Retour sur le temps investi (ROTI) dans les réunions agiles

Nous accordons tous de l’importance à notre temps, et les réunions auxquelles nous participons peuvent constituer une utilisation positive ou négative de ce temps. Que nos réunions se déroulent en présentiel ou en ligne avec nos équipes, le temps que nous y consacrons peut nous donner le sentiment que la réunion en valait la peine ou non. Le « retour sur investissement en temps » (ROTI), comme le suggère Esther Derby, est un excellent moyen d’aider les équipes à déterminer la valeur générée par ces réunions.

Quel est le retour sur investissement en temps (ROTI) des rétrospectives agiles ?

Le ROTI est un moyen simple d’évaluer la valeur que chaque participant attribue à la réunion. Juste avant la fin de la réunion, les participants sont invités à noter leur expérience à l’aide d’une échelle simple de 1 à 5, afin d’indiquer s’ils estiment que le temps qu’ils ont consacré à cette réunion en valait la peine.

Tout comme les activités brise-glace constituent un excellent moyen d’entamer une réunion, les ROTI sont un excellent moyen de la clôturer ; ils permettent de faire le point sur la séance et de mettre l’accent sur ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois.

En règle générale, il est préférable de donner aux participants la possibilité de s’exprimer de manière anonyme et en toute autonomie, car cela crée un espace de sécurité psychologique dans lequel ils sont plus enclins à faire preuve de franchise et où leurs commentaires risquent moins d’être influencés par les autres.

Pourquoi devrions-nous évaluer le ROTI de nos rétrospectives ?

Évaluer le ROTI de votre réunion vous permet de suivre l’efficacité de la réunion et sa valeur.

Le temps, qu’il soit consacré ou emprunté, est une ressource précieuse ; il peut donc être frustrant pour les membres d’une équipe d’avoir l’impression que le temps qu’ils consacrent à leurs rétrospectives pourrait être mieux utilisé ailleurs – d’autant plus que les rétrospectives constituent une pratique fondamentale de la méthodologie agile !

L’évaluation du ROTI d’une réunion permet à chaque membre de l’équipe d’exprimer son opinion sur la valeur de la réunion et de proposer des moyens de l’améliorer. Les membres de l’équipe ont ainsi la possibilité de s’exprimer et contribuent à l’amélioration continue de leurs rétrospectives et de leurs bilans de santé. Cela renforce l’autonomie de l’équipe et l’aide à se sentir davantage impliquée dans les réunions actuelles et futures, ce qui favorise une participation et une adhésion accrues.

L’évaluation du ROTI d’une réunion fournit aux Scrum Masters des retours d’expérience qui leur auraient peut-être échappé autrement. C’est en soi une excellente raison de déterminer le ROTI de vos réunions.

Comment évalue-t-on le retour sur investissement (ROTI) d’une réunion agile ?

TeamRetro vous offre la possibilité d’ajouter un sondage ROTI à la fin de votre rétrospective ou de votre bilan.

Chaque participant évalue le « rendement » par rapport au « temps consacré » à la rétrospective agile ou au bilan de santé sur une échelle de 1 à 5, en répondant à une question simple.

 – TeamRetro »)

Cette rétrospective vous a-t-elle semblé intéressante ?

1. Certainement pas. Une perte de temps.

2. Pas vraiment. Utile, mais cela ne vaut pas la peine d’y consacrer tout ce temps.

3. Dans une certaine mesure. J’y ai trouvé suffisamment d’intérêt pour y consacrer du temps.

4. Dans l’ensemble. J’en ai tiré davantage de bénéfices que le temps que j’y ai consacré.

5. Tout à fait. J’en ai beaucoup tiré profit et cela en valait vraiment la peine.

Conseils destinés aux Scrum Masters pour l’utilisation du ROTI

Comment les membres de l’équipe évaluent-ils le ROTI de la réunion ?

La valeur que chaque membre de l’équipe tire de sa rétrospective agile ou de son bilan de santé variera d’une réunion à l’autre, mais il existe quelques critères de décision qui peuvent guider l’évaluation.

Partage d’informations Le partage d’informations peut s’avérer utile lorsque vous obtenez des réponses à vos questions ou que vous recevez des informations susceptibles de vous aider à mener à bien une tâche, à éviter de devoir refaire un travail, à améliorer votre façon de travailler ou à surmonter un obstacle.

Prise de décision Il se peut qu’une personne, un processus ou une information ait constitué un obstacle à la progression ; le fait d’aborder ce point lors de la réunion peut donc contribuer à faire pencher la balance en faveur d’une décision.

Résolution de problèmes Si la réunion met en évidence, aborde ou explore des pistes visant à l’améliorer, cela peut constituer un signe clair de sa valeur.

Planification du travail Établir des priorités, les redéfinir, voire redéfinir le travail à venir peut sembler être un exercice improductif, mais il s’agit en réalité d’une activité créatrice de valeur si elle permet d’assurer la cohésion, la concentration et l’orientation.

Cohésion d’équipe et accords Un aspect souvent négligé des réunions de travail est le renforcement des liens, de la communication et de l’esprit d’équipe. La valeur de ces éléments n’est peut-être pas aussi extrinsèque qu’un résultat ou un produit concret, mais elle est davantage intrinsèque, dans la mesure où elle consiste à s’accorder sur la manière dont l’équipe travaille ensemble.

Comment pouvez-vous présenter ROTI à votre équipe agile ?

Voici quelques messages clés qu’il convient de partager avec l’équipe lors de la présentation de ROTI.

• Le ROTI est indépendant et anonyme. Soyez honnête quant à la valeur que vous avez obtenue.
• Les résultats ne font pas l’objet d’un suivi. Il convient de tenir compte du moment et du lieu de la réunion plutôt que d’un score idéal.
• Les évaluations doivent être sincères, justes et honnêtes. C’est l’occasion pour vous de donner votre avis dès maintenant.
• L’objectif est de favoriser l’amélioration continue, plutôt que de s’en servir pour pointer du doigt des personnes, attribuer des responsabilités ou formuler des critiques.
• Formulez une phrase orientée vers l’avenir, par exemple : Lors des prochaines réunions, j’en tirerais davantage profit si nous faisions X.

En tant que Scrum Master, vous pouvez contribuer à orienter la qualité du ROTI en disant par exemple…

« Je voudrais vous demander/vous inviter à évaluer la valeur du temps consacré à cette réunion ; en d’autres termes, cette réunion vous a-t-elle été utile ? Nous examinerons ensuite les résultats du groupe afin de déterminer comment améliorer le retour sur le temps investi lors de nos prochaines réunions. »

Veuillez nous faire part en toute franchise et honnêteté de la valeur que vous avez retirée de cette journée. Ce sondage se déroulera de manière anonyme et indépendante.

Lorsque vous évaluez votre note, demandez-vous si cette réunion a apporté une valeur ajoutée en nous aidant à :

• poursuivre notre travail
• prendre des décisions
• mettre en place les mesures appropriées
• résoudre un problème
• lever toute ambiguïté
• améliorer notre façon de travailler en équipe

…nous reviendrons ensuite pour examiner les notes »


Comment utiliser la méthode ROTI pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Les résultats fournis par l’équipe reflètent la valeur globale que le groupe a retirée de la réunion. Bien sûr, celle-ci variera d’une réunion à l’autre en fonction du contenu et de la pertinence, mais dans tous les cas, l’objectif est d’étudier les moyens d’améliorer l’animation et le processus menant aux résultats de la réunion.

Imaginons que les notes se situent entre 4 et 5…
Félicitations ! Cette réunion semble avoir été un véritable succès. Cela tient peut-être à la conception de la réunion, à son contenu, à la qualité de l’animation, ou à tous ces éléments à la fois.

Imaginons qu’il y ait quelques « 2 » et quelques « 3 »…
D’accord, nous avons tout de même obtenu un certain résultat, mais certainement pas positif. Que pourrions-nous faire pour améliorer nos notes ?

Imaginons qu’il y ait quelques « 1 »…
Ne vous inquiétez pas ! Cela ne signifie pas que vous n’avez pas fait du bon travail. Il se peut simplement que certaines personnes ne se soient pas intéressées au sujet ou que celui-ci n’ait pas eu d’incidence sur leur travail.

« Lorsque les gens se montrent vraiment négatifs, je leur dis : “On dirait que vous avez une idée précise de la façon dont vous aimeriez que les choses se passent” ou “Si vous deviez imaginer une réunion vraiment efficace, à quoi ressemblerait-elle ?” » – Esther Derby 

Pour conclure cette série de rétrospectives… et cet article.

Prêt à évaluer le retour sur investissement en temps avec votre équipe ? Intégrez cet exercice à votre réunion de rétrospective TeamRetro ou à votre bilan de santé d’équipe : les résultats s’afficheront à la fin de la réunion. Vous pouvez recueillir les commentaires et dévoiler les résultats en temps réel, ou bien les consulter ultérieurement.

Commencez par un essai gratuit ou Connectez-vous dès maintenant, ou faites un essai avec nos robots ludiques.