Retrospectiva de Melhoria de Processos

Analise um processo a fundo e decida o que mudar.

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Visão Geral do Processo

Qual é o processo atual que estamos revisando?

O processo de onboarding de novos colaboradores envolve várias etapas em diferentes departamentos.
Nosso ciclo de vida de desenvolvimento de software inclui as fases de levantamento de requisitos, design, codificação, testes e implantação.
O processo de compras abrange a seleção de fornecedores, a negociação de contratos e o atendimento dos pedidos.
Propósito do Processo

Por que este processo existe? Qual é o objetivo dele?

O processo de onboarding busca garantir que os novos contratados se integrem bem à cultura da empresa e tenham as ferramentas e o conhecimento necessários.
Nosso ciclo de desenvolvimento foi pensado para entregar produtos de alta qualidade, bem testados e que atendam aos requisitos dos clientes.
O processo de compras nos ajuda a obter o melhor custo-benefício para a organização, reduzindo riscos e garantindo a conformidade.
Pontos de Dor

Quais desafios ou problemas vocês enfrentam hoje com este processo?

O onboarding costuma atrasar por falhas de comunicação entre os departamentos, o que passa uma má primeira impressão para quem está chegando.
Nosso ciclo de desenvolvimento frequentemente trava na fase de testes, o que atrasa os lançamentos.
O processo de compras pode ser demorado e ineficiente, com etapas redundantes e papelada em excesso.
O Que Está Funcionando Bem

Quais aspectos do processo são eficazes e devem ser mantidos?

A sessão inicial de integração dá aos novos contratados uma visão completa da cultura e dos valores da empresa.
Nosso time de desenvolvimento é bom em levantar e documentar requisitos, então todos entendem os objetivos do projeto.
A equipe de compras construiu relacionamentos sólidos com os principais fornecedores, o que agiliza as negociações.
Ideias de Melhoria

Que mudanças fariam o processo funcionar melhor?

Um portal único de onboarding daria a todos os novos contratados as mesmas informações e reduziria o vaivém entre departamentos.
Adotar ferramentas de testes automatizados poderia acelerar a fase de testes e reduzir o esforço manual.
Digitalizar os documentos de compras e usar assinatura eletrônica poderia reduzir bastante o tempo de processamento.

O que é uma Retrospectiva de Melhoria de Processos?

A Retrospectiva de Melhoria de Processos é uma reunião em que o time revisa um processo específico, como onboarding, code review ou compras, e decide como fazê-lo funcionar melhor. Enquanto a retro de sprint aborda tudo o que aconteceu recentemente, esta se concentra em um único processo, do início ao fim. O quadro tem cinco colunas, trabalhadas em ordem. Visão Geral do Processo faz com que todos descrevam o mesmo processo, passo a passo. Propósito do Processo pergunta por que ele existe e o que deveria alcançar, o que muitas vezes revela que algumas etapas já não servem a esse objetivo. Pontos de Dor reúne os atrasos, retrabalhos e frustrações que as pessoas enfrentam. O Que Está Funcionando Bem identifica as partes que valem a pena manter, para que não sejam descartadas junto com o resto. Ideias de Melhoria é onde o time sugere mudanças e escolhe as que vale a pena testar. Como pessoas de funções diferentes enxergam partes diferentes de um processo, a revisão funciona melhor quando todos que participam dele estão presentes. Faça esta retrospectiva quando o mesmo problema se repetir, algumas semanas depois que um novo processo entrar em vigor ou periodicamente para os processos dos quais o time mais depende.

Formato da Retrospectiva de Melhoria de Processos

Visão Geral do Processo

Qual é o processo atual que estamos revisando?

Comece descrevendo o processo em alto nível, passo a passo, para que todos estejam revisando a mesma coisa. Se as pessoas o descreverem de formas diferentes, anote isso; muitas vezes é o primeiro ponto de dor.

Propósito do Processo

Por que este processo existe? Qual é o objetivo dele?

Pergunte por que o processo existe e o que ele deveria alcançar. Chegar a um acordo sobre o objetivo facilita identificar as etapas que já não contribuem para ele.

Pontos de Dor

Quais desafios ou problemas vocês enfrentam hoje com este processo?

Crie um ambiente seguro para que as pessoas compartilhem abertamente suas frustrações e preocupações. Peça exemplos concretos de atrasos, retrabalho ou confusão, em vez de reclamações genéricas.

O Que Está Funcionando Bem

Quais aspectos do processo são eficazes e devem ser mantidos?

Pergunte quais partes do processo funcionam bem e devem continuar. Identificá-las agora evita que o time as perca ao fazer mudanças.

Ideias de Melhoria

Que mudanças fariam o processo funcionar melhor?

Convide o time a sugerir mudanças, de pequenos ajustes a grandes reformulações. Depois, peça que escolham as que oferecem a melhor combinação de impacto e esforço.

Quando utilizar esta análise retrospectiva

  • Quando os mesmos problemas ou atrasos continuam aparecendo em um processo existente
  • Algumas semanas depois de introduzir um novo processo, para verificar se ele está funcionando e decidir o que ajustar
  • Periodicamente, para os processos dos quais o time mais depende
  • Quando as pessoas discordam sobre como um processo deveria funcionar ou por que ele existe

Perguntas sugeridas para quebra-gelo

  • Se você pudesse redesenhar o processo do zero, qual seria o seu primeiro passo?
  • Conte uma experiência engraçada ou frustrante que você já teve com o processo atual.

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Ideias e dicas para sua reunião de retrospectiva

  • Deixe claro que vocês estão revisando o processo, e não as pessoas que o executam, para que o feedback continue honesto
  • Convide pessoas de todas as funções envolvidas no processo; cada uma enxerga uma parte diferente dele
  • Desenhe o processo como um mapa ou fluxograma simples antes da sessão, para que seja fácil apontar os gargalos
  • Classifique as ideias de melhoria por impacto provável e esforço e escolha as uma ou duas principais
  • Defina um responsável e um prazo para cada mudança acordada
  • Agende um breve acompanhamento para verificar se as mudanças funcionaram e ajustar caso não tenham funcionado

Perguntas frequentes

O que é uma Retrospectiva de Melhoria de Processos?
É uma retrospectiva focada em um único processo, e não em uma sprint inteira. O time descreve o processo, chega a um acordo sobre o propósito dele, lista os pontos de dor e o que funciona e, por fim, escolhe melhorias específicas.
Como conduzir uma Retrospectiva de Melhoria de Processos?
Trabalhe as cinco colunas em ordem, começando por uma visão geral compartilhada do processo. Peça que todos adicionem as notas individualmente, agrupem e votem nos pontos de dor e, depois, transformem as principais ideias de melhoria em ações com um responsável.
Quando fazer uma Retrospectiva de Melhoria de Processos?
Faça uma quando um processo continuar causando os mesmos problemas, algumas semanas depois que um novo processo entrar em vigor ou periodicamente para os processos dos quais o time mais depende.
Quem deve participar?
Todos que fazem parte do processo, incluindo pessoas de outros times que entregam ou recebem trabalho nele. Cada função enxerga pontos de dor diferentes.
Qual é a diferença em relação a uma retrospectiva de sprint?
Uma retrospectiva de sprint aborda tudo o que aconteceu na última sprint. Uma Retrospectiva de Melhoria de Processos analisa um único processo em profundidade, inclusive se ele ainda atende ao seu propósito original.

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