Élaborez les contrats sociaux de votre équipe grâce à des accords d'équipe efficaces

Souvent utilisé par les équipes agiles, un contrat social permet à tous les membres de l’équipe de mieux travailler ensemble. Il énumère les règles de conduite convenues entre les membres de l’équipe. En général, en l’absence d’accord clair, il existe souvent un manque de clarté quant à la manière dont les membres de l’équipe doivent interagir.

Il faut bien l’admettre, travailler ensemble n’est pas une mince affaire. Que votre équipe soit nouvelle (en phase de formation et de confrontation) ou expérimentée (en phase de performance et de dissolution), collaborer avec les autres demande des efforts. Les différentes personnalités, les parcours variés et la culture d’entreprise influencent les performances d’une équipe.

Les gestes innocents d’une personne peuvent facilement agacer, déconcentrer ou déranger les autres. Alors qu’un membre de l’équipe peut se montrer très bavard pendant les réunions, un autre peut trouver cela impoli. Même des comportements animés par des intentions positives, comme la reconnaissance des efforts fournis, peuvent manquer leur cible.

La manière dont les personnes interagissent lors d’une réunion définit la culture. Qu’il s’agisse d’exprimer son opinion et d’être écouté sans être jugé, ou encore de décider d’allumer ou non sa caméra pendant la discussion, tout cela fait partie des normes qui définissent la culture d’une équipe.

L’une des façons de créer une culture d’entreprise positive consiste à aborder les problèmes et à établir des accords au sein de l’équipe.

En quoi consistent les accords d’équipe pour les équipes agiles ?

Les accords d’équipe désignent les comportements qu’une équipe s’engage à adopter dans le cadre de sa collaboration quotidienne. Ils peuvent s’appliquer à divers contextes professionnels, notamment :

• prise de décision
• réunions
• communiquer
• partage d’informations
• se soutenir mutuellement

Voici les règles de base en matière de comportement. Elles permettent à chacun de participer en équipe en toute sécurité psychologique.

Dans ce contexte, la sécurité psychologique signifie que les membres de l’équipe peuvent partager leurs idées sans craindre d’être jugés, sans craindre les préjugés, ni se soucier du statut ou de l’autorité. Cela permet à chacun de se concentrer sur un projet plutôt que de se préoccuper de sa place au sein du groupe.

Les accords d’équipe sont généralement établis au début du projet par l’équipe elle-même. Ils peuvent notamment porter sur les points suivants :

• Utilisation de la directive fondamentale de la rétrospective agile dans le cadre des rétrospectives
• Chacun a le même droit de parole et apporte une contribution précieuse.
• Si une mission vous est confiée, vous devez vous en approprier la responsabilité et la tenir à jour.
• Les demandes complexes doivent faire l’objet d’une discussion avec la personne concernée avant d’être simplement attribuées.
• Utilisation de mots-clés pour signaler un besoin.
• Une fréquence et un objectif clairs pour les réunions.
• Comment l’équipe communique et travaille à distance, avec des horaires flexibles ou dans différents fuseaux horaires.

Les avantages des accords d’équipe

Les accords d’équipe présentent de nombreux avantages. Ils –

• contribuer à réduire les conflits au sein de l’équipe.
• aider les gens à mieux gérer leur stress et leur anxiété.
• jeter les bases de la coopération, de la collaboration et de l’amélioration continue.
• instaurer la confiance et contribuer à créer un sentiment d’appartenance.
• donner à l’équipe un sentiment de maîtrise et de sécurité.
• tisser des liens au sein de l’équipe
• contribuer à faire évoluer l’équipe à travers le modèle de développement d’équipe de Tuckman.

Ainsi, lorsqu’ils sont bien conçus, les accords d’équipe peuvent mettre en valeur tout le potentiel de votre équipe.

Comment établir des accords d’équipe ?

Comme on peut s’y attendre, c’est avec l’équipe elle-même qu’il est préférable d’élaborer les accords d’équipe. Il s’agit d’un processus collaboratif. Cela peut se faire manuellement, en présentiel, à l’aide de post-it. Cela peut également se faire en ligne, à l’aide d’un bon outil de rétrospective.

L’avantage d’un outil de rétrospective en ligne réside dans la facilité avec laquelle l’anonymat des contributions peut être préservé. Là encore, cela vise à favoriser un environnement psychologiquement sûr dans lequel chacun peut partager ses idées.

1. Expliquez la nécessité

La première étape consiste à expliquer la nécessité d’élaborer la charte d’équipe. La plupart des personnes en comprennent déjà la raison d’être, mais il est tout de même utile de le rappeler. Vous pouvez y consacrer un peu de temps au début de votre rétrospective ou organiser une réunion spécifique pour aborder ce sujet.

Parmi les avantages d’un accord d’équipe, on peut citer : –

• disposer d’un moyen de définir et d’améliorer la culture de l’équipe
• disposer de méthodes de travail claires et bien définies permettant de collaborer efficacement les uns avec les autres
• connaître les attentes de chacun et avoir une bonne compréhension pratique de la situation
• on est généralement plus heureux au travail lorsque l’équipe est soudée

2. Favoriser la responsabilisation individuelle

Demandez ensuite à chacun d’indiquer par écrit un comportement positif qui, selon lui, correspond à l’organisation, à son équipe et à lui-même. C’est ce qui rend cet accord unique à leur équipe et suscite l’adhésion de tous.

Lorsque vous invitez les participants à réfléchir ensemble et à proposer des idées, il peut être utile de leur donner quelques débuts de phrases. Cela permet de s’assurer que les accords portent sur des comportements et sont formulés de manière positive.

Voici quelques suggestions –

• Vous pouvez compter sur moi pour ________________
• Nous pouvons former une excellente équipe en ________________
• Nous pouvons surmonter certaines de nos frustrations et de nos difficultés en ________________
• Ce que j’apprécie particulièrement chez cette équipe, c’est quand ________________
• Nous pouvons améliorer notre façon de travailler en ________________

Chaque point de l’accord devrait constituer un concept à part entière afin d’en garantir la simplicité.

3. Proposer des accords à débattre

D’une manière générale, il est préférable que les personnes concernées proposent un accord avant que celui-ci ne soit accepté. Cela permet de s’assurer que chacun comprend et accepte véritablement l’accord, plutôt que de se contenter de cocher une case pour la forme.

Un outil en ligne tel que TeamRetro vous offre la possibilité de choisir entre deux options : soit permettre aux participants d’ajouter directement des accords à une liste, soit leur permettre de les proposer au groupe. Si un accord est proposé, tous les autres participants peuvent alors choisir de le soutenir (pouce levé), de ne pas le soutenir (pouce baissé) ou de rester neutres. Cela vous permet de voir rapidement s’il existe un consensus au sein du groupe avant que l’accord ne soit confirmé.

4. Animer les discussions de groupe

Une fois les accords communiqués, donnez à chacun la possibilité de les lire attentivement et de poser des questions pour obtenir des précisions. Vous pouvez regrouper les points identiques si nécessaire.

Animez la discussion et permettez aux participants d’exprimer leurs préoccupations, leurs questions et leurs commentaires. Prenez note des objections. Décidez ensuite, par un vote, des points à retenir.

Toutes les propositions d’accord ne seront pas acceptées. Discutez-en avec le groupe afin de vous assurer que chacun comprenne bien pourquoi il en est ainsi. L’objectif est d’examiner toutes les propositions d’accord avant de clore la réunion.

Les comportements proposés qui sont acceptés constituent les accords d’équipe qui forment le contrat social.

5. Réfléchissez aux accords

Une fois les accords ajoutés à la liste, il est conseillé de les passer en revue. Recueillez d’autres commentaires et répondez à toute nouvelle préoccupation qui aurait pu surgir. Voici une question pertinente à poser : –

« Lorsque nous examinons nos accords d’équipe, quel impact pensons-nous que cela aura sur notre façon de travailler ensemble, et qu’est-ce que cela vous inspire ? »

Ces commentaires serviront de base aux éventuelles révisions finales que les accords pourraient nécessiter.

6. Utilisez les accords

Enfin, au début des prochaines réunions, il est conseillé de rappeler brièvement ces accords afin de donner le ton de la séance. Vous pouvez également vous en servir comme support de réflexion à la fin de la réunion pour vérifier si l’équipe a respecté ses engagements.

TeamRetro affiche les accords d’équipe sur votre tableau de bord. Vous les avez ainsi toujours à portée de main.

Les pièges à éviter lors de l’élaboration d’accords d’équipe

1. Absence de véritable consensus

Le piège le plus évident survient lorsque tous les membres de l’équipe ne s’engagent pas pleinement à respecter les accords.

Le fait d’acquiescer de la tête lors d’une réunion de collaboration peut se résumer à cela. Les gens doivent d’abord comprendre avant de se rallier à une idée. Cela signifie que l’accord doit avoir du sens à leurs yeux et correspondre à leurs valeurs.

Comme nous l’avons déjà évoqué, c’est également la raison pour laquelle chaque équipe doit définir son propre ensemble de règles. Reprendre ou s’inspirer des règles d’une autre équipe ne contribue guère à améliorer la dynamique. Cela ne fera que réduire le sentiment d’appropriation.

Si ces accords sont imposés par la direction générale, cela peut accentuer le décalage.

Il est important de disposer de suffisamment de temps pour discuter des points qui posent problème et y remédier avant de les intégrer dans l’accord final.

2. Pas de rituels

Ces accords doivent ensuite se traduire par des actions et des habitudes quotidiennes. Sinon, ce ne sont que des mots sur une page.

Il peut y avoir différentes interprétations de ces accords. Cela entraînerait des différences de comportement.

Pour y parvenir, notre équipe a notamment mis au point des mots-clés. Ces mots-clés résument les accords conclus au sein de notre équipe. Voici un petit aperçu de notre façon de procéder.

• Contrôle croisé – Les membres de l’équipe s’accordent à dire qu’un contrôle croisé est nécessaire pour les actions critiques en contact avec la clientèle. Un collègue occupant un poste similaire et disposant de compétences équivalentes procédera à un contrôle de qualité et vérifiera le travail afin d’en garantir l’exactitude.

• « Sushi time » – Nous adorons nous amuser au travail. Parfois même un peu trop. Quand quelqu’un dit « sushi time », cela signifie qu’il souhaite que l’on se concentre sur le travail. Comme nous en avons convenu ainsi, personne ne s’en offusque et nous nous calmons rapidement.

• Bikeshed – Si un sujet est abordé et ne peut être résolu immédiatement, il est mis de côté. Ce sujet est placé dans le « bikeshed » et sera ressorti ultérieurement pour être débattu.

3. Le blâme et la honte

Les accords d’équipe peuvent faire l’objet d’une utilisation abusive. En d’autres termes, ils peuvent servir à attaquer ou à pointer du doigt quelqu’un.

En tant que Scrum Master, il est important de veiller à ce que chacun se sente en sécurité au travail. La peur n’a pas sa place. Chacun doit pouvoir assumer ses erreurs dans le cadre de son amélioration continue.

Il existe un moyen efficace de gérer les cas de non-respect des accords. Demandez aux participants de citer des exemples concrets où d’autres ont fait preuve d’un comportement positif. Invitez-les toutefois à faire leur propre introspection en leur demandant quels accords ils pourraient améliorer.

Comment faire en sorte que les accords d’équipe soient respectés ?

1. Donner l’exemple

En tant que Scrum Master, il est important que vous donniez l’exemple en adoptant les comportements définis dans la charte. Si vous commencez à vous en écarter, l’équipe en fera de même.

Précisez clairement que vous souhaitez que quelqu’un vous remette sur la bonne voie si vous commencez à vous égarer, et que vous ferez de même pour cette personne.

2. Gardez-les à l’œil

Veillez à ce que les accords soient aussi visibles que possible.

Vous pouvez publier cette liste sur Slack ou MS Teams. Peu importe la manière dont vous vous y prenez, l’essentiel est de rappeler aux participants les comportements qu’ils se sont engagés à respecter.

3. Relire et réviser

Au fil du temps, votre équipe évoluera, tout comme l’environnement dans lequel vous travaillez. Votre accord devrait donc évoluer lui aussi.

Le fait de revoir et de mettre à jour régulièrement l’accord permettra de renforcer sa pertinence et de le maintenir à jour.

4. Des équipes différentes, des accords différents

Ne vous y trompez pas. Chaque équipe est différente, même si les rôles y sont similaires.

Veillez à ce que chaque équipe dispose de ses propres accords, qui lui soient propres et qui lui conviennent.

5. Prendre acte et reconnaître

Les équipes qui adoptent les comportements auxquels elles se sont engagées valent leur pesant d’or. Reconnaître les efforts déployés par l’équipe pour respecter ces engagements contribuera à renforcer ce comportement exemplaire.

Êtes-vous prêt à rédiger un accord d’équipe ?

TeamRetro vous permet d’organiser facilement et efficacement des rétrospectives agiles et des bilans de santé en ligne. Il vous permet de créer des accords d’équipe auxquels vous pourrez vous référer lors de vos prochaines réunions.

Les accords peuvent être proposés par les membres de l’équipe de manière anonyme et en toute sécurité. Les membres de l’équipe peuvent manifester leur soutien à ces accords avant qu’ils ne soient adoptés. Contribuez dès aujourd’hui à faire passer vos équipes du niveau « bon » au niveau « excellent » !

Rédigez dès maintenant un accord d’équipe