¿Qué es una retrospectiva de mejora de procesos?
Una retrospectiva de mejora de procesos es una reunión en la que tu equipo revisa un proceso concreto, como la incorporación de nuevos empleados, la revisión de código o las compras, y decide cómo hacer que funcione mejor. Mientras que una retro de sprint abarca todo lo que ha pasado recientemente, esta se centra en un único proceso de principio a fin. El tablero tiene cinco columnas que se trabajan en orden. Visión general del proceso hace que todos describan el mismo proceso, paso a paso. Propósito del proceso plantea por qué existe y qué pretende conseguir, lo que a menudo revela que algunos pasos ya no contribuyen a ese objetivo. Puntos de fricción recoge los retrasos, el retrabajo y las frustraciones con las que se encuentra la gente. Lo que funciona bien identifica las partes que merece la pena conservar, para no descartarlas junto con el resto. Ideas de mejora es donde el equipo propone cambios y elige los que vale la pena probar. Como las personas de distintos roles ven partes diferentes de un proceso, la revisión funciona mejor si están presentes todos los que intervienen en él. Organízala cuando el mismo problema se repita una y otra vez, unas semanas después de poner en marcha un proceso nuevo o de forma periódica para los procesos de los que más depende tu equipo.
Formato de la retrospectiva de mejora de procesos
Visión general del proceso
¿Cuál es el proceso actual que estamos revisando?
Empieza describiendo el proceso a grandes rasgos, paso a paso, para que todos revisen lo mismo. Si hay personas que lo describen de forma distinta, anótalo; a menudo es el primer punto de fricción.
Propósito del proceso
¿Por qué existe este proceso? ¿Qué objetivo persigue?
Pregunta por qué existe el proceso y qué se supone que debe conseguir. Ponerse de acuerdo en el objetivo facilita detectar los pasos que ya no contribuyen a él.
Puntos de fricción
¿Qué dificultades o problemas tienes actualmente con este proceso?
Crea un ambiente en el que la gente se sienta segura para compartir abiertamente sus frustraciones y preocupaciones. Pide ejemplos concretos de retrasos, retrabajo o confusión, no quejas generales.
Lo que funciona bien
¿Qué aspectos del proceso son eficaces y deberían mantenerse?
Pregunta qué partes del proceso funcionan bien y deberían quedarse. Identificarlas ahora evita que el equipo las pierda al hacer cambios.
Ideas de mejora
¿Qué cambios harían que el proceso funcionara mejor?
Invita a proponer cambios, desde pequeños ajustes hasta rediseños más ambiciosos. Después, pide al equipo que elija los que mejor equilibren impacto y esfuerzo.
Cuándo utilizar este estudio retrospectivo
- Cuando los mismos problemas o retrasos aparecen una y otra vez en un proceso existente
- Unas semanas después de introducir un proceso nuevo, para comprobar que funciona y decidir qué ajustar
- De forma periódica para los procesos de los que más depende tu equipo
- Cuando hay desacuerdo sobre cómo debería funcionar un proceso o por qué existe
Preguntas sugeridas para romper el hielo
- Si pudieras rediseñar el proceso desde cero, ¿cuál sería tu primer paso?
- Comparte una experiencia divertida o frustrante que hayas vivido con el proceso actual.
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Ideas y consejos para su reunión retrospectiva
- Deja claro que se revisa el proceso, no a las personas que lo llevan a cabo, para que las opiniones sean sinceras
- Invita a personas de todos los roles que intervienen en el proceso; cada una ve una parte distinta
- Dibuja el proceso como un mapa o diagrama de flujo sencillo antes de la sesión para que sea fácil señalar los cuellos de botella
- Ordena las ideas de mejora según su impacto probable y el esfuerzo que requieren, y elige una o dos de las primeras
- Asigna a cada cambio acordado una persona responsable y una fecha
- Programa un breve seguimiento para comprobar si los cambios han funcionado y ajustarlos si no es así
Preguntas frecuentes
¿Qué es una retrospectiva de mejora de procesos?
¿Cómo se lleva a cabo una retrospectiva de mejora de procesos?
¿Cuándo conviene hacer una retrospectiva de mejora de procesos?
¿Quién debería participar?
¿En qué se diferencia de una retrospectiva de sprint?
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