Retrospektywa usprawniania procesów

Rozłóżcie jeden proces na części i zdecydujcie, co zmienić.

Zapraszamy do obejrzenia tej retrospektywy na żywo

Przegląd procesu

Jaki proces obecnie analizujemy?

Proces wdrażania nowych pracowników obejmuje wiele kroków w różnych działach.
Nasz cykl wytwarzania oprogramowania obejmuje zbieranie wymagań, projektowanie, kodowanie, testowanie i wdrożenie.
Proces zakupowy obejmuje wybór dostawcy, negocjowanie umowy i realizację zamówienia.
Cel procesu

Po co istnieje ten proces? Jaki ma być jego cel?

Onboarding ma sprawić, że nowe osoby dobrze wejdą w kulturę firmy i dostaną potrzebne narzędzia oraz wiedzę.
Nasz cykl wytwarzania oprogramowania ma dostarczać wysokiej jakości, dobrze przetestowane produkty, które spełniają wymagania klientów.
Proces zakupowy pomaga nam uzyskać najlepszą wartość dla organizacji, ograniczając ryzyko i zapewniając zgodność z przepisami.
Bolączki

Z jakimi trudnościami lub problemami mierzycie się obecnie w tym procesie?

Onboarding często się opóźnia przez nieporozumienia między działami, przez co nowe osoby mają złe pierwsze wrażenie.
W naszym cyklu wytwarzania często tworzą się wąskie gardła na etapie testów, co opóźnia wydania produktu.
Proces zakupowy bywa czasochłonny i nieefektywny, z powtarzającymi się krokami i nadmiarem papierologii.
Co działa dobrze

Które elementy procesu są skuteczne i warto je zachować?

Pierwsze spotkanie wprowadzające daje nowym osobom pełny obraz kultury i wartości naszej firmy.
Nasz zespół deweloperski dobrze zbiera i dokumentuje wymagania, więc wszyscy rozumieją cele projektu.
Dział zakupów zbudował dobre relacje z kluczowymi dostawcami, dzięki czemu negocjacje idą sprawnie.
Pomysły na usprawnienia

Jakie zmiany sprawiłyby, że proces działałby lepiej?

Jeden portal onboardingowy dawałby każdej nowej osobie te same informacje i ograniczyłby przerzucanie spraw między działami.
Wprowadzenie narzędzi do automatycznych testów mogłoby przyspieszyć etap testowania i zmniejszyć ilość pracy ręcznej.
Cyfryzacja dokumentów zakupowych i podpisy elektroniczne mogłyby znacznie skrócić czas obsługi.

Czym jest retrospektywa usprawniania procesów?

Retrospektywa usprawniania procesów to spotkanie, na którym zespół analizuje jeden konkretny proces, np. onboarding, code review czy zakupy, i decyduje, jak sprawić, by działał lepiej. Retrospektywa sprintu obejmuje wszystko, co wydarzyło się ostatnio, a ta skupia się na jednym procesie od początku do końca. Tablica ma pięć kolumn, które omawia się po kolei. Przegląd procesu sprawia, że wszyscy opisują ten sam proces, krok po kroku. Cel procesu to pytanie, po co on istnieje i co ma osiągać. Często okazuje się przy tym, że niektóre kroki już temu celowi nie służą. W kolumnie Bolączki zbieracie opóźnienia, poprawki i frustracje, z którymi ludzie się stykają. Co działa dobrze wskazuje elementy warte zachowania, żeby nie wyrzucić ich razem z resztą. Pomysły na usprawnienia to miejsce, w którym zespół proponuje zmiany i wybiera te, które warto wypróbować. Osoby pełniące różne role widzą różne części procesu, dlatego przegląd działa najlepiej, gdy biorą w nim udział wszyscy, którzy mają z tym procesem do czynienia. Przeprowadź go, gdy ten sam problem ciągle powraca, kilka tygodni po wdrożeniu nowego procesu albo regularnie dla procesów, od których Twój zespół najbardziej zależy.

Format retrospektywy usprawniania procesów

Przegląd procesu

Jaki proces obecnie analizujemy?

Zacznijcie od ogólnego opisu procesu, krok po kroku, żeby wszyscy analizowali to samo. Jeśli ludzie opisują go różnie, zapiszcie to; często jest to pierwsza bolączka.

Cel procesu

Po co istnieje ten proces? Jaki ma być jego cel?

Zapytaj, po co istnieje proces i co ma osiągać. Gdy zespół zgodzi się co do celu, łatwiej wychwycić kroki, które już mu nie służą.

Bolączki

Z jakimi trudnościami lub problemami mierzycie się obecnie w tym procesie?

Stwórz warunki, w których ludzie mogą otwarcie mówić o frustracjach i obawach. Proś o konkretne przykłady opóźnień, poprawek czy niejasności, a nie ogólne narzekania.

Co działa dobrze

Które elementy procesu są skuteczne i warto je zachować?

Zapytaj, które części procesu działają dobrze i powinny zostać. Nazwanie ich teraz chroni zespół przed utratą tych elementów przy wprowadzaniu zmian.

Pomysły na usprawnienia

Jakie zmiany sprawiłyby, że proces działałby lepiej?

Zachęć do zgłaszania zmian, od drobnych poprawek po większe przebudowy. Potem poproś zespół o wybranie tych, które najlepiej łączą duży wpływ z rozsądnym nakładem pracy.

Kiedy należy skorzystać z niniejszego przeglądu retrospektywnego

  • Gdy w istniejącym procesie wciąż pojawiają się te same problemy lub opóźnienia
  • Kilka tygodni po wprowadzeniu nowego procesu, żeby sprawdzić, czy działa, i zdecydować, co poprawić
  • Regularnie dla procesów, na których Twój zespół najbardziej polega
  • Gdy ludzie nie zgadzają się co do tego, jak proces ma działać albo po co istnieje

Proponowane pytania lodołamacze

  • Gdybyś mógł zaprojektować ten proces od zera, od czego byś zaczął?
  • Podziel się zabawną albo frustrującą sytuacją, którą przeżyłeś przy obecnym procesie.

Czy chciałby Pan/Pani, aby Państwa zespół wykonał ćwiczenie rozgrzewkowe, a nie tylko odpowiadał na pytania na głos? Przejrzyj bezpłatne lodołamacze →

Pomysły i wskazówki dotyczące spotkania retrospektywnego

  • Jasno powiedz, że oceniacie proces, a nie osoby, które go realizują, żeby informacje zwrotne pozostały szczere
  • Zaproś osoby z każdej roli, która ma styczność z procesem; każda z nich widzi inną jego część
  • Przed spotkaniem narysuj proces jako prostą mapę lub schemat blokowy, żeby łatwo było wskazać wąskie gardła
  • Uszereguj pomysły na usprawnienia według spodziewanego wpływu i nakładu pracy, a potem wybierz jeden lub dwa najlepsze
  • Każdej uzgodnionej zmianie przypisz właściciela i termin
  • Zaplanuj krótkie spotkanie kontrolne, żeby sprawdzić, czy zmiany zadziałały, i wprowadzić korekty, jeśli nie

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest retrospektywa usprawniania procesów?
To retrospektywa skupiona na jednym procesie zamiast na całym sprincie. Zespół opisuje proces, uzgadnia jego cel, wypisuje bolączki i to, co działa, a następnie wybiera konkretne usprawnienia.
Jak przeprowadzić retrospektywę usprawniania procesów?
Przejdźcie przez pięć kolumn po kolei, zaczynając od wspólnego przeglądu procesu. Dodawajcie notatki indywidualnie, pogrupujcie bolączki i zagłosujcie na nie, a potem zamieńcie najlepsze pomysły na usprawnienia w działania z przypisanym właścicielem.
Kiedy warto przeprowadzić retrospektywę usprawniania procesów?
Gdy proces ciągle powoduje te same problemy, kilka tygodni po wdrożeniu nowego procesu albo regularnie dla procesów, od których Twój zespół najbardziej zależy.
Kto powinien wziąć udział?
Wszyscy, którzy uczestniczą w procesie, w tym osoby z innych zespołów, które przekazują lub odbierają pracę. Każda rola dostrzega inne bolączki.
Czym różni się od retrospektywy sprintu?
Retrospektywa sprintu obejmuje wszystko z ostatniego sprintu. Retrospektywa usprawniania procesów dogłębnie analizuje jeden proces, w tym to, czy nadal służy swojemu pierwotnemu celowi.

Powiązane szablony

Retrospektywa WWE Smackdown Showdown

Podsumujcie sprint w duchu wrestlingu, ramię w ramię.

Retrospektywa Sherlocka

Zbadaj ostatni sprint jak prawdziwy detektyw.

Retrospektywa Szkieletowa Ekipa

Wyciągnijcie wnioski z tygodni pracy w okrojonym składzie.

Retrospektywa Podróżnika w Czasie

Spójrzcie wstecz, oceńcie teraźniejszość i zaplanujcie przyszłość w jednej retrospektywie

Czy są Państwo gotowi do przeprowadzenia tej retrospektywy?Zapraszamy do obejrzenia tej retrospektywy na żywo