Planejamento de Kickoff de Projeto Template (Free)

Objetivos do Projeto

Quais são as principais metas e objetivos deste projeto?

Lançar uma nova funcionalidade do produto para aumentar a retenção de clientes em 15% em 6 meses.

Simplificar os processos internos para reduzir os custos operacionais em 20% até o fim do terceiro trimestre.

Expandir para dois novos mercados geográficos e conquistar 5.000 novos clientes até o fim do ano.

Processos-Chave

Quais processos e fluxos de trabalho são essenciais para o sucesso?

Precisamos definir um roadmap de produto claro e um critério de priorização para novos pedidos de funcionalidades.

Vamos documentar nosso processo de vendas atual e identificar o que dá para otimizar e automatizar.

Um processo mais rápido de code review e testes vai fazer muita diferença para manter a qualidade enquanto crescemos.

Riscos Potenciais

Quais são os principais riscos ou obstáculos que devemos prever?

Nosso prazo apertado pode levar a um aumento descontrolado de escopo se não gerenciarmos bem os requisitos.

Podemos enfrentar resistência à mudança de alguns segmentos de clientes durante o redesenho do produto.

A disponibilidade de profissionais qualificados pode virar um gargalo, principalmente na frente de migração para a nuvem.

Time & Dependências

Quem são as principais partes interessadas e quais dependências existem?

Vamos precisar de uma coordenação próxima entre produto, engenharia e customer success para garantir um rollout tranquilo.

As campanhas do time de marketing vão depender da entrega no prazo dos novos materiais do produto e de capacitação de vendas.

Nossos provedores de serviços gerenciados e fornecedores são dependências críticas para a frente de migração para a nuvem.

Cronograma & Marcos

Quais são os marcos e prazos principais que precisamos cumprir?

A Fase 1 (Descoberta e Planejamento) precisa estar concluída até o fim do primeiro trimestre para o desenvolvimento começar no segundo.

O conjunto de funcionalidades do MVP deve estar definido e priorizado nas primeiras 4 semanas.

A validação com clientes e os ciclos de feedback devem acontecer a cada 2 semanas durante a fase de construção.

O que é uma sessão de Planejamento de Kickoff de Projeto?

Uma sessão de Planejamento de Kickoff de Projeto é a reunião em que o time define para que serve um novo projeto e como ele vai ser executado, antes que alguém comece a construir. Cada pessoa contribui com sua visão sobre os objetivos, os riscos e as dependências, para que as divergências apareçam agora e não três semanas depois. O quadro tem cinco áreas. Objetivos do Projeto é para metas específicas e mensuráveis. Processos-Chave abrange os fluxos de trabalho de que o projeto precisa, tanto os existentes que precisam ser ajustados quanto os novos que precisam ser criados. Riscos Potenciais é onde o time aponta o que pode bloquear ou tirar o trabalho dos trilhos. Time & Dependências mapeia as partes interessadas, os times e os fornecedores dos quais vocês dependem, e Cronograma & Marcos divide o trabalho em fases e destaca as datas que não podem mudar. Como as pessoas adicionam suas ideias individualmente antes da discussão, você ouve tanto o engenheiro mais calado que já viu esse tipo de migração dar errado quanto o líder do projeto. Vocês terminam com objetivos acordados por todos, uma lista de riscos com responsáveis e um primeiro conjunto de marcos.

Formato da sessão de Planejamento de Kickoff de Projeto

Objetivos do Projeto Quais são as principais metas e objetivos deste projeto?: Peça ao time que pense primeiro no panorama geral e depois seja específico. Cada objetivo deve ser mensurável e estar ligado a uma prioridade mais ampla da organização, para que no final vocês saibam se o projeto deu certo.
Processos-Chave Quais processos e fluxos de trabalho são essenciais para o sucesso?: Identifique os processos existentes que precisam mudar e os novos que o projeto exige. Pergunte onde estão as passagens de bastão e do que cada processo depende.
Riscos Potenciais Quais são os principais riscos ou obstáculos que devemos prever?: Peça ao time que pense a fundo no que pode dar errado, dentro e fora do time. Classifiquem os riscos pela probabilidade e pelo estrago que podem causar, e concentrem-se nos mais importantes.
Time & Dependências Quem são as principais partes interessadas e quais dependências existem?: Liste todas as pessoas envolvidas, dentro e fora do time, e mapeie como elas se conectam. Depois combinem como e com que frequência vocês vão se comunicar com cada grupo.
Cronograma & Marcos Quais são os marcos e prazos principais que precisamos cumprir?: Divida o projeto em fases ou sprints. Marque as datas que não podem mudar e as dependências que estão por trás delas.

Quando utilizar esta análise retrospectiva

Ao iniciar um novo projeto ou uma iniciativa importante, para que o time chegue a um acordo sobre os objetivos, a abordagem e os desafios prováveis
Depois que um projeto é aprovado, mas antes de o trabalho começar
Quando o escopo, o cronograma ou os recursos de um projeto mudam de forma significativa e o plano precisa ser revisto
Em pontos de controle de um projeto longo, para revisar o progresso, identificar novos riscos e corrigir o rumo

Perguntas sugeridas para quebra-gelo

Se este projeto fosse um filme, qual seria o título e o slogan?
Conte uma pequena conquista de um projeto anterior da qual você se orgulha.

Quer um exercício de aquecimento que sua equipe faça, e não apenas responda em voz alta? Veja quebra-gelos gratuitos →

Ideias e dicas para sua reunião de retrospectiva

Deixe claro que toda preocupação é bem-vinda, inclusive dúvidas sobre o próprio plano
Peça a uma pessoa que anote as principais decisões e os itens de ação
Agrupe as ideias relacionadas no quadro para que dependências e sobreposições fiquem fáceis de enxergar
Mantenha o foco em soluções, mas encare de frente os obstáculos prováveis
Reserve tempo para perguntas no final para que todos realmente concordem com o plano
Defina um responsável e um próximo passo para cada risco em aberto ou pergunta sem resposta

Perguntas frequentes

O que é uma sessão de planejamento de kickoff de projeto?

É uma reunião no início de um projeto em que o time chega a um acordo sobre objetivos, processos-chave, riscos, dependências e marcos. Assim, todos começam com o mesmo entendimento em vez de presumir que estão de acordo.

Que perguntas fazer em uma reunião de kickoff de projeto?

Pergunte como é o sucesso, como vocês vão trabalhar juntos, o que pode bloquear o trabalho, de quem e do que vocês dependem e quais marcos e datas não podem mudar. As cinco áreas deste modelo cobrem cada um desses pontos.

Quando fazer uma sessão de planejamento de kickoff de projeto?

Faça depois que o projeto for aprovado e antes de o trabalho começar. Repita a sessão se o escopo, o cronograma ou os recursos mudarem de forma significativa.

Quem deve participar de um kickoff de projeto?

O time principal e todos de quem o projeto depende, como outros times, o jurídico, fornecedores ou o patrocinador executivo. Descobrir dependências esquecidas no kickoff sai muito mais barato do que no meio do projeto.

Quanto tempo dura uma sessão de planejamento de kickoff de projeto?

Para a maioria dos projetos, reserve de 60 a 90 minutos. Um projeto grande, com muitas dependências, pode precisar de uma segunda sessão para o cronograma.