Ordine del giorno della pianificazione dello sprint: un programma con tempistiche precise

L’ordine del giorno della pianificazione dello sprint è lo schema temporale della riunione che dà il via allo sprint: confermare la capacità, concordare l’obiettivo, selezionare il lavoro e pianificarne una parte sufficiente per poter iniziare. Un buon ordine del giorno svolge soprattutto una funzione: impedisce che un singolo punto occupi l’intera riunione.

Di seguito è riportato un programma che potete seguire questo pomeriggio, pensato per uno sprint di due settimane con una durata massima di quattro ore. Adattate la durata di ciascun blocco in base alla durata del vostro sprint.

L’ordine del giorno

1. Contesto (10 minuti). Il Product Owner riassume i risultati dell’ultimo sprint, eventuali cambiamenti nelle priorità e la direzione indicativa per lo sprint in corso. Brevemente. Si tratta di contesto, non ancora dell’obiettivo.
2. Verifica della capacità (10 minuti). Stabilisca la disponibilità effettiva del team: chi è in ferie, quali turni di supporto o di reperibilità sono in corso, le riunioni fisse e un margine realistico per gli imprevisti. È importante ottenere un dato attendibile prima che qualcuno si affezioni all’ambito di lavoro. Si veda pianificazione della velocità e della capacità.
3. Concordare l’obiettivo dello sprint (20 minuti). Redigete una frase a cui il team possa impegnarsi. Fatelo prima di selezionare le attività, in modo che l’ambito sia al servizio dell’obiettivo, anziché che l’obiettivo venga ricavato a ritroso da un insieme di ticket. Vedi come definire un obiettivo dello sprint.
4. Selezionate il lavoro (60 minuti). Esaminate il backlog partendo dall’inizio. Per ogni voce: contribuisce all’obiettivo, è pronta, è stata quantificata? Prelevate le voci fino a raggiungere la capacità massima, quindi fermatevi. Resistete alla tentazione di aggiungere “ancora una piccola voce”.
5. Pianificare il lavoro (90 minuti). Suddividere le attività selezionate in compiti e definire un approccio. Individuare le dipendenze e i rischi. È in questa fase che un’attività che “sembrava un 3” si rivela per quello che è. La si rimandi o la si suddivida ora, non il nono giorno.
6. Confermare e impegnarsi (10 minuti). Rileggite l’obiettivo e le attività selezionate. Chiedete al team, in modo chiaro, se ritiene di poter portare a termine il lavoro. Se la risposta è incerta, adeguate l’ambito del progetto.

Si tratta all’incirca di tre ore e mezza, compreso Slack. Se superate regolarmente tale limite, il problema è a monte: il backlog è arrivato non elaborato e state effettuando la refinement in fase di pianificazione.

La forma composta da due parti sottostante

I sei punti sopra indicati si sintetizzano nelle due fasi che caratterizzano ogni riunione di pianificazione ben condotta: definire l’ambito, quindi pianificare l’ambito. I punti da 1 a 4 riguardano l’ambito: di cosa ci stiamo occupando e perché. I punti da 5 a 6 riguardano il piano: come e se crediamo in esso. Tenere distinti questi due aspetti fa la differenza tra una riunione in cui si prendono decisioni e una in cui si discute all’infinito. Il capitolo Guida alla riunione approfondisce il motivo per cui l’ordine è importante.

In quali casi si applica la regola del 3-5-3

Se cercate “struttura della pianificazione dello sprint”, vi imbatterete nella regola 3-5-3, un mnemonico che riassume la struttura stessa di Scrum:

• 3 ruoli: Product Owner, Scrum Master, sviluppatori.
• 5 eventi: lo sprint, la pianificazione dello sprint, lo scrum quotidiano, la revisione dello sprint e la retrospettiva di sprint.
• 3 elementi: il product backlog, lo sprint backlog e l’incremento.

La pianificazione dello sprint è uno dei cinque eventi ed è il momento in cui si incontrano due dei tre artefatti: il team attinge dal product backlog per costituire lo sprint backlog. Si tratta di una mappa utile che illustra le relazioni tra i vari elementi. Non è un ordine del giorno. Non confonda la conoscenza del framework con la capacità di condurre la riunione.

Le cinque fasi di uno sprint

L’altro modello di riferimento ricercato dagli interessati è quello delle cinque fasi di uno sprint, che corrispondono direttamente ai cinque eventi. Lo sprint è il contenitore; le altre quattro fasi ne costituiscono i punti salienti:

1. La pianificazione dello sprint dà il via allo sprint e definisce l’obiettivo.
2. Lo scrum quotidiano garantisce il coordinamento del team giorno per giorno.
3. Il lavoro procede, avvicinandosi all’obiettivo.
4. La revisione dello sprint prevede l’analisi dei risultati insieme alle parti interessate.
5. La retrospettiva di sprint migliora il modo di lavorare del team e costituisce poi la base per la pianificazione successiva.

La pianificazione è la prima fase, ma non è un’attività a sé stante. Un obiettivo fissato correttamente il lunedì dà i suoi frutti solo se lo scrum quotidiano lo sostiene e la retrospettiva contribuisce a perfezionare la pianificazione per la volta successiva. Per una panoramica completa di come questi eventi si collegano tra loro, consultate la guida alle cerimonie agile.

Adattate l’ordine del giorno al vostro team

I punti sopra indicati rappresentano un punto di partenza, non una regola sacrosanta. Un team esperto, in uno sprint di una settimana, potrebbe portare a termine l’intero processo in quarantacinque minuti, poiché il backlog è sempre pronto e la capacità varia di poco. Un team alle prime armi con Scrum, o uno il cui backlog sia perennemente incompleto, avrà bisogno dell’intero intervallo di tempo previsto e dovrebbe investire nel perfezionamento tra uno sprint e l’altro per recuperare il tempo perso.

L’invariante è la sequenza: capacità, poi obiettivo, poi ambito, poi piano, poi una verifica effettiva del fatto che il team vi creda. Modifichi liberamente le tempistiche. Modifichi l’ordine a proprio rischio e pericolo.

È pronto a metterlo in pratica? Il modello di pianificazione dello sprint trasforma questo ordine del giorno in un documento che può copiare nel Suo strumento di lavoro e compilare man mano che procede.

Domande frequenti

Che cos’è la regola del 3-5-3 nello Scrum?

La regola del 3-5-3 riassume la struttura di Scrum: 3 ruoli (Product Owner, Scrum Master, sviluppatori), 5 eventi (lo sprint, la pianificazione dello sprint, il daily scrum, la revisione dello sprint e la retrospettiva di sprint) e 3 artefatti (il product backlog, lo sprint backlog e l’incremento). La pianificazione dello sprint è uno dei cinque eventi.

Quali sono le cinque fasi di uno sprint?

Le cinque fasi corrispondono ai cinque eventi di Scrum: lo sprint stesso costituisce il contesto di riferimento, all’interno del quale si inseriscono la pianificazione dello sprint, il daily scrum, la revisione dello sprint e la retrospettiva di sprint. La pianificazione dà inizio allo sprint, il daily scrum ne garantisce il corretto svolgimento, mentre la revisione e la retrospettiva lo concludono.

Quanto dovrebbe durare la riunione di pianificazione dello sprint?

Circa due ore alla settimana per uno sprint: quattro ore per uno sprint di due settimane, fino a otto per un mese. Consideratelo un limite massimo. Assegnate un limite di tempo a ciascun punto all’ordine del giorno, in modo che una discussione non possa occupare l’intera riunione; accantonate qualsiasi questione che si trasformi in una sessione di risoluzione dei problemi.

Chi partecipa alla riunione di pianificazione dello sprint?

L’intero team Scrum: gli sviluppatori che elaborano le previsioni, il Product Owner che definisce l’obiettivo e il backlog ordinato, e lo Scrum Master che funge da facilitatore. Inviti un esperto in materia per una singola voce solo se una decisione dipende effettivamente da lui, dopodiché lo lasci andare.