Wykorzystaliśmy narzędzie TeamRetro do oceny stanu zespołu jako wskaźnik nastrojów i środek kontroli bezpieczeństwa: oto, co ustaliliśmy.

Jeśli są Państwo podobni do nas, z pewnością cenią Państwo zadowolenie zespołu, z którym Państwo współpracują. Niezwykle ważne jest zapewnienie wszystkim możliwości rozwoju i poczucia wsparcia. Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie tworzenie bezpiecznego i sprzyjającego dobrej atmosferze środowiska pracy. Jednak monitorowanie nastrojów w zespole oraz poziomu bezpieczeństwa może stanowić pewne wyzwanie.

Niedawno zorganizowaliśmy nasze coroczne warsztaty integracyjne. Członkowie naszego głównego zespołu z czterech krajów spotkali się, aby podsumować dotychczasowe działania, zaplanować przyszłe zadania oraz lepiej się poznać. Kluczowe znaczenie miało zrozumienie nastrojów poszczególnych członków zespołu. Pomogło nam to zaplanować sesje poświęcone omówieniu zgłaszanych obaw oraz zgłębieniu obszarów zainteresowań i możliwości.

W niniejszym wpisie opisujemy, w jaki sposób skorzystaliśmy z narzędzia Team Health Check,, jakie dane zebraliśmy oraz jakie znaczenie miały one dla nas.

Wykorzystanie naszego testu stanu zdrowia jako wskaźnika samopoczucia

Cenimy nasz zespół. To właśnie oni przyczyniają się do tworzenia, wdrażania i ulepszania serwisu TeamRetro.

Ankieta dotycząca samopoczucia pozwala nam od czasu do czasu i na przestrzeni czasu sprawdzać, jak się Państwo czują. Daje ona Państwu możliwość podzielenia się swoimi odczuciami. Jest to krótka ankieta, dzięki której mogą Państwo w prosty sposób ocenić swój poziom zadowolenia w różnych aspektach związanych ze zdrowiem.

Jako Scrum Master lub lider pozwala nam to zidentyfikować obszary budzące obawy, którymi chcemy się zająć jako zespół. Dzięki tym danym członkowie zespołu mogą zorientować się, w jakiej sytuacji znajdują się pozostali, oraz dowiedzieć się, w jaki sposób mogą im pomóc w razie potrzeby.

Co kwartał przeprowadzamy analizę stanu zespołu. Oznacza to, że przez cały rok regularnie sprawdzamy nastroje w zespole. Jest to również znacznie mniej wymagające niż codzienne lub cotygodniowe sprawdzanie nastrojów.

Oprócz zwykłej oceny nastrojów, narzędzie TeamRetro do oceny stanu zespołu zapewnia również statystyczny wgląd w dane. Nie ogranicza się ono jedynie do atrakcyjnych wykresów, lecz stanowi również narzędzie sprzyjające dyskusji.

Jak definiujemy zadowolenie i bezpieczeństwo zespołu

Każda organizacja inaczej definiuje pojęcie zadowolenia zespołu. W naszym ujęciu pojęcie to obejmuje szereg aspektów związanych z zespołem, które mają wpływ na kulturę lub atmosferę panującą w zespole. Podsumowując, są to:

• Poczucie odpowiedzialności: stopień, w jakim dana osoba odczuwa, że ma kontrolę nad swoim zadaniem lub pracą.
• Wartość: to, czy dana osoba ma poczucie, że wnosi wartość, którą można zmierzyć.
• Zgodność celów: czy ich cele są zgodne z celami zespołu i całej firmy.
• Komunikacja: czy konflikty są minimalne, a komunikacja przebiega łatwo, otwarcie i bez zakłóceń.
• Role w zespole: w jakim stopniu role są jasno określone i zrozumiałe.
• Szybkość: sprawne dostarczanie uzgodnionych wyników o odpowiedniej jakości.
• Wsparcie i zasoby: poziom dostępnego wsparcia i zasobów.
• Proces: czy procesy wspomagają, czy też utrudniają przebieg pracy.
• Zabawa: czy występuje zaangażowanie i czy zabawa jest zapewniona.

Przeprowadziliśmy badanie stanu zespołu w trybie asynchronicznym w ciągu dwóch tygodni, umożliwiając pracownikom wprowadzanie odpowiedzi (emotikony wyrażające radość, obojętność lub smutek) w dowolnym momencie. W razie potrzeby mogli oni również zamieścić szczegółowe komentarze.

Dbanie o bezpieczeństwo psychologiczne

Jednym z kluczowych aspektów było bezpieczeństwo. Zastosowaliśmy w tym zakresie kilka rozwiązań.

Pierwszym z nich było otwarte podejście podczas spotkań dotyczącego celu ankiet. Zależało nam na wysokim poziomie zaangażowania, ale również na szczerości. Zadbaliśmy o to, by uczestnicy wiedzieli, że powinni wskazywać kwestie, które ich niepokoją, i że jest to w porządku. Jednocześnie zaznaczyliśmy, że nie będziemy udostępniać treści komentarzy, ale skontaktujemy się z każdym indywidualnie w celu rozwiązania zgłoszonych problemów.

Przeprowadziliśmy tę ankietę w sposób częściowo anonimowy, aby zapewnić uczestnikom poczucie bezpieczeństwa i dać im swobodę wyrażania swoich odczuć przy znacznie mniejszej presji. Oznaczało to, że wyniki ankiety pozostawały anonimowe, ale mogliśmy odnieść się do zgłoszonych uwag, aby mieć pewność, że nie zostaną one zignorowane.

Na koniec omówiono wyniki w ujęciu zbiorczym i nie wskazano konkretnej osoby. O ile ktoś sam się nie zgłosił, nie ujawniano indywidualnych odpowiedzi, a jedynie wyniki całego zespołu.

Analiza danych dotyczących nastroju zespołu

Opublikowaliśmy ankietę na platformie Slack, z którą już się zintegrowaliśmy. Kilkakrotnie zachęcaliśmy do udziału w ankiecie i przypominaliśmy o niej, dzięki czemu osiągnęliśmy 100-procentowy wskaźnik odpowiedzi.

Oto, co wykrył radar.

Ten wykres radarowy przedstawia średnią oraz zakres wyników. Chociaż większość ocen miała charakter przeważnie pozytywny, minimalny zakres pozostawał neutralny w pozostałych wymiarach, a w wymiarze komunikacji był negatywny.

Widać to również, gdy nałożymy na siebie poszczególne wyniki – grubsze linie wskazują obszary, w których pojawiło się więcej identycznych odpowiedzi. Np. od dostosowania celów aż po proces.

Odchylenie standardowe wykazało, że w obszarach „proces” i „odpowiedzialność” odchylenia były mniejsze, natomiast w obszarach „komunikacja” i „tempo” były one większe. Sugeruje to większą spójność odpowiedzi dotyczących procesu, aż po role w zespole, która zwiększa się w miarę przemieszczania się po wykresie radarowym.

Modus wskazuje najczęstszą odpowiedź. Innymi słowy, zdecydowana większość członków zespołu udzieliła pozytywnych odpowiedzi, a być może jedynie kilka osób miało problemy wymagające indywidualnego podejścia.

Znajduje to również odzwierciedlenie w medianie (wartości środkowej).

Chociaż przedstawianie danych statystycznych może wywołać wiele pytań, dyskusji i rozważań, równie ważne jest przyjrzenie się trendom w czasie.

Analiza nastrojów w zespole i poziomu bezpieczeństwa w czasie

Chociaż migawka przedstawiająca stan zespołu jest cenna, równie ważne jest analizowanie trendów w czasie. Każda z poniższych kolumn przedstawia półroczną ocenę stanu zespołu.

Ogólnie rzecz biorąc, nasza ekipa była w dobrym nastroju i wykazywała się silnym zaangażowaniem, jednak było oczywiste, że w zakresie komunikacji, wartości i tempa pracy istniało pole do poprawy. A przynajmniej tak było w tym cyklu.

Z pozytywnej strony, cieszyło nas, że rozwiązania wprowadzone wcześniej w zakresie szybkości realizacji i procesów nadal przynoszą efekty oraz że w żadnym z obszarów nie odnotowano dużej liczby zastrzeżeń. Wcześniej poświęciliśmy sesję Goldilocks retrospektywy naszemu przebiegowi procesów, aby usprawnić wszystkie działania – od obsługi klienta po wewnętrzne wnioski o przydzielenie zasobów.

Mimo to nadal ważne było dla nas przyjrzenie się kwestiom komunikacji, tempa działania i wartości. Dzięki temu mamy pewność, że nie przerodzą się one powoli w problemy w przyszłości. Niektóre spostrzeżenia pojawiły się w komentarzach, a także podczas zwykłej, tradycyjnej rozmowy.

Działania następcze

Oto, co zrobiliśmy na podstawie tego, co zaobserwowaliśmy:

• Przeanalizowaliśmy konkretne uwagi i skontaktowaliśmy się z osobami, które podzieliły się swoimi spostrzeżeniami. Zaprosiliśmy je do dyskusji i przedstawienia rozwiązań oraz do rozwiania obaw. Niektóre kwestie okazały się bardzo proste i łatwe do naprawienia. Inni po prostu stwierdzili, że mieli zły dzień. Wreszcie, w niektórych przypadkach konieczne było wprowadzenie dalszych zmian w procesach.
• Przedstawiliśmy wyniki zespołowi. Tempo pracy, wartość i komunikacja nie zależą wyłącznie od kierownictwa ani wyłącznie od zespołu, lecz od wszystkich. Otwarte i szczere przedstawienie wyników miało na celu uwidocznienie problemu oraz skłonienie pracowników do zastanowienia się, w jaki sposób mogą przyczynić się do poprawy sytuacji.
• Zagraliśmy w kilka gier agile. A konkretnie były to: „Agile Ball Point Game” oraz „Agile Chocolate Game”. Gry te miały na celu stworzenie bezpiecznej przestrzeni, w której zespół mógłby eksperymentować z pomysłami w ramach ściśle określonych ram czasowych. Szczególne podziękowania kierujemy do Alexandriny Danifeld za poprowadzenie jednej z naszych sesji.
• Wprowadziliśmy zmiany w naszym systemie kanban. Przykładowo, zajęliśmy się kwestią wartości i tempa realizacji poprzez wspólnie opracowany przebieg pracy w systemie kanban. Uzgodnienie procesu i rezultatów przyczyniło się do poprawy płynności i szybkości realizacji zadań.

Końcowe uwagi dotyczące nastrojów w zespole oraz kontroli bezpieczeństwa

Nasza strategia działania ma na celu zapewnienie zadowolonej i wydajnej kadry pracowniczej. Jedno z pewnością wpływa na drugie.

Przeprowadzanie ankiet i kontroli stanu może budzić obawy, zwłaszcza gdy wyniki nie są idealne. Jednak bez tych danych, wynikających z kultury bezpieczeństwa, szanse na poprawę są znikome.

Czy w przyszłości przeprowadzilibyśmy kolejne badanie kontrolne? Zdecydowanie tak.

Jedyne, co chcielibyśmy zmienić, to poprosić Państwa o zgłaszanie sugestii dotyczących ulepszeń oraz o wyjaśnienie, dlaczego mają Państwo takie, a nie inne odczucia. W skali całej grupy z pewnością chcielibyśmy zrozumieć, co skłoniło Państwa do wyrażenia pozytywnych opinii i reakcji. Wiedza o tym, jakie elementy sprawiają Państwu radość, pozwoli nam w przyszłości powtarzać, odtwarzać i nagradzać te działania.

W jaki sposób ocenia Pan/Pani nastrój i poczucie bezpieczeństwa w swoim zespole? Jakie pytania zadałby Pan/Pani lub jakie działania podjąłby Pan/Pani?

Z przyjemnością poznamy Państwa opinie lub pytania. Prosimy o kontakt pod adresem info@teamretro.com