Wir haben den Health Check von TeamRetro als Stimmungsbarometer und Sicherheitscheck genutzt – und das haben wir dabei festgestellt.

Wenn es Ihnen so geht wie uns, dann liegt Ihnen das Wohlbefinden Ihres Teams am Herzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dafür zu sorgen, dass sich jeder weiterentwickeln kann und sich unterstützt fühlt. Die Schaffung einer sicheren und angenehmen Arbeitsatmosphäre ist hierfür entscheidend. Die Stimmung und das Sicherheitsgefühl im Team im Blick zu behalten, kann jedoch eine Herausforderung darstellen.

Vor kurzem haben wir unsere jährliche Arbeitsklausur abgehalten. Unsere Kernteammitglieder aus vier Ländern kommen dabei zusammen, um zu reflektieren, zu planen und sich besser kennenzulernen. Es war von entscheidender Bedeutung, die Stimmung der einzelnen Teammitglieder zu erfassen. Dies half uns dabei, Sitzungen zu planen, in denen wir auf Bedenken eingehen und Bereiche von Interesse sowie Chancen ausloten konnten.

In diesem Beitrag berichten wir darüber, wie wir den Team Health Check genutzt haben, welche Daten wir dabei erfasst haben und welche Bedeutung diese Daten für uns hatten.

Unser Gesundheitscheck als Stimmungsbarometer

Wir schätzen unser Team sehr. Es sind diese Menschen, die dazu beitragen, TeamRetro zu entwickeln, bereitzustellen und zu verbessern.

Ein Gesundheitscheck ermöglicht es uns, von Zeit zu Zeit und über einen längeren Zeitraum hinweg nach dem Befinden der Betroffenen zu fragen. Er bietet den Menschen die Möglichkeit, mitzuteilen, wie sie sich fühlen. Es handelt sich um eine kurze Umfrage, mit der sie auf einfache Weise angeben können, wie zufrieden sie in verschiedenen Bereichen der Gesundheit sind.

Als Scrum Master oder Führungskraft erhalten wir dadurch Einblicke in Problembereiche, die wir als Team angehen möchten. Als Team ermöglichen es diese Daten den Teammitgliedern, ein Gespür dafür zu entwickeln, wie es den anderen geht und wie sie diese bei Bedarf unterstützen können.

Wir führen unsere Gesundheitschecks vierteljährlich durch. So erhalten wir das ganze Jahr über einen schnellen Überblick über die Stimmung im Team. Außerdem ist dies weitaus weniger aufwendig als eine tägliche oder wöchentliche Stimmungsbefragung.

Der TeamRetro-Gesundheitscheck bietet nicht nur eine Stimmungsanalyse, sondern liefert auch statistische Einblicke in die Daten. Über die ansprechenden Grafiken hinaus dient er als Grundlage für den Austausch.

Wie wir Teamzufriedenheit und Sicherheit definieren

Jede Organisation definiert die Zufriedenheit im Team auf unterschiedliche Weise. Für uns umfassen diese Aspekte eine Reihe von Teamaspekten, die sich auf die Kultur oder die Stimmung im Team auswirken. Zusammenfassend sind dies:

• Eigenverantwortung — Inwieweit jemand das Gefühl hat, für seine Aufgabe oder seinen Arbeitsplatz eigenverantwortlich zu sein.
• Wert — Ob jemand das Gefühl hat, einen messbaren Mehrwert zu schaffen oder nicht.
• Zielübereinstimmung — Ob ihre Ziele mit denen des Teams und des gesamten Unternehmens übereinstimmen.
• Kommunikation — Ob Konflikte nur in geringem Maße auftreten und die Kommunikation unkompliziert, offen und reibungslos verläuft.
• Teamrollen — Inwieweit sind die Rollen klar definiert und werden verstanden?
• Geschwindigkeit – Die effiziente Bereitstellung vereinbarter Ergebnisse in der gewünschten Qualität.
• Unterstützung und Ressourcen — Der Umfang der verfügbaren Unterstützung und Ressourcen.
• Prozess – Ob Prozesse den Arbeitsablauf unterstützen oder behindern.
• Spaß – Ob Engagement und Spaß vorhanden sind.

Wir haben unseren Team-Gesundheitscheck asynchron über einen Zeitraum von zwei Wochen durchgeführt, sodass die Teilnehmer ihre Antworten (Emoticons „glücklich“, „neutral“ oder „traurig“) jederzeit eingeben konnten. Auf Wunsch konnten sie zudem konkrete Kommentare abgeben.

Die psychologische Sicherheit im Blick behalten

Einer der wichtigsten Aspekte war die Sicherheit. Wir haben dies auf verschiedene Weise umgesetzt.

Zunächst ging es darum, bei den Treffen offen über den Zweck der Umfragen zu sprechen. Wir wollten eine hohe Beteiligung, aber auch Ehrlichkeit. Wir haben den Teilnehmern deutlich gemacht, dass sie Dinge ansprechen sollten, die ihnen Sorgen bereiten, und dass dies in Ordnung ist. Gleichzeitig haben wir darauf hingewiesen, dass wir die Kommentare nicht weitergeben, sondern individuell nachfassen würden, um auf die Bedenken einzugehen.

Wir haben die Umfrage zudem halb-anonym durchgeführt, um ein Gefühl der Sicherheit zu schaffen und den Teilnehmenden Raum zu geben, ihre Gefühle mit deutlich weniger Druck zu äußern. Das bedeutete, dass ihre Punktzahl anonym blieb, wir jedoch auf ihre Kommentare eingehen konnten, um sicherzustellen, dass diese nicht ignoriert wurden.

Abschließend wurden die Ergebnisse insgesamt besprochen, ohne dass einzelne Personen namentlich genannt wurden. Sofern sich niemand freiwillig meldete, wurden keine Einzelantworten offengelegt, sondern lediglich die Ergebnisse des Teams.

Auswertung von Daten zur Stimmung im Team

Wir haben die Umfrage auf Slack veröffentlicht, das wir bereits integriert hatten. Die Teilnehmer wurden mehrfach zur Teilnahme ermutigt und daran erinnert, und wir erzielten eine Rücklaufquote von 100 %.

Folgendes wurde auf dem Radar erfasst.

Dieses Radardiagramm zeigt den Mittelwert und die Streuung. Während die meisten Bewertungen überwiegend positiv ausfielen, war die minimale Streuung in anderen Dimensionen dennoch neutral und im Bereich „Kommunikation“ negativ.

Dies lässt sich auch erkennen, wenn wir die einzelnen Bewertungen übereinanderlegen, wobei die dickeren Linien die Bereiche darstellen, in denen es mehr gleichlautende Antworten gab. Z. B. Zielausrichtung bis hin zum Prozess.

Die Standardabweichung zeigte, dass die Abweichungen bei den Bereichen „Prozess“ und „Verantwortung“ geringer waren, während sie bei „Kommunikation“ und „Geschwindigkeit“ größer ausfielen. Dies deutet auf eine stärkere Übereinstimmung der Antworten in Bezug auf den Prozess bis hin zu den Teamrollen hin, die sich mit zunehmender Entfernung auf dem Radar vergrößert.

Der Modus gibt die häufigste Antwort wieder. Mit anderen Worten: Die überwiegende Mehrheit des Teams hat positiv reagiert, und möglicherweise gibt es nur einige wenige Personen, bei denen Probleme bestehen, die einer individuellen Betreuung bedürfen.

Dies spiegelt sich auch im Median (dem Mittelwert) wider.

Zwar kann die Darstellung statistischer Daten zahlreiche Fragen, Diskussionen und Überlegungen anregen, doch ist es ebenso wichtig, die Trends im Zeitverlauf zu betrachten.

Betrachtung der Stimmung im Team und der Sicherheit im Zeitverlauf

Zwar ist eine Momentaufnahme des Zustands eines Teams wertvoll, doch ebenso wichtig ist es, Trends im Zeitverlauf zu betrachten. Jede der folgenden Spalten steht für einen halbjährlichen Zustandscheck des Teams.

Im Großen und Ganzen herrschte in unserem gesamten Team eine positive und motivierte Stimmung, doch es war offensichtlich, dass in den Bereichen Kommunikation, Wertschöpfung und Arbeitsgeschwindigkeit noch Verbesserungsbedarf bestand. Zumindest war dies in diesem Zyklus der Fall.

Positiv zu vermerken ist, dass es erfreulich war zu sehen, dass die zuvor angegangenen Probleme hinsichtlich Geschwindigkeit und Prozessen nachhaltig gelöst wurden und dass in keinem einzelnen Bereich eine hohe Anzahl von Kritikpunkten zu verzeichnen war. Wir hatten zuvor eine Goldilocks-Retrospektive unserem Prozessablauf gewidmet, um alle Abläufe – vom Kundenservice bis hin zu internen Bereitstellungsanfragen – zu optimieren.

Dennoch war es uns wichtig, die Bereiche Kommunikation, Geschwindigkeit und Mehrwert zu beleuchten. So stellen wir sicher, dass sich daraus später keine Probleme entwickeln. Neben einem guten alten Gespräch ergaben sich auch einige Erkenntnisse aus den Kommentaren.

Die Folgemaßnahmen

Aufgrund dessen, was wir gesehen haben, haben wir Folgendes unternommen:

• Wir haben uns konkrete Rückmeldungen angesehen und die Personen kontaktiert, die ihre Gedanken mitgeteilt hatten. Wir haben sie eingeladen, Lösungen zu erörtern und auszutauschen sowie Bedenken auszuräumen. In einigen Fällen handelte es sich um sehr einfache Probleme, die sich leicht beheben ließen. Andere gaben lediglich an, dass sie einen schlechten Tag hatten. Bei wieder anderen waren schließlich weitere Prozessänderungen erforderlich.
• Wir haben die Ergebnisse dem Team mitgeteilt. Geschwindigkeit, Mehrwert und Kommunikation sind nicht nur Aufgabe des Managements oder allein des Teams, sondern gehen alle an. Die offene und ehrliche Weitergabe der Ergebnisse diente dazu, das Problem sichtbar zu machen und die Mitarbeiter dazu anzuregen, darüber nachzudenken, was sie tun können, um zur Verbesserung der Situation beizutragen.
• Wir haben einige agile Spiele gespielt. Konkret handelte es sich dabei um das „Agile Ball Point Game“ und das „Agile Chocolate Game“. Diese Spiele wurden entwickelt, um einen sicheren Raum zu schaffen, in dem das Team innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens mit Ideen experimentieren konnte. Ein besonderer Dank gilt Alexandrina Danifeld für die Moderation einer unserer Sitzungen.
• Wir haben Änderungen an unserem Kanban vorgenommen. So haben wir beispielsweise die Wertschöpfung und die Geschwindigkeit durch einen gemeinsam entwickelten Kanban-Workflow optimiert. Durch die Vereinbarung von Prozessen und zu erbringenden Leistungen konnten wir die Abläufe reibungsloser gestalten und die Geschwindigkeit der Ergebnisse steigern.

Abschließende Überlegungen zur Stimmung im Team und zu Sicherheitsüberprüfungen

Unsere Vorgehensweise zielt darauf ab, eine zufriedene und leistungsfähige Belegschaft zu schaffen. Das eine wirkt sich zweifellos auf das andere aus.

Die Durchführung von Umfragen und Zustandsanalysen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Ergebnisse nicht perfekt ausfallen. Ohne diese Datenpunkte, die aus einer Sicherheitskultur hervorgehen, gibt es jedoch kaum Möglichkeiten zur Verbesserung.

Würden wir in Zukunft erneut einen Gesundheitscheck durchführen? Auf jeden Fall.

Das Einzige, was wir ändern würden, wäre, die Teilnehmer zu bitten, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und zu erläutern, warum sie eine bestimmte Meinung vertreten. Auf der Ebene der gesamten Gruppe möchten wir auf jeden Fall verstehen, was die Teilnehmer dazu bewogen hat, positives Feedback und positive Rückmeldungen zu geben. Wenn wir wissen, welche Elemente die Teilnehmer zufriedenstellen, können wir diese in Zukunft wiederholen, nachahmen und belohnen.

Wie beurteilen Sie die Stimmung und das Sicherheitsgefühl in Ihrem Team? Welche Fragen hätten Sie gestellt oder welche Maßnahmen hätten Sie ergriffen?

Wir würden uns sehr über Ihre Anregungen oder Fragen freuen. Kontaktieren Sie uns unter info@teamretro.com