5 wskazówek, jak w pełni wykorzystać ocenę kondycji zespołu agile

Badania stanu zespołu to naprawdę prosty sposób na pomiar i monitorowanie samopoczucia zespołu, pozwalający na opracowanie opartych na danych działań, które wspierają ciągłe doskonalenie zespołu!

Jeśli dopiero zaczynają Państwo korzystać z przeglądów stanu zespołu lub po prostu chcą Państwo mieć pewność, że wykorzystują je Państwo w pełni, zebraliśmy pięć najważniejszych wskazówek, które pomogą Państwu w tym zakresie.

Wskazówka nr 5. Staraj się wspierać, a nie oceniać

Oceny stanu zespołu to doskonały sposób na uzyskanie wglądu w to, jakiego wsparcia potrzebuje Państwa zespół; mogą one również wskazać, w jakich obszarach mogą Państwo przynieść największe korzyści.

Proszę więc zachować ostrożność – to nie jest odpowiedni moment na popisywanie się swoimi umiejętnościami ekstrapolacji. Jeśli analiza stanu zespołu wskazuje, że jest on „niezadowolony”, nie oznacza to, że nie wnosi on wartości.

Chociaż kuszące może być porównywanie poszczególnych osób lub zespołów na podstawie wyników oceny stanu organizacji, takie przedsięwzięcie wiąże się z pewnymi trudnościami. Zespół, który uzyskał głównie odpowiedzi „zielone”, może po prostu czuć się niekomfortowo, omawiając pewne kwestie, podczas gdy zespoły, które uzyskały odpowiedzi „czerwone”, mogą z zadowoleniem przyjmować szansę na poprawę.

Właśnie dlatego warto zrobić pierwszy krok, kierując się zasadą „wspieraj, nie oceniaj”. Proszę podchodzić do zespołu z otwartym umysłem i ciekawością, ponieważ takie nastawienie sprzyja rozwojowi zespołu.

Aby sprawdzić, czy przyjął Pan/Pani właściwy sposób myślenia, proszę zadać sobie pytanie: „Komu ma to przynieść korzyść?”; jeśli odpowiedź nie brzmi „Pańskiemu zespołowi”, nadszedł czas na zmianę podejścia.

Wskazówka nr 4. Porozmawiaj ze swoim zespołem

To może wydawać się oczywiste, ale często się o tym zapomina.

Gdy mają Państwo –

• zaległości na skalę Everestu,
• niekończąca się seria spotkań odbywających się jedno po drugim oraz
• poważnie rozważa Pan/Pani rezygnację z porannego prysznica, aby zaoszczędzić trochę czasu (proszę tego nie robić, zawsze należy brać prysznic),

Może się zdarzyć, że w niewytłumaczalny sposób zacznie Pan/Pani zakładać, iż umiejętności członków Pana/Pani zespołu sięgają aż do czytania w Pana/Pani myślach. Nie są w stanie tego zrobić – dlatego proszę z nimi porozmawiać.

Najważniejsze kwestie, które należy uwzględnić podczas pierwszego przeprowadzenia kontroli stanu technicznego –

• Czym jest przegląd zdrowotny i dlaczego jest on tak ważny
• Aspekty objęte badaniem stanu zdrowia oraz ich znaczenie
• W jaki sposób będą przebiegać badania kontrolne w Państwa zespole
• Wszelkie wątpliwości, jakie może mieć Państwa zespół

Ten krok wiąże się z dodatkową korzyścią.

Jest to nie tylko okazja do nawiązania bliższego kontaktu z zespołem, ale także pozwala pokazać, że Państwa chęć udzielenia wsparcia jest szczera, że Państwa działania są spójne z tym, co Państwo mówią, oraz że wprowadzenie kontroli stanu zdrowia nie jest jedynie formalnością. Gdy zespół postrzega swojego przełożonego jako osobę szczerą i wspierającą, poprawia się samopoczucie całego zespołu.

Wskazówka nr 3. Wykorzystaj istniejące procesy i praktyki

Jednym z najprostszych sposobów na włączenie oceny stanu zespołu do codziennej pracy jest połączenie jej z retrospektywą.

Przeprowadzenie kontroli stanu przed lub po retrospektywie oznacza, że nie zakłóci to realizacji innych zadań w ramach przepływu pracy. Można je również z łatwością dostosować do retrospektyw odbywających się w trybie asynchronicznym.

Dostosowanie tego do Państwa retrospektywy nie oznacza dokładnego powielania tego, co dzieje się podczas Państwa retrospektywy.

Proces oceny stanu zespołu to sytuacja, w której odpowiedzi są zbierane szybko i niezależnie; nie jest to czas na omawianie problemów ani analizowanie metod postępowania i rozwiązań. Stanowi to okazję do oceny kondycji zespołu w danym momencie. Można nawet przeprowadzić taką ocenę przed retrospektywą i wykorzystać uzyskane dane do określenia głównego tematu kolejnej retrospektywy, aby zająć się konkretnym obszarem.

Wskazówka nr 2. Dbaj o regularność

Istnieją dwa główne powody takiego stanu rzeczy –

Po pierwsze – podstawą poprawy kondycji zespołu jest jej pomiar, a fundamentem tej podstawy jest możliwość śledzenia jej zmian w czasie. Śledzenie tych wskaźników pozwoli Państwu odpowiednio zidentyfikować obszary wymagające uwagi oraz ocenić skuteczność wsparcia udostępnionego Państwa zespołowi. Wykorzystanie oceny kondycji zespołu wpisuje się w praktykę opartą na danych; jest to narzędzie pomagające określić działania i zasoby, które zapewnią zespołowi niezbędne wsparcie, umożliwiające mu dalszy rozwój.

Po drugie – jest to dla Państwa okazja, by pokazać, że cenią Państwo swój zespół i jego dobre samopoczucie, a w dzisiejszym świecie, w którym brakuje czasu, nic nie wyraża tego lepiej niż zarezerwowanie na to czasu w Państwa harmonogramie.

Dlatego tak ważne jest regularne przeprowadzanie oceny kondycji zespołu. Jeśli comiesięczna ocena wydaje się Państwu zbyt częsta, proszę spróbować przeprowadzać ją co dwa miesiące lub w dowolnym innym odstępie czasu, który pomoże Państwu wyrobić nawyk przeprowadzania takich ocen.

Wskazówka 1. Zadbaj o bezpieczeństwo

Nie da się przecenić znaczenia przeprowadzenia oceny stanu zespołu w środowisku zapewniającym bezpieczeństwo psychologiczne.

Państwa zespół musi czuć się swobodnie, wykazując się odwagą; jego członkowie muszą mieć poczucie, że mogą udzielać szczerych i otwartych odpowiedzi bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami (zarówno bezpośrednimi, jak i pośrednimi).

Niektórzy członkowie Państwa zespołu mogą już to odczuwać, innym może być potrzebne pewne wsparcie, aby do tego doszli, dlatego oto, w jaki sposób mogą Państwo im pomóc –

• Spraw, aby ankiety dotyczące kondycji zespołu były anonimowe… naprawdę anonimowe… nie w takim sensie, że można łatwo cofnąć tę anonimowość i podglądnąć, kto co napisał… ale faktycznie anonimowe… tak, aby nikt nie wiedział, kto jest autorem danej odpowiedzi… łącznie z Panem/Panią. [Psst… TeamRetro pozwala skonfigurować ankiety, które są anonimowe zarówno dla uczestników, jak i dla moderatorów.]

• Proszę udostępnić te informacje zespołowi (oraz osobom wspierającym zespół), ale nie należy ich przekazywać dalej. Udostępnienie ich szerszemu gronu zwiększa prawdopodobieństwo, że wyniki nie zostaną wykorzystane zgodnie z celem, dla którego przeprowadzono ocenę stanu.

Oczywiście mogą Państwo dostosować szablony oceny kondycji zespołu, tak aby były one dostosowane do potrzeb Państwa organizacji i zespołu, nadając im tym samym większe znaczenie.

Prosimy o informację, jeśli mają Państwo inne wskazówki, którymi chcieliby się Państwo podzielić.

Jeśli nie mają Państwo jeszcze doświadczenia w zakresie kontroli stanu zespołu, proszę wypróbować nasze narzędzia do kontroli stanu z pomocą naszego zespołu przyjaznych botów.