Revisión de gestión de proveedores Template (Free)

¿Qué funciona bien?

¿Qué relaciones con proveedores van bien y por qué funcionan?

Nuestro proveedor de diseño entrega siempre trabajo de alta calidad a tiempo, gracias a sus procesos claros y a una comunicación abierta.

La agencia de marketing con la que trabajamos entiende muy bien el tono de nuestra marca y nos aporta ideas estratégicas útiles.

Nuestro proveedor de hosting en la nube ha respondido increíblemente rápido cada vez que hemos tenido problemas técnicos o hemos necesitado escalar recursos.

Problemas y desafíos

¿Qué problemas con proveedores causan frustración o retrasos?

Nuestro proveedor de hardware informático envía a menudo pedidos incompletos, lo que retrasa nuestros plazos de despliegue.

El proceso de facturación con nuestra gestoría es enrevesado y provoca disputas de facturación frecuentes.

Las ventanas de mantenimiento de nuestro proveedor de centro de datos coinciden a menudo con nuestras horas de mayor uso y provocan interrupciones del servicio.

Procesos y flujo de trabajo

¿Cómo podemos mejorar los procesos y flujos de trabajo con proveedores?

Implantar un sistema centralizado de gestión de proveedores nos ayudaría a controlar contratos, facturas y métricas de rendimiento de forma más eficiente.

Establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros con los proveedores ayudaría a alinear expectativas y a mejorar la responsabilidad.

Hacer revisiones periódicas del rendimiento de los proveedores daría feedback a ambas partes cuando todavía hay tiempo para actuar.

Alineación estratégica

¿Cómo alineamos mejor a los proveedores con nuestros objetivos a largo plazo?

Puede que nuestros proveedores actuales no tengan la experiencia necesaria para apoyar nuestra expansión prevista a Asia-Pacífico. Deberíamos estudiar alianzas con proveedores locales.

Ahora que avanzamos hacia un modelo de negocio más sostenible, quizá tengamos que revisar nuestros criterios de selección de proveedores para dar prioridad a las prácticas respetuosas con el medio ambiente.

Para mantenernos por delante de la competencia, deberíamos explorar alianzas con proveedores que ofrezcan tecnologías más nuevas.

Optimización de costes

¿Cómo reducimos costes y sacamos más valor de nuestros proveedores?

Consolidar nuestros proveedores de software y negociar licencias corporativas podría suponer un ahorro importante.

Implantar un modelo de precios basado en el rendimiento del proveedor podría incentivar un mejor servicio y más calidad por parte de nuestros socios.

Explorar proveedores offshore o nearshore para ciertos servicios podría darnos ventajas de coste sin sacrificar la calidad.

¿Qué es la Revisión de gestión de proveedores?

La Revisión de gestión de proveedores es una retrospectiva sobre los socios externos de los que depende tu equipo, desde proveedores de hosting hasta agencias y contratistas. Te permite analizar cada relación de forma periódica y estructurada antes de que las pequeñas frustraciones acaben en una disputa contractual. El tablero tiene cinco columnas. ¿Qué funciona bien? recoge los proveedores y las prácticas que vale la pena mantener. Problemas y desafíos es para los problemas recurrentes, como entregas tardías, disputas de facturación o un proveedor que malinterpreta tus requisitos. Procesos y flujo de trabajo analiza cómo trabajas con los proveedores en el día a día, Alineación estratégica plantea si tus socios encajan con el rumbo de la organización y Optimización de costes busca ahorros y una mejor relación calidad-precio. Resulta especialmente útil para equipos que dependen de varios proveedores o que tienen un proceso de compras complicado. Aporta datos siempre que puedas, como plazos de entrega o disputas de facturas, para que la conversación no se base solo en impresiones.

Formato de la Revisión de gestión de proveedores

¿Qué funciona bien? ¿Qué relaciones con proveedores van bien y por qué funcionan?: Empieza por las relaciones con proveedores que van bien. Pide ejemplos concretos, como entregas fiables o respuestas rápidas, y después averigua qué las hace funcionar y si puedes conseguir lo mismo de otros proveedores.
Problemas y desafíos ¿Qué problemas con proveedores causan frustración o retrasos?: Saca a la luz los problemas recurrentes: mala comunicación, plazos incumplidos, problemas de calidad o expectativas que no coinciden. Sé concreto con cada uno y luego profundiza en la causa antes de hablar de soluciones.
Procesos y flujo de trabajo ¿Cómo podemos mejorar los procesos y flujos de trabajo con proveedores?: Revisa los procesos que rodean a tus proveedores, desde la incorporación y las aprobaciones hasta la facturación. Identifica los cuellos de botella y los pasos duplicados, y pregunta dónde unos acuerdos más claros o la automatización ahorrarían tiempo a ambas partes.
Alineación estratégica ¿Cómo alineamos mejor a los proveedores con nuestros objetivos a largo plazo?: Toma distancia y pregúntate si tus proveedores apoyan el rumbo de la organización. Habla de dónde un socio podría ayudar con nuevos mercados o capacidades, y de dónde podrías necesitar otro socio.
Optimización de costes ¿Cómo reducimos costes y sacamos más valor de nuestros proveedores?: Busca formas de recortar costes o de sacar más partido a lo que ya gastáis, como negociar mejores tarifas o consolidar proveedores. Acordad cómo vais a medir el valor que aporta cada proveedor.

Cuándo utilizar este estudio retrospectivo

Cuando tienes suficientes relaciones con proveedores como para que necesiten una revisión periódica.
Cuando hay que abordar problemas recurrentes con un proveedor concreto.
Como parte de una revisión periódica de proveedores o antes de renovar un contrato.
Cuando un cambio estratégico puede afectar a tus proveedores actuales o exigir otros nuevos.

Preguntas sugeridas para romper el hielo

Si pudieras externalizar cualquier aspecto de tu vida personal a un proveedor, ¿cuál sería y por qué?
Comparte una experiencia divertida o memorable que hayas vivido trabajando con un proveedor (sin dar nombres).

¿Le gustaría que su equipo realizara un ejercicio de calentamiento, en lugar de limitarse a responder en voz alta? Eche un vistazo a los rompehielos gratuitos →

Ideas y consejos para su reunión retrospectiva

Pide feedback sincero y céntralo en la relación y el proceso, no en culpar a personas.
Invita a personas de los proveedores clave a dar su punto de vista, ya sea en esta sesión o en una posterior.
Respalda las observaciones con datos, como plazos de entrega o disputas de facturas, siempre que puedas.
Asigna a cada mejora un responsable y una fecha límite.
Implica a compras, legal o finanzas cuando la conversación toque contratos o costes.
Busca soluciones que beneficien a ambas partes, porque una relación con un proveedor solo mejora si el proveedor se implica.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una Revisión de gestión de proveedores?

Es una retrospectiva para revisar las relaciones de tu equipo con proveedores externos. El tablero abarca qué funciona bien, problemas, procesos y flujo de trabajo, alineación estratégica y optimización de costes.

¿Cuándo conviene hacer una revisión de gestión de proveedores?

Hazla de forma periódica, antes de renovar un contrato, después de un problema de rendimiento de un proveedor o cuando cambie tu estrategia. Cualquier momento en que el equipo necesite una visión compartida de una relación con un proveedor es bueno.

¿Quién debería participar en una revisión de gestión de proveedores?

Las personas que trabajan con el proveedor en el día a día y quien sea responsable del contrato. Incorpora a compras, legal o finanzas cuando se hable de costes o condiciones.

¿Deberían asistir los proveedores a la revisión?

A veces. Hacerla primero de forma interna permite que tu equipo hable con libertad, y después puedes compartir las conclusiones con el proveedor o invitarlo a una sesión conjunta.

¿Cuánto dura una Revisión de gestión de proveedores?

Calcula 60 minutos para un proveedor o un grupo pequeño. Con cinco columnas, limita el tiempo de cada una para que Alineación estratégica y Optimización de costes no se queden sin espacio.