Abbiamo utilizzato lo “health check” di TeamRetro come indicatore dello stato d’animo e come controllo di sicurezza: ecco cosa abbiamo riscontrato.

Se siete come noi, attribuite grande importanza alla felicità del team con cui lavorate. È fondamentale garantire che tutti possano crescere e si sentano sostenuti. A tal fine, è essenziale promuovere un ambiente sicuro e piacevole. Tuttavia, monitorare l’umore e i livelli di sicurezza di un team può rappresentare una sfida.

Di recente abbiamo organizzato il nostro ritiro annuale di lavoro. I membri del nostro team principale, provenienti da quattro paesi, si sono riuniti per riflettere, pianificare e conoscersi meglio. Comprendere lo stato d’animo di ciascun membro del team è stato fondamentale. Ciò ci ha aiutato a pianificare sessioni volte ad affrontare le preoccupazioni ed esplorare aree di interesse e opportunità.

In questo post vi illustriamo come abbiamo utilizzato il Team Health Check, i dati che abbiamo raccolto e il significato che tali dati hanno avuto per noi.

Utilizzare il nostro “health check” come indicatore dell’umore

Amiamo il nostro team. Sono proprio loro le persone che contribuiscono a sviluppare, realizzare e migliorare TeamRetro.

Un controllo dello stato di salute ci permette di tenerci in contatto con loro di tanto in tanto e nel corso del tempo. Offre alle persone l’opportunità di esprimere come si sentono. Si tratta di un breve questionario che consente loro di indicare facilmente il proprio grado di soddisfazione in vari ambiti della salute.

In qualità di Scrum Master o leader, ciò ci offre una visione d’insieme delle aree critiche che intendiamo affrontare come team. A livello di team, questi dati consentono ai membri di farsi un’idea della situazione in cui si trovano gli altri e di capire come possono offrire il proprio sostegno, se necessario.

Effettuiamo i nostri controlli sullo stato di benessere ogni trimestre. Ciò ci consente di avere un rapido quadro della situazione del team nel corso dell’anno. È inoltre molto meno impegnativo rispetto a un controllo quotidiano o settimanale del morale.

Oltre a fornire una semplice valutazione dell’umore, l’analisi dello stato di salute di TeamRetro offre anche approfondimenti statistici sui dati. Al di là dei grafici accattivanti, funge da strumento per stimolare la discussione.

Come definiamo la felicità e la sicurezza del team

Ogni organizzazione definisce la “felicità del team” in modo diverso. Per noi, queste dimensioni comprendono una serie di aspetti del team che influiscono sulla cultura o sull’atmosfera del gruppo. In sintesi, esse sono:

• Senso di appartenenza — Il grado di senso di appartenenza che una persona percepisce nei confronti del proprio incarico o del proprio lavoro.
• Valore — Il fatto che una persona ritenga o meno di fornire un valore misurabile.
• Allineamento degli obiettivi — Se i propri obiettivi coincidono con quelli del team e dell’azienda nel suo complesso.
• Comunicazione — Se i conflitti sono minimi e la comunicazione è agevole, aperta e fluida.
• Ruoli all’interno del team — In che misura i ruoli sono definiti e compresi.
• Velocità — La consegna efficiente dei risultati concordati con il giusto livello di qualità.
• Assistenza e risorse — Il livello di assistenza e di risorse disponibili.
• Processo — Se i processi favoriscano o ostacolino il flusso di lavoro.
• Divertimento — Se vi sia coinvolgimento e divertimento.

Abbiamo condotto la nostra valutazione dello stato di benessere del team in modo asincrono nell’arco di due settimane, consentendo ai partecipanti di inserire le proprie risposte (emoticon che esprimono gioia, neutralità o tristezza) in qualsiasi momento. Chi lo desiderava poteva inoltre fornire commenti specifici.

Mantenere sotto controllo la sicurezza psicologica

Uno degli aspetti fondamentali da considerare era la sicurezza. Abbiamo adottato diverse misure in tal senso.

Il primo passo è stato quello di essere trasparenti, durante gli incontri, riguardo allo scopo dei sondaggi. Volevamo che il coinvolgimento fosse elevato, ma anche sincero. Ci siamo assicurati di far sapere ai partecipanti che dovevano segnalare ciò che li infastidiva e che era del tutto accettabile farlo. Allo stesso tempo, abbiamo precisato che non avremmo divulgato i commenti, ma che avremmo dato seguito individualmente alle segnalazioni per affrontare le preoccupazioni espresse.

Abbiamo inoltre condotto il sondaggio in forma semi-anonima al fine di creare un clima di sicurezza, offrendo alle persone lo spazio per esprimere i propri sentimenti con molta meno pressione. Ciò significava che il loro punteggio era anonimo, ma che potevamo dare seguito ai loro commenti per garantire che non venissero ignorati.

Infine, i punteggi sono stati discussi nel loro insieme e nessuno è stato preso di mira. A meno che non si facessero avanti spontaneamente, non sono state rese note le risposte individuali, ma solo quelle della squadra.

Analisi dei dati relativi all’umore del team

Abbiamo pubblicato il sondaggio su Slack, che avevamo già integrato. Abbiamo incoraggiato i partecipanti a rispondere e lo abbiamo ricordato loro più volte, ottenendo un tasso di risposta del 100%.

Ecco cosa è emerso dall’analisi.

Questo grafico mostra il valore medio e l’intervallo. Sebbene la maggior parte dei punteggi fosse prevalentemente positiva, l’intervallo minimo risultava comunque neutro in altre dimensioni e negativo nell’ambito della comunicazione.

Ciò risulta evidente anche sovrapponendo i singoli punteggi: le linee più spesse indicano i punti in cui si sono registrate più risposte simili. Ad esempio, dall’allineamento degli obiettivi fino al processo.

La deviazione standard ha evidenziato una minore dispersione nei settori “processo” e “responsabilità”, mentre risultava più ampia nei settori “comunicazione” e “velocità”. Ciò suggerisce un maggiore allineamento nelle risposte relative al processo e ai ruoli all’interno del team, che si allarga man mano che ci si sposta lungo il radar.

La moda indica la risposta più frequente. In altre parole, la stragrande maggioranza del team ha fornito risposte positive e forse solo pochi individui potrebbero presentare problemi che richiedono un’attenzione individuale.

Ciò si riflette anche nella mediana (il valore centrale).

Sebbene la presentazione di dati statistici possa suscitare numerose domande, discussioni e riflessioni, è altrettanto importante esaminare l’andamento nel tempo.

Analisi dell’umore e della sicurezza del team nel corso del tempo

Sebbene una panoramica dello stato di salute di un team sia preziosa, lo è altrettanto l’analisi delle tendenze nel tempo. Ciascuna colonna riportata di seguito rappresenta un controllo semestrale dello stato di salute del team.

In sostanza, l’umore generale del nostro team era positivo e motivato, ma era evidente che la comunicazione, il valore e la velocità presentavano margini di miglioramento. O almeno così è stato in questo ciclo.

Tra gli aspetti positivi, è stato fantastico constatare che i problemi relativi alla velocità e ai processi affrontati in precedenza fossero stati risolti in modo duraturo e che nessuna singola area presentasse un numero elevato di criticità. In precedenza avevamo dedicato una retrospettiva Goldilocks al nostro flusso di processo, al fine di ottimizzare ogni aspetto, dal servizio clienti alle richieste interne di provisioning.

Detto questo, per noi era comunque importante esaminare gli aspetti relativi alla comunicazione, alla rapidità e al valore. Ciò garantisce che tali aspetti non si trasformino gradualmente in problemi in un secondo momento. Alcuni spunti sono emersi dai commenti, oltre che da una buona chiacchierata alla vecchia maniera.

Le azioni successive

Ecco cosa abbiamo fatto sulla base di ciò che abbiamo osservato:

• Abbiamo esaminato i commenti specifici e abbiamo contattato le persone che hanno espresso le proprie opinioni. Li abbiamo invitati a discutere e a proporre soluzioni, nonché a dissipare eventuali preoccupazioni. In alcuni casi si è trattato di questioni molto semplici e facilmente risolvibili. Altri hanno semplicemente affermato di aver avuto una giornata difficile. Infine, in altri casi sono state necessarie ulteriori modifiche alle procedure.
• Abbiamo condiviso i risultati con il team. La velocità, il valore e la comunicazione non dipendono solo dalla dirigenza o dal team, ma da tutti. Abbiamo condiviso i risultati in modo aperto e onesto per dare visibilità al problema e stimolare le persone a riflettere su cosa possano fare per contribuire a migliorare la situazione.
• Abbiamo svolto alcuni giochi agili . Nello specifico, si trattava dell’Agile Ball Point Game e dell’Agile Chocolate Game. Questi giochi sono stati ideati per creare uno spazio sicuro in cui il team potesse sperimentare nuove idee entro un limite di tempo prestabilito. Un ringraziamento speciale va ad Alexandrina Danifeld, per aver moderato una delle nostre sessioni.
• Abbiamo apportato alcune modifiche al nostro kanban. Ad esempio, abbiamo affrontato i temi del valore e della velocità attraverso un flusso di lavoro kanban progettato in modo collaborativo. La definizione concordata dei processi e dei risultati attesi ha contribuito a migliorare la fluidità e la rapidità della produzione.

Considerazioni finali sull’umore del team e sui controlli di sicurezza

Il nostro modo di operare mira a garantire una forza lavoro felice e produttiva. L’uno influisce sicuramente sull’altro.

Condurre sondaggi e verifiche dello stato di salute può risultare impegnativo, soprattutto quando i risultati non sono perfetti. Tuttavia, senza questi dati generati da una cultura della sicurezza, le possibilità di miglioramento sono scarse.

Effettueremmo un altro controllo medico in futuro? Certamente.

L’unica cosa che cambieremmo sarebbe chiedere alle persone di suggerire miglioramenti e di spiegare perché la pensano in un certo modo. A livello dell’intero gruppo, vorremmo certamente capire cosa abbia spinto le persone a fornire feedback e risposte positive. Sapere quali elementi rendono felici le persone ci consentirà di ripeterli, replicarli e valorizzarli in futuro.

Come valuta lo stato d’animo e il senso di sicurezza del Suo team? Quali domande avrebbe posto o quali misure avrebbe adottato?

Ci farebbe molto piacere conoscere le vostre opinioni o ricevere le vostre domande. Non esitate a contattarci all’indirizzo info@teamretro.com