Crie os contratos sociais da sua equipe por meio de acordos eficazes

Frequentemente utilizado por equipes ágeis, um contrato social abre caminho para que todos na equipe trabalhem melhor em conjunto. Ele enumera as formas acordadas como os membros da equipe devem se comportar uns com os outros. Normalmente, sem um acordo claro, costuma haver falta de clareza sobre como os membros da equipe devem interagir.

Vamos admitir: trabalhar em equipe é um desafio. Seja sua equipe nova (nas fases de formação e conflito) ou um grupo experiente (nas fases de desempenho e dissolução), trabalhar com outras pessoas exige esforço. Personalidades e origens diferentes, além da cultura da empresa, influenciam o desempenho da equipe.

Ações inocentes de uma pessoa podem facilmente frustrar, distrair ou incomodar os outros. Enquanto um membro da equipe pode ser muito falante durante as reuniões, outro pode achar isso indelicado. Mesmo comportamentos com objetivos positivos, como o reconhecimento do esforço, podem acabar não surtindo o efeito desejado.

A forma como as pessoas interagem em uma reunião define a cultura. Desde expressar uma opinião e ser ouvido sem ser julgado até a decisão de ligar ou não a câmera de vídeo durante a discussão. Tudo isso faz parte das normas que definem a cultura de uma equipe.

Uma das maneiras de construir uma cultura positiva é abordar as questões e estabelecer acordos entre os membros da equipe.

O que são acordos de equipe para equipes ágeis?

Os acordos de equipe são os comportamentos que uma equipe se compromete a adotar ao trabalhar em conjunto no dia a dia. Eles podem abranger diversos contextos no ambiente de trabalho, incluindo:

• tomada de decisões
• reuniões
• comunicando-se
• compartilhamento de informações
• apoiando uns aos outros

Estas são as regras básicas de conduta. Elas garantem um ambiente psicologicamente seguro para que todos possam participar como uma equipe.

Nesse contexto, segurança psicológica significa que os membros da equipe podem compartilhar suas ideias sem medo de serem julgados, de preconceitos, de hierarquias ou de autoridade. Isso permite que as pessoas se concentrem no projeto, em vez de se preocuparem em se manter bem-aceitas socialmente.

Os acordos de equipe geralmente são elaborados no início do projeto pela própria equipe. Eles podem incluir itens como:

• Utilizar a diretriz principal da retrospectiva ágil como parte das retrospectivas
• Todos têm o mesmo direito de se expressar e são colaboradores valiosos.
• Se uma tarefa lhe for atribuída, você deve assumir a responsabilidade por ela e mantê-la atualizada.
• Os tickets complexos devem ser discutidos com a pessoa em questão antes de serem simplesmente atribuídos.
• Uso de palavras-código para indicar uma necessidade.
• Ritmo e objetivo claros para as reuniões.
• Como a equipe se comunica e trabalha remotamente, com horários flexíveis ou em fusos horários diferentes.

Os benefícios dos acordos de equipe

Existem inúmeras vantagens em se estabelecer acordos entre os membros da equipe. Elas –

• ajudam a reduzir os conflitos na equipe.
• ajudar as pessoas a lidar melhor com o estresse e a ansiedade.
• estabelecer as bases para a cooperação, a colaboração e a melhoria contínua.
• gerar confiança e ajudar a criar um sentimento de pertencimento.
• proporcionar à equipe uma sensação de controle e segurança.
• construir relacionamentos dentro da equipe
• ajudar a equipe a avançar pelo modelo de desenvolvimento de equipes de Tuckman.

Portanto, quando bem elaborados, os acordos de equipe podem potencializar o potencial da sua equipe.

Como criar acordos de equipe?

Como era de se esperar, a melhor maneira de elaborar acordos de equipe é em conjunto com a própria equipe. Trata-se de um processo colaborativo. Isso pode ser feito manualmente, pessoalmente, com post-its. Também pode ser feito on-line, com uma boa ferramenta de retrospectiva.

A vantagem de uma ferramenta de retrospectiva online é a facilidade com que as contribuições podem ser mantidas anônimas. Mais uma vez, o objetivo é promover um ambiente psicologicamente seguro, no qual as pessoas possam compartilhar suas ideias.

1. Explique a necessidade

O primeiro passo é explicar a necessidade de elaborar o acordo da equipe. A maioria das pessoas já compreende o motivo, mas, mesmo assim, é bom relembrar. Você pode reservar um tempo no início da sua retrospectiva ou marcar uma reunião específica para discutir esse assunto.

Entre os benefícios de se ter um acordo de equipe estão: –

• ter uma maneira de definir e aprimorar a cultura da equipe
• ter formas claras e bem definidas de trabalhar juntos com sucesso
• conhecer as expectativas uns dos outros e ter um entendimento prático
• sentir-se, em geral, mais feliz no trabalho quando a equipe se dá bem

2. Promover a responsabilidade individual

Em seguida, peça a todos que escrevam um comportamento positivo que, na opinião deles, esteja alinhado com a organização, com a equipe e com eles mesmos. É isso que torna o acordo exclusivo para a equipe e gera adesão.

Ao incentivar as pessoas a fazerem um brainstorming e contribuírem com ideias, pode ser útil fornecer a elas algumas frases para dar início à discussão. Isso ajuda a garantir que os acordos sejam baseados no comportamento e formulados de maneira positiva.

Aqui vão algumas sugestões –

• Você pode contar comigo para ________________
• Podemos ser uma ótima equipe se ________________
• Podemos superar algumas de nossas frustrações e dificuldades ao ________________
• Uma coisa que eu adoro nesse time é quando ________________
• Podemos melhorar nossa forma de trabalhar ao ________________

Cada ponto do acordo deve ser um conceito independente, para que ele seja simples.

3. Propor acordos para discussão

De modo geral, é uma boa ideia que as pessoas propõem um acordo antes que ele seja aceito. Isso garante que todos compreendam e aceitem genuinamente o acordo, em vez de ser apenas um procedimento mecânico para cumprir formalidades.

Uma ferramenta online como o TeamRetro oferece a opção de permitir que as pessoas adicionem acordos diretamente a uma lista ou os proponham ao grupo. Se um acordo for proposto, todos os demais podem optar por apoiá-lo (polegar para cima), não apoiá-lo (polegar para baixo) ou permanecer neutros. Isso permite que você veja rapidamente se há consenso dentro do grupo antes que ele seja confirmado como um acordo.

4. Facilitar discussões em grupo

Depois que os acordos forem compartilhados, dê a todos a oportunidade de lê-los e fazer perguntas para esclarecer dúvidas. Você pode agrupar itens idênticos, se necessário.

Facilite uma discussão e permita que as preocupações, perguntas e comentários sejam abordados. As objeções devem ser registradas. Em seguida, decida quais serão incluídas por meio de votação.

Nem todos os acordos propostos serão aceitos. Discuta isso com o grupo para garantir que todos entendam o motivo disso. O objetivo é analisar todos os acordos propostos antes de encerrar a reunião.

Os comportamentos propostos e aceitos são os acordos da equipe que constituem o contrato social.

5. Refletir sobre os acordos

Depois que os acordos forem adicionados à lista, é recomendável revisá-los. Colete mais comentários e resolva quaisquer novas questões que possam ter surgido. Uma boa pergunta a se fazer pode ser: –

“Ao analisarmos nossos acordos de equipe, como achamos que isso afetará a maneira como trabalhamos juntos, e como nos sentimos em relação a isso?”

O feedback serve de base para quaisquer revisões finais que os acordos possam necessitar.

6. Utilize os acordos

Por fim, no início das próximas reuniões, é uma boa ideia fazer uma breve referência aos acordos para ajudar a definir o tom da sessão. Como alternativa, você pode usá-los como ponto de reflexão no final da reunião para verificar se a equipe cumpriu os acordos.

O TeamRetro exibe os acordos da equipe no seu painel. Isso significa que eles estão sempre ao seu alcance.

Armadilhas a serem evitadas ao elaborar acordos de equipe

1. Falta de um consenso real

A armadilha mais óbvia é quando nem todos os membros da equipe se comprometem de verdade com os acordos.

Acenar com a cabeça durante a reunião de colaboração pode significar apenas isso. As pessoas precisam primeiro entender para depois aderirem à ideia. Isso significa que o acordo precisa fazer sentido para elas, além de estar alinhado com seus valores.

Como já mencionamos anteriormente, é também por isso que cada equipe precisa definir seu próprio conjunto de acordos. Copiar ou adotar os acordos de outra equipe não contribui muito para melhorar a adesão. Isso só servirá para diminuir o senso de pertencimento.

Se os acordos forem impostos pela alta administração, isso pode aumentar o distanciamento.

É importante ter tempo suficiente para discutir as preocupações e resolvê-las antes de incluí-las no acordo final.

2. Sem rituais

Esses acordos precisam, então, se traduzir em ações e hábitos diários. Caso contrário, não passam de palavras no papel.

Pode haver diferentes interpretações dos acordos. Isso levaria a diferenças de comportamento.

Uma das maneiras pelas quais nossa equipe tem lidado com isso é criando palavras-código. Essas palavras-código resumem nossos acordos de equipe. Aqui vai uma prévia do que fazemos.

• Verificação cruzada — Os membros da equipe concordam que, para ações críticas que envolvem contato direto com o cliente, é necessária uma verificação cruzada. Um colega com função e competências semelhantes fará a verificação da qualidade e analisará o trabalho para confirmar sua precisão.

• Hora do sushi – Adoramos nos divertir no trabalho. Às vezes, até demais. Se alguém disser “hora do sushi”, está pedindo um momento para nos concentrarmos no trabalho. Como já combinamos isso, ninguém fica ofendido, e logo ficamos mais quietos.

• Bikeshed – Se surgir um assunto que não possa ser resolvido imediatamente, ele é deixado de lado. O assunto é colocado no “bikeshed” e retomado mais tarde para discussão.

3. Culpa e vergonha

Os acordos de equipe podem ser utilizados de forma inadequada. Em outras palavras, podem ser usados para atacar ou culpar os outros.

Como Scrum Master, é importante garantir que as pessoas se sintam seguras no trabalho. O medo não tem lugar aqui. As pessoas precisam ser capazes de assumir a responsabilidade por seus erros como parte de seu processo de melhoria contínua.

Existe uma maneira eficaz de lidar com o descumprimento dos acordos. Peça às pessoas que apontem bons exemplos em que outras demonstraram comportamento positivo. No entanto, peça que elas reflitam sobre si mesmas ao perguntar em quais acordos podem melhorar.

Como garantir que os acordos da equipe sejam cumpridos?

1. Dar o exemplo

Como Scrum Master, é importante que você demonstre os comportamentos estabelecidos no acordo. Se você começar a se desviar, a equipe também o fará.

Deixe bem claro que você gostaria que alguém lhe desse um empurrãozinho caso comece a se desviar do caminho e que você fará o mesmo por essa pessoa.

2. Mantenha-os à vista

Deixe os acordos o mais visíveis possível.

Você pode publicar a lista no Slack ou no MS Teams. Não importa como você faça isso, o importante é lembrar às pessoas os comportamentos com os quais elas concordaram.

3. Revisar e corrigir

Com o passar do tempo, sua equipe mudará, assim como o ambiente em que vocês trabalham. Portanto, seu acordo também deve mudar.

Manter uma frequência regular para revisar e atualizar o acordo tornará o acordo mais significativo e o manterá atualizado.

4. Equipes diferentes, acordos diferentes

Não se deixe enganar. Cada equipe é diferente, mesmo que tenham funções semelhantes.

Certifique-se de que cada equipe tenha seus próprios acordos, que sejam exclusivos e que funcionem para ela.

5. Reconhecer e admitir

Equipes que demonstram os comportamentos com os quais se comprometeram valem seu peso em ouro. Reconhecer os esforços da equipe em relação aos acordos ajudará a reforçar esse excelente comportamento.

Pronto para elaborar um acordo de equipe?

O TeamRetro permite que você realize retrospectivas ágeis e avaliações de desempenho online de maneira fácil e eficaz. Ele permite que você crie acordos de equipe aos quais poderá recorrer em reuniões futuras.

Os acordos podem ser propostos pelos membros da equipe de forma anônima e segura. Os membros da equipe podem manifestar seu apoio aos acordos antes que eles sejam aceitos. Ajude suas equipes a passarem de boas para excelentes ainda hoje!

Crie um acordo de equipe agora