Wykorzystaliśmy narzędzie TeamRetro do oceny stanu zespołu jako wskaźnik nastrojów i środek kontroli bezpieczeństwa — oto, co ustaliliśmy.

Jeśli są Państwo podobni do nas, z pewnością cenią sobie Państwo zadowolenie zespołu, z którym Państwo współpracują. Niezwykle ważne jest zapewnienie wszystkim możliwości rozwoju oraz poczucia wsparcia. Kluczem do tego jest tworzenie bezpiecznego i sprzyjającego dobrej zabawie środowiska pracy. Jednak monitorowanie nastrojów w zespole oraz poziomu bezpieczeństwa może stanowić pewne wyzwanie.

Niedawno zorganizowaliśmy nasze coroczne warsztaty integracyjne. Członkowie naszego głównego zespołu z czterech krajów spotkali się, aby podsumować dotychczasowe działania, zaplanować przyszłe zadania oraz lepiej się poznać. Kluczowe znaczenie miało zrozumienie nastrojów poszczególnych członków zespołu. Pomogło nam to zaplanować sesje poświęcone omówieniu zgłaszanych obaw oraz zgłębieniu obszarów zainteresowań i możliwości.

W niniejszym wpisie opisujemy, w jaki sposób skorzystaliśmy z narzędzia [Team Health Check],(/health-check-templates/team-health-check/) jakie dane zebraliśmy oraz jakie znaczenie miały one dla nas.

Wykorzystanie naszego testu stanu zdrowia jako wskaźnika nastroju

Cenimy nasz zespół. To właśnie oni pomagają tworzyć, wdrażać i ulepszać TeamRetro.

Ankieta dotycząca stanu zdrowia pozwala nam od czasu do czasu i na przestrzeni czasu sprawdzać, jak się czują. Daje ona osobom możliwość podzielenia się swoimi odczuciami. Jest to krótka ankieta, dzięki której mogą w prosty sposób ocenić swój poziom zadowolenia w różnych aspektach zdrowia.

Jako Scrum Master lub lider pozwala nam to zorientować się, jakie kwestie budzą obawy i którymi powinniśmy zająć się jako zespół. Dzięki tym danym członkowie zespołu mogą zorientować się, jak radzą sobie inni, i dowiedzieć się, w jaki sposób mogą im pomóc w razie potrzeby.

Co kwartał przeprowadzamy badania stanu zdrowia. Dzięki temu przez cały rok możemy szybko ocenić, jak się czuje nasz zespół. Jest to również znacznie mniej wymagające niż codzienne lub cotygodniowe sprawdzanie nastrojów.

Oprócz zwykłej oceny nastrojów, narzędzie TeamRetro do oceny stanu zespołu zapewnia również statystyczny wgląd w dane. Nie tylko oferuje atrakcyjne wykresy, ale także stanowi narzędzie sprzyjające dyskusji.

Jak definiujemy zadowolenie i bezpieczeństwo zespołu

Każda organizacja inaczej definiuje pojęcie zadowolenia zespołu. W naszym przypadku pojęcie to obejmuje szereg aspektów związanych z zespołem, które mają wpływ na kulturę lub atmosferę panującą w zespole. Podsumowując, są to:

• Poczucie odpowiedzialności — Stopień, w jakim dana osoba odczuwa, że jest odpowiedzialna za swoje zadanie lub pracę.
• Wartość — To, czy dana osoba ma poczucie, że wnosi wartość, którą można zmierzyć.
• Zgodność celów — Czy ich cele pokrywają się z celami zespołu i całej firmy.
• Komunikacja — Czy konflikty są minimalne, a komunikacja przebiega łatwo, otwarcie i bez zakłóceń.
• Role w zespole — W jakim stopniu role są jasno określone i zrozumiałe.
• Szybkość — Efektywne dostarczanie uzgodnionych wyników o odpowiedniej jakości.
• Wsparcie i zasoby — Poziom dostępnego wsparcia i zasobów.
• Proces — Czy procesy wspomagają przepływ pracy, czy też go utrudniają.
• Zabawa — Czy uczestnicy są zaangażowani i dobrze się bawią.

Przeprowadziliśmy badanie stanu zespołu w trybie asynchronicznym w ciągu dwóch tygodni, umożliwiając pracownikom wprowadzanie odpowiedzi (emotikony wyrażające radość, neutralność lub smutek) w dowolnym momencie. Jeśli chcieli, mogli również dodać konkretne uwagi.

Dbanie o bezpieczeństwo psychologiczne

Jednym z kluczowych czynników było bezpieczeństwo. Zastosowaliśmy w tym zakresie kilka rozwiązań.

Pierwszym z nich było otwarte omówienie celu ankiet podczas spotkań. Zależało nam na wysokim poziomie zaangażowania, ale jednocześnie na szczerości. Zadbaliśmy o to, by uczestnicy wiedzieli, że powinni wskazać kwestie, które ich niepokoją, i że jest to całkowicie w porządku. Jednocześnie zaznaczyliśmy, że nie będziemy udostępniać treści komentarzy, ale skontaktujemy się z każdym indywidualnie w celu rozwiązania zgłoszonych problemów.

Przeprowadziliśmy tę ankietę również w sposób częściowo anonimowy, aby zapewnić uczestnikom poczucie bezpieczeństwa i dać im swobodę wyrażania swoich odczuć przy znacznie mniejszej presji. Oznaczało to, że wyniki ankiety były anonimowe, ale mogliśmy jednocześnie reagować na zgłaszane uwagi, aby mieć pewność, że nie zostaną one zignorowane.

Na koniec omówiono wyniki w ujęciu zbiorczym i nie wskazano konkretnej osoby. O ile ktoś sam się nie zgłosił, nie ujawniano indywidualnych odpowiedzi, a jedynie wyniki całego zespołu.

Analiza danych dotyczących nastroju zespołu

Opublikowaliśmy ankietę na platformie Slack, z którą już się zintegrowaliśmy. Kilkakrotnie zachęcaliśmy do wypełnienia ankiety i przypominaliśmy o niej, dzięki czemu osiągnęliśmy 100-procentowy wskaźnik odpowiedzi.

Oto, co wykrył radar.

Ten wykres radarowy przedstawia średnią oraz zakres wyników. Chociaż większość ocen miała charakter przeważnie pozytywny, minimalny zakres wyników był nadal neutralny w pozostałych wymiarach, a w wymiarze komunikacji – negatywny.

Widać to również, gdy nałożymy na siebie poszczególne wyniki – grubsze linie wskazują obszary, w których pojawiło się więcej identycznych odpowiedzi. Np. od zgodności celów aż po proces.

Odchylenie standardowe wykazało, że w obszarach „proces” i „odpowiedzialność” odchylenia były mniejsze, natomiast w obszarach „komunikacja” i „tempo” były one większe. Sugeruje to większą spójność odpowiedzi dotyczących procesu oraz ról zespołowych, która maleje w miarę przemieszczania się po wykresie radarowym.

Modus wskazuje najczęściej występującą odpowiedź. Innymi słowy, zdecydowana większość członków zespołu udzieliła pozytywnych odpowiedzi, a być może tylko kilka osób miało problemy wymagające indywidualnego podejścia.

Znajduje to również odzwierciedlenie w medianie (wartości środkowej).

Chociaż przedstawianie danych statystycznych może wywołać wiele pytań, dyskusji i rozważań, równie ważne jest przyjrzenie się trendom w czasie.

Analiza nastrojów w zespole i poziomu bezpieczeństwa w perspektywie czasowej

Chociaż migawka przedstawiająca aktualny stan zespołu jest cenna, równie ważne jest śledzenie trendów w czasie. Każda z poniższych kolumn odpowiada półrocznemu przeglądowi stanu zespołu.

Ogólnie rzecz biorąc, nasza ekipa była w dobrym nastroju i wykazywała się silnym zaangażowaniem, jednak było oczywiste, że w zakresie komunikacji, wartości i tempa pracy istniała możliwość poprawy. A przynajmniej tak było w tym cyklu.

Z pozytywnej strony, cieszyło nas, że rozwiązania wprowadzone wcześniej w zakresie szybkości działania i procesów nadal przynoszą efekty oraz że żaden z obszarów nie budził większych zastrzeżeń. Wcześniej poświęciliśmy sesję Goldilocks retrospektywy naszemu przebiegowi procesów, aby usprawnić wszystkie działania – od obsługi klienta po wewnętrzne wnioski o przydzielenie zasobów.

Mimo to nadal ważne było dla nas przyjrzenie się kwestiom komunikacji, tempa działania i wartości. Dzięki temu mamy pewność, że nie przerodzą się one z czasem w problemy. Niektóre spostrzeżenia pojawiły się w komentarzach, a także podczas zwykłej, tradycyjnej rozmowy.

Dalsze działania

Oto, co zrobiliśmy na podstawie tego, co zaobserwowaliśmy:

• Przeanalizowaliśmy konkretne uwagi i skontaktowaliśmy się z osobami, które podzieliły się swoimi spostrzeżeniami. Zaprosiliśmy je do dyskusji i przedstawienia propozycji rozwiązań, a także do rozwiania obaw. Niektóre sprawy okazały się bardzo proste i łatwe do naprawienia. Inni po prostu stwierdzili, że mieli zły dzień. Wreszcie w niektórych przypadkach konieczne było wprowadzenie dalszych zmian w procesach.
• Przedstawiliśmy wyniki zespołowi. Tempo pracy, wartość i komunikacja nie zależą wyłącznie od kierownictwa ani od samego zespołu, lecz od wszystkich. Otwarte i szczere przedstawienie wyników miało na celu uwidocznienie problemu oraz skłonienie pracowników do zastanowienia się, w jaki sposób mogą przyczynić się do poprawy sytuacji.
• Zagraliśmy w kilka gier agile. A konkretnie były to: „Agile Ball Point Game” oraz „Agile Chocolate Game”. Gry te miały na celu stworzenie bezpiecznej przestrzeni, w której zespół mógłby eksperymentować z pomysłami w ramach wyznaczonych ram czasowych. Szczególne podziękowania kierujemy do Alexandriny Danifeld za poprowadzenie jednej z naszych sesji.
• Wprowadziliśmy zmiany w naszym systemie kanban. Na przykład zajęliśmy się kwestią wartości i tempa pracy poprzez wspólnie opracowany przebieg procesu kanban. Uzgodnienie procedur i wyników pracy przyczyniło się do poprawy płynności i szybkości realizacji zadań.

Końcowe uwagi dotyczące nastrojów w zespole oraz kontroli bezpieczeństwa

Nasza strategia działania ma na celu zapewnienie zadowolonej i wydajnej kadry pracowniczej. Jedno z pewnością wpływa na drugie.

Przeprowadzanie ankiet i kontroli stanu może budzić obawy, zwłaszcza gdy wyniki nie są idealne. Jednak bez tych danych, które powstają w ramach kultury bezpieczeństwa, szanse na poprawę są niewielkie.

Czy w przyszłości przeprowadzilibyśmy kolejne badanie kontrolne? Oczywiście.

Jedyne, co byśmy zmienili, to poproszenie osób o zgłaszanie sugestii dotyczących ulepszeń oraz o wyjaśnienie, dlaczego tak właśnie uważają. Na poziomie całej grupy z pewnością chcielibyśmy zrozumieć, co skłoniło ludzi do wyrażenia pozytywnych opinii i reakcji. Wiedza o tym, jakie elementy sprawiają, że ludzie są zadowoleni, oznacza, że w przyszłości będziemy mogli je powtarzać, naśladować i nagradzać.

W jaki sposób ocenia Pan/Pani nastrój i poczucie bezpieczeństwa w swoim zespole? Jakie pytania zadałby Pan/Pani lub jakie działania podjąłby Pan/Pani?

Chętnie poznamy Państwa opinie lub pytania. Prosimy o kontakt pod adresem info@teamretro.com