Gestalten Sie eine psychologisch sichere Retrospektive

Um eine psychologisch sichere Retrospektive zu gestalten, lebt der Scrum Master Offenheit vor, fördert den Teamzusammenhalt, legt Teamvereinbarungen fest, stützt sich auf die „Prime Directive“ und nutzt Instrumente, die anonyme Beiträge ermöglichen. Das Ergebnis ist ein Raum, in dem die Teilnehmer ehrliches Feedback geben können, ohne Angst vor Schuldzuweisungen haben zu müssen.

Was ist psychologische Sicherheit?

Der Begriff „psychologische Sicherheit“ geht auf Professorin Amy C. Edmondson von der Harvard University zurück. Er wird verwendet, um ein Arbeitsumfeld zu beschreiben, das frei von zwischenmenschlicher Angst ist.

Das bedeutet, dass sich die Menschen sicher fühlen, Risiken einzugehen und mit verschiedenen Lösungen zu experimentieren. Laut Edmondson liegt dies daran, dass im Team die gemeinsame, unausgesprochene Überzeugung herrscht, „dass man nicht bestraft oder gedemütigt wird, wenn man Ideen, Fragen, Bedenken oder Fehler äußert“.

Edmondson stellte fest, dass Menschen, die ein geringes Maß an psychologischer Sicherheit empfanden, befürchteten, als Folgendes wahrgenommen zu werden:

• unwissend
• inkompetent
• aufdringlich und
• negativ

Warum ist psychologische Sicherheit wichtig?

Der Autor Anthony Hood nennt zwei Gründe:

• Ohne psychologische Sicherheit haben Menschen Angst, ihre Meinung zu äußern. Diese Angst beeinträchtigt das Denken und die Entscheidungsfindung. Wenn Angst unser Verhalten bestimmt, liegt unser Fokus auf der Selbsterhaltung. Das bedeutet, dass sie sich möglicherweise nicht an der Retrospektive beteiligen oder eine Idee nicht einbringen, die zu positiven Veränderungen im Team führen könnte.
• Ein psychologisch sicherer Raum wirkt sich positiv auf das Geschäftsergebnis aus. Er steht in Zusammenhang mit einer Reihe von Arbeitsergebnissen, darunter Innovation, Wissensaustausch und divergentes Denken, die alle einen Mehrwert für Unternehmen und Teams schaffen.

Googles „Projekt Aristoteles“ ergab, dass psychologische Sicherheit die wichtigste Komponente leistungsstarker Teams ist. Tatsächlich stellte das Projekt fest, dass sie die Grundlage für die anderen vier Komponenten bildet (Zuverlässigkeit, Struktur und Klarheit, Sinn der Arbeit und Wirkung der Arbeit).

Inwiefern wirkt sich psychologische Sicherheit auf die Retrospektive Ihres Teams aus?

Psychologische Sicherheit kann die Effektivität und Produktivität von Retrospektiven steigern. Wie? Wenn sich ein Team sicher fühlt und nicht durch die Angst vor Schuldzuweisungen oder Scham abgelenkt wird, kann dies zu Folgendem führen:

• Verbessertes Engagement – die Menschen trauen sich eher, ihre Ideen zu äußern
• Verbessertes Angebot an Ideen
• Weniger Energie dafür, mögliche Vorwürfe zu vermeiden oder abzuschwächen
• Verringerung des Gruppendenkens, das die Entscheidungsfindung beeinträchtigen kann
• Bessere Bewertung von Ideen

Kurz gesagt: Wenn es um Retrospektiven geht, gibt psychologische Sicherheit den Teammitgliedern die Freiheit, sich einzubringen, Neues zu erkunden und innovativ zu sein.

Woran können Sie erkennen, ob sich Ihr Team psychologisch sicher fühlt?

Beobachten Sie das Verhalten im Team. Teams, in denen psychologische Sicherheit herrscht, verhalten sich ganz anders als solche, in denen dies nicht der Fall ist. Teams, die sich sicher fühlen, bringen sich in Besprechungen ein, können konstruktives Feedback geben und Ideen auf positive Weise hinterfragen sowie ihre gewonnenen Erkenntnisse weitergeben, um anderen zu helfen, denselben Fehler zu vermeiden. Wenn hingegen Mitarbeiter nicht an der Retrospektive teilnehmen oder sich nicht in den Prozess einbringen, ist es wahrscheinlich, dass sie sich dabei nicht wohl genug fühlen.

Führen Sie eine Bestandsaufnahme zur psychologischen Sicherheit durch. Eine Bestandsaufnahme im Team ist eine wirksame Methode, um zu erfassen, wie sicher sich Ihr Team fühlt. Die psychologische Sicherheit ist derart beschaffen, dass die Art und Weise, wie Menschen befragt werden, ihr Sicherheitsgefühl und damit auch ihre Antworten beeinflussen kann. Das bedeutet: Wenn sie sich unsicher fühlen, werden sie dies aus Angst, die Situation noch zu verschlimmern, wahrscheinlich nicht offenlegen. Online-Zustandserhebungen tragen auf zweierlei Weise dazu bei, diesem Problem entgegenzuwirken. Erstens können die Befragten anonym antworten. Dies beseitigt die Angst vor Repressalien und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Befragten ehrlich antworten. Zweitens können sie asynchron durchgeführt werden. So können die Befragten selbst entscheiden, wann sie antworten möchten, und sich dafür so viel Zeit nehmen, wie sie benötigen. Zudem gibt es weniger Zeitdruck und unzulässige Beeinflussung als bei einer persönlichen Befragung.

Fragen Sie jede Person direkt. Unter den richtigen Umständen werden die Menschen von sich aus sagen, ob sie sich sicher fühlen oder nicht. Das bedeutet, dass es möglich sein kann, ein Team einfach zu fragen, wie es sich fühlt. Dies könnte formell im Rahmen eines jährlichen Einzelgesprächs oder eher zwanglos bei einer Tasse Kaffee geschehen.

Wie kann ein Scrum Master eine psychologisch sichere Retrospektive gestalten?

Sicheres Verhalten vorleben und fördern. Für einen Scrum Master ist es wichtig, bei Retrospektiven Offenheit vorzuleben. Beispiele hierfür sind:

1. Der Austausch über begangene Fehler und die daraus gewonnenen Erkenntnisse
2. Um Feedback bitten
3. Bei der Entscheidungsfindung inklusiv und zielgerichtet vorgehen
4. Die Grenzen des Fachwissens anerkennen
5. Um Hilfe bitten
6. Fragen stellen, um das Verständnis zu überprüfen

Ein solches Vorbild stärkt akzeptable Sprach- und Verhaltensweisen für die Retrospektive, ohne dass diese ausdrücklich ausgesprochen werden müssen. Die Verhaltensweisen selbst sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen, und fördern ein Umfeld des Vertrauens und des Verständnisses. Scrum-Master können positives Verhalten auch dann bekräftigen, wenn es von anderen gezeigt wird. Sie können den Teilnehmenden dafür danken, dass sie offen über ihre Misserfolge berichten. Sie können diejenigen loben, die Fragen stellen. Sie können diejenigen würdigen, die ihre Hilfe angeboten haben.

Fördern Sie den Teamzusammenhalt. Angesichts des direkten Zusammenhangs zwischen Teamzusammenhalt und einem hohen Maß an psychologischer Sicherheit trägt die Förderung des einen automatisch auch dem anderen zugute. Wenn Scrum-Master Gelegenheiten und Raum schaffen, in denen sich Teambeziehungen bilden und wachsen können, fördern sie damit auch die Entwicklung von Sicherheit. Zwar sind Teambuilding-Veranstaltungen ein bewährtes Mittel zum Aufbau von Beziehungen, doch auch die Retrospektive selbst kann genutzt werden, um die psychologische Sicherheit zu erhöhen. Ein Icebreaker zu Beginn des Treffens kann den Teams helfen, auf unterhaltsame Weise etwas Neues über sich selbst zu erfahren und die Aufmerksamkeit aller Anwesenden auf das Geschehen im Raum zu lenken. Der Abschluss mit einer ROTI-Übung (Return on Time Invested) ist ein Mechanismus, mit dem Teammitglieder Feedback geben und das Gefühl erhalten können, gehört zu werden.

Erinnern Sie das Team an die „Retrospektive-Grundregel“. Die Grundregel trägt dazu bei, die für eine agile Retrospektive erforderliche Kultur zu etablieren. Sie stimmt das Team auf die Denkweise ein, die notwendig ist, um sicherzustellen, dass das Treffen sowohl positiv als auch ergebnisorientiert verläuft. Ihr Zweck ist es, die Effektivität des Treffens zu untermauern, damit das Team lernt, Lösungen findet und sich verbessert. Die Formulierung ist von einem aufrichtig respektvollen Ton geprägt. Sie beinhaltet den Verweis auf Verständnis und das aufrichtige Vertrauen in die guten Absichten anderer. Sie trägt dazu bei, den Rahmen, in dem die Retrospektive stattfindet, von Vertrauen und Empathie prägen zu lassen. In solchen Rahmenbedingungen fühlen sich die Menschen sicher.

Erstellen Sie Teamvereinbarungen. Teamvereinbarungen legen Grundregeln fest. Sie beschreiben die Verhaltensweisen, zu denen sich ein Team im gegenseitigen Zusammenwirken verpflichtet. Sie können eine Reihe von Kontexten am Arbeitsplatz abdecken – von der Art und Weise, wie das Team Entscheidungen trifft und wie Konflikte gelöst werden sollen, bis hin dazu, wie sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen. Sie machen Erwartungen sichtbar und formulieren Annahmen. Sie sorgen somit für Klarheit und ein gemeinsames Verständnis im Team, wodurch der Teamkontext zu einem psychologisch sicheren Ort wird, an dem man sich einbringen kann.

Nutzen Sie Online-Tools für Retrospektiven, die Sicherheit schaffen. Gute Retrospektive-Tools verfügen über Funktionen, die darauf ausgelegt sind, psychologische Sicherheit zu fördern und gleichzeitig effektive Retrospektiven zu ermöglichen. Sie tragen dazu bei, gerechte und inklusive Räume zu schaffen, in denen sich ein Team einbringen kann. Zudem tragen sie dazu bei, transparente Prozesse zu fördern, die unterschiedliche Meinungen zulassen und Offenheit begünstigen. Sie ermöglichen anonyme Beiträge, sowohl synchrone als auch asynchrone Besprechungen sowie transparente Entscheidungsprozesse. Sie bieten allen Teammitgliedern die Möglichkeit, Feedback zu geben. Durch die Nachverfolgung von Maßnahmen können sie die Rechenschaftspflicht stärken. Sie lassen sich so anpassen, dass sie die Vielfalt in Teams fördern.

Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch und verfolgen Sie den Fortschritt. Wie oben erwähnt, ermöglicht Ihnen die regelmäßige Durchführung eines Team-Health-Checks eine schnelle Überprüfung des Zustands des Teams sowie etwaiger Trends und Fortschritte. Manchmal geht es nicht nur um einen bestimmten Zeitpunkt, sondern darum, wie sich die Situation im Laufe der Zeit verändert. Herauszufinden, welche Bereiche durchweg schwach abschneiden, damit Sie diese angehen können, oder welche sich positiv entwickeln, damit Sie Erfolge wiederholen können, ist Teil einer regelmäßigen Vorgehensweise. Ein Scrum Master kann die aus dem „Health Check“ gewonnenen Daten nutzen, um Maßnahmen zu ergreifen, die die psychologische Sicherheit des Teams fördern. Die Daten können zudem dazu dienen, diese Werte im Zeitverlauf zu überwachen.

Im Laufe der Zeit, wenn Teammitglieder kommen und gehen, ist es wichtig, den Gesundheitscheck erneut durchzuführen. Schließlich ändern sich die Faktoren, die den Menschen ein Gefühl der Sicherheit vermitteln, im Laufe der Zeit.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter psychologischer Sicherheit in einem Team?

Psychologische Sicherheit ist die gemeinsame Überzeugung, dass das Team ein sicherer Ort ist, an dem man zwischenmenschliche Risiken eingehen kann: eine Frage zu stellen, einen Fehler einzugestehen oder Bedenken zu äußern, ohne Angst vor Vorwürfen oder Blamage haben zu müssen. Der Begriff wird mit der Harvard-Professorin Amy Edmondson in Verbindung gebracht und bildet die Grundlage dafür, dass im Rahmen einer Retrospektive ehrliches Feedback gegeben werden kann.

Warum ist psychologische Sicherheit bei einer Retrospektive von Bedeutung?

Eine Retrospektive funktioniert nur, wenn die Teilnehmer ehrlich sprechen, und ehrlich sprechen sie nur, wenn sie sich sicher fühlen. Ohne psychologische Sicherheit herrscht Schweigen und es heißt „alles ist in Ordnung“; mit ihr werden die tatsächlichen Probleme offen angesprochen und echte Verbesserungen erzielt. Dies ist der mit Abstand wichtigste Faktor dafür, ob eine Retrospektive einen Mehrwert schafft oder nur pro forma durchgeführt wird.

Wie kann ein Scrum Master psychologische Sicherheit schaffen?

Ein Scrum Master schafft ein sicheres Umfeld, indem er Offenheit vorlebt (indem er über seine eigenen Fehler berichtet und um Feedback bittet), den Zusammenhalt im Team fördert, Teamvereinbarungen festlegt, sich an die „Retrospektive-Grundregel“ hält und Instrumente einsetzt, die anonyme Beiträge ermöglichen. Durch regelmäßige Team-Checks lässt sich verfolgen, ob sich das Sicherheitsklima im Laufe der Zeit verbessert.