Abbiamo utilizzato lo “health check” di TeamRetro come indicatore dello stato d’animo e come controllo di sicurezza: ecco cosa abbiamo riscontrato.

Se siete come noi, tenete molto alla felicità del team con cui lavorate. È fondamentale garantire che tutti possano crescere e si sentano sostenuti. A tal fine, è essenziale creare un ambiente sicuro e piacevole. Tuttavia, monitorare l’umore e i livelli di sicurezza di un team può rappresentare una sfida.

Di recente abbiamo organizzato il nostro ritiro di lavoro annuale. I membri del nostro team principale, provenienti da quattro paesi, si sono riuniti per riflettere, pianificare e conoscersi meglio. Comprendere lo stato d’animo dei singoli membri del team è stato fondamentale. Ciò ci ha aiutato a pianificare sessioni volte ad affrontare le preoccupazioni ed esplorare le aree di interesse e le opportunità.

In questo articolo vi illustriamo come abbiamo utilizzato il Team Health Check, i dati che abbiamo raccolto e il significato che tali dati hanno assunto per noi.

Utilizzare il nostro “health check” come indicatore dello stato d’animo

Amiamo il nostro team. Sono proprio loro le persone che contribuiscono a sviluppare, realizzare e migliorare TeamRetro.

Un controllo dello stato di salute ci consente di tenerci in contatto con loro di tanto in tanto e nel corso del tempo. Offre alle persone l’opportunità di esprimere come si sentono. Si tratta di un breve questionario che permette loro di indicare facilmente il proprio grado di soddisfazione in relazione a vari aspetti della salute.

In qualità di Scrum Master o leader, ciò ci offre una visione d’insieme delle aree critiche che intendiamo affrontare come team. A livello di team, questi dati consentono ai membri di farsi un’idea della situazione in cui si trovano gli altri e di capire come possono offrire il proprio sostegno, se necessario.

Effettuiamo i nostri controlli periodici ogni trimestre. Ciò significa che otteniamo un regolare aggiornamento sullo stato del team nel corso dell’anno. Si tratta inoltre di un’attività molto meno impegnativa rispetto a un controllo quotidiano o settimanale dell’umore.

Oltre a fornire una semplice valutazione dell’umore, l’analisi dello stato di salute di TeamRetro offre anche approfondimenti statistici sui dati. Al di là dei grafici accattivanti, funge da stimolo per incoraggiare la discussione.

Come definiamo la felicità e la sicurezza del team

Ogni organizzazione definisce la “felicità del team” in modo diverso. Per noi, tali dimensioni comprendono una serie di aspetti del team che influiscono sulla cultura o sull’atmosfera del gruppo. In sintesi, esse sono le seguenti:

• Senso di appartenenza: il grado di senso di appartenenza che una persona percepisce nei confronti del proprio incarico o del proprio lavoro.
• Valore: se una persona ritiene o meno di fornire un valore misurabile.
• Allineamento degli obiettivi: se i loro obiettivi coincidono con quelli del team e dell’azienda nel suo complesso.
• Comunicazione: se i conflitti sono minimi e la comunicazione risulta agevole, aperta e fluida.
• Ruoli all’interno del team: in che misura i ruoli sono definiti e compresi.
• Velocità: la consegna efficiente dei risultati concordati con la giusta qualità.
• Supporto e risorse: il livello di supporto e le risorse disponibili.
• Processo: se i processi favoriscono o ostacolano il flusso di lavoro.
• Divertimento: se vi sia coinvolgimento e divertimento.

Abbiamo condotto la nostra valutazione dello stato di benessere del team in modo asincrono nell’arco di due settimane, consentendo ai partecipanti di inserire le proprie risposte (emoticon che esprimono gioia, neutralità o tristezza) in qualsiasi momento. Se lo desideravano, potevano inoltre fornire commenti specifici.

Mantenere sotto controllo la sicurezza psicologica

Uno degli aspetti fondamentali da considerare era la sicurezza. Abbiamo adottato diverse misure a tal fine.

Il primo passo è stato quello di essere trasparenti, durante gli incontri, riguardo allo scopo dei sondaggi. Volevamo che il coinvolgimento fosse elevato, ma anche sincero. Ci siamo assicurati di far sapere ai partecipanti che dovevano segnalare ciò che li infastidiva e che era del tutto accettabile farlo. Allo stesso tempo, abbiamo precisato che non avremmo divulgato i commenti, ma che avremmo dato seguito individualmente alle preoccupazioni espresse.

Abbiamo inoltre condotto il sondaggio in forma semi-anonima al fine di creare un clima di sicurezza, offrendo alle persone lo spazio per esprimere i propri sentimenti con una pressione molto minore. Ciò significava che il loro punteggio era anonimo, ma che potevamo dare seguito ai loro commenti per garantire che non venissero ignorati.

Infine, i punteggi sono stati discussi nel loro insieme e nessuno è stato preso di mira. A meno che non si facessero avanti spontaneamente, non venivano rese note le risposte individuali, ma solo quelle della squadra.

Analisi dei dati relativi all’umore della squadra

Abbiamo pubblicato il sondaggio su Slack, piattaforma che avevamo già integrato. Abbiamo incoraggiato i partecipanti a rispondere e inviato alcuni promemoria, ottenendo così un tasso di risposta del 100%.

Ecco cosa è emerso dall’analisi.

Questo grafico mostra la media e l’ampiezza. Sebbene la maggior parte dei punteggi fosse prevalentemente positiva, l’ampiezza minima risultava comunque neutra in altre dimensioni e negativa nell’ambito della comunicazione.

Ciò risulta evidente anche sovrapponendo i singoli punteggi: le linee più spesse indicano i punti in cui si sono registrate più risposte simili. Ad esempio, dall’allineamento degli obiettivi fino al processo.

La deviazione standard ha evidenziato che la dispersione era minore per quanto riguarda il processo e la responsabilità, mentre risultava più ampia nei settori della comunicazione e della velocità. Ciò suggerisce un maggiore allineamento nelle risposte relative al processo e ai ruoli all’interno del team, che si allarga man mano che ci si sposta lungo il radar.

La moda indica la risposta più frequente. In altre parole, la stragrande maggioranza del team ha fornito risposte positive e forse solo pochi individui potrebbero presentare problemi che richiedono un’attenzione individuale.

Ciò si riflette anche nella mediana (il valore centrale).

Sebbene la presentazione di dati statistici possa suscitare numerose domande, discussioni e riflessioni, è altrettanto importante analizzare l’andamento nel tempo.

Analisi dell’umore e della sicurezza del team nel corso del tempo

Sebbene una panoramica dello stato di salute di un team sia preziosa, lo è altrettanto l’analisi delle tendenze nel tempo. Ciascuna colonna riportata di seguito rappresenta un controllo semestrale dello stato di salute del team.

In sostanza, il morale generale del nostro team era positivo e forte, ma era evidente che la comunicazione, il valore e la velocità presentavano margini di miglioramento. O almeno così era in questo ciclo.

Un aspetto positivo è stato constatare che i miglioramenti relativi alla velocità e ai processi, già affrontati in precedenza, si stavano mantenendo nel tempo e che nessuna delle dimensioni presentava un numero elevato di criticità. In precedenza avevamo dedicato una retrospettiva Goldilocks al nostro flusso di processo, al fine di ottimizzare ogni aspetto, dal servizio clienti alle richieste interne di provisioning.

Detto questo, era comunque importante per noi esaminare gli aspetti relativi alla comunicazione, alla rapidità e al valore. Ciò garantisce che tali aspetti non si trasformino gradualmente in problemi in un secondo momento. Alcuni spunti sono emersi dai commenti, oltre che da una buona chiacchierata alla vecchia maniera.

Le azioni di follow-up

Ecco cosa abbiamo fatto sulla base di ciò che abbiamo osservato:

• Abbiamo esaminato i commenti specifici e abbiamo contattato le persone che hanno espresso le proprie opinioni. Li abbiamo invitati a discutere e a proporre soluzioni, nonché a dissipare eventuali preoccupazioni. In alcuni casi si trattava di questioni molto semplici e facilmente risolvibili. Altri hanno semplicemente affermato di aver avuto una giornata difficile. Infine, in altri casi sono state necessarie ulteriori modifiche alle procedure.
• Abbiamo condiviso i risultati con il team. La velocità, il valore e la comunicazione non dipendono solo dalla dirigenza, né solo dal team, ma da tutti. Abbiamo condiviso i risultati in modo aperto e onesto per dare visibilità al problema e stimolare le persone a riflettere su cosa possano fare per contribuire a migliorare la situazione.
• Abbiamo svolto alcuni giochi agili. Nello specifico, si trattava dell’Agile Ball Point Game e dell’Agile Chocolate Game. Questi giochi sono stati ideati per creare uno spazio sicuro in cui il team potesse sperimentare nuove idee entro un limite di tempo prestabilito. Un ringraziamento speciale va ad Alexandrina Danifeld, per aver moderato una delle nostre sessioni.
• Abbiamo apportato alcune modifiche al nostro kanban. Ad esempio, abbiamo affrontato i concetti di valore e velocità attraverso un flusso di lavoro kanban progettato in modo collaborativo. La definizione concordata dei processi e dei risultati attesi ha contribuito a migliorare la fluidità e la rapidità della produzione.

Considerazioni finali sull’umore del team e sui controlli di sicurezza

Il nostro modo di operare mira a garantire una forza lavoro felice e produttiva. L’uno influisce sicuramente sull’altro.

Condurre sondaggi e verifiche dello stato di salute può risultare impegnativo, soprattutto quando i risultati non sono perfetti. Tuttavia, senza questi dati generati da una cultura della sicurezza, le opportunità di miglioramento sono scarse.

Effettueremmo un altro controllo medico in futuro? Certamente.

L’unica cosa che cambieremmo sarebbe quella di chiedere alle persone di suggerire miglioramenti e di spiegare perché la pensano in un certo modo. A livello dell’intero gruppo, vorremmo certamente capire cosa abbia spinto le persone a fornire feedback e risposte positive. Sapere quali elementi rendono felici le persone ci consentirà di ripeterli, replicarli e valorizzarli in futuro.

Come valuta lo stato di benessere e la sicurezza del Suo team? Quali domande avrebbe posto o quali misure avrebbe adottato?

Saremmo lieti di ricevere i Suoi commenti o le Sue domande. Ci contatti all’indirizzo info@teamretro.com