Zrozumienie danych dotyczących zdrowia zespołu i kolejne kroki

Regularne przeprowadzanie ankiet dotyczących samopoczucia pracowników kształtuje kulturę i atmosferę w zespole. Pokazuje to, że cenią Państwo opinie pracowników i chcą Państwo poznać ich odczucia dotyczące pracy. Jest to cenne działanie, które pozwala wszystkim zorientować się, gdzie mogą występować problemy, a także stanowi punkt wyjścia do retrospektywy sprintu. Kontrola stanu TeamRetro jest dostępna w formacie radaru lub emotikonów, w zależności od tego, w jaki sposób preferują Państwo gromadzić i wizualizować dane.

Mają Państwo już dane – co dalej?

Ten wpis na blogu stanowi punkt wyjścia do wykorzystania zgromadzonych danych w celu ukierunkowania rozmowy z zespołem. Chociaż w celach ilustracyjnych posłużyliśmy się skrajnymi przykładami, te same zasady postępowania mają zastosowanie również w przypadku poszczególnych wymiarów.

Wszystko wskazuje na to, że będzie zielono.

• Zidentyfikuj potencjalne przyczyny sukcesu – Wyciągnięte wnioski nie ograniczają się wyłącznie do porażek. Zapytaj zespoły, co przyczynia się do tego sukcesu, dostrzeż te czynniki, a następnie wykorzystaj je w pełni.
• Proszę zadać sobie pytanie: Co mogłoby utrudnić lub uniemożliwić osiągnięcie tego sukcesu w przyszłości? Proszę zidentyfikować zagrożenia i potencjalne problemy, które mogą pojawić się w przyszłości.
• Rzuć wyzwanie zespołowi – Co by się stało, gdyby rozszerzyć zakres oceny stanu na właścicieli produktów, większe zespoły lub kadrę kierowniczą?
• Zmień wymiary – Jeśli po pewnym czasie okaże się, że te obszary sprawdzają się dobrze, spróbuj zmienić jeden lub dwa wymiary.
• Nie spoczywaj na laurach – to, że ćwiczyłeś na siłowni i widać już efekty, nie oznacza, że powinieneś to zaniedbywać. Proszę nadal weryfikować stan zespołu, nawet jeśli służy to jedynie świętowaniu sukcesów. Jeśli z czasem kondycja Państwa zespołu pozostanie na wysokim poziomie, stanie się to doskonałą historią komunikacyjną, którą warto podzielić się z innymi w Państwa organizacji (chętnie również poznamy tę historię).

Widać tu mnóstwo łagodnej żółci.

• Zwróć uwagę na zróżnicowanie odpowiedzi – tzn. niektórzy są bardzo zadowoleni, a inni nie (proszę skorzystać z funkcji sortowania według zróżnicowanych odpowiedzi w TeamRetro, aby najpierw przyjrzeć się wymiarom, w których odnotowano najwięcej zróżnicowanych odpowiedzi). Proszę zbadać, co może być przyczyną tych rozbieżności.
• Proszę sprawdzić, czy panuje poczucie bezpieczeństwa psychicznego – jeśli wszystkie odpowiedzi są bardzo neutralne, może to oznaczać, że ludzie boją się mówić prawdę i wybierają neutralne odpowiedzi.
• Proszę szukać okazji do wprowadzenia zmian – to idealny moment, aby omówić, co według Państwa powinniśmy zrobić, aby osiągnąć postępy i znaleźć się w przedziale 5 oraz w zielonej strefie.
• Proszę sprawdzić, czy członkowie zespołu rozumieją poszczególne wymiary zdrowia. Proszę upewnić się, że członkowie zespołu wiedzą, co oznaczają te wymiary (lub jakie znaczenie mają one dla nich). W razie potrzeby proszę ponownie zdefiniować lub doprecyzować zakres tych wymiarów i spróbować jeszcze raz, aby sprawdzić, czy przyniesie to oczekiwane rezultaty.
• Proszę uważać na niezdrowy pokój – oznacza to po prostu, że ludzie unikają konfliktów, co samo w sobie może szkodzić ogólnym celom projektu.

Ojej, pojawił się ten czerwony.

• Proszę poruszyć temat, o którym wszyscy milczą. Proszę ustalić, co stanowi największy problem, i zachęcić członków zespołu do otwartej rozmowy na ten temat już teraz. Jeśli kultura organizacyjna nie pozwala jeszcze na to, warto skorzystać z anonimowości. Proszę przypomnieć pracownikom, że nie chodzi o szukanie winnych, lecz o znalezienie rozwiązania.
• Zidentyfikuj przyczynę źródłową. Wykorzystaj technikę „5 dlaczego”, aby dokładnie zbadać, co może być przyczyną problemu, a następnie poproś zespół o zajęcie się tą przyczyną źródłową.
• Proszę skorzystać z modelu „kręgu i zup” (lub „kręgów wpływu”), aby pomóc w rozwiązaniu tych problemów. Co mogą zmienić lub kontrolować indywidualnie, co mogą zrobić jako zespół, a co pozostaje poza ich kontrolą.
• Jeśli to możliwe, poszukajcie szybkich rozwiązań. Przeprowadźcie retrospektywę, taką jak DAKI lub StarFish, która kładzie duży nacisk na działania, które należy podjąć w przyszłości, aby szybko zająć się zgłaszanymi problemami.
• Proszę rozmawiać z ludźmi. Proszę okazać wrażliwość. W obliczu oznak złego stanu zdrowia przejęcie winy jako pierwszy, wzięcie na siebie części odpowiedzialności lub po prostu otwarcie się przed innymi, aby mogli wysłuchać tego, co leży Państwu na sercu, może okazać się oczyszczające (a jednocześnie dodające sił).

Kilka końcowych wskazówek dotyczących zdrowia zespołu w ramach kursu „Scrum Mastery”

TeamRetro umożliwia automatyczne sortowanie odpowiedzi grupy według pierwotnej kolejności, najpierw według odpowiedzi najbardziej pozytywnych, najbardziej negatywnych lub najbardziej zróżnicowanych. Niezależnie od wybranej kolejności, proszę pamiętać o uwzględnieniu każdego aspektu. Skupianie się wyłącznie na negatywnych opiniach może sprawić, że spotkanie stanie się ponurym i przygnębiającym doświadczeniem. Przyjrzenie się najbardziej zróżnicowanym odpowiedziom uwidacznia podziały w grupie, więc danie każdej ze stron możliwości przedstawienia swojego punktu widzenia może dostarczyć innym cennych spostrzeżeń.

Analiza wyników pojedynczego przeglądu stanu firmy jest z pewnością przydatna przy planowaniu krótkoterminowym oraz przy retrospektywnej ocenie dotychczasowych działań, pozwalając w ten sposób uzyskać jak największy zwrot z inwestycji. Dane długoterminowe pokazują postępy i mogą stanowić doskonałą okazję do świętowania oraz docenienia wysiłków zespołu i osiągniętych sukcesów.

Jeszcze jedna uwaga. Dane są ważne. Rozmowy z ludźmi mają kluczowe znaczenie. Jednak to podejmowanie działań i ich konsekwentna realizacja powodują rzeczywistą zmianę. Umiejętność rozróżnienia, w które sprawy powinien angażować się scrum master, które należy pozostawić zespołowi do samodzielnego kierowania, a które wymagają mądrości, by je zaakceptować i odpuścić, stanowi część tych kompetencji.

Nie przestawajcie nas słuchać i kontynuujcie tę wspaniałą pracę! Gotowi, by sprawdzić, jak wygląda sytuacja w Państwa zespole?