We gebruikten TeamRetro's gezondheidscheck als een stemmingsmeter en veiligheidscontrole - Dit is wat we vonden.

Als u ook maar een beetje op ons lijkt, hecht u veel waarde aan het welzijn van het team waarmee u samenwerkt. Het is van essentieel belang dat iedereen zich kan ontwikkelen en zich gesteund voelt. Het creëren van een veilige en prettige werkomgeving is hiervoor cruciaal. Het kan echter een uitdaging zijn om de stemming en het welzijn binnen een team in de gaten te houden.

Onlangs hebben we ons jaarlijkse werkretraite gehouden. De kernleden van ons team uit vier landen kwamen bijeen om na te denken, plannen te maken en elkaar beter te leren kennen. Inzicht in de gevoelens van de individuele teamleden was van cruciaal belang. Dit hielp ons bij het opzetten van sessies om zorgen aan te pakken en interessante onderwerpen en kansen te verkennen.

In dit bericht leggen we uit hoe we de Team Health Check hebben gebruikt, welke gegevens we hebben verzameld en wat die gegevens voor ons betekenden.

Onze gezondheidscheck als stemmingsbarometer gebruiken

Wij zijn dol op ons team. Zij zijn de mensen die helpen bij het ontwikkelen, leveren en verbeteren van TeamRetro.

Met een gezondheidscheck kunnen we af en toe, en op de lange termijn, bij hen informeren hoe het gaat. Het biedt mensen de kans om te vertellen hoe ze zich voelen. Het is een korte enquête waarmee ze eenvoudig kunnen aangeven hoe tevreden ze zijn op verschillende gezondheidsgebieden.

Als Scrum Master of leidinggevende geven deze gegevens ons inzicht in aandachtspunten die we als team willen aanpakken. Als team bieden deze gegevens mensen de mogelijkheid om een beeld te krijgen van hoe het met de anderen gaat en wat zij kunnen doen om waar nodig ondersteuning te bieden.

Wij voeren elk kwartaal onze welzijnscontroles uit. Zo krijgen we het hele jaar door een snel beeld van hoe het met het team gaat. Het is ook veel minder belastend dan een dagelijkse of wekelijkse stemmingcontrole.

De TeamRetro-gezondheidscheck biedt niet alleen een stemmingsoverzicht, maar geeft ook statistisch inzicht in de gegevens. Naast de fraaie grafieken stimuleert het de discussie.

Hoe wij tevredenheid en veiligheid binnen het team definiëren

Elke organisatie zal het begrip ‘teamtevredenheid’ op een andere manier definiëren. Voor ons omvatten deze aspecten een reeks teamdimensies die van invloed zijn op de cultuur of de sfeer binnen het team. Samengevat zijn dit:

• Verantwoordelijkheid — De mate waarin iemand het gevoel heeft verantwoordelijkheid te dragen voor zijn of haar taak of functie.
• Waarde — Of iemand het gevoel heeft dat hij of zij meetbare waarde levert.
• Afstemming van doelstellingen — Of hun doelstellingen aansluiten bij die van het team en de organisatie als geheel.
• Communicatie — Of er weinig conflicten zijn en de communicatie vlot, open en soepel verloopt.
• Teamrollen — In hoeverre de rollen duidelijk zijn omschreven en begrepen.
• Snelheid — Het efficiënt leveren van overeengekomen resultaten met de juiste kwaliteit.
• Ondersteuning en hulpmiddelen — De mate waarin ondersteuning en hulpmiddelen beschikbaar zijn.
• Proces — Of processen de workflow bevorderen of juist belemmeren.
• Plezier — Of er sprake is van betrokkenheid en plezier.

We hebben onze teamgezondheidscheck gedurende twee weken asynchroon uitgevoerd, zodat iedereen op elk gewenst moment zijn of haar reactie kon invoeren (met een vrolijke, neutrale of verdrietige emoticon). Indien gewenst konden zij ook specifieke opmerkingen toevoegen.

Psychologische veiligheid in de gaten houden

Een van de belangrijkste aandachtspunten was veiligheid. We hebben dit op verschillende manieren aangepakt.

Ten eerste wilden we tijdens de bijeenkomsten open zijn over het doel van de enquêtes. We wilden dat de betrokkenheid groot was, maar ook oprecht. We hebben er duidelijk op gewezen dat mensen gerust konden aangeven wat hen dwarszat en dat dit geen probleem was. Tegelijkertijd hebben we aangegeven dat we de opmerkingen niet zouden delen, maar dat we individueel contact zouden opnemen om de punten van zorg te bespreken.

We hebben de enquête ook semi-anoniem uitgevoerd om een gevoel van veiligheid te creëren, zodat mensen de ruimte kregen om hun mening te geven zonder al te veel druk. Dit hield in dat hun score anoniem bleef, maar dat we wel op hun opmerkingen konden reageren om ervoor te zorgen dat deze niet werden genegeerd.

Ten slotte werden de scores in hun totaliteit besproken en werd niemand met de vinger gewezen. Tenzij iemand zich vrijwillig meldde, werden er geen individuele antwoorden bekendgemaakt, maar alleen die van het team.

Analyse van gegevens over de teamstemming

We hebben de enquête op Slack geplaatst, dat we al hadden geïntegreerd. We hebben de deelnemers een paar keer aangemoedigd en eraan herinnerd om in te vullen, en we hebben een responspercentage van 100% behaald.

Dit is wat er op de radar te zien was.

Deze radar geeft het gemiddelde en de spreiding weer. Hoewel de meeste scores overwegend positief waren, was de minimale spreiding in andere dimensies nog steeds neutraal en in de communicatie negatief.

Dit wordt ook duidelijk als we de individuele scores over elkaar heen leggen; de dikkere lijnen geven aan waar er meer dezelfde antwoorden waren. Bijvoorbeeld: afstemming van doelstellingen tot en met het proces.

Uit de standaardafwijking bleek dat er minder variatie was op het gebied van proces en verantwoordelijkheid, maar dat deze variatie groter was bij communicatie en snelheid. Dit duidt op een grotere overeenstemming in de antwoorden met betrekking tot het proces en de teamrollen, die toeneemt naarmate men verder over de radar gaat.

De modus geeft de meest voorkomende reactie weer. Met andere woorden: de overgrote meerderheid van het team reageerde positief, en wellicht waren er slechts enkele personen bij wie persoonlijke aandacht nodig was.

Dit komt ook tot uiting in de mediaan (de middelste waarde).

Hoewel het presenteren van statistische gegevens aanleiding kan geven tot veel vragen, discussies en overwegingen, is het net zo belangrijk om naar de trends in de loop van de tijd te kijken.

Een overzicht van de teamstemming en de veiligheid in de loop van de tijd

Hoewel een momentopname van de stand van zaken binnen een team waardevol is, is het eveneens belangrijk om trends in de loop van de tijd te bekijken. Elke kolom hieronder vertegenwoordigt een halfjaarlijkse stand van zaken met het team.

In wezen was de stemming binnen ons team over het algemeen positief en optimistisch, maar het was duidelijk dat er op het gebied van communicatie, toegevoegde waarde en snelheid ruimte voor verbetering was. Althans, dat was het geval in deze cyclus.

Een positief punt was dat het goed was om te zien dat de eerder aangepakte knelpunten op het gebied van doorloopsnelheid en processen blijvend waren opgelost, en dat er bij geen enkel onderdeel sprake was van een groot aantal punten van zorg. Eerder hebben we een Goldilocks Retrospective gewijd aan onze processtroom om alles te stroomlijnen, van klantenservice tot interne provisioningverzoeken.

Dat gezegd hebbende, was het voor ons toch belangrijk om aandacht te besteden aan de aspecten communicatie, snelheid en toegevoegde waarde. Zo voorkomen we dat deze punten zich later langzaam tot problemen ontwikkelen. Naast een goed ouderwets gesprek hebben we ook enkele inzichten opgedaan via opmerkingen.

De vervolgmaatregelen

Dit is wat we hebben gedaan op basis van wat we hebben gezien:

• We hebben de specifieke opmerkingen bekeken en contact opgenomen met de personen die hun mening hadden gegeven. We hebben hen uitgenodigd om oplossingen te bespreken en uit te wisselen en om hun zorgen weg te nemen. Sommige zaken waren heel eenvoudig en konden gemakkelijk worden opgelost. Anderen gaven aan dat ze gewoon een slechte dag hadden. Tot slot waren er gevallen waarbij verdere procesaanpassingen nodig waren.
• We hebben de resultaten met het team gedeeld. Snelheid, toegevoegde waarde en communicatie zijn niet alleen een zaak van het management of het team, maar van iedereen. Door de resultaten open en eerlijk te delen, wilden we het probleem zichtbaar maken en mensen aan het denken zetten over wat zij kunnen doen om de situatie te verbeteren.
• We hebben een aantal agile-spellen gespeeld. Het ging met name om het Agile Ball Point Game en het Agile Chocolate Game. Deze spellen waren bedoeld om een veilige omgeving te creëren waarin het team binnen een vastgestelde tijdslimiet met ideeën kon experimenteren. Speciale dank gaat uit naar Alexandrina Danifeld, voor het begeleiden van een van onze sessies.
• We hebben wijzigingen aangebracht in onze kanban. Zo hebben we bijvoorbeeld aandacht besteed aan waarde en doorvoersnelheid via een gezamenlijk ontworpen kanban-workflow. Door afspraken te maken over het proces en de te leveren resultaten, konden we de soepelheid en snelheid van de output verbeteren.

Laatste opmerkingen over de teamstemming en veiligheidscontroles

Onze werkwijze is erop gericht om te zorgen voor tevreden en productieve medewerkers. Het ene draagt ongetwijfeld bij aan het andere.

Het uitvoeren van enquêtes en gezondheidscontroles kan lastig zijn, vooral wanneer de resultaten niet perfect zijn. Zonder deze gegevens die voortkomen uit een veiligheidscultuur, zijn er echter weinig mogelijkheden voor verbetering.

Zouden we in de toekomst nog eens een gezondheidscontrole laten uitvoeren? Absoluut.

Het enige wat we zouden willen veranderen, is mensen vragen om verbeterpunten aan te dragen en uit te leggen waarom ze er zo over denken. Op groepsniveau zouden we graag willen begrijpen waarom mensen positieve feedback en reacties hebben gegeven. Als we weten welke elementen mensen tevreden stellen, kunnen we die in de toekomst herhalen, nabootsen en belonen.

Hoe peilt u de stemming en het welzijn binnen uw team? Welke vragen zou u hebben gesteld, of welke maatregelen zou u hebben genomen?

Wij horen graag uw mening of vragen. Neem contact met ons op via info@teamretro.com