Czym jest przegląd zarządzania dostawcami?
Przegląd zarządzania dostawcami to retrospektywa poświęcona zewnętrznym partnerom, od których zależy Twój zespół: od dostawców hostingu po agencje i podwykonawców. Daje regularną, uporządkowaną okazję do przyjrzenia się każdej z tych relacji, zanim drobne frustracje przerodzą się w spór o umowę. Tablica ma pięć kolumn. Co działa dobrze? obejmuje dostawców i praktyki, które warto zachować. Problemy i wyzwania to miejsce na powracające kłopoty, takie jak opóźnione dostawy, spory o faktury czy dostawca, który źle rozumie Wasze wymagania. Procesy i przepływ pracy dotyczy codziennej współpracy z dostawcami, Dopasowanie strategiczne pyta, czy Wasi partnerzy pasują do kierunku, w którym zmierza organizacja, a Optymalizacja kosztów służy szukaniu oszczędności i lepszej wartości. Format sprawdza się najlepiej w zespołach, które korzystają z wielu dostawców albo mają skomplikowany proces zakupowy. Jeśli macie dane, na przykład o czasach dostaw czy sporach o faktury, przynieście je, żeby rozmowa opierała się na czymś więcej niż wrażenia.
Format retrospektywy Przegląd zarządzania dostawcami
Co działa dobrze?
Które relacje z dostawcami kwitną i dlaczego?
Zacznijcie od relacji z dostawcami, które układają się dobrze. Poproś o konkretne przykłady, takie jak terminowe dostawy czy szybkie odpowiedzi, a potem ustalcie, dlaczego to działa i czy można osiągnąć to samo z innymi dostawcami.
Problemy i wyzwania
Jakie problemy z dostawcami powodują frustrację lub opóźnienia?
Wydobądź na światło dzienne powracające problemy: słabą komunikację, niedotrzymane terminy, kłopoty z jakością czy rozbieżne oczekiwania. Omawiajcie każdy z nich konkretnie, a zanim przejdziecie do rozwiązań, dotrzyjcie do przyczyny.
Procesy i przepływ pracy
Jak możemy usprawnić procesy i przepływ pracy z dostawcami?
Przyjrzyjcie się procesom związanym z dostawcami, od wdrażania i akceptacji po fakturowanie. Znajdźcie wąskie gardła i zdublowane kroki, a potem zastanówcie się, gdzie jaśniejsze ustalenia albo automatyzacja zaoszczędzą czas obu stronom.
Dopasowanie strategiczne
Jak lepiej powiązać współpracę z dostawcami z naszymi długoterminowymi celami?
Spójrzcie szerzej i zastanówcie się, czy Wasi dostawcy wspierają kierunek, w którym zmierza organizacja. Porozmawiajcie o tym, gdzie partner mógłby pomóc przy nowych rynkach lub kompetencjach, a gdzie może być potrzebny inny partner.
Optymalizacja kosztów
Jak obniżyć koszty i zyskać więcej na współpracy z dostawcami?
Szukajcie sposobów na obniżenie kosztów albo lepsze wykorzystanie tego, co już wydajecie, na przykład przez negocjowanie lepszych stawek lub konsolidację dostawców. Uzgodnijcie, jak będziecie mierzyć wartość, jaką daje każdy dostawca.
Kiedy należy skorzystać z niniejszego przeglądu retrospektywnego
- Gdy współpracujecie z tyloma dostawcami, że relacje z nimi wymagają regularnego przeglądu.
- Gdy trzeba zająć się powracającymi problemami z konkretnym dostawcą.
- W ramach okresowego przeglądu dostawców albo przed odnowieniem umowy.
- Gdy zmiana strategii może wpłynąć na obecnych dostawców lub wymagać nowych.
Proponowane pytania lodołamacze
- Gdybyś mógł zlecić zewnętrznemu dostawcy dowolną część swojego życia prywatnego, co by to było i dlaczego?
- Opowiedz zabawną lub zapadającą w pamięć historię ze współpracy z dostawcą (bez podawania nazw).
Czy chciałby Pan/Pani, aby Państwa zespół wykonał ćwiczenie rozgrzewkowe, a nie tylko odpowiadał na pytania na głos? Przejrzyj bezpłatne lodołamacze →
Pomysły i wskazówki dotyczące spotkania retrospektywnego
- Zachęcaj do szczerych opinii, ale pilnuj, żeby dotyczyły relacji i procesu, a nie obwiniania konkretnych osób.
- Zaproś przedstawicieli kluczowych dostawców, żeby przedstawili swój punkt widzenia, na tej sesji albo na kolejnym spotkaniu.
- Wszędzie, gdzie się da, popieraj obserwacje danymi, na przykład o czasach dostaw czy sporach o faktury.
- Każde usprawnienie powinno mieć właściciela i termin realizacji.
- Zaangażuj dział zakupów, prawny lub finansowy, gdy rozmowa dotyczy umów lub kosztów.
- Szukaj rozwiązań korzystnych dla obu stron, bo relacja z dostawcą poprawi się tylko wtedy, gdy dostawca też w to wejdzie.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest przegląd zarządzania dostawcami?
Kiedy przeprowadzić przegląd zarządzania dostawcami?
Kto powinien brać udział w przeglądzie zarządzania dostawcami?
Czy dostawcy powinni uczestniczyć w przeglądzie?
Ile trwa przegląd zarządzania dostawcami?
Powiązane szablony
Wyciągaj wnioski z każdego incydentu, zanim nadejdzie następny
Retrospektywa procesu rozwoju produktu
Oderwij się od sprintów i sprawdź, jak tworzycie produkty.
Retrospektywa procesu eskalacji
Przeanalizuj, jak obsłużono ostatnie eskalacje, i usuń luki.
Przegląd efektywności operacyjnej
Znajdź wąskie gardła w procesach i ustal, jak je usunąć.