Nous avons utilisé le bilan de santé de TeamRetro comme un indicateur d'humeur et un contrôle de sécurité - Voici ce que nous avons trouvé.

Si vous êtes comme nous, vous accordez de l’importance au bien-être de l’équipe avec laquelle vous travaillez. Il est essentiel de veiller à ce que chacun puisse s’épanouir et se sente soutenu. Pour cela, il est primordial de créer un environnement sûr et agréable. Cependant, il peut être difficile de suivre l’état d’esprit et le niveau de bien-être d’une équipe.

Nous avons récemment organisé notre séminaire annuel. Les membres de notre équipe principale, issus de quatre pays différents, se sont réunis pour réfléchir, planifier et mieux se connaître. Il était essentiel de cerner les sentiments de chacun. Cela nous a permis d’organiser des ateliers visant à répondre aux préoccupations et à explorer les centres d’intérêt et les opportunités.

Cet article explique comment nous avons utilisé le [Team Health Check],(https://www.teamretro.com/health-checks/team-health-check/) les données que nous avons recueillies et ce qu’elles ont signifié pour nous.

Utiliser notre bilan de santé comme indicateur de l’humeur

Nous apprécions beaucoup notre équipe. Ce sont eux qui contribuent à la création, au déploiement et à l’amélioration de TeamRetro.

Un bilan de santé nous permet de prendre de leurs nouvelles de temps à autre, sur la durée. Il offre aux personnes l’occasion d’exprimer ce qu’elles ressentent. Il s’agit d’un questionnaire rapide qui leur permet d’indiquer facilement leur niveau de satisfaction dans différents domaines liés à la santé.

En tant que Scrum Master ou responsable, cela nous permet d’identifier les points sensibles auxquels nous souhaitons nous attaquer en équipe. Au sein de l’équipe, ces données permettent à chacun de se faire une idée de la situation des autres et de déterminer comment apporter son soutien si nécessaire.

Nous organisons nos bilans de santé tous les trimestres. Cela nous permet de prendre rapidement le pouls de l’équipe tout au long de l’année. C’est également beaucoup moins contraignant qu’un sondage quotidien ou hebdomadaire sur le moral des troupes.

Au-delà d’un simple bilan de l’ambiance au sein de l’équipe, le bilan de santé TeamRetro offre également des informations statistiques sur les données. Au-delà des jolis graphiques, il sert de catalyseur pour favoriser la discussion.

Comment nous définissons le bien-être et la sécurité au sein de l’équipe

Chaque organisation définit le bien-être de l’équipe à sa manière. Pour nous, ces aspects englobent toute une série de facteurs qui influent sur la culture ou l’ambiance au sein de l’équipe. En résumé, il s’agit des éléments suivants :

• Sentiment d’appropriation — Le degré d’appropriation qu’une personne ressent vis-à-vis de sa tâche ou de son travail.
• Valeur — Le fait qu’une personne ait ou non le sentiment d’apporter une valeur ajoutée mesurable.
• Alignement des objectifs — Vérifier si leurs objectifs correspondent à ceux de l’équipe et de l’entreprise dans son ensemble.
• Communication — Que les conflits soient minimes et que la communication soit aisée, ouverte et fluide.
• Rôles au sein de l’équipe — Dans quelle mesure les rôles sont-ils clairement définis et compris ?
• Rapidité — La livraison efficace des résultats convenus, avec le niveau de qualité requis.
• Soutien et ressources — Le niveau de soutien et de ressources disponibles.
• Processus — Les processus facilitent-ils ou entravent-ils le déroulement des tâches ?
• Plaisir — Y a-t-il un sentiment d’implication et de plaisir ?

Nous avons mené notre bilan de santé de l’équipe de manière asynchrone sur deux semaines, ce qui a permis aux participants de saisir leurs réponses (émoticônes « content », « neutre » ou « triste ») à tout moment. Ils pouvaient également ajouter des commentaires spécifiques s’ils le souhaitaient.

Veiller au maintien de la sécurité psychologique

La sécurité était l’un des principaux critères à prendre en compte. Nous avons mis en place plusieurs mesures à cet effet.

Tout d’abord, nous avons tenu à être transparents lors des réunions concernant l’objectif de ces enquêtes. Nous souhaitions que la participation soit forte, mais aussi sincère. Nous avons veillé à faire savoir aux participants qu’ils devaient n’hésiter pas à signaler ce qui les préoccupait et qu’il n’y avait aucun problème à cela. Parallèlement, nous avons précisé que nous ne diffuserions pas leurs commentaires, mais que nous les contacterions individuellement pour répondre à leurs préoccupations.

Nous avons également mené cette enquête de manière semi-anonyme afin de créer un climat de confiance, permettant ainsi aux participants de s’exprimer librement, sans se sentir sous pression. Cela signifie que leurs notes sont restées anonymes, mais que nous avons pu donner suite à leurs commentaires pour nous assurer qu’ils ne soient pas ignorés.

Enfin, les résultats ont été examinés dans leur ensemble et personne n’a été pointé du doigt. À moins que les personnes concernées ne se manifestent d’elles-mêmes, les réponses individuelles n’ont pas été divulguées ; seules celles de l’équipe ont été prises en compte.

Analyse des données relatives au moral de l’équipe

Nous avons publié le sondage sur Slack, que nous avions déjà intégré. Nous avons encouragé les participants à y répondre et leur avons envoyé plusieurs rappels, ce qui nous a permis d’obtenir un taux de réponse de 100 %.

Voici ce que le radar a détecté.

Ce graphique présente la moyenne et l’écart. Si la plupart des notes étaient majoritairement positives, l’écart minimal restait neutre dans d’autres domaines et négatif en matière de communication.

Cela apparaît également lorsque l’on superpose les notes individuelles : les lignes plus épaisses indiquent les zones où les réponses étaient plus nombreuses. Par exemple, l’alignement des objectifs tout au long du processus.

L’écart-type a montré que les écarts étaient moins marqués en ce qui concerne les processus et la responsabilité, mais qu’ils étaient plus importants en matière de communication et de rapidité. Cela suggère une plus grande cohérence dans les réponses concernant les processus et les rôles au sein de l’équipe, cohérence qui s’estompe à mesure que l’on se déplace sur le radar.

Le mode reflète la réponse la plus courante. En d’autres termes, la grande majorité de l’équipe a donné des réponses positives et il se peut que seuls quelques individus aient rencontré des difficultés nécessitant une attention particulière.

Cela se reflète également dans la médiane (la valeur intermédiaire).

Si la présentation de données statistiques peut susciter de nombreuses questions, discussions et réflexions, il est tout aussi important d’examiner les tendances au fil du temps.

Évolution du moral et de la sécurité au sein de l’équipe

Si un aperçu de la santé d’une équipe est précieux, il est tout aussi utile d’observer les tendances au fil du temps. Chaque colonne ci-dessous correspond à un bilan semestriel de la santé de l’équipe.

Dans l’ensemble, l’ambiance au sein de notre équipe était positive et dynamique, mais il était évident que la communication, la valeur ajoutée et la rapidité d’exécution pouvaient être améliorées. Du moins, c’était le cas au cours de ce cycle.

Du côté positif, il était réjouissant de constater que les améliorations apportées précédemment en matière de cadence et de processus se maintenaient, et qu’aucun aspect particulier ne suscitait un nombre important de préoccupations. Nous avions précédemment consacré une rétrospective « Goldilocks » à notre flux de processus afin de rationaliser l’ensemble des opérations, du service client aux demandes d’approvisionnement internes.

Cela dit, il était tout de même important pour nous d’examiner les aspects liés à la communication, à la rapidité et à la valeur ajoutée. Cela permet d’éviter que ces points ne se transforment progressivement en problèmes par la suite. Nous avons pu recueillir quelques informations utiles grâce aux commentaires, en plus d’une bonne vieille discussion à l’ancienne.

Les mesures de suivi

Voici ce que nous avons fait à la lumière de ce que nous avons constaté :

• Nous avons examiné les commentaires spécifiques et avons pris contact avec les personnes qui avaient fait part de leurs réflexions. Nous les avons invitées à discuter, à proposer des solutions et à apaiser leurs inquiétudes. Certains problèmes étaient très simples et faciles à résoudre. D’autres ont simplement indiqué qu’ils passaient une mauvaise journée. Enfin, d’autres encore ont nécessité des modifications supplémentaires des processus.
• Nous avons communiqué les résultats à l’équipe. La rapidité d’exécution, la valeur ajoutée et la communication ne relèvent pas uniquement de la direction ou de l’équipe, mais concernent tout le monde. Le fait de partager ces résultats de manière ouverte et honnête visait à mettre en lumière le problème et à inciter chacun à réfléchir à ce qu’il pouvait faire pour contribuer à améliorer la situation.
• Nous avons joué à quelques jeux agiles. Il s’agissait plus précisément du jeu « Agile Ball Point » et du jeu « Agile Chocolate ». Ces jeux ont été conçus pour créer un espace sûr où l’équipe pouvait tester des idées dans un laps de temps défini. Un grand merci à Alexandrina Danifeld pour avoir animé l’une de nos sessions.
• Nous avons apporté des modifications à notre kanban. Par exemple, nous avons pris en compte la valeur et la vélocité grâce à un flux de travail kanban conçu en collaboration. Le fait de nous être mis d’accord sur le processus et les livrables a permis d’améliorer la fluidité et la rapidité de la production.

Quelques remarques finales sur l’ambiance au sein de l’équipe et les contrôles de sécurité

Notre approche vise à créer un personnel heureux et productif. Ces deux aspects vont de pair.

La réalisation d’enquêtes et de bilans de santé peut s’avérer difficile, surtout lorsque les résultats ne sont pas parfaits. Cependant, sans ces données issues d’une culture de la sécurité, les possibilités d’amélioration sont limitées.

Est-ce que nous referions un bilan de santé à l’avenir ? Absolument.

La seule chose que nous changerions, ce serait de demander aux gens de proposer des améliorations et d’expliquer pourquoi ils ont cette impression. Au niveau de l’ensemble du groupe, nous aimerions vraiment comprendre ce qui a incité les gens à donner des retours et des réactions positifs. Savoir quels éléments satisfont les gens nous permettra de les reproduire, de les réitérer et de les valoriser à l’avenir.

Comment évaluez-vous le moral et le bien-être de votre équipe ? Quelles questions auriez-vous posées, ou quelles mesures auriez-vous prises ?

Nous serions ravis de connaître votre avis ou de répondre à vos questions. N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse info@teamretro.com