Lieferantenmanagement-Review Template (Free)

Was läuft gut?

Welche Lieferantenbeziehungen funktionieren gut, und warum?

Unsere Designagentur liefert durchgehend hochwertige Arbeit pünktlich ab, weil sie klare Prozesse hat und offen kommuniziert.

Die Marketingagentur, mit der wir arbeiten, hat unsere Markenstimme wirklich verstanden und gibt uns nützliche strategische Impulse.

Unser Cloud-Hosting-Anbieter hat jedes Mal extrem schnell reagiert, wenn wir technische Probleme hatten oder Ressourcen skalieren mussten.

Probleme & Herausforderungen

Welche Probleme mit Lieferanten sorgen für Frust oder Verzögerungen?

Unser IT-Hardware-Lieferant verschickt oft unvollständige Bestellungen, dadurch verzögern sich unsere Rollouts.

Die Rechnungsstellung mit unserer Buchhaltungskanzlei ist umständlich und führt ständig zu Streit über Rechnungen.

Die Wartungsfenster unseres Rechenzentrumsbetreibers fallen oft in unsere Spitzenzeiten und verursachen Serviceausfälle.

Prozesse & Abläufe

Wie können wir Prozesse und Abläufe mit Lieferanten verbessern?

Ein zentrales Lieferantenmanagement-System könnte uns helfen, Verträge, Rechnungen und Leistungskennzahlen effizienter zu verfolgen.

Klare Service Level Agreements (SLAs) mit den Lieferanten könnten Erwartungen angleichen und für mehr Verbindlichkeit sorgen.

Regelmäßige Leistungsbewertungen der Lieferanten würden beiden Seiten Feedback geben, solange noch Zeit ist, darauf zu reagieren.

Strategische Ausrichtung

Wie richten wir Lieferantenpartnerschaften besser an unseren langfristigen Zielen aus?

Unseren aktuellen Lieferanten fehlt möglicherweise die Expertise für unsere geplante Expansion in den asiatisch-pazifischen Raum. Wir sollten Partnerschaften mit lokalen Anbietern prüfen.

Da wir auf ein nachhaltigeres Geschäftsmodell umstellen, müssen wir unsere Auswahlkriterien für Lieferanten vielleicht überarbeiten und umweltfreundliche Praktiken stärker gewichten.

Um der Konkurrenz voraus zu bleiben, sollten wir Partnerschaften mit Anbietern neuerer Technologien prüfen.

Kostenoptimierung

Wie senken wir Kosten und holen mehr aus Lieferantenbeziehungen heraus?

Wenn wir unsere Softwareanbieter bündeln und unternehmensweite Lizenzen verhandeln, könnten wir deutlich sparen.

Ein leistungsabhängiges Preismodell könnte unsere Partner zu besserem Service und höherer Qualität motivieren.

Für bestimmte Leistungen könnten Offshore- oder Nearshore-Anbieter Kostenvorteile bringen, ohne bei der Qualität Abstriche zu machen.

Was ist das Lieferantenmanagement-Review?

Das Lieferantenmanagement-Review ist eine Retrospektive für die externen Partner, auf die euer Team angewiesen ist, vom Hosting-Anbieter bis zu Agenturen und Freelancern. So schaut ihr regelmäßig und strukturiert auf jede Geschäftsbeziehung, bevor aus kleinen Ärgernissen ein Vertragsstreit wird. Das Board hat fünf Spalten. „Was läuft gut?“ sammelt die Lieferanten und Abläufe, die ihr beibehalten wollt. „Probleme & Herausforderungen“ ist für wiederkehrende Schwierigkeiten gedacht, etwa verspätete Lieferungen, Streit um Rechnungen oder einen Lieferanten, der eure Anforderungen falsch versteht. „Prozesse & Abläufe“ betrachtet die tägliche Zusammenarbeit mit Lieferanten, „Strategische Ausrichtung“ fragt, ob eure Partner zur künftigen Richtung der Organisation passen, und „Kostenoptimierung“ sucht nach Einsparungen und einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis. Am meisten bringt das Format Teams, die mit mehreren Lieferanten arbeiten oder einen komplizierten Einkaufsprozess haben. Bringt Daten mit, wo ihr welche habt, zum Beispiel Lieferzeiten oder strittige Rechnungen, damit das Gespräch auf mehr als nur Eindrücken beruht.

Lieferantenmanagement-Review-Format

Was läuft gut? Welche Lieferantenbeziehungen funktionieren gut, und warum?: Beginnt mit den Lieferantenbeziehungen, die gut laufen. Fragt nach konkreten Beispielen wie zuverlässigen Lieferungen oder schnellen Reaktionen. Findet dann heraus, woran der Erfolg liegt und ob ihr dasselbe auch bei anderen Lieferanten erreichen könnt.
Probleme & Herausforderungen Welche Probleme mit Lieferanten sorgen für Frust oder Verzögerungen?: Bringt die wiederkehrenden Probleme auf den Tisch: schlechte Kommunikation, verpasste Termine, Qualitätsmängel oder unterschiedliche Erwartungen. Benennt jedes Problem konkret und geht der Ursache auf den Grund, bevor ihr über Lösungen sprecht.
Prozesse & Abläufe Wie können wir Prozesse und Abläufe mit Lieferanten verbessern?: Schaut euch die Prozesse rund um eure Lieferanten an, vom Onboarding über Freigaben bis zur Rechnungsstellung. Sucht nach Engpässen und doppelten Arbeitsschritten und fragt, wo klarere Vereinbarungen oder Automatisierung beiden Seiten Zeit sparen würden.
Strategische Ausrichtung Wie richten wir Lieferantenpartnerschaften besser an unseren langfristigen Zielen aus?: Tretet einen Schritt zurück und fragt, ob eure Lieferanten die künftige Richtung der Organisation unterstützen. Sprecht darüber, wo ein Partner bei neuen Märkten oder Fähigkeiten helfen könnte und wo ihr vielleicht einen anderen Partner braucht.
Kostenoptimierung Wie senken wir Kosten und holen mehr aus Lieferantenbeziehungen heraus?: Sucht nach Möglichkeiten, Kosten zu senken oder mehr aus dem bisherigen Budget herauszuholen, zum Beispiel durch bessere Konditionen oder weniger Lieferanten. Einigt euch darauf, wie ihr den Mehrwert messt, den jeder Lieferant bringt.

Wann sollte diese Retrospektive durchgeführt werden?

Wenn ihr so viele Lieferantenbeziehungen habt, dass sie regelmäßig überprüft werden müssen.
Wenn wiederkehrende Probleme mit einem bestimmten Lieferanten angegangen werden müssen.
Im Rahmen einer regelmäßigen Lieferantenbewertung oder vor einer Vertragsverlängerung.
Wenn eine strategische Veränderung eure bestehenden Lieferanten betreffen oder neue erforderlich machen könnte.

Vorschläge für Fragen zum Icebreaker

Wenn du einen Bereich deines Privatlebens an einen Dienstleister auslagern könntest, welcher wäre das und warum?
Erzähl von einem lustigen oder denkwürdigen Erlebnis mit einem Lieferanten (ohne Namen zu nennen).

Möchten Sie eine Aufwärmübung, bei der Ihr Team aktiv mitmacht, und nicht nur laut Antworten gibt? Kostenlose Icebreakers durchsuchen →

Ideen und Tipps für Ihre Retrospektive

Bittet um ehrliches Feedback und bleibt dabei bei der Beziehung und den Prozessen, ohne einzelnen Personen die Schuld zu geben.
Ladet Ansprechpartner wichtiger Lieferanten ein, ihre Sicht zu schildern, entweder in dieser Sitzung oder in einem Folgetermin.
Untermauert Beobachtungen wo immer möglich mit Daten, etwa Lieferzeiten oder strittigen Rechnungen.
Gebt jeder Verbesserungsmaßnahme eine verantwortliche Person und einen Termin.
Bezieht Einkauf, Rechtsabteilung oder Finanzen ein, wenn es um Verträge oder Kosten geht.
Sucht nach Lösungen, von denen beide Seiten profitieren, denn eine Lieferantenbeziehung verbessert sich nur, wenn der Lieferant mitzieht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Lieferantenmanagement-Review?

Eine Retrospektive, in der euer Team die Beziehungen zu externen Lieferanten überprüft. Das Board umfasst die Spalten „Was läuft gut?“, Probleme, Prozesse und Abläufe, strategische Ausrichtung und Kostenoptimierung.

Wann sollte man ein Lieferantenmanagement-Review durchführen?

Führt es regelmäßig durch, vor einer Vertragsverlängerung, nach Leistungsproblemen eines Lieferanten oder wenn sich eure Strategie ändert. Immer wenn das Team ein gemeinsames Bild einer Lieferantenbeziehung braucht, ist ein guter Zeitpunkt.

Wer sollte an einem Lieferantenmanagement-Review teilnehmen?

Die Personen, die täglich mit dem Lieferanten arbeiten, und wer für den Vertrag verantwortlich ist. Holt Einkauf, Rechtsabteilung oder Finanzen dazu, wenn Kosten oder Vertragsbedingungen zur Debatte stehen.

Sollten Lieferanten am Review teilnehmen?

Manchmal. Wenn ihr das Review zuerst intern durchführt, kann euer Team offen sprechen. Anschließend könnt ihr die Ergebnisse mit dem Lieferanten teilen oder ihn zu einer gemeinsamen Sitzung einladen.

Wie lange dauert ein Lieferantenmanagement-Review?

Plant 60 Minuten für einen Lieferanten oder eine kleine Gruppe ein. Bei fünf Spalten solltet ihr jede zeitlich begrenzen, damit strategische Ausrichtung und Kostenoptimierung nicht zu kurz kommen.