Revisione della gestione fornitori Template (Free)

Cosa funziona bene?

Quali rapporti con i fornitori funzionano, e perché hanno successo?

Il nostro fornitore di design consegna sempre lavori di alta qualità nei tempi, grazie a processi chiari e canali di comunicazione aperti.

L'agenzia di marketing con cui lavoriamo ha capito davvero il tono del nostro brand e ci dà spunti strategici utili.

Il nostro provider di cloud hosting è stato velocissimo a rispondere ogni volta che abbiamo avuto problemi tecnici o dovuto scalare le risorse.

Criticità e difficoltà

Quali problemi con i fornitori causano frustrazione o ritardi?

Il nostro fornitore di hardware IT spedisce spesso ordini incompleti, causando ritardi nei tempi di rilascio.

Il processo di fatturazione con il nostro studio contabile è macchinoso e porta a frequenti contestazioni.

Le finestre di manutenzione del nostro fornitore di data center coincidono spesso con i nostri picchi di utilizzo, causando interruzioni del servizio.

Processi e flussi di lavoro

Come possiamo migliorare processi e flussi di lavoro con i fornitori?

Introdurre un sistema centralizzato di gestione fornitori ci aiuterebbe a monitorare contratti, fatture e metriche di performance in modo più efficiente.

Definire accordi sui livelli di servizio (SLA) chiari con i fornitori aiuterebbe ad allineare le aspettative e a migliorare la responsabilizzazione.

Fare revisioni periodiche delle performance dei fornitori darebbe feedback a entrambe le parti quando c'è ancora tempo per intervenire.

Allineamento strategico

Come allineare meglio i fornitori ai nostri obiettivi di lungo periodo?

I nostri fornitori attuali potrebbero non avere le competenze per sostenere l'espansione prevista nell'area Asia-Pacifico. Dovremmo valutare collaborazioni con fornitori locali.

Mentre passiamo a un modello di business più sostenibile, potremmo dover rivedere i criteri di selezione dei fornitori per privilegiare pratiche ecologiche.

Per restare davanti alla concorrenza, dovremmo valutare collaborazioni con fornitori che offrono tecnologie più recenti.

Ottimizzazione dei costi

Come ottimizzare i costi e ottenere più valore dai fornitori?

Consolidare i fornitori di software e negoziare licenze aziendali potrebbe portare a risparmi significativi.

Adottare un modello di prezzo legato alle performance del fornitore potrebbe incentivare un servizio e una qualità migliori da parte dei nostri partner.

Valutare fornitori offshore o nearshore per alcuni servizi potrebbe offrire vantaggi di costo senza sacrificare la qualità.

Che cos'è la Revisione della gestione fornitori?

La Revisione della gestione fornitori è una retrospettiva dedicata ai partner esterni da cui dipende il tuo team, dai provider di hosting alle agenzie e ai collaboratori esterni. Ti permette di analizzare ogni rapporto in modo regolare e strutturato, prima che piccole frustrazioni si trasformino in una controversia contrattuale. La board ha cinque colonne. Cosa funziona bene? raccoglie i fornitori e le pratiche da mantenere. Criticità e difficoltà è per i problemi ricorrenti, come consegne in ritardo, contestazioni sulle fatture o un fornitore che fraintende i vostri requisiti. Processi e flussi di lavoro esamina come collaborate con i fornitori nel quotidiano, Allineamento strategico chiede se i vostri partner sono in linea con la direzione dell'organizzazione e Ottimizzazione dei costi cerca risparmi e un miglior rapporto qualità-prezzo. È particolarmente utile per i team che si affidano a più fornitori o che hanno un processo di acquisto complesso. Portate dati quando li avete, come i tempi di consegna o le contestazioni sulle fatture, così la discussione non si basa solo su impressioni.

Formato della retrospettiva Revisione della gestione fornitori

Cosa funziona bene? Quali rapporti con i fornitori funzionano, e perché hanno successo?: Iniziate dai rapporti con i fornitori che vanno bene. Chiedete esempi concreti, come consegne affidabili o risposte rapide, poi capite cosa li fa funzionare e se potete ottenere lo stesso da altri fornitori.
Criticità e difficoltà Quali problemi con i fornitori causano frustrazione o ritardi?: Fate emergere i problemi ricorrenti: comunicazione scarsa, scadenze mancate, problemi di qualità o aspettative non allineate. Siate specifici su ciascuno, poi approfondite la causa prima di parlare di soluzioni.
Processi e flussi di lavoro Come possiamo migliorare processi e flussi di lavoro con i fornitori?: Esaminate i processi che riguardano i fornitori, dall'onboarding alle approvazioni fino alla fatturazione. Individuate colli di bottiglia e passaggi duplicati, e chiedetevi dove accordi più chiari o l'automazione farebbero risparmiare tempo a entrambe le parti.
Allineamento strategico Come allineare meglio i fornitori ai nostri obiettivi di lungo periodo?: Fate un passo indietro e chiedetevi se i vostri fornitori sostengono la direzione verso cui va l'organizzazione. Discutete dove un partner potrebbe aiutarvi con nuovi mercati o nuove competenze, e dove potrebbe servirvi un partner diverso.
Ottimizzazione dei costi Come ottimizzare i costi e ottenere più valore dai fornitori?: Cercate modi per ridurre i costi o ottenere di più da quello che già spendete, ad esempio negoziando tariffe migliori o consolidando i fornitori. Concordate come misurerete il valore che ogni fornitore offre.

Quando utilizzare questa analisi retrospettiva

Quando avete abbastanza fornitori da rendere necessaria una revisione periodica.
Quando bisogna affrontare problemi ricorrenti con un fornitore specifico.
Nell'ambito di una revisione periodica dei fornitori o prima del rinnovo di un contratto.
Quando un cambiamento strategico potrebbe avere effetti sui fornitori attuali o richiederne di nuovi.

Domande suggerite per rompere il ghiaccio

Se potessi affidare a un fornitore un qualsiasi aspetto della tua vita privata, quale sceglieresti e perché?
Racconta un'esperienza divertente o memorabile che hai vissuto lavorando con un fornitore (senza fare nomi).

Desiderate un esercizio di riscaldamento che la vostra squadra possa svolgere, anziché limitarsi a rispondere ad alta voce? Sfogliate gli esercizi per rompighiaccio gratuiti →

Idee e consigli per la vostra riunione di retrospettiva

Chiedete feedback sinceri e mantenete il focus sul rapporto e sui processi, non sulle colpe personali.
Invitate persone dei fornitori principali a dare il loro punto di vista, in questa sessione o in un incontro successivo.
Supportate le osservazioni con dati, come tempi di consegna o contestazioni sulle fatture, ogni volta che potete.
Assegnate a ogni miglioramento un responsabile e una scadenza.
Coinvolgete l'ufficio acquisti, l'ufficio legale o l'amministrazione quando la discussione riguarda contratti o costi.
Cercate soluzioni che vadano bene a entrambe le parti, perché un rapporto con un fornitore migliora solo se anche il fornitore ci crede.

Domande frequenti

Che cos'è una Revisione della gestione fornitori?

È una retrospettiva per analizzare i rapporti del team con i fornitori esterni. La board copre cosa funziona bene, criticità, processi e flussi di lavoro, allineamento strategico e ottimizzazione dei costi.

Quando conviene fare una revisione della gestione fornitori?

Fatela a cadenza regolare, prima del rinnovo di un contratto, dopo un problema di performance di un fornitore o quando cambia la vostra strategia. Va bene in qualsiasi momento in cui il team ha bisogno di una visione condivisa di un rapporto con un fornitore.

Chi dovrebbe partecipare a una revisione della gestione fornitori?

Le persone che lavorano con il fornitore ogni giorno, più chi è responsabile del contratto. Coinvolgete l'ufficio acquisti, l'ufficio legale o l'amministrazione quando si parla di costi o condizioni.

I fornitori dovrebbero partecipare alla revisione?

A volte. Farla prima internamente permette al team di parlare liberamente, poi potete condividere i risultati con il fornitore o invitarlo a una sessione congiunta.

Quanto dura una Revisione della gestione fornitori?

Prevedete 60 minuti per un singolo fornitore o un piccolo gruppo. Con cinque colonne, date un tempo fisso a ciascuna così che Allineamento strategico e Ottimizzazione dei costi non restino sacrificate.