Revisão de Gestão de Fornecedores Template (Free)

O que está funcionando bem?

Quais relacionamentos com fornecedores vão bem e por quê?

Nosso fornecedor de design entrega trabalhos de alta qualidade no prazo com consistência, graças a processos claros e canais de comunicação abertos.

A agência de marketing com que trabalhamos entende de verdade a voz da nossa marca e traz contribuições estratégicas úteis.

Nosso provedor de hospedagem em nuvem tem sido extremamente ágil sempre que tivemos problemas técnicos ou precisamos escalar recursos.

Pontos de dor e desafios

Quais problemas com fornecedores estão causando frustração ou atrasos?

Nosso fornecedor de hardware de TI muitas vezes envia pedidos incompletos, o que atrasa nossos cronogramas de implantação.

O processo de faturamento com o nosso escritório de contabilidade é confuso e gera divergências de cobrança com frequência.

As janelas de manutenção do nosso fornecedor de data center costumam coincidir com nossos horários de pico de uso, causando interrupções no serviço.

Processos e fluxo de trabalho

Como podemos melhorar processos e fluxos de trabalho com fornecedores?

Implementar um sistema centralizado de gestão de fornecedores poderia nos ajudar a acompanhar contratos, faturas e métricas de desempenho com mais eficiência.

Estabelecer acordos de nível de serviço (SLAs) claros com os fornecedores poderia alinhar expectativas e melhorar a responsabilização.

Fazer avaliações periódicas de desempenho dos fornecedores daria feedback aos dois lados enquanto ainda há tempo para agir.

Alinhamento estratégico

Como alinhar melhor as parcerias com fornecedores aos nossos objetivos de longo prazo?

Nossos fornecedores atuais talvez não tenham a experiência necessária para apoiar a expansão planejada para a região Ásia-Pacífico. Deveríamos buscar parcerias com fornecedores locais.

À medida que caminhamos para um modelo de negócio mais sustentável, talvez precisemos rever nossos critérios de seleção de fornecedores para priorizar práticas ecológicas.

Para ficar à frente da concorrência, deveríamos buscar parcerias com fornecedores que oferecem tecnologias mais novas.

Otimização de custos

Como otimizar custos e extrair mais valor dos fornecedores?

Consolidar nossos fornecedores de software e negociar licenças corporativas poderia gerar uma economia significativa.

Adotar um modelo de preços baseado no desempenho do fornecedor poderia incentivar mais qualidade e um serviço melhor dos nossos parceiros.

Avaliar fornecedores offshore ou nearshore para alguns serviços poderia trazer vantagens de custo sem comprometer a qualidade.

O que é a Revisão de Gestão de Fornecedores?

A Revisão de Gestão de Fornecedores é uma retrospectiva sobre os parceiros externos dos quais sua equipe depende, de provedores de hospedagem a agências e prestadores de serviço. Ela oferece uma análise regular e estruturada de cada relacionamento antes que pequenas frustrações virem uma disputa contratual. O quadro tem cinco colunas. A coluna O que está funcionando bem? reúne os fornecedores e as práticas que vale a pena manter. Pontos de dor e desafios é para os problemas recorrentes, como entregas atrasadas, divergências de cobrança ou um fornecedor que entende mal os seus requisitos. Processos e fluxo de trabalho analisa como vocês trabalham com os fornecedores no dia a dia, Alinhamento estratégico questiona se seus parceiros combinam com o rumo que a organização está tomando e Otimização de custos busca economias e um melhor custo-benefício. Ela é mais útil para equipes que dependem de vários fornecedores ou que têm um processo de compras complicado. Leve dados sempre que tiver, como prazos de entrega ou contestações de faturas, para que a conversa se apoie em mais do que impressões.

Formato da Revisão de Gestão de Fornecedores

O que está funcionando bem? Quais relacionamentos com fornecedores vão bem e por quê?: Comece pelos relacionamentos com fornecedores que estão indo bem. Peça exemplos concretos, como entregas confiáveis ou respostas rápidas, depois descubram juntos o que faz isso funcionar e se dá para conseguir o mesmo com outros fornecedores.
Pontos de dor e desafios Quais problemas com fornecedores estão causando frustração ou atrasos?: Traga à tona os problemas recorrentes: comunicação ruim, prazos perdidos, problemas de qualidade ou expectativas desalinhadas. Seja específico sobre cada um e investigue a causa antes de discutir soluções.
Processos e fluxo de trabalho Como podemos melhorar processos e fluxos de trabalho com fornecedores?: Analise os processos em torno dos seus fornecedores, do onboarding e das aprovações até o faturamento. Encontre os gargalos e as etapas duplicadas e pergunte onde acordos mais claros ou automação economizariam tempo para os dois lados.
Alinhamento estratégico Como alinhar melhor as parcerias com fornecedores aos nossos objetivos de longo prazo?: Dê um passo atrás e pergunte se seus fornecedores apoiam o rumo que a organização está tomando. Conversem sobre onde um parceiro poderia ajudar com novos mercados ou capacidades e onde talvez seja preciso um parceiro diferente.
Otimização de custos Como otimizar custos e extrair mais valor dos fornecedores?: Procure formas de cortar custos ou de tirar mais proveito do que vocês já gastam, como negociar valores melhores ou consolidar fornecedores. Combinem como vão medir o valor que cada fornecedor entrega.

Quando utilizar esta análise retrospectiva

Quando vocês têm relacionamentos com fornecedores suficientes para que eles precisem de uma revisão periódica.
Quando é preciso resolver problemas recorrentes com um fornecedor específico.
Como parte de uma revisão periódica de fornecedores ou antes da renovação de um contrato.
Quando uma mudança estratégica pode afetar seus fornecedores atuais ou exigir novos.

Perguntas sugeridas para quebra-gelo

Se você pudesse terceirizar qualquer parte da sua vida pessoal para um fornecedor, qual seria e por quê?
Conte uma experiência engraçada ou marcante que você teve trabalhando com um fornecedor (sem citar nomes).

Quer um exercício de aquecimento que sua equipe faça, e não apenas responda em voz alta? Veja quebra-gelos gratuitos →

Ideias e dicas para sua reunião de retrospectiva

Peça feedback sincero e mantenha o foco no relacionamento e no processo, sem culpar pessoas.
Convide pessoas dos principais fornecedores para darem a versão delas, nesta sessão ou em uma conversa posterior.
Sempre que possível, sustente as observações com dados, como prazos de entrega ou contestações de faturas.
Defina um responsável e um prazo para cada melhoria.
Envolva as áreas de compras, jurídico ou financeiro quando a discussão tocar em contratos ou custos.
Busque soluções que beneficiem os dois lados, já que um relacionamento com fornecedor só melhora se o fornecedor também se comprometer.

Perguntas frequentes

O que é uma Revisão de Gestão de Fornecedores?

É uma retrospectiva para avaliar os relacionamentos da sua equipe com fornecedores externos. O quadro aborda o que está funcionando bem, pontos de dor, processos e fluxo de trabalho, alinhamento estratégico e otimização de custos.

Quando fazer uma revisão de gestão de fornecedores?

Faça periodicamente, antes da renovação de um contrato, depois de um problema de desempenho de um fornecedor ou quando a estratégia mudar. Qualquer momento em que a equipe precise de uma visão compartilhada sobre um relacionamento com fornecedor é uma boa hora.

Quem deve participar de uma revisão de gestão de fornecedores?

As pessoas que trabalham com o fornecedor no dia a dia, além de quem é responsável pelo contrato. Chame as áreas de compras, jurídico ou financeiro quando custos ou condições estiverem em discussão.

Os fornecedores devem participar da revisão?

Às vezes. Fazer a revisão internamente primeiro permite que a equipe fale com liberdade, e depois vocês podem compartilhar as conclusões com o fornecedor ou convidá-lo para uma sessão conjunta.

Quanto tempo leva uma Revisão de Gestão de Fornecedores?

Reserve 60 minutos para um fornecedor ou um grupo pequeno. Com cinco colunas, defina um tempo para cada uma para que Alinhamento estratégico e Otimização de custos não fiquem espremidos.