Agenda voor de sprintplanning: een programma met strakke tijdslimieten

Een agenda voor de sprintplanning is het tijdsgebonden verloop van de vergadering waarmee uw sprint van start gaat: de capaciteit vaststellen, het doel overeenkomen, de werkzaamheden selecteren en voldoende daarvan plannen om te kunnen beginnen. Een goede agenda heeft bovenal één functie: zij voorkomt dat één enkel agendapunt de hele vergadering in beslag neemt.

Hier volgt een programma dat u vanmiddag kunt uitvoeren, afgestemd op een sprint van twee weken met een maximumduur van vier uur. Pas de duur van elk blok aan de lengte van uw sprint aan.

De agenda

1. De situatie schetsen (10 minuten). De producteigenaar geeft een samenvatting van de resultaten van de vorige sprint, eventuele wijzigingen in de prioriteiten en de voorlopige koers voor deze sprint. Houd het kort. Dit dient ter context; het is nog niet het doel.
2. Capaciteit vaststellen (10 minuten). Breng de werkelijke beschikbaarheid van het team in kaart: wie is er met verlof, welke ondersteunings- of oproepdiensten zijn er, welke vaste vergaderingen staan er op het programma en welke realistische buffer is er voor onvoorziene omstandigheden? U wilt het werkelijke cijfer weten voordat iemand zich vastpint op de omvang van het project. Zie snelheids- en capaciteitsplanning.
3. Spreek het doel van de sprint af (20 minuten). Stel één zin op waaraan het team zich kan committeren. Doe dit voordat u items selecteert, zodat de omvang in dienst staat van het doel, in plaats van dat het doel achteraf wordt afgeleid uit een stapel tickets. Zie het vaststellen van het doel van de sprint.
4. Selecteer het werk (60 minuten). Neem de backlog van bovenaf door. Vraag uzelf bij elk item af: draagt het bij aan het doel, is het klaar, is de omvang bepaald? Neem items op totdat u uw capaciteit bereikt, en stop dan. Weersta de verleiding om „nog één klein item“ toe te voegen.
5. Plan het werk (90 minuten). Deel de geselecteerde items op in taken en een aanpak. Breng afhankelijkheden en risico’s in kaart. Dit is het moment waarop een item dat „eruitzag als een 3” zich werkelijk openbaart. Stuur het terug of splits het nu op, niet pas op dag negen.
6. Bevestig en leg vast (10 minuten). Lees het doel en de geselecteerde onderdelen nogmaals voor. Vraag het team in duidelijke bewoordingen of zij denken dat zij dit kunnen voltooien. Pas de omvang aan indien het antwoord twijfelachtig is.

Dat is ongeveer drieënhalf uur, inclusief Slack. Als u deze tijd regelmatig overschrijdt, ligt het probleem verderop in het proces: de achterstand is onbewerkt binnengekomen en u voert verfijning uit binnen de planning.

De tweedelige vorm eronder

De zes bovenstaande punten kunnen worden samengevat in de twee fasen die bij elke goede planningsvergadering aan de orde komen: de reikwijdte vaststellen en vervolgens de reikwijdte plannen. Punten 1–4 betreffen de reikwijdte: wat gaan we aanpakken, en waarom. Punten 5–6 betreffen het plan: hoe, en geloven we erin? Het onderscheid tussen deze twee is het verschil tussen een vergadering waarin beslissingen worden genomen en een vergadering waarin alleen maar wordt gediscussieerd. In het hoofdstuk vergaderingsoverzicht wordt dieper ingegaan op waarom de volgorde van belang is.

Wanneer de 3-5-3-regel van toepassing is

Zoek op ‘structuur van sprintplanning’ en u zult de 3-5-3-regel tegenkomen, een ezelsbruggetje voor de opbouw van Scrum zelf:

• 3 functies: productowner, Scrum Master, ontwikkelaars.
• 5 bijeenkomsten: de sprint, de sprintplanning, de dagelijkse scrum, de sprintreview en de sprint-retrospective.
• 3 artefacten: de productbacklog, de sprintbacklog en het increment.

Sprintplanning is een van de vijf evenementen, en het is het moment waarop twee van de drie artefacten samenkomen: het team selecteert items uit de productbacklog om de sprintbacklog samen te stellen. Het is een nuttig overzicht van hoe de onderdelen met elkaar in verband staan. Het is geen agenda. Verwar het kennen van het raamwerk niet met het weten hoe u de vergadering moet leiden.

De vijf fasen van een sprint

Het andere kader waarnaar men op zoek is, zijn de vijf fasen van een sprint, die rechtstreeks aansluiten bij de vijf evenementen. De sprint vormt het kader; de overige vier fasen markeren de verschillende momenten daarbinnen:

1. Sprintplanning luidt de sprint in en stelt het doel vast.
2. De dagelijkse scrum zorgt ervoor dat het team dagelijks goed op elkaar is afgestemd.
3. Het werk vordert, en we werken toe naar het doel.
4. Tijdens de sprintreview wordt het resultaat samen met de belanghebbenden beoordeeld.
5. De sprint-retrospective zorgt voor verbetering van de werkwijze van het team en vormt vervolgens de basis voor de volgende planning.

Planning is de eerste fase, maar staat niet op zichzelf. Een doel dat op maandag goed is vastgesteld, werpt pas vruchten af als het tijdens de dagelijkse scrum wordt verdedigd en de retrospective leidt tot een scherpere planning voor de volgende keer. Voor een volledig overzicht van hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen, raadpleegt u de gids voor agile ceremonies.

Pas de agenda aan uw team aan

De bovenstaande stappen vormen een uitgangspunt, geen vaste regel. Een ervaren team dat een sprint van één week uitvoert, kan het hele proces wellicht in vijfenveertig minuten afronden, omdat de backlog altijd klaar is en de capaciteit nauwelijks fluctueert. Een team dat nog niet bekend is met Scrum, of een team waarvan de backlog voortdurend onvoltooid is, zal de volledige tijdslimiet nodig hebben en zou tussen de sprints moeten investeren in verfijning om die tijd weer terug te winnen.

De vaste volgorde is als volgt: capaciteit, vervolgens doel, daarna reikwijdte, vervolgens plan, en ten slotte een grondige controle of het team hier ook daadwerkelijk achter staat. Pas de tijdspunten naar eigen inzicht aan. Wijzig de volgorde op eigen risico.

Klaar om ermee aan de slag te gaan? Met het sjabloon voor sprintplanning kunt u deze agenda kopiëren naar uw tool en gaandeweg invullen.

Veelgestelde vragen

Wat houdt de 3-5-3-regel in Scrum in?

De 3-5-3-regel is een beknopte weergave van de structuur van Scrum: 3 rollen (productowner, Scrum Master, ontwikkelaars), 5 gebeurtenissen (de sprint, sprintplanning, de dagelijkse scrum, de sprintreview en de sprint-retrospective) en 3 artefacten (de productbacklog, de sprintbacklog en het increment). Sprintplanning is een van de vijf gebeurtenissen.

Wat zijn de vijf fasen van een sprint?

De vijf fasen komen overeen met de vijf gebeurtenissen van Scrum: de sprint zelf vormt het kader, en daarbinnen vallen de sprintplanning, de dagelijkse scrum, de sprintreview en de sprint-retrospective. De planning luidt de sprint in, de dagelijkse scrum houdt deze op koers, en de review en de sprint-retrospective sluiten de sprint af.

Hoe lang moet de sprintplanningvergadering duren?

Ongeveer twee uur per week, afgestemd op de duur van de sprint: vier uur voor een sprint van twee weken, tot maximaal acht uur voor een maand. Beschouw dit als een maximum. Stel voor elk agendapunt een tijdslimiet vast, zodat één discussie niet de hele vergadering in beslag neemt; stel alles wat uitmondt in het oplossen van problemen even uit.

Wie neemt er deel aan de sprintplanning?

Het gehele Scrum-team: de ontwikkelaars die de prognose opstellen, de producteigenaar die het doel en de geprioriteerde backlog aanlevert, en de Scrum Master die de werkzaamheden begeleidt. Nodig een vakdeskundige slechts voor één specifiek punt uit als een beslissing daadwerkelijk van hem of haar afhangt, en laat hem of haar daarna weer vertrekken.