Abbiamo utilizzato il controllo della salute di TeamRetro come misuratore dell'umore e controllo della sicurezza - Ecco cosa abbiamo scoperto.

Se siete come noi, tenete molto alla felicità del team con cui lavorate. È fondamentale garantire che tutti possano crescere e si sentano sostenuti. A tal fine, è essenziale promuovere un ambiente sicuro e piacevole. Tuttavia, monitorare l’umore e i livelli di sicurezza di un team può rivelarsi una sfida.

Recentemente abbiamo tenuto il nostro ritiro annuale di lavoro. I membri del nostro team principale, provenienti da quattro paesi, si sono riuniti per riflettere, pianificare e conoscersi meglio. Comprendere lo stato d’animo di ciascun membro del team è stato fondamentale. Ciò ci ha aiutato a pianificare sessioni volte ad affrontare le preoccupazioni ed esplorare aree di interesse e opportunità.

In questo articolo vi illustriamo come abbiamo utilizzato il [Team Health Check],https://www.teamretro.com/health-checks/team-health-check/ i dati che abbiamo raccolto e il significato che tali dati hanno avuto per noi.

Utilizzare il nostro check-up come indicatore dell’umore

Amiamo il nostro team. Sono loro le persone che contribuiscono a sviluppare, realizzare e migliorare TeamRetro.

Un sondaggio sullo stato di salute ci permette di tenerci in contatto con loro di tanto in tanto e nel corso del tempo. Offre alle persone l’opportunità di condividere come si sentono. Si tratta di un breve sondaggio che consente loro di indicare facilmente il proprio grado di soddisfazione in vari ambiti della salute.

In qualità di Scrum Master o leader, questi dati ci consentono di individuare le aree critiche che intendiamo affrontare come squadra. A livello di squadra, tali dati permettono ai membri di farsi un’idea della situazione degli altri e di capire come possono offrire il proprio sostegno, se necessario.

Effettuiamo i nostri controlli periodici ogni trimestre. Ciò ci consente di avere un rapido quadro della situazione del team nel corso dell’anno. Inoltre, è un’attività molto meno impegnativa rispetto a un controllo quotidiano o settimanale dell’umore.

Oltre a fornire una semplice valutazione dell’umore, l’analisi dello stato di salute di TeamRetro offre anche approfondimenti statistici sui dati. Al di là dei grafici accattivanti, funge da strumento per stimolare il dibattito.

Come definiamo la felicità e la sicurezza del team

Ogni organizzazione definisce la “felicità del team” in modo diverso. Per noi, questi aspetti comprendono una serie di elementi che influenzano la cultura o l’atmosfera del team. In sintesi, si tratta di:

• Senso di appartenenza — Il grado di coinvolgimento che una persona percepisce nei confronti del proprio incarico o lavoro.
• Valore — Il fatto che una persona ritenga o meno di fornire un valore misurabile.
• Allineamento degli obiettivi — Se i loro obiettivi coincidono con quelli del team e dell’azienda nel suo complesso.
• Comunicazione — Se i conflitti sono minimi e la comunicazione è agevole, aperta e fluida.
• Ruoli all’interno del team — Il grado di definizione e comprensione dei ruoli.
• Velocità — La consegna efficiente dei risultati concordati con la giusta qualità.
• Assistenza e risorse — Il livello di assistenza e le risorse disponibili.
• Processo — Se i processi favoriscono o ostacolano il flusso di lavoro.
• Divertimento — Se vi è coinvolgimento e divertimento.

Abbiamo condotto la nostra valutazione dello stato di salute del team in modo asincrono nell’arco di due settimane, consentendo ai partecipanti di inserire le proprie risposte (emoticon felici, neutre o tristi) in qualsiasi momento. Chi lo desiderava poteva inoltre fornire commenti specifici.

Mantenere sotto controllo la sicurezza psicologica

Uno degli aspetti fondamentali da considerare era la sicurezza. Abbiamo adottato diverse misure in tal senso.

Il primo passo è stato quello di essere trasparenti durante le riunioni riguardo allo scopo dei sondaggi. Volevamo che il coinvolgimento fosse elevato, ma anche sincero. Ci siamo assicurati di far sapere ai partecipanti che dovevano segnalare gli aspetti che li preoccupavano e che ciò era del tutto accettabile. Allo stesso tempo, abbiamo precisato che non avremmo divulgato i commenti, ma che avremmo dato seguito individualmente alle segnalazioni per affrontare le preoccupazioni sollevate.

Abbiamo inoltre condotto il sondaggio in forma semi-anonima per creare un clima di sicurezza, offrendo alle persone lo spazio per esprimere le proprie opinioni con molta meno pressione. Ciò significava che il loro punteggio era anonimo, ma che potevamo dare seguito ai loro commenti per garantire che non venissero ignorati.

Infine, i punteggi sono stati discussi nel loro insieme e nessuno è stato preso di mira. A meno che non si facessero avanti spontaneamente, non sono state rese note le risposte individuali, ma solo quelle della squadra.

Analisi dei dati relativi all’umore del team

Abbiamo pubblicato il sondaggio su Slack, che avevamo già integrato. Abbiamo incoraggiato i partecipanti a rispondere e inviato alcuni promemoria, ottenendo così un tasso di risposta del 100%.

Ecco cosa è emerso dall’analisi.

Questo grafico mostra la media e la dispersione. Sebbene la maggior parte dei punteggi fosse prevalentemente positiva, la dispersione minima era comunque neutra in altre dimensioni e negativa nell’ambito della comunicazione.

Ciò risulta evidente anche sovrapponendo i singoli punteggi: le linee più spesse indicano i punti in cui si sono registrate più risposte simili. Ad esempio, l’allineamento degli obiettivi fino al processo.

La deviazione standard ha evidenziato una minore dispersione nei settori “processo” e “responsabilità”, mentre risultava più ampia nei settori “comunicazione” e “velocità”. Ciò suggerisce un maggiore allineamento nelle risposte relative al processo e ai ruoli all’interno del team, che si allarga man mano che ci si sposta lungo il radar.

La moda indica la risposta più frequente. In altre parole, la stragrande maggioranza del team ha fornito risposte positive e forse solo pochi individui potrebbero avere delle difficoltà che richiedono un’attenzione particolare.

Ciò si riflette anche nella mediana (il valore intermedio).

Sebbene la presentazione dei dati statistici possa suscitare numerose domande, discussioni e riflessioni, è altrettanto importante esaminare l’andamento nel tempo.

Analisi dell’umore e della sicurezza del team nel corso del tempo

Se da un lato è utile avere un quadro della situazione attuale di una squadra, dall’altro è altrettanto importante osservare l’andamento nel tempo. Ciascuna colonna riportata di seguito rappresenta un controllo semestrale dello stato di salute della squadra.

In sostanza, l’umore generale del nostro team era positivo e motivato, ma era chiaro che la comunicazione, il valore aggiunto e la velocità di esecuzione potevano essere migliorati. O almeno così è stato in questo ciclo.

Un aspetto positivo è stato constatare che i miglioramenti relativi alla velocità e ai processi, già affrontati in precedenza, si sono mantenuti nel tempo e che nessuna area specifica ha presentato un numero elevato di criticità. In precedenza avevamo dedicato una retrospettiva Goldilocks al nostro flusso di processo, al fine di ottimizzare ogni aspetto, dal servizio clienti alle richieste interne di provisioning.

Detto questo, per noi era comunque importante esaminare gli aspetti relativi alla comunicazione, alla rapidità e al valore. Ciò garantisce che tali aspetti non si trasformino gradualmente in problemi in un secondo momento. Alcuni spunti sono emersi dai commenti, oltre che da una bella chiacchierata alla vecchia maniera.

Le azioni successive

Ecco cosa abbiamo fatto sulla base di ciò che abbiamo osservato:

• Abbiamo esaminato i commenti specifici e abbiamo contattato le persone che hanno espresso le loro opinioni. Li abbiamo invitati a discutere e a proporre soluzioni, nonché a dissipare eventuali preoccupazioni. In alcuni casi si è trattato di questioni molto semplici e facilmente risolvibili. Altri hanno semplicemente affermato di aver avuto una giornata difficile. Infine, altri casi hanno richiesto ulteriori modifiche alle procedure.
• Abbiamo condiviso i risultati con il team. La velocità, il valore e la comunicazione non dipendono solo dalla dirigenza o dal team, ma da tutti. Abbiamo condiviso i risultati in modo aperto e onesto per dare visibilità al problema e stimolare le persone a riflettere su cosa possono fare per contribuire a migliorare la situazione.
• Abbiamo svolto alcuni giochi agili. Nello specifico, si è trattato dell’Agile Ball Point Game e dell’Agile Chocolate Game. Questi giochi sono stati ideati per creare uno spazio protetto in cui il team potesse sperimentare nuove idee in un arco di tempo ben definito. Un ringraziamento speciale va ad Alexandrina Danifeld, per aver moderato una delle nostre sessioni.
• Abbiamo apportato alcune modifiche al nostro kanban. Ad esempio, abbiamo affrontato i temi del valore e della velocità attraverso un flusso di lavoro kanban progettato in modo collaborativo. La definizione comune dei processi e dei risultati attesi ha contribuito a migliorare la fluidità e la rapidità della produzione.

Considerazioni finali sull’umore del team e sui controlli di sicurezza

Il nostro approccio mira a garantire una forza lavoro felice e produttiva. L’uno influisce sicuramente sull’altro.

Condurre sondaggi e valutazioni dello stato di salute può risultare impegnativo, soprattutto quando i risultati non sono perfetti. Tuttavia, senza questi dati generati da una cultura della sicurezza, le possibilità di miglioramento sono scarse.

Effettueremmo un altro controllo sanitario in futuro? Certamente.

L’unica cosa che cambieremmo sarebbe chiedere alle persone di proporre miglioramenti e di spiegare perché la pensano in un certo modo. A livello dell’intero gruppo, vorremmo sicuramente capire cosa ha spinto le persone a fornire feedback e risposte positive. Sapere quali elementi rendono felici le persone ci consentirà di ripeterli, replicarli e valorizzarli in futuro.

Come valuta lo stato di benessere e la sicurezza del suo team? Quali domande avrebbe posto o quali misure avrebbe adottato?

Saremmo lieti di ricevere i vostri commenti o le vostre domande. Ci contattino all’indirizzo info@teamretro.com