Użyliśmy testu kondycji TeamRetro jako miernika nastroju i kontroli bezpieczeństwa - oto co znaleźliśmy.

Jeśli są Państwo podobni do nas, z pewnością zależy Państwu na zadowoleniu zespołu, z którym Państwo współpracują. Niezwykle ważne jest zapewnienie wszystkim możliwości rozwoju i poczucia wsparcia. Kluczem do tego jest tworzenie bezpiecznej i przyjemnej atmosfery. Jednak monitorowanie nastrojów w zespole oraz poziomu bezpieczeństwa może stanowić nie lada wyzwanie.

Niedawno zorganizowaliśmy nasze coroczne warsztaty integracyjne. Członkowie naszego głównego zespołu z czterech krajów spotkali się, aby podsumować dotychczasowe działania, zaplanować przyszłe zadania i lepiej się poznać. Kluczowe znaczenie miało zrozumienie nastrojów poszczególnych członków zespołu. Pomogło nam to zaplanować sesje poświęcone omówieniu zgłaszanych obaw oraz zgłębieniu obszarów zainteresowań i możliwości.

W tym wpisie opisujemy, w jaki sposób skorzystaliśmy z narzędzia [Team Health Check],https://www.teamretro.com/health-checks/team-health-check/ jakie dane zebraliśmy oraz jakie wnioski z nich wyciągnęliśmy.

Wykorzystanie naszego testu stanu zdrowia jako wskaźnika samopoczucia

Cenimy nasz zespół. To właśnie oni pomagają tworzyć, wdrażać i ulepszać TeamRetro.

Ankieta dotycząca samopoczucia pozwala nam od czasu do czasu sprawdzać, jak się czują, i obserwować te zmiany w dłuższej perspektywie. Daje ona pracownikom możliwość podzielenia się swoimi odczuciami. Jest to krótka ankieta, dzięki której mogą w prosty sposób ocenić swoje zadowolenie w różnych aspektach związanych ze zdrowiem.

Jako Scrum Master lub lider, dają nam one wgląd w obszary budzące obawy, którymi chcemy zająć się jako zespół. Dzięki tym danym członkowie zespołu mogą zorientować się, jak radzą sobie inni, i dowiedzieć się, w jaki sposób mogą im w razie potrzeby pomóc.

Co kwartał przeprowadzamy badania stanu zdrowia. Dzięki temu przez cały rok możemy szybko sprawdzić, jak się czuje nasz zespół. Jest to również znacznie mniej uciążliwe niż codzienne lub cotygodniowe sprawdzanie nastrojów.

Oprócz oceny nastrojów, przegląd stanu zespołu TeamRetro zapewnia również statystyczny wgląd w dane. Nie tylko dostarcza atrakcyjnych wykresów, ale także sprzyja nawiązywaniu dyskusji.

Jak definiujemy zadowolenie i bezpieczeństwo zespołu

Każda organizacja inaczej definiuje poczucie zadowolenia w zespole. W naszym przypadku pojęcie to obejmuje szereg aspektów związanych z zespołem, które mają wpływ na jego kulturę lub atmosferę. Podsumowując, są to:

• Poczucie odpowiedzialności — stopień, w jakim dana osoba czuje się odpowiedzialna za swoje zadanie lub pracę.
• Wartość — To, czy dana osoba ma poczucie, że wnosi wartość, którą można zmierzyć.
• Zgodność celów — Czy ich cele pokrywają się z celami zespołu i całej firmy.
• Komunikacja — Czy konflikty są minimalne, a komunikacja przebiega łatwo, otwarcie i bez zakłóceń.
• Role w zespole — Jak dobrze role są określone i zrozumiałe.
• Szybkość — Sprawne dostarczanie uzgodnionych wyników o odpowiedniej jakości.
• Wsparcie i zasoby — Poziom dostępnego wsparcia i zasobów.
• Proces — Czy procesy wspomagają przebieg pracy, czy też go utrudniają.
• Zabawa — Czy zapewniono zaangażowanie i dobrą zabawę.

Przeprowadziliśmy badanie kondycji zespołu w trybie asynchronicznym w ciągu dwóch tygodni, umożliwiając pracownikom wprowadzanie odpowiedzi (emotikony wyrażające radość, neutralność lub smutek) w dowolnym momencie. W razie potrzeby mogli oni również dodać szczegółowe komentarze.

Dbanie o poczucie bezpieczeństwa psychicznego

Jednym z kluczowych czynników było bezpieczeństwo. Zadbaliśmy o to na kilka sposobów.

Pierwszym z nich było otwarte podejście podczas spotkań w kwestii celu ankiet. Zależało nam na wysokim poziomie zaangażowania, ale jednocześnie na szczerości. Zadbaliśmy o to, by uczestnicy wiedzieli, że powinni wskazywać kwestie, które ich niepokoją, i że jest to w porządku. Jednocześnie zaznaczyliśmy, że nie będziemy udostępniać komentarzy, ale skontaktujemy się z każdym indywidualnie, aby zająć się zgłaszanymi obawami.

Przeprowadziliśmy tę ankietę w formie częściowo anonimowej, aby zapewnić uczestnikom poczucie bezpieczeństwa i dać im swobodę wyrażania swoich odczuć bez nadmiernej presji. Oznaczało to, że wyniki ankiety pozostawały anonimowe, ale mogliśmy jednocześnie reagować na zgłaszane uwagi, aby mieć pewność, że nie zostaną one zignorowane.

Na koniec omówiono wyniki w ujęciu zbiorczym i nie wskazano konkretnych osób. O ile ktoś sam się nie zgłosił, nie ujawniano indywidualnych odpowiedzi, a jedynie wyniki całego zespołu.

Analiza danych dotyczących nastrojów w zespole

Opublikowaliśmy ankietę na Slacku, z którym już się zintegrowaliśmy. Kilkakrotnie zachęcaliśmy do wypełnienia ankiety i przypominaliśmy o niej, dzięki czemu osiągnęliśmy 100-procentowy wskaźnik odpowiedzi.

Oto, co wykrył radar.

Ten wykres przedstawia średnią ocenę oraz rozpiętość wyników. Chociaż większość ocen była w przeważającej mierze pozytywna, minimalna rozpiętość wyników była nadal neutralna w innych wymiarach, a w wymiarze komunikacji – negatywna.

Widać to również, gdy nałożymy na siebie poszczególne wyniki – grubsze linie wskazują obszary, w których pojawiło się więcej identycznych odpowiedzi. Np. od zgodności celów aż po proces.

Odchylenie standardowe wykazało, że w obszarach procesów i odpowiedzialności odchylenia były mniejsze, natomiast w obszarach komunikacji i tempa pracy były one większe. Sugeruje to większą spójność odpowiedzi dotyczących procesów oraz ról zespołowych, która maleje w miarę przesuwania się po radarze.

Wartość modalu wskazuje na najczęstszą odpowiedź. Innymi słowy, zdecydowana większość członków zespołu udzieliła pozytywnych odpowiedzi, a być może tylko kilka osób ma problemy wymagające indywidualnego podejścia.

Znajduje to również odzwierciedlenie w medianie (wartości środkowej).

Chociaż przedstawianie danych statystycznych może wywołać wiele pytań, dyskusji i rozważań, równie ważne jest przyjrzenie się trendom w czasie.

Analiza nastrojów w zespole i poziomu bezpieczeństwa w czasie

Chociaż chwilowy obraz kondycji zespołu jest cenny, równie ważne jest śledzenie trendów w czasie. Każda z poniższych kolumn przedstawia wyniki półrocznej oceny kondycji zespołu.

Ogólnie rzecz biorąc, nasza ekipa była w dobrym nastroju i miała silną motywację, ale było jasne, że w zakresie komunikacji, wartości i tempa pracy pozostawało jeszcze sporo do poprawy. A przynajmniej tak było w tym cyklu.

Pozytywnym aspektem było to, że wcześniej rozwiązane kwestie dotyczące tempa pracy i procesów nadal funkcjonowały prawidłowo, a żaden z obszarów nie budził większych zastrzeżeń. Wcześniej poświęciliśmy sesję retrospektywną Goldilocks Retrospective naszemu przebiegowi procesów, aby usprawnić wszystkie działania – od obsługi klienta po wewnętrzne wnioski o przydzielenie zasobów.

Mimo to nadal ważne było dla nas, aby przyjrzeć się kwestiom komunikacji, tempa pracy i wartości. Dzięki temu mamy pewność, że nie przerodzą się one z czasem w problemy. Niektóre spostrzeżenia pojawiły się w komentarzach, a także podczas zwykłej, staroświeckiej rozmowy.

Dalsze działania

Oto, co zrobiliśmy w oparciu o to, co zaobserwowaliśmy:

• Przeanalizowaliśmy konkretne uwagi i skontaktowaliśmy się z osobami, które podzieliły się swoimi spostrzeżeniami. Zaprosiliśmy je do dyskusji i wymiany pomysłów, aby rozwiać ich obawy. Niektóre kwestie okazały się bardzo proste i łatwe do rozwiązania. Inni po prostu stwierdzili, że mieli zły dzień. Wreszcie, w niektórych przypadkach konieczne było wprowadzenie dalszych zmian w procesach.
• Przedstawiliśmy wyniki zespołowi. Tempo pracy, wartość i komunikacja nie zależą wyłącznie od kierownictwa ani od samego zespołu, ale od wszystkich. Otwarte i szczere przedstawienie wyników miało na celu uwidocznienie problemu oraz skłonienie pracowników do zastanowienia się, co mogą zrobić, aby poprawić sytuację.
• Zagraliśmy w kilka gier agile. Były to konkretnie: „Agile Ball Point Game” oraz „Agile Chocolate Game”. Gry te miały na celu stworzenie bezpiecznej przestrzeni, w której zespół mógłby eksperymentować z pomysłami w ramach wyznaczonych ram czasowych. Szczególne podziękowania kierujemy do Alexandriny Danifeld za poprowadzenie jednej z naszych sesji.
• Wprowadziliśmy zmiany w naszym systemie kanban. Przykładowo, zajęliśmy się kwestią wartości i tempa pracy poprzez wspólnie opracowany przebieg procesu kanban. Uzgodnienie procedur i rezultatów przyczyniło się do poprawy płynności i szybkości realizacji zadań.

Końcowe uwagi dotyczące nastrojów w zespole i kontroli bezpieczeństwa

Nasza filozofia działania ma na celu zapewnienie zadowolonej i wydajnej kadry pracowniczej. Jedno z tych elementów niewątpliwie wpływa na drugie.

Przeprowadzanie ankiet i kontroli stanu może być trudnym doświadczeniem, zwłaszcza gdy wyniki nie są idealne. Jednak bez tych danych, które powstają w ramach kultury bezpieczeństwa, szanse na poprawę są niewielkie.

Czy w przyszłości poddalibyśmy się kolejnym badaniom kontrolnym? Oczywiście.

Jedyne, co byśmy zmienili, to poproszenie uczestników o zgłaszanie sugestii dotyczących ulepszeń oraz o wyjaśnienie, dlaczego mają takie, a nie inne odczucia. Jeśli chodzi o całą grupę, z pewnością chcielibyśmy zrozumieć, co skłoniło uczestników do wyrażenia pozytywnych opinii i reakcji. Wiedza o tym, jakie elementy sprawiają uczestnikom radość, pozwoli nam w przyszłości je powtarzać, naśladować i doceniać.

W jaki sposób ocenia Pan/Pani nastrój i poczucie bezpieczeństwa w zespole? Jakie pytania zadałby Pan/Pani lub jakie działania podjąłby Pan/Pani?

Chętnie poznamy Państwa opinie lub odpowiemy na pytania. Prosimy o kontakt pod adresem info@TeamRetro.com