Agenda do planejamento do sprint: um cronograma com prazos fixos

Uma pauta de planejamento de sprint é o cronograma com duração definida para a reunião que dá início ao seu sprint: confirmar a capacidade, chegar a um acordo sobre a meta, selecionar o trabalho e planejar o suficiente para dar início às atividades. Uma boa pauta faz, acima de tudo, uma coisa: impede que um único item consuma toda a reunião.

Aqui está uma programação que você pode seguir esta tarde, pensada para um sprint de duas semanas com duração máxima de quatro horas. Ajuste a duração de cada bloco de acordo com a duração do seu sprint.

A pauta

1. Apresentação do contexto (10 minutos). O proprietário do produto recapitula os resultados do último sprint, quaisquer mudanças nas prioridades e a direção proposta para este sprint. Seja breve. Trata-se do contexto, não da meta em si.
2. Confirme a capacidade (10 minutos). Determine a disponibilidade real da equipe: quem está de folga, quais turnos de plantão ou apoio estão em andamento, reuniões regulares e uma margem realista para imprevistos. É importante obter um número realista antes que alguém se comprometa com o escopo. Consulte o planejamento de velocidade e capacidade.
3. Chegar a um acordo sobre a meta do sprint (20 minutos). Elabore uma frase com a qual a equipe possa se comprometer. Faça isso antes de selecionar os itens, para que o escopo atenda à meta, em vez de a meta ser definida a partir de uma pilha de tickets. Veja como definir uma meta de sprint.
4. Selecione o trabalho (60 minutos). Analise a lista de pendências começando pelo topo. Para cada item: ele contribui para o objetivo, está pronto, tem o tamanho adequado? Selecione itens até atingir a capacidade máxima e, então, pare. Resista à tentação de “mais um pequeno”.
5. Planeje o trabalho (90 minutos). Divida os itens selecionados em tarefas e defina uma abordagem. Identifique dependências e riscos. É nesse momento que um item que “parecia um 3” se revela. Envie-o de volta ou divida-o agora, não no nono dia.
6. Confirme e finalize (10 minutos). Leia novamente a meta e os itens selecionados. Pergunte à equipe, de forma direta, se eles acreditam que conseguirão concluir a tarefa. Ajuste o escopo caso a resposta seja ambígua.

Isso dá mais ou menos três horas e meia, incluindo Slack. Se você costuma ultrapassar esse tempo, o problema está na etapa anterior: a lista de tarefas chegou sem estar bem definida, e você está fazendo o refinamento durante o planejamento.

A forma dividida em duas partes na parte inferior

Os seis itens acima se resumem às duas etapas pelas quais toda boa reunião de planejamento passa: definir o escopo e, em seguida, planejar o escopo. Os itens 1 a 4 referem-se ao escopo: o que estamos assumindo e por quê. Os itens 5 e 6 referem-se ao plano: como faremos isso e se acreditamos nisso. Manter essas duas etapas separadas é o que diferencia uma reunião que decide de uma que apenas discute sem chegar a lugar algum. O capítulo sobre o passo a passo da reunião aborda mais detalhadamente por que a ordem é importante.

Quando a regra 3-5-3 se aplica

Pesquise sobre a estrutura do planejamento de sprint e você encontrará a regra 3-5-3, uma mnemônica que representa a própria estrutura do Scrum:

• 3 funções: product owner, Scrum Master, desenvolvedores.
• 5 eventos: o sprint, o planejamento do sprint, o scrum diário, a revisão do sprint e a retrospectiva de sprint.
• 3 artefatos: o backlog do produto, o backlog do sprint e o incremento.

O planejamento do sprint é um dos cinco eventos, e é nele que dois dos três artefatos se encontram: a equipe seleciona itens do backlog do produto para formar o backlog do sprint. Trata-se de um mapa útil que mostra como as partes se relacionam. Não se trata de uma pauta. Não se deve confundir conhecer a estrutura com saber como conduzir a reunião.

As cinco etapas de um sprint

Outra estrutura que as pessoas procuram são os cinco estágios de um sprint, que se correspondem diretamente aos cinco eventos. O sprint é o contexto; os outros quatro o marcam:

1. O planejamento do sprint dá início ao sprint e define a meta.
2. O scrum diário mantém a equipe coordenada no dia a dia.
3. O trabalho segue em frente, avançando em direção ao objetivo.
4. A revisão do sprint analisa os resultados com as partes interessadas.
5. A retrospectiva de sprint aprimora a forma como a equipe trabalha e, em seguida, contribui para o planejamento seguinte.

O planejamento é a primeira etapa, mas não funciona isoladamente. Uma meta bem definida na segunda-feira só vale a pena se o scrum diário a defender e se a retrospectiva aprimorar a forma como você planeja na próxima vez. Para conhecer detalhadamente como os eventos se interligam, consulte o guia de cerimônias ágeis.

Adapte a pauta à sua equipe

Os blocos acima são um ponto de partida, não uma regra imutável. Uma equipe experiente em um sprint de uma semana pode concluir todo o processo em quarenta e cinco minutos, pois o backlog está sempre pronto e a capacidade quase não varia. Uma equipe iniciante no Scrum, ou cujo backlog esteja constantemente incompleto, precisará do tempo total previsto e deve investir no refinamento entre os sprints para recuperar esse tempo.

A sequência invariável é: capacidade, depois meta, depois escopo, depois plano e, por fim, uma verificação genuína de que a equipe acredita nisso. Altere os prazos à vontade. Mude a ordem por sua conta e risco.

Pronto para começar? O modelo de planejamento de sprint transforma essa pauta em algo que você pode copiar para a sua ferramenta e preencher à medida que avança.

Perguntas frequentes

O que é a regra 3-5-3 no Scrum?

A regra 3-5-3 é uma forma resumida de descrever a estrutura do Scrum: 3 funções (proprietário do produto, Scrum Master, desenvolvedores), 5 eventos (o sprint, o planejamento do sprint, o daily scrum, a revisão do sprint e a retrospectiva de sprint) e 3 artefatos (o backlog do produto, o backlog do sprint e o incremento). O planejamento do sprint é um dos cinco eventos.

Quais são as cinco etapas de um sprint?

As cinco etapas correspondem aos cinco eventos do Scrum: o próprio sprint é o contexto, e dentro dele estão o planejamento do sprint, o daily scrum, a revisão do sprint e a retrospectiva de sprint. O planejamento dá início ao sprint, o daily scrum mantém o sprint nos trilhos, e a revisão e a retrospectiva o encerram.

Quanto tempo deve durar a reunião de planejamento do sprint?

Cerca de duas horas por semana, considerando a duração do sprint: quatro horas para um sprint de duas semanas, até oito para um mês. Considere isso como um limite máximo. Estabeleça um tempo máximo para cada item da pauta, de modo que uma discussão não ocupe toda a reunião; deixe de lado qualquer assunto que se transforme em resolução de problemas.

Quem participa do planejamento do sprint?

Toda a equipe Scrum: os desenvolvedores que fazem a previsão, o Product Owner que define a meta e organiza o backlog, e o Scrum Master que facilita o processo. Convide um especialista no assunto para tratar de um único item apenas se a decisão realmente depender dele; depois, deixe-o ir embora.