Valutazioni dello stato di salute del team: come misurare l’effettivo andamento del vostro team

Un “health check” di squadra è una breve autovalutazione strutturata in cui tutti i membri di un team valutano in forma anonima la stessa serie di aspetti, quali l’efficacia operativa, il senso di responsabilità e la sicurezza psicologica, su una scala semplice, per poi discutere insieme la distribuzione dei risultati. Se condotto con cadenza regolare, trasforma la domanda «Come stiamo andando?» da una semplice ipotesi a una tendenza su cui è possibile agire.

Questa è l’idea di fondo. Il resto della presente guida è dedicato alla pratica: in che modo un “health check” si differenzia da un’analisi retrospettiva e da un sondaggio sul coinvolgimento, quando condurne uno, come scegliere le dimensioni (compresa un’analisi onesta dei modelli di Spotify e Atlassian), un archivio di domande organizzato per dimensione, come condurre la sessione affinché i partecipanti rispondano in modo sincero e come gestire i risultati una volta che ne avrete a disposizione più di uno.

Che cos’è (e che cosa non è) una valutazione dello stato di salute di un team

Esistono altri due rituali che vengono spesso confusi con i controlli sanitari, e tale confusione è rilevante poiché ciascuno di essi risponde a una domanda diversa.

Un health check non è una retrospettiva. Una retrospettiva esamina un periodo specifico di lavoro: cosa è accaduto nell’ultimo sprint, cosa modificare nel prossimo sprint. Il suo materiale di base è costituito dagli eventi recenti e il suo risultato sono le azioni da intraprendere. Un «health check» valuta il team stesso rispetto a una serie stabile di parametri, e il suo risultato consiste in punteggi che è possibile confrontare di trimestre in trimestre. Una retrospettiva vi dice cosa è accaduto; un controllo dello stato di salute vi dice com’è lavorare qui e se la situazione sta migliorando o peggiorando. I due si affiancano in modo naturale: retrospettiva ad ogni sprint, controllo dello stato di salute ogni trimestre, spesso condotto durante lo spazio dedicato alla retrospettiva.

Un “health check” non è un sondaggio sul coinvolgimento. I sondaggi sul coinvolgimento sono di competenza delle Risorse Umane, vengono condotti a livello dell’intera organizzazione una o due volte all’anno e vertono sull’esperienza individuale all’interno dell’azienda. I risultati vengono trasmessi ai livelli superiori. Un «health check» è di competenza del team, viene condotto frequentemente, verte sul modo di lavorare del team e i risultati rimangono all’interno del team stesso, dove possono essere messi in pratica. Entrambi sono strumenti legittimi. Il problema sorge quando un sondaggio annuale viene considerato un sostituto della consapevolezza che il team ha della propria situazione, oppure quando un «health check» viene riutilizzato come strumento di valutazione da parte della direzione (ne parleremo più approfonditamente di seguito).

	Retrospettiva	Valutazione dello stato di salute del team	Sondaggio sul coinvolgimento
Esamina	L’ultimo sprint o periodo di lavoro	Il metodo di lavoro del team	L’esperienza dell’individuo all’interno dell’organizzazione
Di proprietà di	La squadra	La squadra	Risorse umane / leadership
Cadenza	Ogni sprint	Trimestrale (di norma)	Una volta all’anno o due volte all’anno
Risultato	Azioni	Risultati, tendenze e una conversazione	Indicatori a livello organizzativo
I risultati sono i seguenti	Verso il prossimo sprint della squadra	Torna alla squadra	A livello gerarchico superiore

Quando effettuarne uno e con quale frequenza

La frequenza trimestrale è l’impostazione predefinita più adeguata. È sufficientemente frequente da individuare eventuali scostamenti quando la correzione è ancora poco onerosa, e sufficientemente poco frequente da consentire ai punteggi di variare tra un controllo e l’altro. Eseguire lo stesso controllo ad ogni sprint significa misurare prevalentemente il rumore di fondo; eseguirlo una volta all’anno significa valutare un team che non esiste più.

Oltre al ritmo abituale, effettui un controllo supplementare ogni volta che la squadra subisce un cambiamento: dopo una riorganizzazione, quando arriva un nuovo responsabile, quando diverse persone entrano a far parte del team o lo lasciano contemporaneamente, oppure quando un team viene costituito da zero. Sono proprio questi i momenti in cui le percezioni personali di ciascuno riguardo al team divergono maggiormente, e un controllo dello stato di salute consente di individuare tempestivamente tali divergenze.

È opportuno conoscere due varianti relative alla cadenza. I team in fase di trasformazione attiva talvolta passano a un ciclo mensile basato su una serie ridotta di domande, per poi tornare a un ciclo trimestrale una volta che la tendenza si è stabilizzata. Inoltre, i team distribuiti spesso svolgono la fase di valutazione in modo asincrono nell’arco di un paio di giorni, per poi riunirsi esclusivamente per la discussione: i punteggi attendono pazientemente; la conversazione è la parte che richiede la presenza di tutti.

Scelta delle dimensioni

Una dimensione rappresenta uno degli aspetti dello stato di salute del team che valuterete ogni volta: “risultati”, “sicurezza psicologica”, “carico di lavoro”. La loro scelta rappresenta la decisione progettuale più importante che dovrete prendere, poiché le dimensioni definiscono ciò che il team ritiene merite di essere misurato — e poiché è necessario mantenerle costanti nel corso dei trimestri, altrimenti la linea di tendenza non avrà alcun significato.

Due modelli già pubblicati dominano questo ambito, ed è opportuno trarne insegnamento in tutta onestà.

Il modello di valutazione dello stato di salute del team di Spotify

Pubblicato da Henrik Kniberg e Kristian Lindwall nel 2014, il modello di valutazione dello stato di salute delle squadre di Spotify prevede che le squadre valutino circa undici dimensioni (creazione di valore, facilità di rilascio, integrità del codice, lavoro di squadra, missione e così via) come verde, giallo o rosso nel corso di un workshop facilitato, generando una griglia colorata che copre tutte le squadre.

Ciò in cui eccelle davvero: ha reso visibile lo stato di salute del team a livello organizzativo, e la sua semplicità, simile a quella di un semaforo, consente di avviare rapidamente un dialogo concreto. Ha ridefinito la misurazione come autovalutazione a beneficio del team piuttosto che come rendicontazione per la direzione, e a distanza di un decennio tale approccio continua a reggere.

I suoi limiti evidenti: tali parametri sono stati concepiti per il contesto ingegneristico di Spotify e molti di essi (stato di salute del codice, facilità di rilascio) risultano poco adatti ai team non ingegneristici. Gli stessi autori di Spotify hanno messo in guardia dal copiare integralmente le loro pratiche. Inoltre, una scala a tre colori è approssimativa: utile per una discussione durante un workshop, ma inadeguata per rilevare un lento scivolamento, nell’arco di sei mesi, dal «verde intenso» al «verde appena percettibile».

Team Health Monitor di Atlassian

Lo Health Monitor di Atlassian adotta un approccio diverso: otto attributi di un team sano — tra cui l’equilibrio del team, la comprensione condivisa e modalità di lavoro adeguate — vengono valutati autonomamente dal gruppo nel corso di un workshop guidato. (Da allora, Atlassian ha consolidato le sue precedenti versioni relative a team di progetto, di servizio e di leadership in un unico insieme condiviso di attributi.) Il suo punto di forza è la chiarezza strutturale: attributi come questi mettono in luce problemi relativi ai ruoli e all’allineamento che le valutazioni incentrate sull’umore trascurano completamente, e funzionano bene anche al di fuori del settore del software.

I suoi limiti sono l’esatto contrario: si tratta di uno strumento da workshop, elaborato apertamente nel corso di una discussione piuttosto che in forma anonima, pertanto la sua affidabilità dipende dal grado di sicurezza percepito all’interno della sala. Inoltre, in quanto esercizio puntuale, fornisce un’istantanea e non una tendenza, a meno che non si imponga un proprio ritmo e non si tenga un registro al riguardo.

Il nostro consiglio

Prendete come riferimento entrambi i modelli e correggete i due punti deboli: valutate in forma anonima e utilizzate una scala che consenta di individuare le tendenze. Scegliete da sei a dieci dimensioni, combinando quelle relative all’erogazione del servizio (processo, ruoli, valore) con quelle relative al personale (sicurezza, carico di lavoro, collaborazione), adattate la formulazione al vostro contesto — e poi smettete di modificarle. Un insieme di dimensioni che cambia ogni trimestre comporta una nuova valutazione ogni volta, e si perde l’unica cosa che si accumula nel tempo: l’andamento. Se preferite non partire da zero, iniziate da un modello di valutazione dello stato di salute del team già pronto e adattatelo alle vostre esigenze.

Queste due caratteristiche — la valutazione anonima e una scala che consente di individuare le tendenze — rappresentano inoltre il criterio giusto per scegliere uno strumento con cui attuare questo processo, poiché la maggior parte delle opzioni presenta carenze in uno o nell’altro aspetto. Mettiamo a confronto le soluzioni più affidabili, dagli strumenti dedicati al framework di Spotify fino alle piattaforme per i sondaggi delle risorse umane, nella nostra rassegna dei migliori strumenti per valutare lo stato di salute del team.

Domande relative alla valutazione dello stato di salute del team, per dimensione

Chiedete alle persone di valutare delle affermazioni, non di rispondere a domande aperte. Un’affermazione del tipo «Posso sollevare un problema senza preoccuparmi di come verrà recepita» fornisce un punteggio che potete confrontare tra i vari trimestri e rappresenta un punto di partenza concreto per la conversazione, tutto in una sola riga. Valutate ciascuna affermazione su una scala da cinque punti, da «d’accordo» a «in disaccordo».

Orientamento e valore

• Sappiamo qual è il nostro obiettivo e perché è importante.
• Le nostre priorità sono talmente chiare da permetterci di rifiutare i lavori che non rientrano nei nostri criteri.
• Sono in grado di collegare ciò che abbiamo lanciato di recente al valore per gli utenti o per l’azienda.

Consegna e procedura

• Il nostro modo di lavorare ci aiuta più di quanto non ci rallenti.
• Il passaggio di consegne o la consegna del lavoro sono operazioni di routine, non un evento straordinario.
• Raramente il lavoro rimane bloccato in attesa di un altro team o di un’approvazione.

Ruoli e responsabilità

• So cosa spetta a me decidere e cosa richiede il contributo del gruppo.
• Le decisioni importanti hanno un responsabile ben definito.
• Quando qualcosa non rientra in nessuna delle due categorie, ce ne accorgiamo e gli attribuiamo rapidamente una.

Sicurezza psicologica e fiducia

• Posso sollevare una questione senza preoccuparmi di come verrà accolta.
• Gli errori in questo ambito portano a soluzioni, non a recriminazioni.
• In questa squadra, il disaccordo viene considerato un’informazione utile.

Collaborazione e comunicazione

• Conosco abbastanza bene i progetti su cui stanno lavorando gli altri da individuare sovrapposizioni e lacune.
• Quando qualcuno chiede aiuto, l’aiuto arriva.
• Le nostre riunioni valgono il tempo che richiedono.

Apprendimento e miglioramento

• Modifichiamo il nostro modo di lavorare sulla base di quanto apprendiamo.
• Le azioni concordate durante le retrospettive vengono effettivamente portate a termine.
• Il tempo dedicato all’apprendimento non viene meno nemmeno nei periodi più intensi.

Carico di lavoro e sostenibilità

• Il ritmo attuale è un ritmo che potremmo mantenere per un anno.
• Posso portare a termine le cose importanti senza dover lavorare sistematicamente la sera.
• Il carico di lavoro relativo agli interventi di emergenza e ai turni di reperibilità viene ripartito in modo equo.

Assistenza e risorse

• Disponiamo degli strumenti e delle risorse necessarie per svolgere bene il nostro lavoro.
• Quando segnaliamo un problema critico, un nostro superiore interviene per risolverlo.
• La questione relativa al team viene presa in esame quando le priorità vengono anteposte alle nostre esigenze.

È meglio eliminare piuttosto che aggiungere. Ventiquattro affermazioni rappresentano il limite massimo, non l’obiettivo: un questionario che le persone possono completare con attenzione in cinque minuti è preferibile a uno approfondito che finiscono per leggere di sfuggita.

La sicurezza psicologica merita un approfondimento a sé stante

C’è una dimensione che predice in modo coerente l’utilità di tutto il resto: la sicurezza psicologica, la convinzione condivisa che quel team sia un ambiente sicuro in cui assumersi rischi interpersonali. La ricerca di Amy Edmondson ha definito questo concetto, e il Progetto Aristotele di Google lo ha successivamente individuato come l’unico fattore di differenziazione più significativo tra i propri team efficaci. Essa presenta inoltre un effetto moltiplicatore nell’ambito di una valutazione dello stato di salute: un team che ottiene un punteggio basso in termini di sicurezza sta probabilmente gonfiando anche i propri altri punteggi, poiché la valutazione stessa costituisce un atto di espressione aperta.

Un utile modello per interpretare un punteggio relativo alla sicurezza è rappresentato dalle 4 fasi della sicurezza psicologica di Timothy R. Clark: sicurezza dell’inclusione (mi sento parte integrante di questo ambiente), sicurezza dell’apprendimento (posso porre domande e commettere errori), sicurezza del contributo (mi viene affidato un lavoro concreto) e sicurezza della contestazione (posso mettere in discussione il modo in cui vengono fatte le cose). Queste fasi costituiscono una scala, e la maggior parte dei team si trova a un livello più alto di quanto creda: molti team in cui tutti si sentono inclusi tenderebbero comunque a tacere se qualcuno mettesse in discussione la tabella di marcia. Se i vostri punteggi relativi alla sicurezza sono nella media, la domanda successiva è quale fase manca, e le definizioni di Clark forniscono al team gli strumenti linguistici necessari per affrontare tale discussione.

Siate onesti riguardo a ciò che un controllo dello stato di salute può e non può fare in questo contesto. Tre affermazioni valutate vi indicheranno se la sicurezza richiede attenzione; non forniranno però una diagnosi. Se i punteggi indicano la presenza di un problema, tale risultato merita una sessione a sé stante: un controllo della sicurezza psicologica dedicato va più in profondità di quanto dovrebbe fare un controllo generale dello stato di salute , e la nostra guida alle dinamiche di gruppo illustra come si costruiscono effettivamente la fiducia e la sicurezza .

Come condurre la sessione

Gli aspetti tecnici contano più di quanto sembri. Le stesse domande, se gestite male, danno vita a una finzione di cortesia.

1. Rendete anonime le valutazioni. Questo è il punto imprescindibile. Nel momento in cui le persone firmano con il proprio nome una valutazione bassa, le valutazioni basse si esauriscono e si finisce per misurare ciò che le persone sono disposte a dire piuttosto che ciò che pensano. L’anonimato è anche il motivo per cui uno strumento di questo tipo è preferibile al voto con le «cinque stelle» durante una riunione: nessuno può osservare la sala prima di scegliere il proprio voto.
2. Prima valutate, poi discutete. Ognuno assegna un punteggio a ciascuna affermazione in silenzio prima di qualsiasi discussione. Se la conversazione ha luogo prima, le valutazioni si basano su chi ha parlato e, di solito, su chi ricopre la posizione più alta.
3. Concentratevi sulla dispersione, non sulla media. Una dimensione in cui tutti hanno ottenuto un punteggio di 3 e una dimensione in cui metà del team ha ottenuto un punteggio di 5 e l’altra metà di 1 presentano la stessa media, ma indicano cose completamente diverse. È proprio questa divergenza a costituire il dato interessante: significa che due gruppi di persone stanno vivendo esperienze diverse riguardo allo stesso team.
4. Limitate la durata a meno di un’ora. Cinque minuti dedicati alla valutazione, poi il resto dedicato alle due o tre dimensioni su cui vale maggiormente la pena soffermarsi. Non siete tenuti a discutere ogni dimensione ogni volta; è a questo che serve la linea di tendenza.
5. Concludete con una o due azioni assegnate. Scegliete l’aspetto su cui desiderate intervenire maggiormente, concordate una modifica e assegnatele un responsabile e una data. I dati del nostro Follow-Through Index sono inequivocabili su questo punto: le azioni con un responsabile e una data di scadenza vengono portate a termine circa il 90% delle volte, mentre quelle prive di entrambi questi elementi nella maggior parte dei casi non lo sono.

Come gestire i risultati nel corso del tempo

Un singolo controllo dello stato di salute è una conversazione. Il valore aumenta se si mantengono le domande costanti e lo si esegue con regolarità, poiché in tal modo si ottiene un andamento — lo stesso “radar” del team relativo alle dimensioni, analizzato trimestralmente anziché una sola volta. Un andamento risponde a domande a cui un’istantanea non può rispondere. Il problema del carico di lavoro è stagionale o strutturale? La sicurezza è migliorata dopo la riorganizzazione?

Tre abitudini rendono questa tendenza degna di essere adottata:

• Si esamini ogni valutazione facendo riferimento a quella precedente. Cosa avevamo deciso di modificare, l’abbiamo modificato e la dimensione ha subito variazioni? Una valutazione in cui le azioni intraprese non vengono mai riesaminate trasmette al team l’idea che una valutazione onesta non cambi nulla, e i punteggi tenderanno silenziosamente a convergere su un 4 sicuro, ma privo di significato.
• Concentratevi su una dimensione alla volta. Un team che cerca di migliorare sei dimensioni contemporaneamente non ne migliora nessuna. Scegliete quella che conta di più in questo trimestre e dedicatevi con impegno a essa; lasciate che le altre seguano il loro corso.
• Utilizzate le viste trasversali ai team per indirizzare il supporto, non per classificare i team. Avere una visione d’insieme dello stato di salute di molti team è davvero utile per un coach o un gruppo dirigenziale che deve decidere dove è necessario intervenire. Nel momento in cui i punteggi si trasformano in una classifica, i team iniziano a concentrarsi sui numeri anziché sul lavoro, e lo strumento perde ogni utilità. Condividete le tendenze, non i confronti, e non collegate mai i punteggi alle valutazioni delle prestazioni.

Modelli di maturità: il cugino che guarda il quadro da una prospettiva più ampia

Gli “health check” hanno un “fratello” che vale la pena conoscere. Uno “health check” chiede: «Come ci si sente a lavorare qui in questo momento?» — è soggettivo per definizione e l’intero team risponde a questa domanda ogni trimestre. Un modello di maturità pone una domanda diversa: «A che punto sono le nostre pratiche rispetto a una scala definita?». Valuta pratiche concrete (come si pianifica, si testa, si rilascia e si misura) rispetto a livelli graduali, e viene solitamente rivisto ogni sei-dodici mesi anziché trimestralmente.

I due elementi si completano a vicenda. L’health check è il termometro; il modello di maturità è la mappa. Un team può essere soddisfatto e immaturo (ottima atmosfera, rilasci caotici) oppure maturo e infelice (pratiche disciplinate, ritmo insostenibile), e solo con entrambe le letture è possibile avere un quadro completo della situazione. Se l’andamento del vostro controllo dello stato di salute continua a segnalare le stesse dimensioni relative alla consegna, ciò costituisce spesso lo spunto per allargare la prospettiva: la nostra valutazione della maturità agile guida il team proprio attraverso quella revisione a livello di pratica, mentre la guida alla misurazione e al miglioramento della maturità agile che la accompagna illustra come agire in base ai risultati emersi.

Modelli da cui partire

È possibile creare un controllo dello stato di salute partendo da una pagina vuota, ma raramente è necessario. Questi modelli pronti all’uso coprono i punti di partenza più comuni e ciascuno di essi prevede, già integrati, la valutazione anonima e il monitoraggio delle tendenze:

• Valutazione dello stato di salute del team — l’approccio generale equilibrato che abbraccia l’esecuzione dei progetti, la collaborazione e il benessere.
• Verifica dello stato del team — il modello di Spotify, pronto per essere implementato.
• Verifica della sicurezza psicologica — un approfondimento autonomo sul tema della sicurezza e della fiducia.
• Valutazione dell’efficacia del team — incentrata sulla capacità del team di tradurre l’impegno in risultati concreti.
• Radar delle disfunzioni di gruppo — basato sulle cinque disfunzioni di Lencioni, per i gruppi che sospettano l’esistenza di un modello più profondo.

Oppure consulti la libreria completa dei modelli di health check per varianti specifiche per ruolo e per situazione.

Siete pronti a eliminare ogni incertezza riguardo alla domanda “Come stiamo andando?” I health checks di TeamRetro coprono l’intero ciclo descritto in questa guida: valutazioni anonime, discussioni per singola dimensione, andamenti trimestrali e azioni monitorate fino al completamento. Inizi una prova gratuita ed esegua il suo primo controllo questa settimana.

Continui a leggere

• L’indice di follow-through — i nostri dati proprietari che indicano se i team mettono in pratica ciò che decidono.
• Dinamiche di gruppo: come funzionano realmente i team di successo — le dinamiche che la vostra valutazione dello stato di salute sta misurando.
• Condurre retrospettive efficaci — il rituale di accompagnamento a livello di sprint.

Domande frequenti

Che cos’è un “team health check”?

Un “health check” di squadra è una breve autovalutazione strutturata in cui tutti i membri di un team valutano in forma anonima la stessa serie di aspetti, quali l’efficacia operativa, il senso di responsabilità e la sicurezza psicologica, su una scala semplice, per poi discutere insieme la distribuzione dei risultati. Se condotto con cadenza regolare, trasforma la domanda «Come stiamo andando?» da una semplice ipotesi a una tendenza su cui è possibile agire.

Qual è la differenza tra un “health check” del team e una retrospettiva?

Una retrospettiva esamina un periodo specifico di lavoro, solitamente l’ultimo sprint, e definisce le azioni da intraprendere. Un controllo dello stato di salute valuta il team stesso in base a una serie fissa di parametri e fornisce punteggi di cui è possibile monitorare l’andamento nel tempo. Si integrano bene tra loro: retrospettiva a ogni sprint, controllo dello stato di salute ogni trimestre, spesso svolti nell’ambito della sessione dedicata alla retrospettiva.

Con quale frequenza è opportuno effettuare una valutazione dello stato di salute del team?

La frequenza trimestrale è l’impostazione predefinita più indicata per la maggior parte dei team: abbastanza frequente da individuare eventuali scostamenti, ma non troppo frequente da impedire ai punteggi di variare. Si raccomanda di effettuare un controllo aggiuntivo quando il team subisce cambiamenti nella propria composizione, ad esempio a seguito di una riorganizzazione, dell’insediamento di un nuovo responsabile o dell’arrivo di diversi nuovi membri. I controlli mensili sono indicati per i team in fase di riorganizzazione attiva; quelli settimanali comportano un rischio di affaticamento da sondaggi.

Quali domande dovrebbero essere poste nel corso di una valutazione dello stato di salute del team?

Chiedete alle persone di valutare delle affermazioni, anziché rispondere a domande aperte, e organizzate le risposte per dimensione: orientamento e valore, modalità di attuazione, ruoli e responsabilità, sicurezza psicologica, collaborazione, apprendimento e miglioramento, carico di lavoro e supporto. Affermazioni come «Posso sollevare un problema senza preoccuparmi di come verrà recepito» o «Il ritmo attuale è quello che potremmo mantenere per un anno» vi forniscono un punteggio comparabile e uno spunto di conversazione in una sola riga.

Quali sono le quattro fasi della sicurezza psicologica?

Il modello di Timothy R. Clark descrive quattro fasi che una persona attraversa all’interno di un team: sicurezza nell’inclusione sicurezza (questo è il mio posto), sicurezza dello studente (posso porre domande e commettere errori), sicurezza del collaboratore (posso svolgere un lavoro concreto e mi viene affidato), e sicurezza di chi mette in discussione (posso mettere in discussione il modo in cui vengono fatte le cose). Si tratta di una scala utile per interpretare i punteggi relativi alla valutazione dello stato di salute di un team: un team può sentirsi incluso, ma non sentirsi comunque al sicuro nel mettere in discussione le cose.