Nous avons utilisé l'outil d'évaluation de TeamRetro pour évaluer l'ambiance au sein de l'équipe et vérifier la sécurité — voici ce que nous avons constaté.

Si vous êtes comme nous, vous accordez de l’importance au bien-être de l’équipe avec laquelle vous travaillez. Il est essentiel de veiller à ce que chacun puisse s’épanouir et se sente soutenu. Pour cela, il est primordial de favoriser un environnement sûr et agréable. Cependant, il peut s’avérer difficile de suivre l’état d’esprit et le niveau de bien-être d’une équipe.

Nous avons récemment organisé notre séminaire annuel. Les membres de notre équipe principale, issus de quatre pays différents, se sont réunis pour réfléchir, planifier et mieux se connaître. Il était essentiel de cerner les sentiments de chacun des membres de l’équipe. Cela nous a permis d’organiser des ateliers visant à répondre à leurs préoccupations et à explorer les domaines d’intérêt et les opportunités.

Cet article explique comment nous avons utilisé le Team Health Check, les données que nous avons recueillies et ce que ces données ont signifié pour nous.

Utiliser notre bilan de santé comme indicateur d’humeur

Nous apprécions beaucoup notre équipe. Ce sont ces personnes qui contribuent à développer, à mettre en œuvre et à améliorer TeamRetro.

Un bilan de santé nous permet de prendre de leurs nouvelles de temps à autre, et ce sur la durée. Il offre aux personnes la possibilité d’exprimer ce qu’elles ressentent. Il s’agit d’un questionnaire rapide qui leur permet d’indiquer facilement leur niveau de satisfaction dans différents domaines liés à la santé.

En tant que Scrum Master ou responsable, cela nous permet d’identifier les points préoccupants sur lesquels nous souhaitons nous pencher en équipe. Au sein de l’équipe, ces données permettent à chacun de se faire une idée de la situation des autres et de déterminer ce qu’il peut faire pour apporter son soutien si nécessaire.

Nous organisons nos bilans de santé tous les trimestres. Cela nous permet de prendre rapidement le pouls de l’équipe tout au long de l’année. C’est également beaucoup moins contraignant qu’un point quotidien ou hebdomadaire sur le moral de l’équipe.

Au-delà d’un simple bilan de l’ambiance au sein de l’équipe, le bilan TeamRetro fournit également des informations statistiques sur les données. Au-delà des jolis graphiques, il sert de catalyseur pour favoriser la discussion.

Comment nous définissons le bien-être et la sécurité au sein de l’équipe

Chaque organisation définit le bien-être d’une équipe à sa manière. Pour nous, ces dimensions englobent divers aspects de la vie d’équipe qui ont une incidence sur la culture ou l’ambiance au sein de celle-ci. En résumé, il s’agit des éléments suivants :

• Sentiment d’appropriation — Le degré d’appropriation qu’une personne estime avoir vis-à-vis de sa tâche ou de son travail.
• Valeur — Le fait qu’une personne ait ou non le sentiment d’apporter une valeur qui puisse être mesurée.
• Adéquation des objectifs — Vérifier si leurs objectifs correspondent à ceux de l’équipe et de l’entreprise dans son ensemble.
• Communication — Les conflits sont-ils minimes et la communication est-elle aisée, ouverte et fluide ?
• Rôles au sein de l’équipe — Dans quelle mesure les rôles sont-ils clairement définis et bien compris ?
• Vitesse — La livraison efficace des résultats convenus, avec le niveau de qualité requis.
• Accompagnement et ressources — Le niveau d’accompagnement et de ressources disponibles.
• Processus — Déterminer si les processus facilitent ou entravent le déroulement du travail.
• Plaisir — Y a-t-il un sentiment d’implication et de plaisir ?

Nous avons mené notre bilan de santé d’équipe de manière asynchrone sur deux semaines, ce qui a permis à chacun de saisir ses réponses (émoticônes « heureux », « neutre » ou « triste ») à tout moment. Les participants pouvaient également ajouter des commentaires spécifiques s’ils le souhaitaient.

Veiller au maintien de la sécurité psychologique

L’un des principaux critères pris en compte était la sécurité. Nous avons mis en œuvre plusieurs mesures à cet effet.

La première consistait à faire preuve de transparence lors des réunions concernant l’objectif de ces enquêtes. Nous souhaitions que la participation soit forte, mais aussi sincère. Nous avons veillé à faire savoir aux participants qu’ils devaient signaler tout ce qui les dérangeait et qu’il n’y avait aucun problème à cela. Parallèlement, nous avons précisé que nous ne diffuserions pas les commentaires, mais que nous assurerions un suivi individuel afin de répondre à leurs préoccupations.

Nous avons également mené cette enquête de manière semi-anonyme afin de créer un sentiment de sécurité, en laissant aux participants la possibilité d’exprimer librement leurs sentiments sans subir de pression. Cela signifiait que leur note restait anonyme, mais que nous pouvions donner suite à leurs commentaires pour nous assurer qu’ils ne soient pas ignorés.

Enfin, les résultats ont été examinés dans leur ensemble et personne n’a été pointé du doigt. À moins que les personnes concernées ne se manifestent d’elles-mêmes, les réponses individuelles n’ont pas été divulguées ; seules celles de l’équipe ont été prises en compte.

Analyse des données relatives au moral de l’équipe

Nous avons publié le sondage sur Slack, que nous avions déjà intégré. Nous avons encouragé les participants à y répondre et leur avons rappelé à plusieurs reprises de le faire, ce qui nous a permis d’obtenir un taux de réponse de 100 %.

Voici ce que le radar a détecté.

Ce graphique présente la moyenne et l’écart. Si la plupart des notes étaient majoritairement positives, l’écart minimal restait toutefois neutre dans d’autres dimensions, et négatif en matière de communication.

Cela apparaît également lorsque l’on superpose les scores individuels : les lignes les plus épaisses indiquent les domaines où les réponses étaient les plus fréquentes. Par exemple, de l’alignement des objectifs jusqu’aux processus.

L’écart-type a montré que les écarts étaient moins marqués en ce qui concerne les processus et la responsabilité, mais qu’ils étaient plus importants en matière de communication et de rapidité. Cela suggère une plus grande cohérence dans les réponses concernant les processus et les rôles au sein de l’équipe, cohérence qui s’estompe à mesure que l’on se déplace sur le radar.

La mode indique la réponse la plus fréquente. En d’autres termes, la grande majorité de l’équipe a donné des réponses positives et il se peut que seules quelques personnes aient rencontré des difficultés nécessitant une attention particulière.

Cela se reflète également dans la médiane (la valeur centrale).

Si la présentation de données statistiques peut susciter de nombreuses questions, discussions et réflexions, il est tout aussi important d’examiner les tendances au fil du temps.

Analyse de l’ambiance au sein de l’équipe et de la sécurité au fil du temps

Si un aperçu de la santé d’une équipe est précieux, il est tout aussi important d’observer les tendances au fil du temps. Chaque colonne ci-dessous correspond à un bilan semestriel de la santé de l’équipe.

En somme, l’ambiance générale au sein de notre équipe était positive et dynamique, mais il était évident que la communication, la valeur ajoutée et la rapidité d’exécution pouvaient encore être améliorées. Du moins, c’était le cas au cours de ce cycle.

Sur une note positive, il était réjouissant de constater que les améliorations apportées précédemment en matière de vélocité et de processus se maintenaient, et qu’aucun aspect particulier ne suscitait un nombre élevé de préoccupations. Nous avions précédemment consacré une rétrospective « Goldilocks » à notre flux de processus afin de rationaliser l’ensemble des opérations, du service client aux demandes de mise à disposition en interne.

Cela dit, il était tout de même important pour nous d’examiner les aspects liés à la communication, à la rapidité et à la valeur. Cela permet d’éviter que ces points ne se transforment progressivement en problèmes par la suite. Certaines idées ont émergé grâce aux commentaires, en plus d’une bonne vieille discussion à l’ancienne.

Les mesures de suivi

Voici ce que nous avons fait en nous basant sur ce que nous avons observé :

• Nous avons examiné les commentaires spécifiques et pris contact avec les personnes qui avaient fait part de leurs réflexions. Nous les avons invitées à discuter, à proposer des solutions et à apaiser leurs inquiétudes. Certains problèmes étaient très simples et faciles à résoudre. D’autres ont simplement indiqué qu’ils passaient une mauvaise journée. Enfin, d’autres encore ont nécessité des modifications supplémentaires des processus.
• Nous avons communiqué les résultats à l’équipe. La vitesse d’exécution, la valeur ajoutée et la communication ne relèvent pas uniquement de la direction, ni uniquement de l’équipe, mais concernent tout le monde. Le fait de partager ces résultats de manière ouverte et honnête visait à mettre en lumière le problème et à inciter chacun à réfléchir à ce qu’il pouvait faire pour contribuer à améliorer la situation.
• Nous avons joué à quelques jeux agiles. Il s’agissait plus précisément du « jeu de la balle agile » et du « jeu du chocolat agile ». Ces jeux ont été conçus pour créer un espace sûr où l’équipe pouvait tester des idées dans un laps de temps défini. Nous tenons à remercier tout particulièrement Alexandrina Danifeld d’avoir animé l’une de nos sessions.
• Nous avons apporté des modifications à notre kanban. Par exemple, nous avons pris en compte la valeur et la vélocité grâce à un flux de travail kanban conçu conjointement. Le fait de nous être mis d’accord sur le processus et les livrables a permis d’améliorer la fluidité et la rapidité de la production.

Dernières réflexions sur le moral de l’équipe et les contrôles de sécurité

Notre mode de fonctionnement vise à garantir le bien-être et la productivité de notre personnel. Ces deux aspects sont indissociables.

La réalisation d’enquêtes et de bilans de santé peut s’avérer difficile, surtout lorsque les résultats ne sont pas parfaits. Cependant, sans ces données issues d’une culture de la sécurité, les possibilités d’amélioration sont limitées.

Est-ce que nous referions un bilan de santé à l’avenir ? Absolument.

La seule chose que nous changerions, ce serait de demander aux participants de proposer des améliorations et d’expliquer pourquoi ils ont tel ou tel sentiment. À l’échelle de l’ensemble du groupe, nous aimerions bien sûr comprendre ce qui a incité les participants à formuler des commentaires et des réactions positives. Savoir quels éléments satisfont les participants nous permettra de les reproduire, de les réitérer et de les valoriser à l’avenir.

Comment évaluez-vous le moral et le sentiment de sécurité au sein de votre équipe ? Quelles questions auriez-vous posées, ou quelles mesures auriez-vous prises ?

Nous serions ravis de connaître votre avis ou de répondre à vos questions. N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse info@teamretro.com