Leveranciersmanagementreview Template (Free)

Wat werkt goed?

Welke leveranciersrelaties lopen goed, en waarom werken ze?

Ons ontwerpbureau levert steeds werk van hoge kwaliteit op tijd op, dankzij heldere processen en open communicatie.

Het marketingbureau waarmee we werken snapt onze merkstem echt en geeft ons bruikbare strategische input.

Onze cloudhostingprovider reageert ontzettend snel als we technische problemen hebben of moeten opschalen.

Knelpunten & uitdagingen

Welke problemen met leveranciers zorgen voor frustratie of vertraging?

Onze IT-hardwareleverancier levert bestellingen vaak onvolledig, waardoor onze uitrolplanning vertraging oploopt.

Het factuurproces met ons accountantskantoor is omslachtig en leidt steeds weer tot discussies over facturen.

De onderhoudsvensters van ons datacenter vallen vaak samen met onze piekuren, met storingen als gevolg.

Proces & workflow

Hoe kunnen we processen en workflows met leveranciers verbeteren?

Een centraal systeem voor leveranciersmanagement zou ons helpen contracten, facturen en prestatie-indicatoren efficiënter bij te houden.

Duidelijke service level agreements (SLA's) met leveranciers kunnen verwachtingen op één lijn brengen en de verantwoordelijkheid vergroten.

Regelmatige prestatiereviews met leveranciers zouden beide partijen feedback geven terwijl er nog tijd is om er iets mee te doen.

Strategische afstemming

Hoe sluiten leverancierspartnerschappen beter aan op onze langetermijndoelen?

Onze huidige leveranciers hebben misschien niet de expertise om onze geplande uitbreiding naar Azië-Pacific te ondersteunen. We moeten samenwerking met lokale leveranciers onderzoeken.

Nu we naar een duurzamer bedrijfsmodel toewerken, moeten we onze selectiecriteria voor leveranciers misschien herzien en milieuvriendelijke werkwijzen voorrang geven.

Om de concurrentie voor te blijven, moeten we kijken naar partnerschappen met leveranciers die nieuwere technologieën bieden.

Kostenoptimalisatie

Hoe beperken we kosten en halen we meer waarde uit leveranciers?

Door het aantal softwareleveranciers terug te brengen en organisatiebrede licenties af te spreken, kunnen we flink besparen.

Een prijsmodel op basis van prestaties zou onze partners kunnen stimuleren om betere service en kwaliteit te leveren.

Voor bepaalde diensten kunnen offshore- of nearshoreleveranciers kostenvoordeel opleveren zonder in te leveren op kwaliteit.

Wat is de Leveranciersmanagementreview?

De Leveranciersmanagementreview is een retrospective over de externe partners waar je team op leunt, van hostingproviders tot bureaus en freelancers. Je kijkt regelmatig en gestructureerd naar elke relatie, zodat kleine ergernissen niet uitgroeien tot een contractgeschil. Het bord heeft vijf kolommen. Wat werkt goed? gaat over de leveranciers en werkwijzen die je wilt behouden. Knelpunten & uitdagingen is bedoeld voor terugkerende problemen, zoals late leveringen, discussies over facturen of een leverancier die je eisen verkeerd begrijpt. Proces & workflow kijkt naar hoe je dagelijks met leveranciers samenwerkt, Strategische afstemming vraagt of je partners passen bij de koers van de organisatie en Kostenoptimalisatie zoekt naar besparingen en meer waarde. Het format is vooral nuttig voor teams die van meerdere leveranciers afhankelijk zijn of een ingewikkeld inkoopproces hebben. Neem waar mogelijk data mee, zoals levertijden of betwiste facturen, zodat het gesprek op meer berust dan alleen indrukken.

Leveranciersmanagementreview-format

Wat werkt goed? Welke leveranciersrelaties lopen goed, en waarom werken ze?: Begin met de leveranciersrelaties die goed lopen. Vraag om concrete voorbeelden, zoals betrouwbare levering of snelle reacties, en zoek dan uit waarom ze werken en of je hetzelfde kunt bereiken bij andere leveranciers.
Knelpunten & uitdagingen Welke problemen met leveranciers zorgen voor frustratie of vertraging?: Breng de terugkerende problemen boven tafel: slechte communicatie, gemiste deadlines, kwaliteitsproblemen of verkeerde verwachtingen. Maak elk probleem concreet en zoek eerst de oorzaak voordat je oplossingen bespreekt.
Proces & workflow Hoe kunnen we processen en workflows met leveranciers verbeteren?: Kijk naar de processen rond je leveranciers, van onboarding en goedkeuringen tot facturatie. Spoor knelpunten en dubbele stappen op en vraag waar duidelijkere afspraken of automatisering aan beide kanten tijd zouden besparen.
Strategische afstemming Hoe sluiten leverancierspartnerschappen beter aan op onze langetermijndoelen?: Neem afstand en vraag je af of je leveranciers de koers van de organisatie ondersteunen. Bespreek waar een partner kan helpen met nieuwe markten of capaciteiten, en waar je misschien een andere partner nodig hebt.
Kostenoptimalisatie Hoe beperken we kosten en halen we meer waarde uit leveranciers?: Zoek naar manieren om kosten te verlagen of meer te halen uit wat je al uitgeeft, bijvoorbeeld door betere tarieven te onderhandelen of leveranciers samen te voegen. Spreek af hoe je de waarde meet die elke leverancier levert.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

Als je zoveel leveranciersrelaties hebt dat ze regelmatig een review nodig hebben.
Als terugkerende problemen met een bepaalde leverancier aangepakt moeten worden.
Als onderdeel van een periodieke leveranciersreview, of voordat een contract wordt verlengd.
Als een strategische verandering gevolgen kan hebben voor je huidige leveranciers of om nieuwe vraagt.

Voorstellen voor ijsbrekers

Als je één onderdeel van je privéleven aan een leverancier kon uitbesteden, wat zou dat zijn en waarom?
Deel een grappige of memorabele ervaring met een leverancier (zonder namen te noemen).

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

Vraag om eerlijke feedback en houd het bij de relatie en het proces, niet bij persoonlijke schuld.
Nodig mensen van belangrijke leveranciers uit om hun kant van het verhaal te vertellen, in deze sessie of in een vervolgsessie.
Onderbouw observaties waar mogelijk met data, zoals levertijden of betwiste facturen.
Geef elke verbetering een eigenaar en een deadline.
Betrek inkoop, juridische zaken of finance als het gesprek over contracten of kosten gaat.
Zoek naar oplossingen waar beide partijen iets aan hebben, want een leveranciersrelatie verbetert alleen als de leverancier meedoet.

Veelgestelde vragen

Wat is een Leveranciersmanagementreview?

Het is een retrospective om de relaties van je team met externe leveranciers te evalueren. Het bord behandelt wat goed werkt, knelpunten, proces en workflow, strategische afstemming en kostenoptimalisatie.

Wanneer houd je een leveranciersmanagementreview?

Houd hem volgens een vast ritme, voor een contractverlenging, na een prestatieprobleem bij een leverancier of als je strategie verandert. Elk moment waarop het team een gedeeld beeld van een leveranciersrelatie nodig heeft, is een goed moment.

Wie doet mee aan een leveranciersmanagementreview?

De mensen die dagelijks met de leverancier werken, plus degene die eigenaar is van het contract. Haal inkoop, juridische zaken of finance erbij als kosten of voorwaarden op tafel liggen.

Moeten leveranciers bij de review aanwezig zijn?

Soms. Als je de review eerst intern houdt, kan je team vrijuit spreken. Daarna kun je de bevindingen met de leverancier delen of hem uitnodigen voor een gezamenlijke sessie.

Hoe lang duurt een Leveranciersmanagementreview?

Reken op 60 minuten voor één leverancier of een kleine groep. Met vijf kolommen is het verstandig om elke kolom te timeboxen, zodat Strategische afstemming en Kostenoptimalisatie niet in de knel komen.