¿Qué es una sesión de planificación del arranque de proyecto?
Una sesión de planificación del arranque de proyecto es la reunión en la que tu equipo acuerda para qué sirve un nuevo proyecto y cómo se va a llevar a cabo, antes de que nadie empiece a construir. Cada persona aporta su visión de los objetivos, los riesgos y las dependencias, de modo que los desacuerdos salen ahora y no tres semanas después. El tablero tiene cinco áreas. Objetivos del proyecto es para objetivos concretos y medibles. Procesos clave abarca los flujos de trabajo que necesita el proyecto, tanto los existentes que hay que corregir como los nuevos que hay que poner en marcha. Riesgos potenciales es donde el equipo identifica lo que podría bloquear o descarrilar el trabajo. Equipo y dependencias recoge las partes interesadas, los equipos y los proveedores de los que depende el proyecto, y Cronograma e hitos divide el trabajo en fases y señala las fechas que no se pueden mover. Como cada persona añade sus ideas en privado antes de comentarlas, escuchas tanto a la ingeniera callada que ya ha visto fracasar una migración de este tipo como al responsable del proyecto. Terminarás con unos objetivos acordados por todos, una lista de riesgos con responsables y un primer conjunto de hitos.
Formato de la sesión de planificación del arranque de proyecto
Objetivos del proyecto
¿Cuáles son las metas y los objetivos clave de este proyecto?
Pide al equipo que piense primero en el panorama general y que después concrete. Cada objetivo debe ser medible y estar vinculado a una prioridad más amplia de la organización, para que al final sepáis si el proyecto ha funcionado.
Procesos clave
¿Qué procesos y flujos de trabajo son críticos para el éxito?
Identifica los procesos existentes que tienen que cambiar y los nuevos que necesita el proyecto. Pregunta dónde están los traspasos entre personas o equipos y de qué depende cada proceso.
Riesgos potenciales
¿Qué riesgos u obstáculos importantes debemos prever?
Pide al equipo que piense a fondo en lo que podría salir mal, tanto dentro como fuera del equipo. Ordenad los riesgos según su probabilidad y el daño que causarían, y centraos en los más importantes.
Equipo y dependencias
¿Quiénes son las partes interesadas clave y qué dependencias hay?
Haz una lista de todas las personas implicadas, dentro y fuera del equipo, y dibuja cómo se relacionan. Después acordad cómo y con qué frecuencia os comunicaréis con cada grupo.
Cronograma e hitos
¿Qué hitos y fechas límite clave tenemos que cumplir?
Divide el proyecto en fases o sprints. Marca las fechas que no se pueden mover y las dependencias que hay detrás de ellas.
Cuándo utilizar este estudio retrospectivo
- Al arrancar un proyecto nuevo o una iniciativa importante, para que el equipo se ponga de acuerdo sobre los objetivos, el enfoque y los problemas más probables
- Después de que se apruebe un proyecto y antes de que empiece el trabajo
- Cuando el alcance, el calendario o los recursos de un proyecto cambian de forma significativa y hay que revisar el plan
- En puntos de control de un proyecto largo, para revisar el avance, detectar nuevos riesgos y corregir el rumbo
Preguntas sugeridas para romper el hielo
- Si este proyecto fuera una película, ¿cuál sería su título y su eslogan?
- Comparte un pequeño logro de un proyecto anterior del que te sientas orgulloso.
¿Le gustaría que su equipo realizara un ejercicio de calentamiento, en lugar de limitarse a responder en voz alta? Eche un vistazo a los rompehielos gratuitos →
Ideas y consejos para su reunión retrospectiva
- Deja claro que cualquier preocupación es bienvenida, incluidas las dudas sobre el propio plan
- Pide a una persona que tome nota de las decisiones clave y las acciones acordadas
- Agrupa las ideas relacionadas en el tablero para que las dependencias y los solapamientos se vean fácilmente
- Mantén un tono orientado a soluciones, pero aborda de frente los obstáculos más probables
- Reserva tiempo al final para preguntas, de modo que todo el mundo esté realmente de acuerdo con el plan
- Asigna un responsable y un siguiente paso a cada riesgo abierto o pregunta sin respuesta
Preguntas frecuentes
¿Qué es una sesión de planificación del arranque de proyecto?
¿Qué preguntas hay que hacer en una reunión de arranque de proyecto?
¿Cuándo conviene hacer una sesión de planificación del arranque de proyecto?
¿Quién debería asistir al arranque de un proyecto?
¿Cuánto dura una sesión de planificación del arranque de proyecto?
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