Come condurre una retrospettiva: la guida completa

La maggior parte dei team organizza delle retrospettive. Sono però molto meno numerosi quelli che ne organizzano di tali da modificare il corso del prossimo sprint, e la differenza sta quasi sempre nella facilitazione, non nel formato scelto. Questa guida illustra come condurre una retrospettiva dall’inizio alla fine: a cosa serve, le cinque fasi che caratterizzano una sessione efficace, un ordine del giorno già pronto che potete copiare, come scegliere un formato e gli anti-modelli che minano silenziosamente questa pratica.

Che cos’è una retrospettiva

Una retrospettiva è il momento in cui un team si ferma a porsi una domanda apparentemente semplice: come stiamo lavorando e come potremmo lavorare meglio? Si tratta di uno spazio dedicato, regolare e protetto, di solito alla fine di uno sprint o di un ciclo di lavoro, in cui le persone che hanno svolto il lavoro riflettono insieme sul passato e concordano su cosa modificare.

Il suo scopo è ben definito e concreto: individuare gli uno o due fattori che rallentano il team e concordare un cambiamento. Tutto qui. Un retro non è una riunione di aggiornamento, né una sessione per attribuire colpe, né un’occasione per ripianificare il backlog. Se si acquisisce l’abitudine giusta, la «cultura del miglioramento continuo» di cui tutti parlano si afferma da sé, poiché il team può vedere come le proprie decisioni si riflettano sull’andamento dello sprint successivo.

Le cinque fasi di una retrospettiva

La struttura più resistente è quella ideata da Esther Derby e Diana Larsen nel loro Retrospettive Agile, che articola ogni sessione efficace in cinque fasi:

1. Preparate il terreno. Create un’atmosfera aperta, chiarite l’obiettivo e fate in modo che i partecipanti si sentano a proprio agio nell’esprimersi.
2. Raccogliete i dati. Mettete sul tavolo il punto di vista di ciascuno su ciò che è realmente accaduto, sia i fatti che le sensazioni.
3. Ricavare informazioni approfondite. Cercate di individuare le tendenze e le cause alla base dei dati, non solo i sintomi.
4. Decidete cosa fare. Trasformate l’intuizione più significativa in una o due azioni concrete e di vostra iniziativa.
5. Conclusione. Confermi le azioni intraprese, ringrazi il team e verifichi come si è svolta la retrospettiva stessa.

Le fasi sono più importanti di qualsiasi modello specifico. Qualunque sia il formato che utilizzerete, esso dovrebbe guidare il team attraverso queste cinque fasi in ordine. Saltare la fase di “raccolta dei dati” per passare direttamente a “decidere cosa fare” è il modo in cui le retrospettive finiscono per risolvere il problema preferito della persona più chiassosa anziché quello reale.

Un programma retrospettivo della durata di 60 minuti

Sessanta minuti sono sufficienti per uno sprint retro mirato. Di seguito è riportato un ordine del giorno già elaborato che si articola direttamente nelle cinque fasi:

• Da 0:00 a 0:05, Preparazione (5 min). Ribadite l’obiettivo in una sola frase, leggete la direttiva principale e ponete una breve domanda di verifica per creare un’atmosfera distesa nella sala.
• Da 0:05 a 0:20, raccolta dei dati (15 min). Ognuno aggiunge prima in silenzio i propri appunti, poi lei rende visibile la lavagna. Scrivere in silenzio impedisce che la discussione si concentri su chi interviene per primo.
• Da 0:20 a 0:35, elaborazione delle conclusioni (15 min). Raggruppate le note correlate, votate con i puntini gli aspetti più rilevanti e approfondite uno o due di quelli in cima alla lista. Continuate a chiedervi “perché” finché non individuate un aspetto che il team possa effettivamente modificare.
• Da 0:35 a 0:50, Decidere cosa fare (15 min). Concordare una o due azioni. A ciascuna viene assegnato un unico responsabile e una data.
• Da 0:50 a 1:00, Chiusura (10 min). Rileggete le azioni concordate, ringraziate il team e fate un breve sondaggio per valutare l’andamento della sessione stessa.

Adattate la suddivisione in base al vostro team: uno sprint intenso potrebbe richiedere più tempo nella fase di “raccolta dati”, mentre uno più tranquillo può dedicarne di più alla fase di “decisione delle azioni da intraprendere”. L’importante è mantenere ogni fase con un limite di tempo ben definito, in modo da giungere sempre alle azioni concordate prima che l’ora sia trascorsa.

Organizzate la vostra retrospettiva: una lista di controllo pre-retrospettiva

Il successo di una sessione dipende in gran parte da ciò che avviene prima che i partecipanti si colleghino alla chiamata. Vi invitiamo a consultare questa lista di controllo il giorno prima della vostra retrospettiva. Essa funge anche da passaggio di consegne nel caso in cui la facilitazione sia affidata a qualcun altro.

• Esaminate le azioni della riunione retrospettiva precedente. Richiamate gli impegni della sessione precedente e prendete nota di quelli che sono stati portati a termine. Questa sarà la prima cosa da trattare.
• Scegliete un formato. Scegliete quello più adatto a questo sprint, non quello a cui siete abituati (vedere la sezione successiva).
• Riservate l’orario e coinvolgete le persone giuste. Bloccate una fascia oraria completa sul calendario e assicuratevi che sia invitato l’intero team, e solo il team.
• Preparate la lavagna e le domande. Predisponete in anticipo le colonne o il modello e scrivete la domanda di avvio, in modo da non dover improvvisare all’inizio.
• Stabilite le modalità di raccolta dei contributi. Prevedete innanzitutto la raccolta di contributi scritti e in forma anonima, qualora l’argomento sia delicato.
• Preparate la linea guida principale. Sappiate come introdurre l’argomento e creare un clima di sicurezza.
• Pianificare le azioni. Decidete dove verranno registrate le azioni e chi confermerà i responsabili e le date prima di chiudere la pratica.

La scelta del formato

L’elemento chiave per favorire il dialogo è l’intervento scritto e silenzioso prima di qualsiasi discussione. Quando tutti aggiungono prima le proprie note, la voce più forte smette di dettare l’ordine del giorno e le osservazioni più discrete e ponderate vengono effettivamente ascoltate.

Il formato dovrebbe essere adeguato alle esigenze del team per questa settimana. Ecco alcuni spunti di partenza affidabili:

• Start Stop Continue è un metodo rapido e orientato all’azione. È indicato per i team ben consolidati che desiderano semplicemente perfezionare il proprio processo.
• Mad Sad Glad mette in luce lo stato emotivo che si prova dopo uno sprint impegnativo o insolito, quando ciò che provano le persone è il vero protagonista della storia.
• Rose Bud Thorn mette in equilibrio i successi (le rose), le opportunità emergenti (i boccioli) e i punti critici (le spine). È utile quando si desidera mettere in evidenza gli aspetti positivi e le prospettive future, non solo i problemi.
• Starfish amplia la prospettiva a cinque segnali (mantenere, aumentare, diminuire, iniziare, interrompere), utili quando i termini “iniziare” e “interrompere” risultano troppo generici.
• Barca a vela sintetizza obiettivi, rischi e ostacoli in un unico quadro d’insieme, utile per analizzare in modo più approfondito quali sono i fattori che favoriscono il team e quali, invece, lo ostacolano.

In caso di dubbio, variate l’approccio. Un team che adotta sempre lo stesso formato in ogni sprint smette di cogliere nuovi aspetti. Consultate la raccolta completa dei modelli di retrospettiva per adattare il formato alla situazione del momento.

Suggerimenti per la facilitazione

La conduzione è più importante della forma. Tre aspetti rivestono un’importanza fondamentale:

Iniziate con la direttiva principale. Ricordate a tutti che, a prescindere da ciò che scopriremo, ognuno ha fatto del proprio meglio con le conoscenze di cui disponeva all’epoca. Non si tratta di un luogo comune. È la frase che permette di affrontare il vero problema in tutta sicurezza.

Si raccomanda di mantenere breve l’introduzione. Meno di cinque minuti. L’obiettivo è garantire la sicurezza psicologica, non organizzare un’ennesima riunione di aggiornamento. Se i partecipanti si sentono al sicuro, gli argomenti più sinceri emergono spontaneamente.

Fate emergere le voci più silenziose. La persona più loquace raramente è quella che offre l’osservazione più significativa. La scrittura silenziosa prima della discussione, i contributi anonimi ove necessario e la votazione a punti allontanano la sessione dal principio «chi parla di più vince» e la orientano verso ciò che il team pensa realmente. Gestite la sessione in modo che anche la persona più silenziosa nella sala possa comunque determinare l’ ordine del giorno.

Anti-modelli comuni

I retros presentano dei malfunzionamenti prevedibili. Identificarli è già metà della soluzione.

Si trasforma in un gioco di accuse. Nel momento in cui la sessione verte su chi abbia causato un problema, il contributo sincero si esaurisce e non torna più. La direttiva principale e il contributo anonimo esistono proprio per mantenere l’attenzione sul sistema, non sulla persona.

Non viene dato alcun seguito. Questo è il punto cruciale. Una retrospettiva senza un seguito trasmette al team l’idea che nulla cambi, con conseguente calo sia della partecipazione che della franchezza. Puntate a una o due azioni, ciascuna con un unico responsabile e una data, e riesaminatele all’inizio della prossima retrospettiva. La responsabilità condivisa equivale a nessuna responsabilità.

Sempre lo stesso formato. Eseguire le fasi “Avvio”, “Arresto” e “Proseguimento” in ogni sprint per un anno trasforma il processo retrospettivo in un semplice modulo da compilare. Variate il formato per garantire che il team continui effettivamente a riflettere.

Una retrospettiva priva di azioni concrete trasmette al team l’idea che nulla cambi. Il seguito è l’elemento fondamentale.

Retrospettive a distanza

Un team distribuito può condurre una retrospettiva con la stessa efficacia di un team che lavora nella stessa sede, e spesso anche meglio, poiché una bacheca online condivisa garantisce parità di condizioni. Le modalità cambiano leggermente:

• Impostare come opzione predefinita l’inserimento silenzioso e scritto. Si tratta già della misura più efficace in sala riunioni e, in modalità remota, risolve anche il problema del “tutti che parlano contemporaneamente durante la chiamata”.
• Utilizzate una bacheca condivisa che tutti possano visualizzare e modificare. L’anonimato è più facile online, il che favorisce la franchezza.
• Prestate attenzione all’energia. Le sessioni a distanza affaticano più rapidamente i partecipanti, pertanto vi consigliamo di stabilire un limite di tempo e di prendere in considerazione un gioco leggero per iniziare. Consultate i giochi per retrospettive online per trovare idee adatte alle sessioni video e la guida ai giochi per retrospettive per sapere come integrarli in una sessione.

Le cinque fasi e l’ordine del giorno sopra indicati si applicano senza modifiche anche in modalità a distanza. È la conduzione della riunione, non la sede, a determinare ancora se l’incontro avrà esito positivo.

Organizzate la vostra prossima retrospettiva su TeamRetro

TeamRetro gestisce l’intero flusso sopra descritto in modo immediato: brainstorming silenzioso e indipendente, raggruppamento anonimo e votazione a punti, un ordine del giorno a tempo determinato e azioni monitorate da una retrospettiva all’altra, in modo che gli impegni della sessione precedente siano la prima cosa che vedrete la volta successiva. Scegliete un formato, invitate il team e conducete la vostra prossima retrospettiva con il follow-up già integrato.

Domande frequenti

Quali sono le cinque fasi di una retrospettiva?

Le cinque fasi sono tratte dal libro “Agile Retrospectives” di Esther Derby e Diana Larsen: preparare il contesto, raccogliere dati, ricavare intuizioni, decidere cosa fare e concludere. La fase “Preparare il contesto” crea un’atmosfera aperta e favorisce un clima di sicurezza in cui esprimersi. La fase “Raccogliere dati” mette sul tavolo il punto di vista di ciascuno su quanto è accaduto. La fase “Generare intuizioni” individua gli schemi ricorrenti e le cause alla radice che si celano dietro tali dati. La fase “Decidere cosa fare” trasforma l’intuizione più significativa in una o due azioni specifiche di cui qualcuno si assume la responsabilità. La fase “Chiudere” conferma le azioni e verifica come si è svolta la sessione stessa. Quasi ogni formato di retrospettiva rappresenta un modo diverso di guidare un team attraverso queste stesse cinque fasi.

Quanto dovrebbe durare una retrospettiva?

Per uno sprint tipico di due settimane, 60 minuti rappresentano un buon valore predefinito e sono sufficienti per una sessione mirata. I team più piccoli o gli sprint più brevi possono limitarsi a una durata compresa tra i 30 e i 45 minuti; una riflessione più approfondita su un trimestre o su una versione importante può giustificare 90 minuti o più. La durata è meno importante della disciplina: rispettate integralmente la fascia oraria prevista, mantenete ogni fase entro i limiti di tempo stabiliti e concludete con azioni concordate, anziché protrarre la riunione con discussioni. Una retrospettiva che supera regolarmente i tempi previsti necessita solitamente di un ordine del giorno più rigoroso, non di più tempo.

Qual è il principio fondamentale di una retrospettiva?

La direttiva principale è una frase, scritta da Norm Kerth, che i facilitatori leggono all’ inizio di una retrospettiva per impostare il tono: indipendentemente da ciò che scopriremo, comprendiamo e crediamo fermamente che ciascuno abbia fatto del proprio meglio con le conoscenze di cui disponeva in quel momento, le proprie competenze e capacità, le risorse disponibili e la situazione contingente. Il suo scopo è quello di orientare la sessione lontano dall’attribuzione di colpe e verso il miglioramento del sistema in cui opera il team. Quando le persone hanno la certezza che la riunione non sia incentrata sull’attribuzione di colpe, sollevano i veri problemi, il che rappresenta l’unico modo in cui una retrospettiva possa produrre azioni utili.

Qual è un buon ordine del giorno per una prima retrospettiva?

Fate in modo che la prima retrospettiva sia semplice e sicura. Prevedete una fascia oraria di 60 minuti: 5 minuti per preparare il contesto e leggere la direttiva principale, 15 minuti affinché tutti possano aggiungere note in silenzio e condividerle, 15 minuti per raggruppare gli spunti e votare con i puntini ciò che è più importante, 15 minuti per concordare una o due azioni con responsabili designati e scadenze precise, e 10 minuti per chiudere e verificare come è andata. Scegliete un formato accessibile come «Start Stop Continue» o «Mad Sad Glad», in modo che il team non debba imparare un modello complesso e riflettere allo stesso tempo. L’obiettivo di una prima retrospettiva è instaurare un’abitudine sicura e utile, non perfetta.

Come si conduce una retrospettiva a distanza?

Conducete una retrospettiva a distanza su una bacheca online condivisa che tutti possano visualizzare e modificare, e puntate ancora di più, in una prima fase, sui contributi scritti e silenziosi. Chiedete a ciascuno di aggiungere le proprie note in modo indipendente, in forma anonima se l’argomento è delicato, prima di qualsiasi discussione, in modo che la chiamata non si trasformi in una gara a chi riattiva per primo l’audio. Successivamente raggruppate le note, procedete alla votazione a punti e approfondite insieme i punti principali, esattamente come fareste di persona. Rispettate i limiti di tempo, poiché le sessioni a distanza affaticano più rapidamente i partecipanti, e registrate le azioni con i responsabili e le date nello stesso posto in modo che possano essere riportate alla sessione successiva. Le cinque fasi e un ordine del giorno standard di 60 minuti funzionano senza modifiche anche in videoconferenza.

Continui

• La guida alla retrospettiva dello Scrum Master: la versione completa, suddivisa in capitoli, che accompagna la presente panoramica.
• Sfogliare i modelli di retrospettiva: modelli pronti all’uso per la vostra prossima sessione.
• Guida ai giochi retrospettivi: attività leggere che danno il via a una sessione e mantengono vivo l’interesse dei team che lavorano a distanza.