Analiza danych dotyczących kondycji zespołu i dalsze działania

Regularne przeprowadzanie ankiet dotyczących samopoczucia pracowników kształtuje kulturę i atmosferę w zespole. Sygnalizuje to, że cenią Państwo opinie pracowników i chcą Państwo poznać ich odczucia dotyczące pracy. Jest to cenne działanie, które pozwala wszystkim zorientować się, gdzie mogą występować problemy, a także stanowi punkt wyjścia do retrospektywy sprintu. Ankieta TeamRetro jest dostępna w formacie wykresu radarowego lub emotikonów, w zależności od tego, w jaki sposób preferują Państwo gromadzić i wizualizować dane.

Mają Państwo więc już dane – co teraz z nimi zrobić?

Ten wpis na blogu stanowi punkt wyjścia do wykorzystania zgromadzonych danych w celu ukierunkowania rozmowy z zespołem. Chociaż w celach ilustracyjnych posłużyliśmy się skrajnymi przykładami, te same zasady postępowania mają zastosowanie również w przypadku poszczególnych wymiarów.

Wszystko wskazuje na to, że sytuacja jest korzystna.

• Zidentyfikuj potencjalne przyczyny sukcesu – Wyciągnięte wnioski nie ograniczają się wyłącznie do porażek. Zapytaj zespoły, co przyczynia się do tego sukcesu, dostrzeż te czynniki, a następnie wykorzystaj je w pełni.
• Proszę zadać sobie pytanie – Co mogłoby utrudnić lub uniemożliwić dalszy sukces? Proszę zidentyfikować zagrożenia i potencjalne problemy, które mogą pojawić się w przyszłości.
• Rzućcie wyzwanie zespołowi – Co by się stało, gdybyście rozszerzyli zakres kontroli stanu na właścicieli produktów, zespoły o zwiększonej liczebności lub osoby z kierownictwa?
• Zmiana wymiarów – Jeśli po pewnym czasie okaże się, że te obszary działają dobrze, warto spróbować zmienić jeden lub dwa wymiary.
• Nie spoczywaj na laurach – to, że ćwiczyli Państwo na siłowni i osiągnęli Państwo widoczne rezultaty, nie oznacza, że powinni Państwo zaniedbywać treningi. Proszę nadal weryfikować stan zespołu, nawet jeśli służy to wyłącznie świętowaniu sukcesów. Jeśli z biegiem czasu kondycja Państwa zespołu utrzyma się na wysokim poziomie, stanie się to doskonałym przykładem komunikacji, którym warto podzielić się z innymi członkami organizacji (chętnie również poznamy tę historię).

Jest tu mnóstwo łagodnej żółci.

• Zwróćcie uwagę na zróżnicowanie odpowiedzi – tzn. niektórzy są bardzo zadowoleni, a inni nie (skorzystajcie z funkcji TeamRetro „sortuj według zróżnicowanych odpowiedzi”, aby najpierw przyjrzeć się wymiarom, w których odnotowano najwięcej zróżnicowanych odpowiedzi). Zastanówcie się, co może być przyczyną tych rozbieżności.
• Proszę sprawdzić poziom bezpieczeństwa psychicznego – Jeśli wszystkie odpowiedzi są bardzo neutralne, może to oznaczać, że ludzie zbytnio się boją, by powiedzieć prawdę, i zdecydowali się na neutralne odpowiedzi.
• Proszę szukać okazji do wprowadzenia zmian – to idealny moment, aby omówić, co według Państwa powinniśmy zrobić, aby wprowadzić zmiany i osiągnąć wyniki na poziomie 5 oraz znaleźć się w zielonej strefie.
• Proszę sprawdzić, czy członkowie zespołu rozumieją poszczególne wymiary zdrowia. Proszę upewnić się, że członkowie zespołu rozumieją znaczenie tych wymiarów (lub to, co one dla nich oznaczają). W razie potrzeby proszę ponownie zdefiniować lub doprecyzować zakres tych wymiarów i spróbować jeszcze raz, aby sprawdzić, czy przyniesie to oczekiwane rezultaty.
• Proszę uważać na niezdrowy pokój – oznacza to po prostu, że ludzie unikają konfliktów, co samo w sobie może mieć szkodliwy wpływ na ogólne cele projektu.

Ojej, pojawił się ten czerwony.

• Proszę poruszyć temat, o którym wszyscy milczą. Proszę ustalić, co powoduje największe problemy, i zachęcić członków zespołu do natychmiastowego omówienia tej kwestii. Jeśli kultura organizacyjna jeszcze na to nie pozwala, warto skorzystać z anonimowości. Proszę przypomnieć pracownikom, że nie chodzi o szukanie winnych, lecz o znalezienie rozwiązania na przyszłość.
• Zidentyfikuj przyczynę źródłową. Skorzystaj z techniki „5 dlaczego”, aby dokładnie zbadać, co może być przyczyną problemu, a następnie poproś zespół o zajęcie się tą przyczyną źródłową.
• Proszę skorzystać z modelu „kręgu i zup” (lub „kręgów wpływu”, aby pomóc w rozwiązaniu tych problemów). Co mogą zmienić lub kontrolować indywidualnie, co mogą zrobić jako zespół, a co pozostaje poza ich kontrolą.
• Jeśli to możliwe, poszukajcie rozwiązań przynoszących szybkie efekty. Przeprowadźcie retrospektywę, taką jak DAKI lub StarFish, która kładzie duży nacisk na działania do podjęcia w przyszłości, tak aby szybko zająć się zgłaszanymi problemami.
• Rozmawiajcie z ludźmi. Okażcie swoją wrażliwość. W obliczu oznak złego stanu zdrowia przejęcie jako pierwszy winy, wzięcie na siebie części odpowiedzialności lub po prostu otwarcie się przed innymi, aby mogli wysłuchać tego, co leży Państwu na sercu, może okazać się oczyszczające (ale także dodające sił).

Kilka końcowych wskazówek dotyczących zdrowia zespołu dla scrum masterów

TeamRetro umożliwia automatyczne sortowanie odpowiedzi grupy według pierwotnej kolejności, najpierw według odpowiedzi najbardziej pozytywnych, najbardziej negatywnych lub najbardziej zróżnicowanych. Niezależnie od wybranej kolejności, proszę pamiętać o uwzględnieniu każdego wymiaru. Skupianie się wyłącznie na aspektach negatywnych może sprawić, że spotkanie stanie się ponurym i przygnębiającym doświadczeniem. Analiza odpowiedzi o najbardziej zróżnicowanym charakterze uwidacznia podziały w grupie, dlatego umożliwienie każdej ze stron przedstawienia swojego punktu widzenia może dostarczyć innym cennych spostrzeżeń.

Analiza danych z jednego przeglądu stanu zdrowia jest z pewnością przydatna przy planowaniu krótkoterminowym oraz przy ukierunkowywaniu działań dotyczących retrospektywnej analizy wyników, co pozwala uzyskać jak największy zwrot z inwestycji. Dane długoterminowe pokazują postępy i mogą stanowić doskonałą okazję do świętowania oraz docenienia wysiłków zespołu i osiągniętych sukcesów.

Jeszcze jedna uwaga. Dane są ważne. Rozmowy z ludźmi mają kluczowe znaczenie. Jednak to właśnie podejmowanie działań i ich konsekwentna realizacja powodują zmianę. Częścią tych umiejętności jest umiejętność rozróżnienia, w które bitwy należy się angażować jako scrum master, które należy pozostawić zespołowi do samodzielnego kierowania, a które wymagają mądrości, by je zaakceptować i odpuścić.

Nie przestawajcie słuchać i kontynuujcie tę wspaniałą pracę! Czy są Państwo gotowi, aby sprawdzić, jak wygląda sytuacja w Państwa zespole?