Projectkick-off planning

Maak afspraken over doelen, risico's en mijlpalen voordat het werk begint.

Probeer deze retrospective live eens

Projectdoelen

Wat zijn de belangrijkste doelen en doelstellingen van dit project?

Een nieuwe productfeature lanceren om de klantretentie binnen 6 maanden met 15% te verhogen.
Interne processen vereenvoudigen om de operationele kosten tegen het einde van Q3 met 20% te verlagen.
Uitbreiden naar twee nieuwe geografische markten en voor het einde van het jaar 5.000 nieuwe klanten werven.
Belangrijkste processen

Welke cruciale processen en workflows zijn nodig voor succes?

We moeten een duidelijke productroadmap en een prioriteringskader voor nieuwe featureverzoeken opstellen.
Laten we ons huidige verkoopproces vastleggen en kijken waar we kunnen optimaliseren en automatiseren.
Een sneller code review- en testproces is heel belangrijk om de kwaliteit hoog te houden als we opschalen.
Mogelijke risico's

Op welke grote risico's of obstakels moeten we ons voorbereiden?

Door onze krappe planning kan de scope gaan uitdijen als we de requirements niet zorgvuldig bewaken.
Bepaalde klantsegmenten kunnen zich verzetten tegen de veranderingen tijdens het herontwerp van het product.
De beschikbaarheid van ervaren mensen kan een knelpunt worden, vooral voor de cloudmigratie.
Team & afhankelijkheden

Wie zijn de belangrijkste stakeholders en welke afhankelijkheden zijn er?

We hebben nauwe afstemming nodig tussen product, engineering en customer success voor een soepele uitrol.
De campagnes van het marketingteam hangen af van het op tijd opleveren van nieuw productmateriaal en sales enablement.
Onze managed service providers en leveranciers zijn cruciale afhankelijkheden voor de cloudmigratie.
Tijdlijn & mijlpalen

Welke belangrijke mijlpalen en deadlines moeten we halen?

Fase 1 (verkenning & planning) moet eind Q1 af zijn, zodat we in Q2 met de ontwikkeling kunnen beginnen.
De MVP-featureset moet binnen de eerste 4 weken bepaald en geprioriteerd zijn.
Tijdens de bouwfase moeten we elke 2 weken vroeg valideren bij klanten en feedback ophalen.

Wat is een projectkick-off planningssessie?

Een projectkick-off planningssessie is de bijeenkomst waarin je team afspreekt waar een nieuw project voor dient en hoe het werk gedaan wordt, voordat iemand begint met bouwen. Iedereen geeft zijn kijk op de doelen, de risico's en de afhankelijkheden. Zo komen meningsverschillen nu op tafel en niet pas na drie weken. Het bord heeft vijf onderdelen. Projectdoelen is bedoeld voor specifieke, meetbare doelstellingen. Belangrijkste processen gaat over de workflows die het project nodig heeft: bestaande die verbeterd moeten worden en nieuwe die opgezet moeten worden. Bij Mogelijke risico's benoemt het team wat het werk kan blokkeren of laten ontsporen. Team & afhankelijkheden brengt de stakeholders, teams en leveranciers in kaart waarvan je afhankelijk bent. Tijdlijn & mijlpalen verdeelt het werk in fases en markeert de datums die niet kunnen schuiven. Omdat iedereen eerst zelfstandig ideeën toevoegt voordat ze besproken worden, hoor je niet alleen de projectleider, maar ook de stille engineer die dit soort migraties al eens heeft zien mislukken. Je sluit af met doelen waar iedereen achter staat, een lijst risico's met eigenaren en een eerste set mijlpalen.

Format voor een projectkick-off planningssessie

Projectdoelen

Wat zijn de belangrijkste doelen en doelstellingen van dit project?

Vraag het team eerst naar het grote geheel te kijken en het daarna concreet te maken. Elk doel moet meetbaar zijn en aansluiten bij een bredere prioriteit van de organisatie, zodat je aan het eind weet of het project geslaagd is.

Belangrijkste processen

Welke cruciale processen en workflows zijn nodig voor succes?

Breng in kaart welke bestaande processen moeten veranderen en welke nieuwe processen het project nodig heeft. Vraag waar de overdrachtsmomenten zitten en waar elk proces van afhankelijk is.

Mogelijke risico's

Op welke grote risico's of obstakels moeten we ons voorbereiden?

Vraag het team goed na te denken over wat er mis kan gaan, binnen en buiten het team. Rangschik de risico's op waarschijnlijkheid en op hoeveel schade ze zouden aanrichten, en richt je op de belangrijkste paar.

Team & afhankelijkheden

Wie zijn de belangrijkste stakeholders en welke afhankelijkheden zijn er?

Maak een lijst van iedereen binnen en buiten het team die betrokken is, en breng in kaart hoe ze met elkaar verbonden zijn. Spreek daarna af hoe en hoe vaak je met elke groep communiceert.

Tijdlijn & mijlpalen

Welke belangrijke mijlpalen en deadlines moeten we halen?

Verdeel het project in fases of sprints. Markeer de datums die niet kunnen schuiven en de afhankelijkheden die daarachter zitten.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

  • Bij de start van een nieuw project of groot initiatief, zodat het team het eens wordt over doelen, aanpak en te verwachten uitdagingen
  • Nadat een project is goedgekeurd, maar voordat het werk begint
  • Als de scope, planning of middelen van een project flink veranderen en het plan opnieuw bekeken moet worden
  • Op vaste controlemomenten in een langlopend project, om de voortgang te bekijken, nieuwe risico's te signaleren en bij te sturen

Voorstellen voor ijsbrekers

  • Als dit project een film was, wat zouden dan de titel en de tagline zijn?
  • Vertel over één kleine overwinning uit een eerder project waar je trots op bent.

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

  • Maak duidelijk dat elke zorg welkom is, ook twijfels over het plan zelf
  • Vraag één persoon om belangrijke besluiten en actiepunten te noteren
  • Groepeer verwante ideeën op het bord, zodat afhankelijkheden en overlap goed zichtbaar zijn
  • Houd de toon oplossingsgericht, maar ga waarschijnlijke obstakels niet uit de weg
  • Houd aan het eind tijd over voor vragen, zodat iedereen echt achter het plan staat
  • Geef elk openstaand risico of onbeantwoorde vraag een eigenaar en een volgende stap

Veelgestelde vragen

Wat is een projectkick-off planningssessie?
Het is een bijeenkomst aan het begin van een project waarin het team afspraken maakt over doelen, belangrijke processen, risico's, afhankelijkheden en mijlpalen. Zo begint iedereen met hetzelfde beeld, in plaats van aan te nemen dat jullie het eens zijn.
Welke vragen stel je in een projectkick-off meeting?
Vraag hoe succes eruitziet, hoe jullie gaan samenwerken, wat jullie kan blokkeren, van wie en wat jullie afhankelijk zijn en welke mijlpalen en datums vastliggen. De vijf onderdelen van deze template behandelen elk van die vragen.
Wanneer houd je een projectkick-off planningssessie?
Houd de sessie nadat een project is goedgekeurd en voordat het werk begint. Doe het opnieuw als de scope, planning of middelen flink veranderen.
Wie moet er bij een projectkick-off aanwezig zijn?
Het kernteam plus iedereen van wie het project afhankelijk is, zoals andere teams, juridische zaken, leveranciers of de executive sponsor. Ontbrekende afhankelijkheden zijn veel goedkoper te ontdekken tijdens de kick-off dan halverwege het project.
Hoe lang duurt een projectkick-off planningssessie?
Reken voor de meeste projecten op 60–90 minuten. Een groot project met veel afhankelijkheden heeft misschien een tweede sessie nodig voor de tijdlijn.

Gerelateerde sjablonen

Post-launch retrospective

Leer van deze lancering voordat je de volgende plant.

Teamretraite plannen

Plan je volgende offsite samen met het hele team

Post-mortem template voor projecten

Evalueer elk project of incident en leg geleerde lessen vast

Eindejaarsretrospective

Kijk terug op het jaar van je team en plan het volgende

Bent u klaar om deze retrospective te houden?Probeer deze retrospective live eens