refinamento durante o planejamento.

A forma dividida em duas partes na parte de baixo

Os seis itens acima se resumem às duas etapas pelas quais toda boa reunião de planejamento passa: definir o escopo e, em seguida, planejar o escopo. Os itens 1 a 4 referem-se ao escopo: o que estamos assumindo e por quê. Os itens 5 e 6 referem-se ao plano: como e se acreditamos nisso. Manter os dois separados é o que distingue uma reunião que decide de uma que apenas discute sem chegar a lugar algum. O capítulo guia passo a passo da reunião aborda mais a fundo por que a ordem é importante.

Quando a regra 3-5-3 se aplica

Pesquise sobre a estrutura do planejamento de sprint e você encontrará a regra 3-5-3, uma mnemônica que representa a própria estrutura do Scrum:

• 3 funções: product owner, Scrum Master, desenvolvedores.
• 5 eventos: o sprint, o planejamento do sprint, o daily scrum, a revisão do sprint e a retrospectiva de sprint.
• 3 artefatos: o backlog do produto, o backlog do sprint e o incremento.

O planejamento do sprint é um dos cinco eventos, e é nele que dois dos três artefatos se encontram: a equipe seleciona itens do backlog do produto para formar o backlog do sprint. Trata-se de um mapa útil que mostra como as partes se relacionam. Não se trata de uma pauta. Não confunda conhecer a estrutura com saber como conduzir a reunião.

As cinco etapas de um sprint

Outra estrutura que as pessoas buscam são os cinco estágios de um sprint, que correspondem diretamente aos cinco eventos. O sprint é o contexto; os outros quatro o marcam:

1. O planejamento do sprint dá início ao sprint e define a meta.
2. O scrum diário mantém a equipe coordenada no dia a dia.
3. O trabalho segue em frente, avançando em direção ao objetivo.
4. A revisão do sprint analisa os resultados com as partes interessadas.
5. A retrospectiva de sprint aprimora a forma como a equipe trabalha e, em seguida, contribui para o próximo planejamento.

O planejamento é a primeira etapa, mas não funciona isoladamente. Uma meta bem definida na segunda-feira só vale a pena se o scrum diário a defender e se a retrospectiva aprimorar a forma como você vai planejar da próxima vez. Para conhecer a visão completa de como os eventos se interligam, consulte o guia de cerimônias ágeis.

Adapte a pauta à sua equipe

Os blocos acima são um ponto de partida, não uma regra rígida. Uma equipe experiente em um sprint de uma semana pode concluir todo o processo em quarenta e cinco minutos, pois o backlog está sempre pronto e a capacidade quase não varia. Uma equipe iniciante no Scrum, ou cujo backlog esteja sempre incompleto, precisará do tempo total do sprint e deve investir no aperfeiçoamento entre os sprints para recuperar esse tempo.

A sequência imutável é: capacidade, depois meta, depois escopo, depois plano e, por fim, uma verificação genuína de que a equipe acredita nisso. Altere os prazos à vontade. Mude a ordem por sua conta e risco.

Pronto para colocar isso em prática? O modelo de planejamento de sprint transforma essa pauta em algo que você pode copiar para a sua ferramenta e preencher à medida que avança.

Perguntas frequentes

O que é a regra 3-5-3 no Scrum?

A regra 3-5-3 é uma forma resumida de descrever a estrutura do Scrum: 3 funções (proprietário do produto, Scrum Master, desenvolvedores), 5 eventos (o sprint, o planejamento do sprint, o daily scrum, a revisão do sprint e a retrospectiva de sprint) e 3 artefatos (o backlog do produto, o backlog do sprint e o incremento). O planejamento do sprint é um dos cinco eventos.

Quais são as cinco etapas de um sprint?

As cinco etapas correspondem aos cinco eventos do Scrum: o próprio sprint é o contexto, e dentro dele estão o planejamento do sprint, o daily scrum, a revisão do sprint e a retrospectiva de sprint. O planejamento dá início ao sprint, o daily scrum mantém o sprint no caminho certo, e a revisão e a retrospectiva de sprint o encerram.

Quanto tempo deve durar a reunião de planejamento do sprint?

Cerca de duas horas por semana, considerando a duração do sprint: quatro horas para um sprint de duas semanas, até oito para um mês. Considere isso como um limite máximo. Defina um tempo máximo para cada item da pauta, de modo que uma discussão não ocupe toda a reunião; deixe de lado qualquer assunto que se transforme em resolução de problemas.

Quem participa do planejamento do sprint?

Toda a equipe Scrum: os desenvolvedores que fazem a previsão, o Product Owner que define a meta e organiza o backlog, e o Scrum Master que facilita o processo. Convide um especialista no assunto para tratar de um único item apenas se a decisão realmente depender dele; depois, deixe-o seguir em frente.