Ordine del giorno della pianificazione dello sprint: un programma con tempistiche ben definite

L’ordine del giorno della pianificazione dello sprint è lo schema temporale della riunione che dà inizio allo sprint: confermare la capacità, concordare l’obiettivo, selezionare il lavoro e pianificarne una quantità sufficiente per poter iniziare. Un buon ordine del giorno svolge soprattutto una funzione: impedisce che un singolo punto occupi l’intera riunione.

Di seguito è riportato un programma che potete seguire questo pomeriggio, pensato per uno sprint di due settimane con una durata massima di quattro ore. Adattate la durata di ciascun blocco in base alla durata del vostro sprint.

L’ordine del giorno

1. Contesto (10 minuti). Il Product Owner riassume i risultati dell’ultimo sprint, eventuali cambiamenti nelle priorità e la direzione indicativa per lo sprint in corso. In breve: si tratta del contesto, non ancora dell’obiettivo.
2. Verifica della capacità (10 minuti). Stabilisca la reale disponibilità del team: chi è in ferie, quali turni di supporto o di reperibilità sono in corso, quali riunioni fisse sono in programma e un margine realistico per gli imprevisti. È importante ottenere un dato attendibile prima che qualcuno si leghi troppo all’ambito di lavoro. Si veda la pianificazione della velocità e della capacità.
3. Concordare l’obiettivo dello sprint (20 minuti). Redigete una frase a cui il team possa impegnarsi. Fatelo prima di selezionare gli elementi, in modo che l’ambito sia al servizio dell’obiettivo, anziché che l’obiettivo venga ricavato a ritroso da una serie di ticket. Si veda la sezione dedicata alla definizione dell’obiettivo dello sprint.
4. Selezionate il lavoro (60 minuti). Esaminate il backlog partendo dall’inizio. Per ogni voce: contribuisce all’obiettivo, è pronta, è stata quantificata? Prelevate le voci fino a raggiungere la capacità massima, quindi fermatevi. Resistete alla tentazione di aggiungere “ancora una piccola voce”.
5. Pianificare il lavoro (90 minuti). Suddividere le attività selezionate in singole operazioni e definire un approccio. Individuare le dipendenze e i rischi. È in questa fase che un’attività che “sembrava un 3” si rivela per quello che è. La si rimanda indietro o la si suddivide ora, non il nono giorno.
6. Confermare e impegnarsi (10 minuti). Rileggere l’obiettivo e le attività selezionate. Chiedere al team, in modo chiaro, se ritiene di poter portare a termine il lavoro. Adeguare l’ambito se la risposta è incerta.

Si tratta all’incirca di tre ore e mezza, compreso Slack. Se superate regolarmente tale limite, il problema è a monte: il carico di lavoro è arrivato non elaborato e state effettuando l’elaborazione all’interno della fase di pianificazione.

La forma composta da due parti sottostante

I sei punti sopra indicati si ricompongono nelle due fasi che caratterizzano ogni riunione di pianificazione ben condotta: definire l’ambito, quindi pianificare l’ambito. I punti da 1 a 4 riguardano l’ambito: cosa ci stiamo assumendo e perché. I punti da 5 a 6 riguardano il piano: come e se ci crediamo davvero. Tenere distinti questi due aspetti fa la differenza tra una riunione in cui si prendono decisioni e una in cui si discute all’infinito. Il capitolo dedicato alla guida alla riunione approfondisce il motivo per cui l’ordine è importante.

In quali casi si applica la regola del 3-5-3

Se cercate “struttura della pianificazione dello sprint”, vi imbatterete nella regola 3-5-3, un mnemonico che riassume la struttura stessa di Scrum:

• 3 ruoli: Product Owner, Scrum Master, sviluppatori.
• 5 eventi: lo sprint, la pianificazione dello sprint, lo scrum quotidiano, la revisione dello sprint e la retrospettiva di sprint.
• 3 elementi: il product backlog, lo sprint backlog e l’incremento.

La pianificazione dello sprint è uno dei cinque eventi ed è in questa fase che si incontrano due dei tre artefatti: il team attinge dal product backlog per costituire lo sprint backlog. Si tratta di una mappa utile che illustra come i vari elementi siano correlati tra loro. Non è un ordine del giorno. Non confonda la conoscenza del framework con la capacità di condurre la riunione.

Le cinque fasi di uno sprint

L’altro modello di riferimento che viene spesso ricercato è quello delle cinque fasi di uno sprint, che corrispondono direttamente ai cinque eventi. Lo sprint è il contenitore; le altre quattro fasi lo scandiscono:

1. La pianificazione dello sprint dà inizio allo sprint e definisce l’obiettivo.
2. Lo scrum quotidiano garantisce il coordinamento del team giorno per giorno.
3. Il lavoro procede, avanzando verso l’obiettivo.
4. La revisione dello sprint prevede l’analisi dei risultati insieme alle parti interessate.
5. La retrospettiva di sprint migliora il modo di lavorare del team e costituisce poi la base per la pianificazione successiva.

La pianificazione è la prima fase, ma non è un’attività a sé stante. Un obiettivo fissato correttamente il lunedì dà i suoi frutti solo se lo scrum quotidiano lo sostiene e la retrospettiva affina il modo in cui pianificherete la prossima volta. Per una panoramica completa di come gli eventi si collegano tra loro, consultate la guida alle cerimonie agili.

Adattate l’ordine del giorno al vostro team

I punti sopra indicati costituiscono un punto di partenza, non una regola sacrosanta. Un team esperto, in uno sprint di una settimana, potrebbe portare a termine l’intero processo in quarantacinque minuti, poiché il backlog è sempre pronto e la capacità varia di poco. Un team alle prime armi con Scrum, o un team il cui backlog sia perennemente incompleto, avrà bisogno dell’intero intervallo di tempo previsto e dovrebbe investire nel perfezionamento tra uno sprint e l’altro per recuperare il tempo perso.

L’invariabile è la sequenza: capacità, poi obiettivo, poi ambito, poi piano, poi una verifica effettiva del fatto che il team ne sia convinto. Modificate liberamente i tempi. Modificate l’ordine a vostro rischio e pericolo.

È pronto a metterlo in pratica? Il modello di pianificazione dello sprint trasforma questo ordine del giorno in un documento che può copiare nel Suo strumento di lavoro e compilare man mano che procede.

Domande frequenti

Che cos’è la regola del 3-5-3 in Scrum?

La regola del 3-5-3 rappresenta una sintesi della struttura di Scrum: 3 ruoli (Product Owner, Scrum Master, sviluppatori), 5 eventi (lo sprint, la pianificazione dello sprint, il Daily Scrum, la revisione dello sprint e la retrospettiva di sprint) e 3 artefatti (il Product Backlog, lo Sprint Backlog e l’incremento). La pianificazione dello sprint è uno dei cinque eventi.

Quali sono le cinque fasi di uno sprint?

Le cinque fasi corrispondono ai cinque eventi di Scrum: lo sprint stesso funge da contenitore, al cui interno si collocano la pianificazione dello sprint, il daily scrum, la revisione dello sprint e la retrospettiva di sprint. La pianificazione dà inizio allo sprint, il daily scrum ne garantisce il corretto svolgimento, mentre la revisione e la retrospettiva di sprint lo concludono.

Quanto dovrebbe durare la riunione di pianificazione dello sprint?

Circa due ore alla settimana per uno sprint: quattro ore per uno sprint di due settimane, fino a otto per un mese. Consideratelo un limite massimo. Assegnate un limite di tempo a ciascun punto all’ordine del giorno, in modo che una discussione non possa occupare l’intera riunione; accantonate qualsiasi questione che si trasformi in una situazione che richiede la risoluzione di un problema.

Chi partecipa alla riunione di pianificazione dello sprint?

L’intero team Scrum: gli sviluppatori che elaborano le previsioni, il Product Owner che definisce l’obiettivo e il backlog ordinato, e lo Scrum Master che funge da facilitatore. Inviti un esperto in materia per una singola voce solo se la decisione dipende effettivamente da lui, dopodiché lo lasci andare.