We hebben de health check van TeamRetro gebruikt als barometer voor de werksfeer en als veiligheidscontrole — dit is wat we hebben vastgesteld.

Als u ook maar een beetje op ons lijkt, hecht u veel waarde aan het welzijn van het team waarmee u samenwerkt. Het is van essentieel belang dat iedereen zich kan ontwikkelen en zich gesteund voelt. Het creëren van een veilige en prettige werkomgeving is hiervoor cruciaal. Het kan echter een uitdaging zijn om de stemming en het veiligheidsgevoel binnen een team in de gaten te houden.

Onlangs hebben wij onze jaarlijkse werkretraite gehouden. De kernteamleden uit vier landen komen bijeen om na te denken, plannen te maken en elkaar beter te leren kennen. Inzicht in de gevoelens van de individuele teamleden was van cruciaal belang. Dit hielp ons bij het plannen van sessies om zorgen aan te pakken en interessegebieden en kansen te verkennen.

In dit bericht leggen we uit hoe we de Team Health Check hebben gebruikt, welke gegevens we hebben verzameld en wat die gegevens voor ons betekenden.

Onze gezondheidscheck gebruiken als stemmingsmeter

Wij zijn dol op ons team. Zij zijn de mensen die helpen bij het ontwikkelen, leveren en verbeteren van TeamRetro.

Een gezondheidscheck stelt ons in staat om af en toe, en op de lange termijn, bij hen te informeren hoe het met hen gaat. Het biedt mensen de gelegenheid om aan te geven hoe zij zich voelen. Het is een korte enquête waarmee zij eenvoudig kunnen aangeven hoe tevreden zij zijn op verschillende gezondheidsgebieden.

Als Scrum Master of leidinggevende biedt dit ons inzicht in aandachtspunten die wij als team willen aanpakken. Als team geven deze gegevens de teamleden een beeld van hoe het met de anderen gaat en wat zij kunnen doen om elkaar waar nodig te ondersteunen.

Wij voeren elk kwartaal onze welzijnscontroles uit. Dit betekent dat wij het hele jaar door snel een beeld krijgen van hoe het met het team gaat. Het is bovendien veel minder belastend dan een dagelijkse of wekelijkse stemmingcontrole.

De TeamRetro-gezondheidscheck biedt niet alleen een stemmingsoverzicht, maar geeft ook statistisch inzicht in de gegevens. Naast de fraaie grafieken fungeert deze check als een middel om de discussie te stimuleren.

Hoe wij teamgeluk en veiligheid definiëren

Elke organisatie zal het begrip ‘teamgeluk’ op een andere manier definiëren. Voor ons omvatten deze aspecten een reeks teamaspecten die van invloed zijn op de cultuur of de sfeer binnen het team. Samengevat zijn dit:

• Eigenaarschap — De mate waarin iemand het gevoel heeft dat hij of zij zeggenschap heeft over zijn of haar taak of functie.
• Waarde — Of iemand al dan niet het gevoel heeft dat hij of zij meetbare waarde levert.
• Afstemming van doelstellingen — Of hun doelstellingen overeenkomen met die van het team en het bedrijf als geheel.
• Communicatie — Of er sprake is van minimale conflicten en of de communicatie vlot, open en soepel verloopt.
• Teamrollen — In hoeverre zijn de rollen duidelijk omschreven en begrepen?
• Snelheid — Het efficiënt opleveren van overeengekomen resultaten met de juiste kwaliteit.
• Ondersteuning en middelen — De mate waarin ondersteuning en middelen beschikbaar zijn.
• Proces — Of processen de workflow bevorderen of juist belemmeren.
• Plezier — Of er sprake is van betrokkenheid en plezier.

We hebben onze teamgezondheidscheck asynchroon uitgevoerd over een periode van twee weken, zodat iedereen op elk gewenst moment zijn of haar reactie kon invoeren (met een vrolijke, neutrale of verdrietige emoticon). Indien gewenst konden zij ook specifieke opmerkingen toevoegen.

Psychologische veiligheid in de gaten houden

Een van de belangrijkste overwegingen was de veiligheid. We hebben dit op verschillende manieren aangepakt.

Ten eerste wilden we tijdens de bijeenkomsten open zijn over het doel van de enquêtes. We wilden dat de betrokkenheid groot was, maar ook oprecht. We hebben er duidelijk op gewezen dat mensen zaken moesten aangeven die hen dwarszaten en dat dit geen probleem was. Tegelijkertijd hebben we aangegeven dat we de opmerkingen niet zouden delen, maar individueel contact zouden opnemen om de punten van zorg aan te pakken.

We hebben de enquête ook semi-anoniem uitgevoerd om een gevoel van veiligheid te creëren, zodat mensen de ruimte kregen om onder veel minder druk te uiten hoe zij zich voelden. Dit hield in dat hun score anoniem was, maar dat wij wel op hun opmerkingen konden reageren om ervoor te zorgen dat deze niet werden genegeerd.

Ten slotte werden de scores in hun totaliteit besproken en werd niemand specifiek genoemd. Tenzij iemand zich vrijwillig meldde, werden er geen individuele antwoorden bekendgemaakt, maar alleen die van het team.

Analyse van gegevens over de teamstemming

We hebben de enquête op Slack geplaatst, dat we al hadden geïntegreerd. De deelnemers werden een aantal keren aangemoedigd en eraan herinnerd om de enquête in te vullen, en we hebben een responspercentage van 100% behaald.

Dit is wat er op de radar te zien was.

Deze radar geeft het gemiddelde en het bereik weer. Hoewel de meeste scores overwegend positief waren, was het minimumbereik in andere dimensies nog steeds neutraal en negatief op het gebied van communicatie.

Dit is ook te zien wanneer we de individuele scores over elkaar heen leggen; de dikkere lijnen geven aan waar er meer dezelfde antwoorden waren. Bijvoorbeeld: afstemming van de doelstellingen tot en met het proces.

Uit de standaardafwijking bleek dat er minder variatie was op het gebied van proces en verantwoordelijkheid, maar dat deze variatie groter was bij communicatie en snelheid. Dit duidt op een grotere mate van overeenstemming in de antwoorden met betrekking tot het proces en de teamrollen, die toeneemt naarmate men verder over de radar gaat.

De modus geeft de meest voorkomende reactie weer. Met andere woorden: de overgrote meerderheid van het team reageerde positief, en wellicht waren er slechts enkele personen bij wie er kwesties waren die persoonlijke aandacht vereisten.

Dit komt ook tot uiting in de mediaan (de middelste waarde).

Hoewel het presenteren van statistische gegevens aanleiding kan geven tot veel vragen, discussies en overwegingen, is het net zo belangrijk om te kijken naar de trends in de loop van de tijd.

Een blik op de teamstemming en de veiligheid in de loop van de tijd

Hoewel een momentopname van de stand van zaken binnen een team waardevol is, is het eveneens belangrijk om trends in de loop van de tijd te bekijken. Elke kolom hieronder vertegenwoordigt een halfjaarlijkse stand van zaken met het team.

In wezen was de stemming binnen ons team over het algemeen positief en sterk, maar het was duidelijk dat er op het gebied van communicatie, toegevoegde waarde en snelheid ruimte voor verbetering was. Dat gold in ieder geval voor deze cyclus.

Een positief punt was dat het geweldig was om te zien dat de eerder aangepakte problemen op het gebied van snelheid en processen blijvend waren opgelost, en dat er bij geen enkele dimensie sprake was van een groot aantal knelpunten. Eerder hebben wij een Goldilocks retrospective gewijd aan onze processtroom om alles te stroomlijnen, van klantenservice tot interne provisioningverzoeken.

Dat gezegd hebbende, was het voor ons toch belangrijk om aandacht te besteden aan de aspecten communicatie, snelheid en waarde. Zo zorgen we ervoor dat deze aspecten zich later niet langzaam tot problemen ontwikkelen. Naast een goed ouderwets gesprek kwamen er ook enkele inzichten naar voren via opmerkingen.

De vervolgmaatregelen

Dit is wat we hebben gedaan op basis van wat we hebben gezien:

• Wij hebben specifieke opmerkingen bekeken en contact opgenomen met de personen die hun mening hadden gegeven. Wij hebben hen uitgenodigd om oplossingen te bespreken en te delen, en om eventuele zorgen weg te nemen. Sommige zaken waren heel eenvoudig en konden gemakkelijk worden opgelost. Anderen gaven aan dat ze gewoon een slechte dag hadden. Tot slot waren er gevallen waarbij verdere procesaanpassingen nodig waren.
• We hebben de resultaten met het team gedeeld. Snelheid, toegevoegde waarde en communicatie zijn niet alleen een zaak van het management of van het team, maar van iedereen. Door de resultaten open en eerlijk te delen, wilden we het probleem zichtbaar maken en mensen aan het denken zetten over wat zij kunnen doen om de situatie te verbeteren.
• We hebben een aantal agile-spellen gespeeld. Het ging met name om het Agile Ball Point Game en het Agile Chocolate Game. Deze spellen waren bedoeld om een veilige omgeving te creëren waarin het team binnen een vastgestelde tijdslimiet met ideeën kon experimenteren. Onze bijzondere dank gaat uit naar Alexandrina Danifeld, die een van onze sessies heeft begeleid.
• Wij hebben wijzigingen aangebracht in onze kanban. Zo hebben wij bijvoorbeeld aandacht besteed aan waarde en snelheid via een gezamenlijk ontworpen kanban-workflow. Door overeenstemming te bereiken over het proces en de te leveren resultaten, konden wij de soepelheid en snelheid van de output verbeteren.

Laatste opmerkingen over de teamstemming en veiligheidscontroles

Onze werkwijze is erop gericht om te zorgen voor tevreden en productieve medewerkers. Het ene draagt ongetwijfeld bij aan het andere.

Het uitvoeren van enquêtes en gezondheidscontroles kan lastig zijn, vooral wanneer de resultaten niet perfect zijn. Zonder deze gegevenspunten, die voortkomen uit een veiligheidscultuur, zijn er echter weinig mogelijkheden voor verbetering.

Zouden wij in de toekomst nog eens een gezondheidscontrole laten uitvoeren? Absoluut.

Het enige wat wij zouden willen veranderen, is mensen vragen om verbeteringen voor te stellen en aan te geven waarom zij er op een bepaalde manier over denken. Op groepsniveau zouden wij graag willen begrijpen waarom mensen positieve feedback en reacties hebben gegeven. Als wij weten welke elementen mensen tevreden stellen, kunnen wij die in de toekomst herhalen, nabootsen en belonen.

Hoe peilt u de stemming en het welzijn binnen uw team? Welke vragen zou u hebben gesteld, of welke maatregelen zou u hebben genomen?

Wij horen graag uw mening of vragen. Neem contact met ons op via info@teamretro.com