Wij hebben de ‘health check’ van TeamRetro gebruikt als barometer voor de werksfeer en als veiligheidscontrole: dit is wat wij hebben vastgesteld.

Als u ook maar een beetje op ons lijkt, hecht u veel waarde aan het welzijn van het team waarmee u samenwerkt. Het is van essentieel belang dat iedereen zich kan ontwikkelen en zich gesteund voelt. Het creëren van een veilige en prettige werkomgeving is hiervoor cruciaal. Het kan echter een uitdaging zijn om de stemming en het veiligheidsniveau binnen een team in de gaten te houden.

Onlangs hebben wij onze jaarlijkse werkretraite gehouden. Onze kernteamleden uit vier landen komen bijeen om na te denken, plannen te maken en elkaar beter te leren kennen. Inzicht in de gevoelens van de individuele teamleden was van cruciaal belang. Dit hielp ons bij het plannen van sessies om zorgen aan te pakken en interessegebieden en kansen te verkennen.

In dit bericht leggen wij uit hoe wij de Team Health Check hebben ingezet, welke gegevens wij hebben verzameld en wat die gegevens voor ons betekenden.

Onze gezondheidscheck als stemmingsbarometer gebruiken

Wij zijn dol op ons team. Zij zijn de mensen die helpen bij het ontwikkelen, leveren en verbeteren van TeamRetro.

Een gezondheidscheck stelt ons in staat om af en toe, en op de lange termijn, bij hen te informeren hoe het met hen gaat. Het biedt mensen de gelegenheid om aan te geven hoe zij zich voelen. Het is een korte enquête waarmee zij eenvoudig kunnen aangeven hoe tevreden zij zijn op verschillende gezondheidsgebieden.

Als Scrum Master of leidinggevende biedt dit ons inzicht in aandachtspunten die wij als team willen aanpakken. Als team geven deze gegevens de teamleden de mogelijkheid om een beeld te krijgen van hoe het met de anderen gaat en wat zij kunnen doen om waar nodig ondersteuning te bieden.

Wij voeren onze gezondheidscontroles elk kwartaal uit. Dit betekent dat wij het hele jaar door regelmatig de stemming binnen het team peilen. Het is bovendien veel minder belastend dan een dagelijkse of wekelijkse stemmingcontrole.

De TeamRetro-gezondheidscheck biedt niet alleen een stemmingsoverzicht, maar geeft ook statistisch inzicht in de gegevens. Naast de fraaie grafieken fungeert deze als een hulpmiddel om de discussie op gang te brengen.

Hoe wij teamgeluk en veiligheid definiëren

Elke organisatie zal het begrip ‘teamtevredenheid’ op een andere manier definiëren. Voor ons omvatten deze aspecten een reeks teamgerelateerde factoren die van invloed zijn op de cultuur of de sfeer binnen het team. Samengevat zijn dit:

• Eigenaarschap: de mate waarin iemand het gevoel heeft dat hij of zij zeggenschap heeft over zijn of haar taak of functie.
• Waarde: of iemand al dan niet het gevoel heeft dat hij of zij meetbare waarde levert.
• Afstemming van doelstellingen: of hun doelstellingen overeenkomen met die van het team en het bedrijf als geheel.
• Communicatie: of er nauwelijks conflicten zijn en de communicatie vlot, open en soepel verloopt.
• Teamrollen: in hoeverre de rollen duidelijk zijn omschreven en begrepen.
• Snelheid: het efficiënt leveren van overeengekomen resultaten met de juiste kwaliteit.
• Ondersteuning en middelen: de mate waarin ondersteuning en middelen beschikbaar zijn.
• Proces: of processen de workflow bevorderen of juist belemmeren.
• Plezier: of er sprake is van betrokkenheid en plezier.

Wij hebben onze teamgezondheidscheck asynchroon uitgevoerd gedurende twee weken, zodat de deelnemers op elk gewenst moment hun reacties (vrolijke, neutrale of verdrietige emoticons) konden invoeren. Indien zij dat wensten, konden zij ook specifieke opmerkingen toevoegen.

Psychologische veiligheid in het oog houden

Een van de belangrijkste overwegingen was de veiligheid. Wij hebben dit op verschillende manieren aangepakt.

Ten eerste wilden wij tijdens de bijeenkomsten open zijn over het doel van de enquêtes. Wij streefden naar een hoge mate van betrokkenheid, maar wilden tegelijkertijd dat men eerlijk zou zijn. Wij hebben er nadrukkelijk op gewezen dat mensen zaken mochten aangeven die hen dwarszitten en dat dit volkomen acceptabel was. Tegelijkertijd hebben wij vermeld dat wij de opmerkingen niet zouden delen, maar individueel contact zouden opnemen om de punten van zorg aan te pakken.

We hebben de enquête ook semi-anoniem uitgevoerd om een gevoel van veiligheid te creëren, zodat mensen de ruimte kregen om hun gevoelens te uiten zonder al te veel druk. Dit hield in dat hun score anoniem was, maar dat wij wel op hun opmerkingen konden reageren om ervoor te zorgen dat deze niet werden genegeerd.

Ten slotte werden de scores in hun totaliteit besproken en werd niemand specifiek genoemd. Tenzij iemand zich vrijwillig aanmeldde, werden er geen individuele antwoorden bekendgemaakt, maar uitsluitend die van het team.

Analyse van gegevens over de stemming binnen het team

Wij hebben de enquête op Slack geplaatst, dat wij al hadden geïntegreerd. De deelnemers werden aangemoedigd om de enquête in te vullen en er werd een paar keer aan herinnerd; wij behaalden een responspercentage van 100%.

Dit is wat er op de radar te zien was.

Deze radar geeft het gemiddelde en het bereik weer. Hoewel de meeste scores overwegend positief waren, was het minimumbereik in andere dimensies nog steeds neutraal en negatief op het gebied van communicatie.

Dit is ook te zien wanneer wij de individuele scores over elkaar heen leggen; de dikkere lijnen geven aan waar er meer dezelfde antwoorden waren. Bijvoorbeeld: afstemming van doelstellingen tot en met het proces.

Uit de standaardafwijking bleek dat er minder variatie was op het gebied van proces en verantwoordelijkheid, maar dat deze variatie groter was op het gebied van communicatie en snelheid. Dit duidt op een grotere mate van overeenstemming in de antwoorden met betrekking tot het proces en de teamrollen, die toeneemt naarmate men verder rond de radar gaat.

De modus geeft de meest voorkomende reactie weer. Met andere woorden: de overgrote meerderheid van het team reageerde positief en wellicht waren er slechts enkele personen bij wie er kwesties waren die persoonlijke aandacht vereisten.

Dit komt ook tot uiting in de mediaan (de middelste waarde).

Hoewel het presenteren van statistische gegevens aanleiding kan geven tot tal van vragen, discussies en overwegingen, is het net zo belangrijk om de trends in de loop van de tijd te bekijken.

Een analyse van de teamstemming en de veiligheid in de loop van de tijd

Hoewel een momentopname van de toestand van een team waardevol is, is het eveneens belangrijk om trends in de loop van de tijd te bekijken. Elke kolom hieronder vertegenwoordigt een halfjaarlijkse toestandsevaluatie van het team.

In wezen was de stemming binnen ons team over het algemeen positief en sterk, maar het was duidelijk dat er op het gebied van communicatie, toegevoegde waarde en doorvoersnelheid ruimte voor verbetering was. Althans, dat gold voor deze cyclus.

Een positief punt was dat het verheugend was te zien dat de eerder aangepakte knelpunten op het gebied van doorvoersnelheid en processen blijvend waren opgelost, en dat er bij geen enkele dimensie sprake was van een groot aantal punten van zorg. Eerder hadden wij een Goldilocks-retrospective gewijd aan onze processtroom om alles te stroomlijnen, van klantenservice tot interne provisioningverzoeken.

Dat gezegd zijnde, was het voor ons toch van belang om aandacht te besteden aan de aspecten communicatie, snelheid en waarde. Zo zorgen we ervoor dat deze aspecten later niet stilletjes uitgroeien tot problemen. Naast een goed ouderwets gesprek hebben we ook enkele inzichten verkregen via opmerkingen.

De vervolgmaatregelen

Dit is wat wij hebben gedaan op basis van wat wij hebben gezien:

• Wij hebben specifieke opmerkingen bekeken en contact opgenomen met de personen die hun mening hadden gegeven. Wij hebben hen uitgenodigd om oplossingen te bespreken en te delen, en om hun zorgen weg te nemen. Sommige zaken waren heel eenvoudig en konden gemakkelijk worden verholpen. Anderen gaven aan dat zij gewoon een slechte dag hadden. Tot slot waren er gevallen waarbij verdere procesaanpassingen nodig waren.
• Wij hebben de resultaten met het team gedeeld. Snelheid, waarde en communicatie zijn niet alleen een zaak van het management of alleen van het team, maar van iedereen. Door de resultaten open en eerlijk te delen, wilden wij het probleem zichtbaar maken en mensen aan het denken zetten over wat zij kunnen doen om de situatie te helpen verbeteren.
• Wij hebben enkele agile-spellen gespeeld. Het ging daarbij met name om het ‘Agile Ball Point Game’ en het ‘Agile Chocolate Game’. Deze spellen waren bedoeld om een veilige omgeving te creëren waarin het team binnen een vastgesteld tijdsbestek met ideeën kon experimenteren. Wij willen Alexandrina Danifeld in het bijzonder bedanken voor het begeleiden van een van onze sessies.
• Wij hebben wijzigingen aangebracht in ons kanban-systeem. Zo hebben wij bijvoorbeeld aandacht besteed aan waarde en snelheid via een gezamenlijk ontworpen kanban-workflow. Door overeenstemming te bereiken over het proces en de te leveren resultaten, hebben wij de soepelheid en snelheid van de output kunnen verbeteren.

Afsluitende opmerkingen over de teamstemming en veiligheidscontroles

Onze werkwijze is erop gericht om te zorgen voor tevreden en productieve medewerkers. Het ene draagt ongetwijfeld bij aan het andere.

Het uitvoeren van enquêtes en gezondheidscontroles kan lastig zijn, vooral wanneer de resultaten niet perfect zijn. Zonder deze gegevens, die voortkomen uit een veiligheidscultuur, zijn er echter weinig mogelijkheden voor verbetering.

Zouden wij in de toekomst nog eens een gezondheidscontrole laten uitvoeren? Absoluut.

Het enige wat wij zouden willen veranderen, is mensen vragen om verbeteringen voor te stellen en aan te geven waarom zij er op een bepaalde manier over denken. Op groepsniveau zouden wij graag willen begrijpen waarom mensen positieve feedback en reacties hebben gegeven. Als wij weten welke elementen mensen tevreden stellen, kunnen wij deze in de toekomst herhalen, nabootsen en belonen.

Hoe peilt u hoe het met de stemming en het welzijn van uw team staat? Welke vragen zou u hebben gesteld, of welke maatregelen zou u hebben genomen?

Wij horen graag uw mening of vragen. Neem contact met ons op via info@teamretro.com