Planowanie kick-offu projektu

Uzgodnijcie cele, ryzyka i kamienie milowe przed startem prac.

Zapraszamy do obejrzenia tej retrospektywy na żywo

Cele projektu

Jakie są kluczowe cele i założenia tego projektu?

Uruchomić nową funkcję produktu, aby w ciągu 6 miesięcy zwiększyć retencję klientów o 15%.
Uprościć procesy wewnętrzne, aby do końca Q3 obniżyć koszty operacyjne o 20%.
Wejść na dwa nowe rynki geograficzne i do końca roku pozyskać 5000 nowych klientów.
Kluczowe procesy

Jakie procesy i przepływy pracy są kluczowe dla sukcesu?

Musimy określić jasną roadmapę produktu i zasady priorytetyzacji nowych próśb o funkcje.
Udokumentujmy obecny proces sprzedaży i wskażmy obszary do optymalizacji i automatyzacji.
Szybszy proces code review i testowania będzie bardzo ważny, żeby utrzymać wysoką jakość, gdy będziemy się skalować.
Potencjalne ryzyka

Na jakie główne ryzyka lub przeszkody musimy się przygotować?

Przy tak napiętym harmonogramie zakres może się rozrastać, jeśli nie będziemy uważnie zarządzać wymaganiami.
Podczas przeprojektowania produktu niektóre segmenty klientów mogą stawiać opór wobec zmian.
Dostępność wykwalifikowanych osób może być wąskim gardłem, zwłaszcza w strumieniu prac nad migracją do chmury.
Zespół i zależności

Kim są kluczowi interesariusze i jakie istnieją zależności?

Potrzebujemy ścisłej koordynacji między produktem, inżynierią i customer success, żeby wdrożenie przebiegło sprawnie.
Kampanie zespołu marketingu będą zależeć od terminowego dostarczenia nowych materiałów produktowych i materiałów wspierających sprzedaż.
Nasi dostawcy usług zarządzanych i inni dostawcy to kluczowe zależności w strumieniu prac nad migracją do chmury.
Harmonogram i kamienie milowe

Jakich kluczowych kamieni milowych i terminów musimy dotrzymać?

Faza 1 (rozpoznanie i planowanie) musi się zakończyć do końca Q1, żebyśmy w Q2 mogli zacząć prace deweloperskie.
Zakres funkcji MVP powinien zostać określony i spriorytetyzowany w ciągu pierwszych 4 tygodni.
W fazie budowy wczesna walidacja z klientami i zbieranie ich opinii powinny odbywać się co 2 tygodnie.

Czym jest sesja planowania kick-offu projektu?

Sesja planowania kick-offu projektu to spotkanie, na którym zespół ustala, czemu ma służyć nowy projekt i jak zostanie zrealizowany, zanim ktokolwiek zacznie cokolwiek budować. Każdy przedstawia swoje spojrzenie na cele, ryzyka i zależności, dzięki czemu rozbieżności wychodzą na jaw od razu, a nie po trzech tygodniach pracy. Tablica ma pięć obszarów. Cele projektu to miejsce na konkretne, mierzalne cele. Kluczowe procesy obejmują przepływy pracy potrzebne w projekcie: zarówno istniejące, które trzeba poprawić, jak i nowe, które trzeba wdrożyć. W obszarze Potencjalne ryzyka zespół nazywa to, co może zablokować lub wykoleić pracę. Zespół i zależności to mapa interesariuszy, zespołów i dostawców, na których polegacie, a Harmonogram i kamienie milowe dzieli pracę na etapy i wskazuje terminy, których nie da się przesunąć. Ponieważ uczestnicy dodają pomysły samodzielnie, zanim zacznie się dyskusja, usłyszycie zarówno lidera projektu, jak i cichego inżyniera, który widział już, jak taka migracja kończy się porażką. Na koniec będziecie mieć cele zaakceptowane przez wszystkich, listę ryzyk z przypisanymi właścicielami i pierwszy zestaw kamieni milowych.

Format sesji planowania kick-offu projektu

Cele projektu

Jakie są kluczowe cele i założenia tego projektu?

Poproś zespół, by najpierw spojrzał na szerszy obraz, a potem przeszedł do konkretów. Każdy cel powinien być mierzalny i powiązany z szerszym priorytetem organizacji, aby na koniec było wiadomo, czy projekt się udał.

Kluczowe procesy

Jakie procesy i przepływy pracy są kluczowe dla sukcesu?

Wskażcie istniejące procesy, które trzeba zmienić, oraz nowe, których wymaga projekt. Zapytaj, gdzie następują przekazania pracy i od czego zależy każdy proces.

Potencjalne ryzyka

Na jakie główne ryzyka lub przeszkody musimy się przygotować?

Poproś zespół, by dobrze się zastanowił, co może pójść nie tak, zarówno wewnątrz zespołu, jak i poza nim. Uszeregujcie ryzyka według prawdopodobieństwa i potencjalnych szkód, a następnie skupcie się na kilku najważniejszych.

Zespół i zależności

Kim są kluczowi interesariusze i jakie istnieją zależności?

Wypiszcie wszystkie zaangażowane osoby z zespołu i spoza niego oraz zmapujcie powiązania między nimi. Następnie ustalcie, jak i jak często będziecie komunikować się z każdą grupą.

Harmonogram i kamienie milowe

Jakich kluczowych kamieni milowych i terminów musimy dotrzymać?

Podzielcie projekt na fazy lub sprinty. Zaznaczcie terminy, których nie da się przesunąć, oraz stojące za nimi zależności.

Kiedy należy skorzystać z niniejszego przeglądu retrospektywnego

  • Przy rozpoczynaniu nowego projektu lub dużej inicjatywy, aby zespół uzgodnił cele, podejście i prawdopodobne wyzwania
  • Po zatwierdzeniu projektu, ale przed rozpoczęciem prac
  • Gdy zakres, harmonogram lub zasoby projektu znacząco się zmieniają i plan wymaga ponownego przeglądu
  • W punktach kontrolnych długotrwałego projektu, aby przejrzeć postępy, wychwycić nowe ryzyka i skorygować kurs

Proponowane pytania lodołamacze

  • Gdyby ten projekt był filmem, jaki miałby tytuł i hasło reklamowe?
  • Opowiedz o jednym małym sukcesie z wcześniejszego projektu, który daje ci powód do dumy.

Czy chciałby Pan/Pani, aby Państwa zespół wykonał ćwiczenie rozgrzewkowe, a nie tylko odpowiadał na pytania na głos? Przejrzyj bezpłatne lodołamacze →

Pomysły i wskazówki dotyczące spotkania retrospektywnego

  • Jasno zaznacz, że każda obawa jest mile widziana, w tym wątpliwości co do samego planu
  • Poproś jedną osobę o notowanie kluczowych decyzji i zadań do wykonania
  • Grupuj powiązane pomysły na tablicy, aby zależności i miejsca, w których się nakładają, były łatwe do zauważenia
  • Utrzymuj ton nastawiony na rozwiązania, ale otwarcie mierz się z prawdopodobnymi przeszkodami
  • Zostaw czas na pytania na końcu, aby wszyscy naprawdę zgadzali się z planem
  • Każdemu otwartemu ryzyku lub pytaniu bez odpowiedzi przypisz właściciela i kolejny krok

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest sesja planowania kick-offu projektu?
To spotkanie na początku projektu, podczas którego zespół uzgadnia cele, kluczowe procesy, ryzyka, zależności i kamienie milowe. Wszyscy zaczynają z tym samym zrozumieniem, zamiast jedynie zakładać, że się zgadzają.
Jakie pytania zadać na spotkaniu kick-off projektu?
Zapytajcie, jak wygląda sukces, jak będziecie współpracować, co może was zablokować, od kogo i od czego zależycie oraz których kamieni milowych i terminów nie da się przesunąć. Pięć obszarów tego szablonu obejmuje każde z tych pytań.
Kiedy przeprowadzić sesję planowania kick-offu projektu?
Po zatwierdzeniu projektu i przed rozpoczęciem prac. Powtórzcie ją, jeśli zakres, harmonogram lub zasoby znacząco się zmienią.
Kto powinien uczestniczyć w kick-offie projektu?
Główny zespół oraz wszyscy, od których projekt zależy, np. inne zespoły, dział prawny, dostawcy czy sponsor z zarządu. Brakujące zależności znacznie taniej wykryć na kick-offie niż w połowie projektu.
Ile trwa sesja planowania kick-offu projektu?
W przypadku większości projektów zaplanujcie 60–90 minut. Duży projekt z wieloma zależnościami może wymagać drugiej sesji poświęconej harmonogramowi.

Powiązane szablony

Półroczny przegląd celów

Przejrzyjcie cele w połowie roku i ustalcie kurs na drugie półrocze

Podsumowanie roku obrotowego

Przeanalizuj wyniki roku i zaplanuj kolejny

Retrospektywa na start nowego roku

Zamknij miniony rok i wyznacz zespołowi cele na nowy.

Szablon post-mortem projektu

Przeanalizuj dowolny projekt lub incydent i zbierz wnioski

Czy są Państwo gotowi do przeprowadzenia tej retrospektywy?Zapraszamy do obejrzenia tej retrospektywy na żywo