Bilan de santé de l'équipe : comment évaluer la situation réelle de votre équipe

Un « bilan de santé d’équipe » est une auto-évaluation brève et structurée au cours de laquelle chaque membre d’une équipe évalue de manière anonyme un ensemble de critères identiques, tels que la réalisation des objectifs, l’appropriation des tâches et la sécurité psychologique, à l’aide d’une échelle simple, puis discute ensemble de la répartition des résultats. Réalisé à un rythme régulier, il transforme la question « Comment nous en sortons-nous ? » d’une simple supposition en une tendance sur laquelle vous pouvez agir.

C’est là tout l’intérêt. La suite de ce guide est consacrée à la mise en pratique : en quoi un bilan de santé diffère-t-il d’une analyse rétrospective et d’une enquête d’engagement, quand il convient d’en réaliser un, comment choisir les dimensions (avec notamment un examen sans concession des modèles de Spotify et d’Atlassian), une banque de questions classées par dimension, comment animer la séance pour que les participants répondent en toute sincérité, et comment exploiter les résultats une fois que vous en disposez de plusieurs.

Qu’est-ce qu’un bilan de santé d’équipe (et ce qu’il n’est pas)

Deux autres rituels sont souvent confondus avec les bilans de santé, et cette confusion est importante car chacun d’entre eux répond à une question différente.

Un bilan n’est pas une rétrospective. Une rétrospective examine une partie spécifique du travail : ce qui s’est passé lors du dernier sprint, ce qu’il faut changer lors du prochain sprint. Elle s’appuie sur des événements récents et aboutit à des actions concrètes. Un bilan d’état évalue l’équipe elle-même par rapport à un ensemble stable de critères, et ses résultats se traduisent par des notes que vous pouvez comparer d’un trimestre à l’autre. Une rétrospective vous indique ce qui s’est passé ; un bilan d’état vous indique comment il se passe de travailler ici, et si la situation s’améliore ou empire. Les deux s’associent naturellement : une rétrospective à chaque sprint, un bilan d’état chaque trimestre, souvent menés pendant le créneau réservé à la rétrospective.

Un bilan de santé n’est pas une enquête d’engagement. Les enquêtes d’engagement relèvent de la responsabilité des RH, sont menées à l’échelle de l’ensemble de l’organisation une ou deux fois par an, et portent sur l’expérience de chaque individu au sein de l’entreprise. Les résultats sont transmis à la hiérarchie. Un bilan de santé relève de la responsabilité de l’équipe, est réalisé fréquemment, porte sur les méthodes de travail de l’équipe, et les résultats restent au sein même de l’équipe où ils peuvent donner lieu à des actions concrètes. Ces deux outils sont tout à fait légitimes. Le problème survient lorsqu’une enquête annuelle est considérée comme un substitut à la connaissance qu’a une équipe de sa propre situation, ou lorsqu’un bilan de santé est détourné pour servir de tableau de bord de gestion (nous y reviendrons plus loin).

	Rétrospective	Bilan de santé de l’équipe	Enquête sur l’engagement
Examine	Le dernier sprint ou la dernière période de travail	La méthode de travail de l’équipe	Le vécu de l’individu au sein de l’organisation
Propriété de	L’équipe	L’équipe	Ressources humaines / direction
Cadence	À chaque sprint	Trimestriel (en règle générale)	Une fois par an ou deux fois par an
Résultat	Actions	Résultats, tendances et échange de vues	Indicateurs au niveau de l’organisation
Les résultats sont les suivants :	Vers le prochain sprint de l’équipe	Retour à l’équipe	La chaîne hiérarchique

Quand en organiser un, et à quelle fréquence

Une fréquence trimestrielle est le bon choix par défaut. Elle est suffisamment régulière pour détecter les dérives tant qu’il est encore peu coûteux d’y remédier, et suffisamment espacée pour que les scores aient le temps d’évoluer entre deux contrôles. Effectuer le même contrôle à chaque sprint revient surtout à mesurer du bruit ; l’effectuer une fois par an revient à évaluer une équipe qui n’existe plus.

Au-delà du suivi régulier, effectuez une vérification supplémentaire chaque fois que la composition de l’équipe change : après une réorganisation, lorsqu’un nouveau responsable prend ses fonctions, lorsque plusieurs personnes rejoignent ou quittent l’équipe en même temps, ou lorsqu’une équipe est constituée à partir de zéro. Ce sont précisément les moments où les perceptions personnelles de chacun concernant l’équipe divergent le plus, et un bilan de santé permet de mettre en évidence ces divergences à un stade précoce.

Il convient de connaître deux variantes en matière de cadence. Les équipes en phase de redressement active passent parfois à un rythme mensuel sur un ensemble réduit de questions, puis reviennent à un rythme trimestriel une fois que la tendance se stabilise. Et les équipes dispersées mènent souvent l’étape d’évaluation de manière asynchrone sur quelques jours, puis se réunissent uniquement pour la discussion. Les notes attendent patiemment ; c’est la conversation qui nécessite la présence de tout le monde.

Choisir vos dimensions

Une dimension est un aspect de la santé de l’équipe que vous évaluerez à chaque fois : « respect des délais », « sécurité psychologique », « charge de travail ». Leur choix constitue la décision de conception la plus importante que vous aurez à prendre, car ces dimensions définissent ce que l’équipe juge utile de mesurer, et parce que vous devez les maintenir stables d’un trimestre à l’autre, sans quoi la courbe de tendance n’aura aucun sens.

Deux modèles publiés dominent ce domaine, et les deux méritent sincèrement que l’on s’en inspire.

Le modèle d’évaluation de l’état de santé des équipes de Spotify

Publié par Henrik Kniberg et Kristian Lindwall en 2014, le modèle d’évaluation de la santé des squads Spotify invite les squads à évaluer, selon environ onze critères (création de valeur, facilité de mise en production, santé du code, travail d’équipe, mission, etc.) selon les couleurs vert, jaune ou rouge lors d’un atelier animé, ce qui permet d’obtenir une grille colorée pour l’ensemble des équipes.

Ce en quoi il excelle véritablement : il a rendu la santé de l’équipe visible à l’échelle de l’organisation, et sa simplicité, inspirée du système des feux tricolores, permet d’engager rapidement une véritable discussion. Il a redéfini la mesure comme une auto-évaluation au service de l’équipe plutôt que comme un rapport destiné à la direction, et dix ans plus tard, cette approche reste d’actualité.

Ses limites avouées : ces critères ont été conçus pour le contexte technique de Spotify, et plusieurs d’entre eux (santé du code, facilité de déploiement) ne s’appliquent pas bien aux équipes non techniques. Les auteurs de Spotify eux-mêmes ont mis en garde contre une reproduction aveugle de leurs pratiques. De plus, une échelle à trois couleurs est trop grossière : elle convient bien à une discussion en atelier, mais s’avère insuffisante pour détecter un glissement progressif, sur six mois, du « vert vif » vers le « vert à peine perceptible ».

Team Health Monitor d’Atlassian

Le « Health Monitor » d’Atlassian adopte une approche différente : huit critères caractérisant une équipe saine, parmi lesquels un équilibre au sein de l’équipe, une vision commune et des méthodes de travail adaptées, qui font l’objet d’une auto-évaluation collective lors d’un atelier animé par un facilitateur. (Atlassian a depuis regroupé ses anciennes versions destinées aux équipes de projet, de service et de direction en un ensemble unique de critères.) Sa force réside dans sa clarté structurelle : des critères comme ceux-ci mettent en évidence des problèmes de rôles et d’alignement que les évaluations axées sur l’ambiance ne détectent absolument pas, et cette méthode fonctionne très bien en dehors du domaine des logiciels.

Ses limites sont à l’inverse : il s’agit d’un outil d’atelier, dont les résultats sont formulés ouvertement au cours de la discussion plutôt que de manière anonyme ; son honnêteté dépend donc du sentiment de sécurité qui règne dans la salle. Et en tant qu’ exercice ponctuel, il vous offre un instantané, et non une tendance, à moins que vous n’imposiez votre propre rythme et votre propre système de suivi autour de celui-ci.

Notre recommandation

Inspirez-vous de la structure des deux modèles et corrigez ces deux faiblesses : évaluez de manière anonyme et utilisez une échelle permettant d’identifier les tendances. Choisissez entre six et dix dimensions, associez celles liées à la prestation (processus, rôles, valeur) à celles liées au capital humain (sécurité, charge de travail, collaboration), adaptez la formulation à votre contexte, puis cessez de les modifier. Un ensemble de dimensions qui change chaque trimestre implique un nouvel état des lieux à chaque fois, et vous perdez la seule chose qui s’accumule au fil du temps : la tendance. Si vous préférez ne pas tout concevoir à partir de zéro, partez d’un modèle de bilan de santé d’équipe prêt à l’emploi et adaptez-le.

Ces deux aspects, à savoir l’évaluation anonyme et une échelle permettant d’identifier les tendances, constituent également les critères essentiels pour choisir un outil permettant de mettre cela en œuvre, car la plupart des solutions présentent des lacunes sur l’un ou l’autre de ces points. Nous comparons les solutions sérieuses, des outils spécialisés au framework Spotify en passant par les plateformes d’enquêtes RH, dans notre tour d’horizon des meilleurs outils d’évaluation du bien-être des équipes.

Questions du bilan de santé de l’équipe, par dimension

Demandez aux personnes interrogées d’évaluer des affirmations, et non de répondre à des questions ouvertes. Une affirmation telle que « Je peux soulever un problème sans me soucier de la façon dont elle sera perçue » permet d’obtenir un score que vous pouvez comparer d’un trimestre à l’autre et constitue un point de départ concret pour une conversation en une seule ligne. Évaluez chacune d’entre elles sur une échelle de cinq points allant de « tout à fait d’accord » à « pas du tout d’accord ».

Orientation et valeur

• Nous savons ce que nous cherchons à accomplir et pourquoi c’est important.
• Nos priorités sont suffisamment claires pour que nous puissions refuser les missions qui ne correspondent pas à nos objectifs.
• Je suis en mesure de faire le lien entre ce que nous avons récemment mis en production et la valeur apportée aux utilisateurs ou à l’entreprise.

Livraison et procédure

• Notre façon de travailler nous aide davantage qu’elle ne nous ralentit.
• La remise ou le transfert d’un travail relève de la routine, ce n’est pas un événement particulier.
• Il est rare que le travail soit bloqué en attendant une autre équipe ou une validation.

Rôles et responsabilité

• Je sais ce qui relève de ma décision et ce qui doit être décidé collectivement.
• Les décisions importantes sont clairement attribuées à une personne responsable.
• Lorsqu’un élément se situe à la frontière entre deux rôles, nous le remarquons et nous lui attribuons rapidement un rôle.

Sécurité psychologique et confiance

• Je peux soulever un problème sans me soucier de la façon dont il sera perçu.
• Ici, les erreurs donnent lieu à des solutions, et non à des reproches.
• Au sein de cette équipe, les divergences d’opinion sont considérées comme des informations utiles.

Collaboration et communication

• J’en sais suffisamment sur les travaux menés par les autres pour repérer les chevauchements et les lacunes.
• Quand quelqu’un demande de l’aide, on vient à son secours.
• Nos réunions valent bien le temps qu’elles prennent.

Apprentissage et amélioration

• Nous adaptons notre façon de travailler en fonction de ce que nous apprenons.
• Les actions que nous convenons lors des rétrospectives sont effectivement mises en œuvre.
• Le temps consacré à l’apprentissage ne disparaît pas même lorsque nous sommes très occupés.

Charge de travail et durabilité

• Le rythme actuel est un rythme que nous pourrions maintenir pendant un an.
• Je peux mener à bien les tâches importantes sans devoir systématiquement travailler le soir.
• Les interruptions de travail et la charge de garde sont réparties équitablement.

Accompagnement et ressources

• Nous disposons des outils et des moyens nécessaires pour mener à bien cette tâche.
• Lorsque nous signalons un problème bloquant, un supérieur hiérarchique prend les mesures qui s’imposent.
• La cause de l’équipe est prise en compte lorsque d’autres priorités nous sont imposées.

Mieux vaut supprimer que d’ajouter. Vingt-quatre affirmations constituent un plafond, et non un objectif. Une lecture que les participants peuvent mener à bien de manière réfléchie en cinq minutes vaut mieux qu’une lecture approfondie qu’ils finissent par parcourir à la va-vite.

La sécurité psychologique mérite qu’on s’y attarde

Une dimension permet de prédire de manière constante l’utilité de tous les autres facteurs : la sécurité psychologique, c’est-à-dire la conviction partagée que cette équipe offre un cadre sûr pour la prise de risques interpersonnels. Les recherches d’Amy Edmondson ont établi ce concept, et le projet Aristote de Google a par la suite révélé qu’il s’agissait du seul facteur différenciateur le plus déterminant parmi ses propres équipes performantes. Elle présente également un effet cumulatif dans le cadre d’un bilan de santé : une équipe qui obtient un faible score en matière de sécurité psychologique gonfle probablement ses autres scores également, car le bilan lui-même constitue un acte d’expression. Notre guide complet sur la sécurité psychologique au travail explique comment la développer et la mesurer en tant que pratique à part entière.

Les quatre étapes de la sécurité psychologique définies par Timothy R. Clark constituent un cadre utile pour interpréter un score de sécurité : la sécurité d’appartenance (j’ai ma place ici), la sécurité d’apprentissage (je peux poser des questions et faire des erreurs), la sécurité de contribution (on me fait confiance pour accomplir un véritable travail) et la sécurité de remise en question (« je peux remettre en question la manière dont les choses sont faites »). Ces étapes forment une échelle, et la plupart des équipes se situent plus haut qu’elles ne le pensent. De nombreuses équipes où chacun se sent inclus se tairaient néanmoins si quelqu’un remettait en question la feuille de route. Si vos scores de sécurité sont moyens, la question suivante est de savoir quel stade fait défaut, et les termes proposés par Clark fournissent à l’équipe un langage adapté à cette discussion.

Soyez honnête quant à ce qu’un bilan de santé peut et ne peut pas apporter dans ce contexte. Trois affirmations notées vous indiqueront si la sécurité mérite une attention particulière ; elles ne permettront pas de poser un diagnostic. Si les scores indiquent qu’il y a un problème, ce constat mérite une session à part entière. Un bilan de sécurité psychologique dédié va plus loin qu’un bilan de santé général ne devrait le faire, et notre guide sur la dynamique d’équipe explique comment la confiance et la sécurité se construisent réellement .

Comment animer la séance

Les aspects techniques ont plus d’importance qu’il n’y paraît. Les mêmes questions, mal posées, donnent lieu à une fiction sans relief.

1. Rendez les évaluations anonymes. C’est la condition sine qua non. Dès que les participants apposent leur nom à une note faible, les notes basses se font rares, et vous mesurez alors ce que les gens sont prêts à dire plutôt que ce qu’ils pensent réellement. L’anonymat explique également pourquoi un outil est plus efficace que le système des « poings à cinq doigts » lors d’une réunion : personne ne peut observer l’assemblée avant de choisir son chiffre.
2. Évaluez d’abord, discutez ensuite. Chacun note chaque déclaration en silence avant toute discussion. Si la discussion a lieu en premier, les notes dépendent de la personne qui s’est exprimée, et généralement de celle qui occupe le poste le plus élevé.
3. Parlez de la dispersion, pas de la moyenne. Une dimension où tout le monde a obtenu la note de 3 et une dimension où la moitié de l’équipe a obtenu la note de 5 et l’autre moitié celle de 1 ont la même moyenne, mais signifient des choses complètement différentes. Ce sont ces divergences qui constituent les données intéressantes : cela signifie que deux groupes de personnes ont des expériences différentes au sein de la même équipe.
4. Limitez la durée à moins d’une heure. Cinq minutes pour l’évaluation, puis consacrez le reste du temps aux deux ou trois dimensions qui méritent le plus d’être abordées. Vous n’êtes pas tenu d’aborder toutes les dimensions à chaque fois ; c’est à cela que sert la courbe de tendance.
5. Repartez avec une ou deux actions attribuées. Choisissez le domaine dans lequel vous souhaitez le plus progresser, mettez-vous d’accord sur un changement, et attribuez-lui un responsable ainsi qu’une date butoir. Les données de notre Follow-Through Index sont sans appel sur ce point : les actions dotées d’un responsable et d’une date d’échéance sont menées à bien dans environ 90 % des cas, tandis que celles qui n’en ont ni l’un ni l’autre ne le sont généralement pas.

Que faire des résultats au fil du temps ?

Un bilan de santé ponctuel se résume à un échange. Sa valeur s’accroît lorsque vous maintenez les questions inchangées et que vous le réalisez à un rythme régulier, car vous obtenez alors une tendance : le même « radar d’équipe » couvrant plusieurs dimensions, analysé d’un trimestre à l’autre plutôt qu’une seule fois. Une tendance permet de répondre à des questions auxquelles un instantané ne peut pas répondre. Le problème de charge de travail est-il saisonnier ou structurel ? La sécurité s’est-elle améliorée depuis la réorganisation ?

Trois habitudes qui font de cette tendance un choix judicieux :

• Commencez chaque bilan en revenant sur le précédent. Qu’avions-nous prévu de changer, l’avons-nous fait, et la situation a-t-elle évolué ? Un bilan dont les mesures ne sont jamais réexaminées fait comprendre à l’équipe que noter honnêtement ne change rien, et les notes finiront par converger discrètement vers un 4 sûr, mais dénué de sens.
• Concentrez-vous sur un axe à la fois. Une équipe qui tente d’améliorer six axes à la fois n’en améliore aucun. Choisissez celui qui est le plus important pour ce trimestre et consacrez-y tous vos efforts ; laissez les autres de côté.
• Utilisez les vues inter-équipes pour orienter le soutien, et non pour classer les équipes. Avoir une vue d’ensemble de la situation au sein de nombreuses équipes est véritablement utile pour un coach ou une équipe de direction qui doit déterminer où une aide est nécessaire. Dès que les scores se transforment en classement, les équipes se mettent à gérer les chiffres plutôt que le travail, et l’outil perd toute sa valeur. Partagez les tendances, pas les comparaisons, et ne liez jamais les scores aux évaluations de performance.

Les modèles de maturité : le cousin qui voit les choses avec du recul

Les bilans de santé ont un équivalent qu’il est utile de connaître. Un bilan de santé pose la question suivante : « Comment se passe le travail ici en ce moment ? » De par sa conception, il s’agit d’une évaluation subjective à laquelle toute l’équipe répond chaque trimestre. Un modèle de maturité pose une question différente : « À quel point nos pratiques sont-elles développées par rapport à une échelle définie ? » Il évalue des pratiques concrètes (la manière dont vous planifiez, testez, mettez en production et mesurez) par rapport à des niveaux progressifs, et il est généralement réexaminé tous les six à douze mois plutôt que tous les trimestres.

Les deux se complètent. Le bilan de santé, c’est le thermomètre ; le modèle de maturité, c’est la carte. Une équipe peut être heureuse et immature (excellente ambiance, livraisons chaotiques) ou mature et malheureuse (pratiques rigoureuses, rythme insoutenable), et ce n’est qu’en combinant ces deux indicateurs que vous obtenez une vision complète de la situation. Si les tendances de votre bilan de santé mettent régulièrement en évidence les mêmes aspects liés à la livraison, c’est souvent le signe qu’il faut prendre du recul : notre évaluation de la maturité agile guide l’équipe précisément dans cet examen au niveau des pratiques, et le guide d’accompagnement pour mesurer et améliorer la maturité agile qui l’accompagne explique comment agir en fonction des résultats obtenus.

Modèles de départ

Vous pouvez concevoir un bilan de santé à partir d’une page vierge, mais cela est rarement nécessaire. Ces modèles prêts à l’emploi couvrent les points de départ courants, et chacun d’entre eux intègre d’emblée une évaluation anonyme et un suivi des tendances :

• Bilan de santé de l’équipe : un équilibre global entre les résultats, la collaboration et le bien-être.
• Bilan de santé de l’équipe: le modèle Spotify, prêt à être mis en œuvre.
• Bilan de sécurité psychologique : une lecture approfondie et autonome sur la sécurité et la confiance.
• Bilan de l’efficacité de l’équipe : axé sur la capacité de l’équipe à transformer ses efforts en résultats.
• Radar des dysfonctionnements d’équipe: inspiré des cinq dysfonctionnements de Lencioni, destiné aux équipes qui soupçonnent l’existence d’un schéma plus profond.

Ou consultez la bibliothèque complète de modèles de bilans de santé pour découvrir des variantes adaptées à chaque fonction et à chaque situation.

Prêt à ne plus vous poser la question « Comment ça se passe ? » Les bilan de santé de TeamRetro couvrent l’ensemble du processus décrit dans ce guide : évaluations anonymes, discussion dimension par dimension, tendances d’un trimestre à l’autre et suivi des actions jusqu’à leur réalisation. Commencez un essai gratuit et effectuez votre premier bilan dès cette semaine.

Continuez à lire

• L’indice de suivi: nos données internes permettant de déterminer si les équipes mettent en œuvre ce qu’elles ont décidé.
• La dynamique d’équipe : comment fonctionnent réellement les équipes performantes : les facteurs que votre bilan d’évaluation permet de mesurer.
• Organiser des rétrospectives efficaces : le rituel complémentaire au niveau du sprint.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un bilan de santé d’équipe ?

Un « bilan de santé d’équipe » est une auto-évaluation brève et structurée au cours de laquelle chaque membre d’une équipe évalue de manière anonyme un ensemble de critères identiques, tels que la réalisation des objectifs, l’appropriation des tâches et la sécurité psychologique, à l’aide d’une échelle simple, puis discute ensemble de la répartition des résultats. Réalisé à un rythme régulier, il transforme la question « Comment nous en sortons-nous ? » d’une simple supposition en une tendance sur laquelle vous pouvez agir.

Quelle est la différence entre un bilan de santé d’équipe et une rétrospective ?

Une rétrospective porte sur une période de travail spécifique, généralement le dernier sprint, et débouche sur des actions à mener. Un bilan de santé évalue l’équipe elle-même à l’aune d’un ensemble stable de critères et génère des scores dont vous pouvez suivre l’évolution dans le temps. Ces deux exercices se complètent bien : une rétrospective à chaque sprint, un bilan de santé chaque trimestre, souvent réalisés pendant le créneau réservé à la rétrospective.

À quelle fréquence devriez-vous effectuer un bilan de santé de votre équipe ?

Une fréquence trimestrielle est le bon choix par défaut pour la plupart des équipes : suffisamment fréquente pour détecter les dérives, suffisamment espacée pour que les scores aient le temps d’évoluer. Prévoyez un contrôle supplémentaire lorsque la composition de l’équipe change, par exemple après une réorganisation, l’arrivée d’un nouveau responsable ou l’intégration de plusieurs nouveaux membres. Les évaluations mensuelles sont adaptées aux équipes en pleine restructuration ; hebdomadaires, elles entraînent une lassitude vis-à-vis des enquêtes.

Quelles questions faut-il aborder lors d’un bilan de santé d’équipe ?

Demandez aux participants d’évaluer des affirmations, et non de répondre à des questions ouvertes, puis classez-les par dimension : orientation et valeur, mise en œuvre, rôles et responsabilité, sécurité psychologique, collaboration, apprentissage et amélioration, charge de travail et soutien. Des affirmations telles que « Je peux soulever un problème sans m’inquiéter de la façon dont cela sera perçu » ou « Le rythme actuel est un rythme que nous pourrions maintenir pendant un an » vous fournissent à la fois un score comparable et un sujet de conversation en une seule ligne.

Quelles sont les quatre étapes de la sécurité psychologique ?

Le modèle de Timothy R. Clark décrit quatre étapes que traverse une personne au sein d’une équipe : la sécurité de l’ sécurité d’appartenance (j’ai ma place ici), sécurité de l’apprenant (je peux poser des questions et faire des erreurs), sécurité du contributeur (je peux accomplir un véritable travail et on me fait confiance pour cela) et sécurité de celui qui remet en question (je peux remettre en question la manière dont les choses sont faites). Il s’agit d’une échelle utile pour interpréter les résultats d’un bilan de santé d’équipe : une équipe peut se sentir intégrée tout en ne se sentant pas encore en sécurité pour remettre les choses en question.