Crie os contratos sociais da sua equipe com acordos de equipe eficazes

Frequentemente utilizado por equipes ágeis, um contrato social abre caminho para que todos na equipe trabalhem melhor em conjunto. Ele enumera as formas acordadas como os membros da equipe devem se comportar uns com os outros. Normalmente, sem um acordo claro, há frequentemente uma falta de clareza sobre como os membros da equipe devem interagir.

Vamos ser sinceros: trabalhar em equipe é um desafio. Seja sua equipe nova (em fase de formação e conflito) ou um grupo experiente (em fase de desempenho e dissolução), trabalhar com outras pessoas exige esforço. Personalidades e origens diferentes, além da cultura da empresa, influenciam o desempenho da equipe.

Ações inocentes de uma pessoa podem facilmente frustrar, distrair ou incomodar os outros. Enquanto um membro da equipe pode ser muito falante durante as reuniões, outro pode achar isso indelicado. Mesmo comportamentos com intenções positivas, como o reconhecimento do esforço, podem acabar não surtindo o efeito desejado.

A forma como as pessoas interagem em uma reunião define a cultura. Desde expressar uma opinião e ser ouvido sem ser julgado até a decisão de ligar ou não a câmera durante a discussão. Tudo isso faz parte das normas que definem a cultura de uma equipe.

Uma das maneiras de construir uma cultura positiva é abordar os problemas e estabelecer acordos em equipe.

O que são acordos de equipe para equipes ágeis?

Os acordos de equipe são os comportamentos que os membros da equipe se comprometem a adotar ao trabalharem juntos no dia a dia. Eles podem abranger diversos contextos no ambiente de trabalho, incluindo –

• tomada de decisões
• reuniões
• comunicando-se
• partilha de informações
• apoiando-se mutuamente

Estas são as regras básicas de conduta. Elas criam um ambiente psicologicamente seguro para que todos possam participar como uma equipe.

Nesse contexto, segurança psicológica significa que os membros da equipe podem compartilhar suas ideias sem medo de serem julgados, de preconceitos, de hierarquias ou de autoridade. Isso permite que as pessoas se concentrem no projeto, em vez de se preocuparem em se manter bem-vistas socialmente.

Os acordos de equipe geralmente são estabelecidos no início do projeto pela própria equipe. Eles podem incluir itens como:

• Utilizar a diretriz principal da retrospectiva ágil como parte das retrospectivas
• Todos têm o mesmo direito de se expressar e são colaboradores valiosos.
• Se lhe for atribuída uma tarefa, você deve assumir a responsabilidade por ela e mantê-la atualizada.
• Os tickets complexos devem ser discutidos com a pessoa em questão antes de serem simplesmente atribuídos.
• Uso de palavras-código para indicar uma necessidade.
• Ritmo e objetivo claros para as reuniões.
• Como a equipe se comunica e trabalha remotamente, com horários flexíveis ou em fusos horários diferentes.

Os benefícios dos acordos de equipe

Existem inúmeras vantagens em estabelecer acordos de equipe. Eles –

• ajudar a reduzir os conflitos na equipe.
• ajudar as pessoas a lidar melhor com o estresse e a ansiedade.
• estabelecer as bases para a cooperação, a colaboração e a melhoria contínua.
• gerar confiança e ajudar a criar um sentimento de pertencimento.
• dar à equipe uma sensação de controle e segurança.
• construir relações dentro da equipe
• ajudar a equipe a avançar no modelo de desenvolvimento de equipes de Tuckman.

Quando bem feitos, os acordos de equipe podem potencializar o potencial da sua equipe.

Como criar acordos de equipe?

Como era de se esperar, a melhor maneira de elaborar acordos de equipe é em conjunto com a própria equipe. Trata-se de um processo colaborativo. Isso pode ser feito manualmente, pessoalmente, com post-its. Também pode ser feito online com uma boa ferramenta de retrospectiva.

A vantagem de uma ferramenta de retrospectiva online é a facilidade com que as contribuições podem ser mantidas no anonimato. Mais uma vez, o objetivo é promover um ambiente psicologicamente seguro, no qual as pessoas possam compartilhar suas ideias.

1. Explique a necessidade

O primeiro passo é explicar a necessidade de elaborar o acordo da equipe. A maioria das pessoas já compreende o motivo, mas é bom relembrar mesmo assim. Você pode reservar um tempo no início da sua retrospectiva ou marcar uma reunião específica para discutir esse assunto.

Entre as vantagens de se ter um acordo de equipe estão:

• ter uma maneira de definir e melhorar a cultura da equipe
• ter formas claras e bem definidas de trabalhar juntos com sucesso
• conhecer as expectativas uns dos outros e ter um entendimento prático
• sentir-se, em geral, mais feliz no trabalho quando a equipe se dá bem

2. Promover a responsabilidade individual

Em seguida, peça a todos que escrevam um comportamento positivo que considerem adequado à organização, à equipe e a si mesmos. É isso que torna o acordo exclusivo para a equipe e gera adesão.

Ao incentivar as pessoas a debaterem e apresentarem ideias, pode ser útil fornecer-lhes algumas frases de introdução. Isso ajuda a garantir que os acordos sejam baseados no comportamento e formulados de maneira positiva.

Aqui vão algumas sugestões –

• Pode contar comigo para ________________
• Podemos formar uma ótima equipe se ________________
• Podemos superar algumas de nossas frustrações e dificuldades ao ________________
• Uma coisa que adoro nessa equipe é quando ________________
• Podemos melhorar a forma como trabalhamos ao ________________

Cada ponto do acordo deve ser um conceito independente, para que ele seja simples.

3. Propor acordos para discussão

De modo geral, é recomendável que as pessoas propõem um acordo antes de ele ser aceito. Isso garante que todos compreendam e aceitem o acordo de verdade, em vez de se tratar apenas de um procedimento burocrático.

Uma ferramenta online como o TeamRetro permite que você escolha entre deixar que as pessoas adicionem acordos diretamente a uma lista ou que os proponham ao grupo. Se um acordo for proposto, todos os demais podem optar por apoiá-lo (polegar para cima), não apoiá-lo (polegar para baixo) ou permanecer neutros. Isso permite que você veja rapidamente se há consenso dentro do grupo antes que ele seja confirmado como um acordo.

4. Facilitar discussões em grupo

Depois que os acordos forem compartilhados, dê a todos a oportunidade de lê-los e fazer perguntas para esclarecer dúvidas. Se necessário, você pode agrupar itens idênticos.

Modere a discussão e permita que as preocupações, perguntas e comentários sejam abordados. As objeções devem ser registradas. Em seguida, decida quais serão incluídas por meio de votação.

Nem todos os acordos propostos serão aceitos. Discuta cada um deles com o grupo para garantir que todos entendam o motivo dessa decisão. O objetivo é analisar todos os acordos propostos antes de encerrar a reunião.

Os comportamentos propostos e aceitos constituem os acordos da equipe que formam o contrato social.

5. Reflita sobre os acordos

Depois que os acordos forem adicionados à lista, é recomendável revisá-los. Recolha mais comentários e resolva quaisquer novas questões que possam ter surgido. Uma boa pergunta a se fazer pode ser:

“Ao analisarmos nossos acordos de equipe, como achamos que isso afetará a forma como trabalhamos juntos, e como isso nos faz sentir?”

O feedback serve de base para quaisquer revisões finais que os acordos possam necessitar.

6. Utilize os acordos

Por fim, no início das próximas reuniões, é uma boa ideia fazer uma breve referência aos acordos para ajudar a definir o tom da sessão. Como alternativa, você pode usá-los como ponto de reflexão no final da reunião para verificar se a equipe cumpriu os acordos.

O TeamRetro exibe os acordos da equipe no seu painel. Isso significa que eles estão sempre ao seu alcance.

Armadilhas a evitar ao elaborar acordos de equipe

1. Falta de um consenso real

A armadilha mais óbvia é quando nem todos na equipe se comprometem de verdade com os acordos.

Acenar com a cabeça durante a reunião de colaboração pode significar apenas isso. As pessoas precisam primeiro entender para depois aderirem à ideia. Isso significa que o acordo precisa fazer sentido para elas, além de estar alinhado com seus valores.

Como já mencionamos anteriormente, é também por isso que cada equipe precisa definir seu próprio conjunto de acordos. Copiar ou adotar os acordos de outra equipe pouco contribui para aumentar a adesão. Isso só servirá para diminuir o senso de pertencimento.

Se os acordos forem impostos pela alta administração, isso pode aumentar o distanciamento.

É importante ter tempo suficiente para discutir as preocupações e resolvê-las antes de incluí-las no acordo final.

2. Sem rituais

Esses acordos precisam, então, se traduzir em ações e hábitos diários. Caso contrário, não passam de palavras no papel.

Pode haver diferentes interpretações dos acordos. Isso levaria a diferenças de comportamento.

Uma das maneiras pelas quais nossa equipe tem lidado com isso é criando palavras-chave. Essas palavras-chave resumem os acordos da nossa equipe. Aqui vai uma prévia do que fazemos.

• Verificação cruzada – Os membros da equipe concordam que, para ações críticas que envolvem contato direto com o cliente, é necessária uma verificação cruzada. Um colega com função e competências semelhantes fará a verificação da qualidade e analisará o trabalho para garantir sua precisão.

• Hora do sushi – Adoramos nos divertir no trabalho. Às vezes, até demais. Quando alguém diz “hora do sushi”, está pedindo um momento para nos concentrarmos no trabalho. Como já combinamos isso, ninguém fica ofendido, e logo nos acalmamos.

• Bikeshed – Se surgir um assunto que não possa ser resolvido imediatamente, ele é deixado de lado. O assunto é colocado no “bikeshed” e retomado mais tarde para discussão.

3. Culpa e vergonha

Os acordos de equipe podem ser usados de forma inadequada. Em outras palavras, podem ser usados para atacar ou culpar os outros.

Como Scrum Master, é importante garantir que as pessoas se sintam seguras no trabalho. O medo não tem lugar aqui. As pessoas precisam ser capazes de assumir a responsabilidade por seus erros como parte de seu processo de melhoria contínua.

Existe uma maneira eficaz de lidar com o descumprimento dos acordos. Peça às pessoas que identifiquem bons exemplos em que outras pessoas tenham demonstrado um comportamento positivo. No entanto, peça que reflitam sobre si mesmas ao perguntar em quais acordos elas podem melhorar.

Como garantir que os acordos da equipe sejam cumpridos?

1. Dar o exemplo

Como Scrum Master, é importante que você dê o exemplo ao seguir os comportamentos estabelecidos no acordo. Se você começar a se desviar, a equipe também o fará.

Deixe claro que você gostaria que alguém lhe desse um empurrãozinho se você começar a se desviar do caminho e que você fará o mesmo por essa pessoa.

2. Mantenha-os à vista

Tente tornar os acordos o mais visíveis possível.

Você pode publicar a lista no Slack ou no MS Teams. Não importa como você faça isso, o importante é lembrar às pessoas os comportamentos com os quais concordaram.

3. Revisar e corrigir

Com o tempo, sua equipe mudará, assim como o ambiente em que vocês trabalham. Portanto, o acordo também deve ser alterado.

Estabelecer um ritmo regular para revisar e atualizar o acordo tornará o acordo mais significativo e o manterá atualizado.

4. Equipes diferentes, acordos diferentes

Não se deixe enganar. Cada equipe é diferente, mesmo que tenham funções semelhantes.

Certifique-se de que cada equipe tenha seus próprios acordos, que sejam exclusivos e que funcionem para ela.

5. Reconhecer e admitir

Equipes que demonstram os comportamentos com os quais se comprometeram valem seu peso em ouro. Reconhecer os esforços da equipe no cumprimento dos acordos ajudará a reforçar esse excelente comportamento.

Pronto para criar um acordo de equipe?

O TeamRetro permite que você realize retrospectivas ágeis e avaliações de desempenho online de maneira fácil e eficaz. Ele permite que você crie acordos de equipe aos quais poderá recorrer em reuniões futuras.

Os acordos podem ser propostos pelos membros da equipe de forma anônima e segura. Os membros da equipe podem manifestar seu apoio aos acordos antes que eles sejam aprovados. Ajude suas equipes a passarem de boas a excelentes ainda hoje!

Crie um acordo de equipe agora