5 wskazówek jak najlepiej wykorzystać ocenę stanu zespołu agile

Badania stanu zespołu to naprawdę prosty sposób na ocenę i monitorowanie samopoczucia zespołu, co pozwala opracować oparte na danych działania wspierające jego ciągłe doskonalenie!

Jeśli dopiero zaczynają Państwo przygodę z przeglądami stanu zespołu lub po prostu chcą Państwo mieć pewność, że w pełni wykorzystują Państwo ich potencjał, zebraliśmy pięć najważniejszych wskazówek, które pomogą Państwu w tym procesie.

Wskazówka 5. Staraj się wspierać, a nie oceniać

Ankiety dotyczące stanu zdrowia to doskonały sposób na uzyskanie informacji o tym, jakiego wsparcia potrzebuje Państwa zespół; mogą one również wskazać, w jakich obszarach mogą Państwo wnieść największy wkład.

Proszę więc zachować ostrożność – nie jest to odpowiedni moment na popisywanie się swoimi umiejętnościami w zakresie wyciągania wniosków. Jeśli badanie stanu zespołu wskazuje, że jest on „niezadowolony”, nie oznacza to, że nie wnosi on wartości.

Choć kuszące może być porównywanie poszczególnych osób lub zespołów na podstawie wyników oceny stanu organizacji, takie podejście wiąże się z pewnym ryzykiem. Zespół, który uzyskał głównie „zielone” wyniki, może po prostu czuć się niekomfortowo, omawiając pewne kwestie, podczas gdy zespoły, które uzyskały „czerwone” wyniki, mogą z radością przyjmować szansę na poprawę.

Dlatego warto zacząć od przyjęcia zasady „wspieraj, nie oceniaj”. Proszę podchodzić do zespołu z otwartym umysłem i ciekawością, ponieważ takie nastawienie sprzyja jego rozwojowi.

Aby sprawdzić, czy przyjął Pan/Pani właściwe nastawienie, proszę zadać sobie pytanie: „Komu ma to przynieść korzyść?”; jeśli odpowiedź nie brzmi „Pańskiemu zespołowi”, nadszedł czas na zmianę podejścia.

Wskazówka 4. Porozmawiaj ze swoim zespołem

To może wydawać się oczywiste, ale często się o tym zapomina.

Gdy mają Państwo –

zaległości na skalę Everestu,
niekończąca się seria spotkań, jedno po drugim, oraz
poważnie rozważa Pan/Pani rezygnację z porannego prysznica, aby zaoszczędzić trochę czasu (proszę tego nie robić, zawsze należy brać prysznic),

może się zdarzyć, że w niewytłumaczalny sposób zacznie Pan/Pani zakładać, że członkowie Pana/Pani zespołu potrafią czytać w Pana/Pani myślach. Nie potrafią tego – dlatego proszę z nimi porozmawiać.

Najważniejsze kwestie, które należy uwzględnić podczas pierwszego przeprowadzenia kontroli stanu –

Czym jest badanie kontrolne stanu zdrowia i dlaczego jest ono tak ważne
Elementy, które obejmuje przegląd stanu zdrowia, oraz ich znaczenie
Jak będą przebiegać badania kontrolne w Państwa zespole
wszelkie wątpliwości, jakie może mieć Państwa zespół

Ten krok wiąże się z dodatkową korzyścią.

Jest to nie tylko okazja do nawiązania bliższego kontaktu z zespołem, ale także pozwala pokazać, że Państwa chęć udzielenia wsparcia jest szczera, że Państwa słowa i czyny są ze sobą spójne oraz że wprowadzenie rozmów dotyczących samopoczucia pracowników nie jest jedynie formalnością. Gdy zespół postrzega swojego przełożonego jako osobę szczerą i wspierającą, poprawia się ogólne samopoczucie zespołu.

Wskazówka 3. Proszę dostosować to do istniejących procesów i praktyk

Jednym z najprostszych sposobów na włączenie oceny stanu zespołu do codziennej pracy jest połączenie jej z retrospektywą.

Przeprowadzenie przeglądu stanu przed lub po retrospektywie oznacza, że nie zakłóci to innych zadań w ramach procesu pracy. Można je również z łatwością dostosować do retrospektyw odbywających się w trybie asynchronicznym.

Dostosowanie tego do Państwa retrospektywy nie oznacza dokładnego powielania tego, co dzieje się podczas retrospektywy.

Ankieta dotycząca kondycji zespołu służy do szybkiego i niezależnego zebrania opinii; nie jest to czas na omawianie problemów ani rozważanie metod działania i rozwiązań. Stanowi ona okazję do oceny kondycji zespołu w danym momencie. Można nawet przeprowadzić taką ankietę przed retrospektywą i wykorzystać uzyskane dane do określenia priorytetów na następną retrospektywę, aby zająć się konkretnym obszarem.

Wskazówka 2. Niech to stanie się nawykiem

Istnieją dwa główne powody –

Po pierwsze – podstawą poprawy kondycji zespołu jest jej pomiar, a fundamentem tego pomiaru jest możliwość śledzenia zmian w czasie. Śledzenie pozwoli Państwu odpowiednio zidentyfikować obszary budzące obawy oraz ocenić skuteczność wsparcia, które zostało udostępnione Państwa zespołowi. Wykorzystanie oceny kondycji zespołu wiąże się z praktyką opartą na danych; jest to narzędzie pomagające określić działania i zasoby, które zapewnią zespołowi wsparcie niezbędne do poprawy jego funkcjonowania.

Po drugie – jest to dla Państwa okazja, by pokazać, że cenią Państwo swój zespół i jego dobre samopoczucie, a w dzisiejszym zabieganym świecie nic nie wyraża tego lepiej niż zarezerwowanie na to czasu w Państwa harmonogramie.

Dlatego tak ważne jest regularne przeprowadzanie oceny kondycji zespołu. Jeśli comiesięczna ocena wydaje się Panu/Pani zbyt częsta, proszę spróbować przeprowadzać ją co dwa miesiące lub w innym odstępie czasu, który pomoże Panu/Pani wyrobić nawyk przeprowadzania takich ocen.

Wskazówka 1. Zadbaj o bezpieczeństwo

Nie da się przecenić znaczenia przeprowadzania oceny kondycji zespołu w środowisku zapewniającym bezpieczeństwo psychologiczne.

Państwa zespół musi czuć się swobodnie, wykazując się odwagą; jego członkowie muszą mieć poczucie, że mogą udzielać szczerych i otwartych odpowiedzi bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami (zarówno bezpośrednimi, jak i pośrednimi).

Niektórzy członkowie Państwa zespołu być może już to odczuwają, innym może być potrzebne wsparcie, aby do tego doszli, dlatego oto, w jaki sposób mogą Państwo pomóc –

Spraw, by ankiety dotyczące kondycji zespołu były anonimowe… naprawdę anonimowe… nie w takim sensie, że można łatwo cofnąć tę opcję i podglądnąć, kto co napisał… ale w sensie prawdziwej anonimowości… tak, by nikt nie wiedział, kto jest autorem danej odpowiedzi… łącznie z Panem/Panią. [Psst… TeamRetro pozwala ustawić ankiety, które są anonimowe zarówno dla uczestników, jak i dla moderatorów.]
Proszę udostępnić te informacje zespołowi (oraz osobom wspierającym go), ale nie należy ich rozpowszechniać dalej. Rozpowszechnianie ich poza ten krąg zwiększa ryzyko, że wyniki nie zostaną wykorzystane zgodnie z celem, dla którego przeprowadzono ocenę stanu.

Oczywiście mogą Państwo dostosować szablony oceny kondycji zespołu, tak aby były one dostosowane do potrzeb Państwa organizacji i zespołu, nadając im tym samym większe znaczenie.

Prosimy o informację, jeśli mają Państwo inne wskazówki, którymi chcieliby się Państwo podzielić.

Jeśli nie mają Państwo jeszcze doświadczenia w przeprowadzaniu przeglądów stanu zespołu, proszę wypróbować nasze przeglądy z pomocą naszego zespołu przyjaznych botów.