Créez les contrats sociaux de votre équipe avec des accords d'équipe efficaces

Souvent utilisé par les équipes agiles, un contrat social permet à tous les membres de l’équipe de mieux travailler ensemble. Il énonce les règles de conduite convenues entre les membres de l’équipe. En général, en l’absence d’accord clair, il existe souvent un manque de clarté quant à la manière dont les membres de l’équipe doivent interagir.

Il faut bien l’admettre, travailler en équipe n’est pas une mince affaire. Que votre équipe soit nouvelle (en phase de formation et de confrontation) ou expérimentée (en phase de performance et de dissolution), collaborer avec d’autres demande des efforts. Les différentes personnalités, les parcours variés et la culture d’entreprise influencent les performances d’une équipe.

Des gestes innocents de la part d’une personne peuvent facilement agacer, déconcentrer ou irriter les autres. Alors qu’un membre de l’équipe peut se montrer très bavard pendant les réunions, un autre peut trouver cela impoli. Même des comportements animés par des intentions positives, comme la reconnaissance des efforts fournis, peuvent parfois manquer leur cible.

La manière dont les gens interagissent lors d’une réunion définit la culture. Qu’il s’agisse d’exprimer son opinion et d’être écouté sans être jugé, ou encore de décider d’allumer ou non sa caméra pendant la discussion, tout cela fait partie des normes qui définissent la culture d’une équipe.

L’une des façons de créer une culture d’entreprise positive consiste à aborder les problèmes et à établir des accords au sein de l’équipe.

Qu’est-ce qu’un accord d’équipe pour les équipes agiles ?

Les accords d’équipe désignent les comportements qu’une équipe s’engage à adopter dans le cadre de sa collaboration quotidienne. Ils peuvent s’appliquer à divers contextes professionnels, notamment :

• prise de décision
• réunions
• communiquer
• partage d’informations
• se soutenir mutuellement

Voici les règles de base en matière de comportement. Elles permettent à chacun de participer en équipe en se sentant psychologiquement en sécurité.

Dans ce contexte, la sécurité psychologique signifie que les membres de l’équipe peuvent partager leurs idées sans craindre d’être jugés, sans craindre les préjugés, sans se soucier de leur statut ou de l’autorité. Cela permet à chacun de se concentrer sur le projet plutôt que de s’inquiéter de sa place au sein du groupe.

Les accords d’équipe sont généralement établis par l’équipe au début du projet. Ils peuvent notamment porter sur :

• Utiliser la directive fondamentale de la rétrospective agile dans le cadre des rétrospectives
• Chacun a son mot à dire et apporte une contribution précieuse.
• Si une tâche vous est confiée, vous devez vous en charger et la tenir à jour.
• Les demandes complexes doivent être discutées avec la personne concernée avant d’être simplement attribuées.
• Utilisation de mots codés pour signaler un besoin.
• Une fréquence et un objectif clairs pour les réunions.
• Comment l’équipe communique et travaille à distance, avec des horaires flexibles ou dans des fuseaux horaires différents.

Les avantages des accords d’équipe

Les accords d’équipe présentent de nombreux avantages. Ils –

• contribuer à réduire les conflits au sein de l’équipe.
• aider les gens à mieux gérer leur stress et leur anxiété.
• jeter les bases de la coopération, de la collaboration et de l’amélioration continue.
• instaurer la confiance et favoriser le sentiment d’appartenance.
• donner à l’équipe un sentiment de maîtrise et de sécurité.
• tisser des liens au sein de l’équipe
• aider l’équipe à progresser dans le modèle de développement d’équipe de Tuckman.

Ainsi, lorsqu’ils sont bien conçus, les accords d’équipe peuvent mettre en valeur les atouts de votre équipe.

Comment établir des accords d’équipe ?

Comme on peut s’y attendre, c’est avec l’équipe qu’il est préférable d’élaborer les accords d’équipe. Il s’agit d’un processus collaboratif. Cela peut se faire manuellement, en présentiel, à l’aide de post-it. Cela peut également se faire en ligne à l’aide d’un bon outil de rétrospective.

L’avantage d’un outil de rétrospective en ligne réside dans la facilité avec laquelle on peut préserver l’anonymat des contributions. Là encore, cela vise à créer un environnement psychologiquement sûr dans lequel chacun peut partager ses idées.

1. Expliquez la nécessité

La première étape consiste à expliquer pourquoi il est nécessaire d’élaborer la charte d’équipe. La plupart des gens en comprennent déjà la raison, mais cela vaut tout de même la peine de le rappeler. Vous pouvez y consacrer un peu de temps au début de votre rétrospective ou organiser une réunion spécifique pour en discuter.

Parmi les avantages d’un accord d’équipe, on peut citer :

• disposer d’un moyen de définir et d’améliorer la culture d’équipe
• disposer de méthodes de travail claires et bien définies pour collaborer efficacement
• connaître les attentes de chacun et avoir une bonne compréhension pratique
• être globalement plus heureux au travail lorsque l’équipe est soudée

2. Favoriser la responsabilisation individuelle

Demandez ensuite à chacun d’écrire un comportement positif qui, selon lui, correspond à l’organisation, à son équipe et à lui-même. C’est ce qui rend cet accord unique à leur équipe et suscite l’adhésion de tous.

Lorsque vous invitez les participants à réfléchir ensemble et à proposer des idées, il peut être utile de leur donner quelques phrases d’introduction. Cela permet de s’assurer que les accords sont axés sur le comportement et formulés de manière positive.

Voici quelques suggestions –

• Vous pouvez compter sur moi pour ________________
• Nous pouvons former une équipe formidable en ________________
• Nous pouvons surmonter certaines de nos frustrations et difficultés en ________________
• Ce que j’apprécie particulièrement chez cette équipe, c’est quand ________________
• Nous pouvons améliorer notre façon de travailler en ________________

Chaque point de l’accord devrait constituer un concept distinct afin d’en garantir la simplicité.

3. Proposer des accords à examiner

D’une manière générale, il est préférable que les personnes concernées proposent un accord avant que celui-ci ne soit accepté. Cela permet de s’assurer que tout le monde comprend et adhère véritablement à l’accord, plutôt que de se contenter de cocher une case.

Un outil en ligne tel que TeamRetro vous offre la possibilité de laisser les participants ajouter des accords directement à une liste ou de les proposer au groupe. Si un accord est proposé, tous les autres participants peuvent alors choisir de le soutenir (pouce vers le haut), de ne pas le soutenir (pouce vers le bas) ou de rester neutres. Cela vous permet de voir rapidement s’il existe un consensus au sein du groupe avant que l’accord ne soit confirmé.

4. Animer les discussions de groupe

Une fois les accords communiqués, donnez à chacun la possibilité de les lire attentivement et de poser des questions pour obtenir des précisions. Vous pouvez regrouper les points identiques si nécessaire.

Animez la discussion et laissez les participants exprimer leurs préoccupations, poser leurs questions et faire part de leurs commentaires. Prenez note des objections. Décidez ensuite, par un vote, des points à retenir.

Toutes les propositions d’accord ne seront pas retenues. Discutez-en avec le groupe afin de vous assurer que chacun comprenne bien pourquoi il en est ainsi. L’objectif est d’examiner toutes les propositions d’accord avant de clore la réunion.

Les comportements proposés qui sont acceptés constituent les accords d’équipe qui forment le contrat social.

5. Réfléchissez aux accords

Une fois les accords ajoutés à la liste, il est conseillé de les passer en revue. Recueillez d’autres commentaires et répondez à toute nouvelle préoccupation qui aurait pu surgir. Une bonne question à poser pourrait être :

« Lorsque nous examinons nos accords d’équipe, quel impact cela aura-t-il, selon vous, sur notre façon de travailler ensemble, et qu’est-ce que cela vous inspire ? »

Ces commentaires serviront de base aux éventuelles modifications finales à apporter aux accords.

6. Utilisez les accords

Enfin, au début des prochaines réunions, il est judicieux de rappeler brièvement ces accords afin de donner le ton de la séance. Vous pouvez également vous en servir comme support de réflexion à la fin de la réunion pour vérifier si l’équipe a respecté ses engagements.

TeamRetro affiche les accords d’équipe sur votre tableau de bord. Vous les avez ainsi toujours à portée de main.

Les pièges à éviter lors de l’élaboration d’accords d’équipe

1. Absence de véritable consensus

Le piège le plus évident survient lorsque tous les membres de l’équipe ne s’engagent pas pleinement à respecter les accords.

Le fait d’acquiescer de la tête lors d’une réunion de collaboration peut n’être que cela. Les gens doivent d’abord comprendre avant de se rallier à une idée. Cela signifie que l’accord doit leur paraître logique et correspondre à leurs valeurs.

Comme nous l’avons déjà évoqué, c’est aussi pour cette raison que chaque équipe doit définir ses propres règles. Reprendre ou s’inspirer des règles d’une autre équipe ne contribue guère à améliorer l’adhésion. Cela ne fera que réduire le sentiment d’appropriation.

Si ces accords sont imposés par la direction générale, cela risque d’accentuer le décalage.

Il est important de disposer de suffisamment de temps pour discuter des points qui posent problème et y remédier avant de les intégrer dans l’accord final.

2. Pas de rituels

Ces accords doivent ensuite se traduire en actions et en habitudes quotidiennes. Sinon, ce ne sont que des mots sur une feuille de papier.

Il peut y avoir différentes interprétations des accords. Cela entraînerait des différences de comportement.

Pour y parvenir, notre équipe a notamment mis au point des mots-clés. Ces mots-clés résument les accords conclus au sein de notre équipe. Voici un petit aperçu de ce que nous faisons.

• Contrôle croisé – Les membres de l’équipe s’accordent à dire qu’un contrôle croisé est nécessaire pour les tâches critiques en contact avec la clientèle. Un collègue occupant un poste similaire et disposant de compétences équivalentes procédera à un contrôle qualité et vérifiera le travail afin d’en garantir l’exactitude.

• C’est l’heure du « sushi » – Nous aimons nous amuser au travail. Parfois même un peu trop. Quand quelqu’un dit « c’est l’heure du sushi », cela signifie qu’il souhaite que l’on se concentre sur le travail. Comme nous en avons convenu ainsi, personne ne s’en offense et nous nous calmons rapidement.

• Bikeshed – Si un sujet est soulevé et ne peut être réglé immédiatement, il est mis en attente. On le place dans le « bikeshed » et on le ressort plus tard pour en discuter.

3. Le blâme et la honte

Les accords d’équipe peuvent être utilisés à mauvais escient. En d’autres termes, ils peuvent servir à attaquer ou à pointer du doigt.

En tant que Scrum Master, il est important de veiller à ce que chacun se sente en sécurité au travail. La peur n’a pas sa place ici. Chacun doit pouvoir assumer ses erreurs dans le cadre de son processus d’amélioration continue.

Il existe un moyen efficace de remédier au non-respect des accords. Demandez aux participants de citer des exemples concrets où d’autres ont fait preuve d’un comportement positif. Invitez-les toutefois à faire leur propre introspection lorsqu’ils réfléchissent aux accords qu’ils pourraient améliorer.

Comment faire en sorte que les accords d’équipe soient respectés ?

1. Donner l’exemple

En tant que Scrum Master, il est important que vous donniez l’exemple en adoptant les comportements définis dans la charte. Si vous commencez à vous en écarter, l’équipe en fera de même.

Précisez clairement que vous aimeriez que quelqu’un vous remette sur le droit chemin si vous commencez à vous égarer, et que vous ferez de même pour cette personne.

2. Gardez-les à portée de vue

Veillez à ce que les accords soient aussi visibles que possible.

Vous pouvez publier la liste sur Slack ou MS Teams. Peu importe la manière dont vous vous y prenez, l’essentiel est de rappeler aux gens les comportements auxquels ils ont adhéré.

3. Réexaminer et réviser

Au fil du temps, votre équipe évoluera, tout comme l’environnement dans lequel vous travaillez. Votre accord devrait donc évoluer lui aussi.

Le fait de réviser et de mettre à jour régulièrement l’accord permettra de lui donner plus de poids et de le maintenir à jour.

4. Des équipes différentes, des accords différents

Ne vous y trompez pas. Chaque équipe est différente, même si les rôles sont similaires.

Veillez à ce que chaque équipe dispose de ses propres règles, qui lui soient propres et qui lui conviennent.

5. Prendre acte et reconnaître

Les équipes qui adoptent les comportements auxquels elles se sont engagées valent leur pesant d’or. Reconnaître les efforts de l’équipe dans le respect de ces engagements contribuera à renforcer ces excellentes pratiques.

Prêt à rédiger un accord d’équipe ?

TeamRetro vous permet d’organiser facilement et efficacement des rétrospectives agiles et des bilans de santé en ligne. Il vous permet de créer des accords d’équipe auxquels vous pourrez vous référer lors de vos prochaines réunions.

Les membres de l’équipe peuvent proposer des accords de manière anonyme et en toute sécurité. Ils peuvent également manifester leur soutien à ces accords avant qu’ils ne soient adoptés. Contribuez dès aujourd’hui à faire passer vos équipes du niveau « bon » au niveau « excellent » !

Rédigez dès maintenant un accord d’équipe