Utilizamos la evaluación de estado de TeamRetro como indicador del estado de ánimo y como control de seguridad; esto es lo que descubrimos.

Si es usted como nosotros, seguro que valora la felicidad del equipo con el que trabaja. Es fundamental garantizar que todos puedan crecer y se sientan apoyados. Para ello, es clave fomentar un entorno seguro y agradable. Sin embargo, hacer un seguimiento del estado de ánimo y los niveles de seguridad de un equipo puede suponer un reto.

Recientemente hemos celebrado nuestro retiro de trabajo anual. Los miembros de nuestro equipo principal, procedentes de cuatro países, se reúnen para reflexionar, planificar y conocerse mejor entre sí. Era fundamental comprender el estado de ánimo de cada uno de los miembros del equipo. Esto nos ayudó a planificar sesiones destinadas a abordar las preocupaciones y a explorar áreas de interés y oportunidades.

En esta entrada explicamos cómo utilizamos el Team Health Check, los datos que recopilamos y qué significaron esos datos para nosotros.

Utilizar nuestro «chequeo de salud» como indicador del estado de ánimo

Nos encanta nuestro equipo. Son las personas que contribuyen a desarrollar, poner en marcha y mejorar TeamRetro.

Una evaluación de bienestar nos permite estar al tanto de su situación de vez en cuando y a lo largo del tiempo. Ofrece a las personas la oportunidad de expresar cómo se sienten. Se trata de una encuesta breve que les permite indicar fácilmente su grado de satisfacción en diversos aspectos relacionados con el bienestar.

Como Scrum Master o responsable, esto nos permite identificar los aspectos que nos preocupan y que queremos abordar como equipo. Como equipo, estos datos permiten a los miembros hacerse una idea de cómo se encuentran los demás y de qué pueden hacer para ofrecer su apoyo cuando sea necesario.

Realizamos nuestras evaluaciones de bienestar cada trimestre. Esto nos permite hacernos una idea rápida del estado del equipo a lo largo del año. Además, resulta mucho menos exigente que una evaluación diaria o semanal del estado de ánimo.

Más allá de una simple evaluación del estado de ánimo, el análisis de estado de TeamRetro también ofrece información estadística sobre los datos. Más allá de los bonitos gráficos, sirve para fomentar el debate.

Cómo definimos la felicidad y la seguridad del equipo

Cada organización definirá la felicidad del equipo de forma diferente. En nuestro caso, estas dimensiones abarcan una serie de aspectos del equipo que influyen en su cultura o estado de ánimo. En resumen, son las siguientes:

• Sentido de pertenencia — El grado de implicación que una persona siente respecto a su tarea o trabajo.
• Valor — El hecho de que una persona sienta o no que está aportando un valor que se pueda medir.
• Alineación de objetivos — Si sus objetivos coinciden con los del equipo y con los de la empresa en su conjunto.
• Comunicación — Si los conflictos son mínimos y la comunicación resulta fácil, abierta y fluida.
• Funciones del equipo — En qué medida están bien definidas y se comprenden las funciones.
• Velocidad: la entrega eficiente de los resultados acordados con la calidad adecuada.
• Apoyo y recursos — El nivel de apoyo y los recursos disponibles.
• Proceso: si los procesos facilitan o dificultan el flujo de trabajo.
• Diversión — Si hay participación y diversión.

Llevamos a cabo nuestra evaluación del bienestar del equipo de forma asíncrona a lo largo de dos semanas, lo que permitió a los participantes introducir sus respuestas (emoticonos de alegría, neutralidad o tristeza) en cualquier momento. Además, podían añadir comentarios específicos si así lo deseaban.

Mantener bajo control la seguridad psicológica

Una de las consideraciones fundamentales fue la seguridad. Para ello, adoptamos varias medidas.

Lo primero fue ser sinceros en las reuniones sobre el objetivo de las encuestas. Queríamos que la participación fuera elevada, pero también sincera. Nos aseguramos de que las personas supieran que debían señalar aquellas cosas que les preocupaban y que eso estaba bien. Al mismo tiempo, les indicamos que no daríamos a conocer los comentarios, pero que haríamos un seguimiento individual para abordar sus inquietudes.

Además, llevamos a cabo la encuesta de forma semianónima con el fin de generar una sensación de seguridad, dando a las personas el espacio necesario para expresar cómo se sienten con mucha menos presión. Esto significaba que su puntuación era anónima, pero que podíamos hacer un seguimiento de sus comentarios para asegurarnos de que no quedaran ignorados.

Por último, se analizaron las puntuaciones en su conjunto y no se señaló a nadie en concreto. A menos que alguien se ofreciera voluntariamente, no se revelaron las respuestas individuales, sino únicamente las del equipo.

Evaluación de los datos sobre el estado de ánimo del equipo

Publicamos la encuesta en Slack, con el que ya nos habíamos integrado. Se animó a los usuarios a participar y se les recordó varias veces, y conseguimos una tasa de respuesta del 100 %.

Esto es lo que ha aparecido en el radar.

Este radar muestra la media y el rango. Aunque la mayoría de las puntuaciones fueron predominantemente positivas, el rango mínimo se mantuvo neutro en otras dimensiones y fue negativo en el ámbito de la comunicación.

Esto también se puede observar si superponemos las puntuaciones individuales; las líneas más gruesas indican los puntos en los que hubo un mayor número de respuestas iguales. Por ejemplo: la alineación de los objetivos con el proceso.

La desviación estándar puso de manifiesto que había menos variación en los aspectos de «proceso» y «responsabilidad», mientras que era mayor en «comunicación» y «velocidad». Esto sugiere una mayor coherencia en las respuestas en torno al «proceso» y a las funciones del equipo, que se va ampliando a medida que se avanza por el radar.

La moda refleja la respuesta más habitual. En otras palabras, la gran mayoría del equipo ofreció respuestas positivas y es posible que solo unas pocas personas tuvieran problemas que requirieran una atención personalizada.

Esto también se refleja en la mediana (la puntuación intermedia).

Si bien la presentación de datos estadísticos puede suscitar numerosas preguntas, debates y reflexiones, resulta igualmente importante analizar las tendencias a lo largo del tiempo.

Análisis de la moral y la seguridad del equipo a lo largo del tiempo

Si bien es valioso disponer de una visión general del estado de un equipo, también lo es analizar las tendencias a lo largo del tiempo. Cada columna que figura a continuación representa una evaluación semestral del estado del equipo.

En esencia, el estado de ánimo general de nuestro equipo era optimista y sólido, pero estaba claro que la comunicación, el valor y la velocidad tenían margen de mejora. O, al menos, así fue en este ciclo.

En el lado positivo, fue estupendo comprobar que las cuestiones relacionadas con la velocidad y los procesos que se habían abordado anteriormente se mantenían, y que ninguna de las dimensiones presentaba un número elevado de problemas. Anteriormente, dedicamos una retrospectiva «Goldilocks» a nuestro flujo de procesos con el fin de optimizar todo, desde la atención al cliente hasta las solicitudes de aprovisionamiento interno.

Dicho esto, para nosotros seguía siendo importante analizar los aspectos relacionados con la comunicación, la rapidez y el valor. De este modo, nos aseguramos de que no se conviertan poco a poco en problemas más adelante. Se obtuvieron algunas ideas a través de los comentarios, además de una buena charla a la antigua usanza.

Las medidas de seguimiento

Esto es lo que hicimos basándonos en lo que observamos:

• Analizamos los comentarios concretos y nos pusimos en contacto con las personas que habían compartido sus opiniones. Les invitamos a debatir y a aportar soluciones, así como a disipar sus inquietudes. En algunos casos, se trataba de cuestiones muy sencillas que se resolvieron fácilmente. Otros simplemente comentaron que estaban teniendo un mal día. Por último, en otros casos fue necesario introducir cambios adicionales en los procesos.
• Compartimos los resultados con el equipo. La velocidad, el valor y la comunicación no son responsabilidad exclusiva de la dirección ni del equipo, sino de todos. Compartimos los resultados de forma abierta y sincera con el fin de dar visibilidad al problema y animar a las personas a reflexionar sobre lo que pueden hacer para ayudar a mejorar la situación.
• Jugamos a algunos juegos ágiles . En concreto, se trataba del «Agile Ball Point Game» y del «Agile Chocolate Game». Estos juegos se diseñaron para crear un espacio seguro en el que el equipo pudiera experimentar con ideas dentro de un plazo determinado. Queremos expresar nuestro especial agradecimiento a Alexandrina Danifeld, por moderar una de nuestras sesiones.
• Hemos introducido cambios en nuestro kanban. Por ejemplo, hemos abordado el valor y la velocidad mediante un flujo de trabajo kanban diseñado de forma conjunta. El hecho de ponernos de acuerdo sobre el proceso y los resultados esperados ha contribuido a mejorar la fluidez y la rapidez de la producción.

Reflexiones finales sobre el estado de ánimo del equipo y los controles de seguridad

Nuestro modus operandi tiene como objetivo contar con una plantilla feliz y productiva. Sin duda, una cosa se nutre de la otra.

Realizar encuestas y evaluaciones de estado puede resultar complicado, sobre todo cuando los resultados no son perfectos. Sin embargo, sin estos datos generados a partir de una cultura de seguridad, hay pocas posibilidades de mejora.

¿Volveríamos a hacernos un chequeo médico en el futuro? Por supuesto.

Lo único que cambiaríamos sería pedir a los participantes que sugirieran mejoras y explicaran por qué opinan de una determinada manera. A nivel de todo el grupo, sin duda nos gustaría comprender qué ha llevado a los participantes a ofrecer comentarios y respuestas positivas. Saber qué elementos satisfacen a los participantes nos permitirá repetirlos, replicarlos y recompensarlos en el futuro.

¿Cómo evalúa el estado de ánimo y la seguridad de su equipo? ¿Qué preguntas habría planteado o qué medidas habría tomado?

Nos encantaría conocer su opinión o sus preguntas. Póngase en contacto con nosotros en info@teamretro.com