Procesverbetering Retrospective

Ontleed één proces en bepaal wat er moet veranderen.

Probeer deze retrospective live eens

Procesoverzicht

Welk proces bespreken we en hoe ziet het er nu uit?

Het onboardingproces voor nieuwe medewerkers bestaat uit meerdere stappen bij verschillende afdelingen.
Onze softwareontwikkelcyclus bestaat uit requirements verzamelen, ontwerp, bouwen, testen en deployment.
Het inkoopproces omvat leveranciersselectie, contractonderhandeling en orderafhandeling.
Doel van het proces

Waarom bestaat dit proces? Wat moet het opleveren?

Het onboardingproces moet ervoor zorgen dat nieuwe collega's goed landen in de bedrijfscultuur en de juiste tools en kennis krijgen.
Onze ontwikkelcyclus is bedoeld om goed geteste producten van hoge kwaliteit te leveren die aansluiten op wat de klant nodig heeft.
Het inkoopproces helpt ons de beste waarde voor de organisatie te krijgen, met beperkte risico's en binnen de regels.
Knelpunten

Tegen welke problemen loop je nu aan in dit proces?

De onboarding loopt vaak vertraging op door miscommunicatie tussen afdelingen, en dat geeft nieuwe collega's een slechte eerste indruk.
In onze ontwikkelcyclus ontstaat steeds een bottleneck in de testfase, waardoor releases later uitkomen.
Inkoop kost veel tijd en is inefficiënt, met overbodige stappen en veel te veel papierwerk.
Wat goed werkt

Welke onderdelen van het proces werken goed en moeten blijven?

De introductiesessie geeft nieuwe collega's een grondig beeld van onze cultuur en waarden.
Ons ontwikkelteam is goed in het verzamelen en vastleggen van requirements, dus iedereen snapt de doelen van het project.
Het inkoopteam heeft sterke relaties opgebouwd met belangrijke leveranciers, waardoor onderhandelingen soepel verlopen.
Verbeterideeën

Welke veranderingen zouden het proces beter laten werken?

Met één onboardingportaal krijgt elke nieuwe collega dezelfde informatie en is er minder heen-en-weer tussen afdelingen.
Met geautomatiseerde testtools kunnen we de testfase versnellen en minder handmatig werk doen.
Als we inkoopdocumenten digitaliseren en e-handtekeningen gebruiken, gaat de doorlooptijd flink omlaag.

Wat is een Procesverbetering Retrospective?

Een Procesverbetering Retrospective is een meeting waarin je team één specifiek proces onder de loep neemt, zoals onboarding, code review of inkoop, en bepaalt hoe het beter kan. Een sprintretro gaat over alles wat er de afgelopen periode is gebeurd. Deze retro blijft van begin tot eind bij één proces. Het bord heeft vijf kolommen, die je op volgorde doorloopt. Bij Procesoverzicht beschrijft iedereen stap voor stap hetzelfde proces. Doel van het proces gaat over de vraag waarom het proces bestaat en wat het moet opleveren. Daarbij blijkt vaak dat sommige stappen dat doel niet meer dienen. Bij Knelpunten verzamel je de vertragingen, het dubbele werk en de frustraties waar mensen tegenaan lopen. Wat goed werkt benoemt de onderdelen die je wilt houden, zodat je die niet samen met de rest weggooit. Bij Verbeterideeën stelt het team veranderingen voor en kiest het de ideeën die het proberen waard zijn. Mensen in verschillende rollen zien elk een ander deel van een proces. Daarom werkt de review het best als iedereen die met het proces te maken heeft erbij is. Houd deze retro wanneer hetzelfde probleem steeds terugkomt, een paar weken nadat een nieuw proces is ingevoerd, of op vaste momenten voor de processen waar je team het meest op leunt.

Procesverbetering Retrospective format

Procesoverzicht

Welk proces bespreken we en hoe ziet het er nu uit?

Begin met een beschrijving van het proces op hoofdlijnen, stap voor stap, zodat iedereen over hetzelfde praat. Beschrijven mensen het verschillend? Schrijf dat dan op, want dat is vaak het eerste knelpunt.

Doel van het proces

Waarom bestaat dit proces? Wat moet het opleveren?

Vraag waarom het proces bestaat en wat het moet bereiken. Als jullie het eens zijn over het doel, zie je makkelijker welke stappen dat doel niet meer dienen.

Knelpunten

Tegen welke problemen loop je nu aan in dit proces?

Zorg dat mensen hun frustraties en zorgen veilig en open kunnen delen. Vraag om concrete voorbeelden van vertraging, dubbel werk of verwarring in plaats van algemene klachten.

Wat goed werkt

Welke onderdelen van het proces werken goed en moeten blijven?

Vraag welke delen van het proces goed werken en moeten blijven. Door ze nu te benoemen, voorkom je dat het team ze kwijtraakt bij het doorvoeren van veranderingen.

Verbeterideeën

Welke veranderingen zouden het proces beter laten werken?

Nodig iedereen uit om ideeën te geven, van kleine aanpassingen tot grotere herontwerpen. Laat het team daarna de ideeën kiezen met de beste verhouding tussen impact en inspanning.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

  • Wanneer dezelfde problemen of vertragingen steeds weer opduiken in een bestaand proces
  • Een paar weken nadat je een nieuw proces hebt ingevoerd, om te checken of het werkt en te bepalen wat er anders moet
  • Op vaste momenten voor de processen waar je team het meest op leunt
  • Wanneer mensen het oneens zijn over hoe een proces hoort te werken, of waarom het bestaat

Voorstellen voor ijsbrekers

  • Als je het proces helemaal opnieuw mocht ontwerpen, wat zou dan je eerste stap zijn?
  • Vertel over een grappige of frustrerende ervaring die je met het huidige proces hebt gehad.

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

  • Maak duidelijk dat je het proces bespreekt en niet de mensen die het uitvoeren, zodat de feedback eerlijk blijft
  • Nodig mensen uit elke rol uit die met het proces te maken heeft; iedereen ziet een ander deel ervan
  • Schets het proces vooraf als een eenvoudige procesplaat of flowchart, zodat je makkelijk kunt aanwijzen waar de bottlenecks zitten
  • Rangschik verbeterideeën op verwachte impact en inspanning en kies de beste één of twee
  • Geef elke afgesproken verandering een eigenaar en een datum
  • Plan een korte follow-up om te checken of de veranderingen werken en stuur bij als dat niet zo is

Veelgestelde vragen

Wat is een Procesverbetering Retrospective?
Het is een retrospective die over één proces gaat in plaats van over een hele sprint. Je team beschrijft het proces, wordt het eens over het doel, benoemt knelpunten en wat goed werkt, en kiest daarna concrete verbeteringen.
Hoe voer je een Procesverbetering Retrospective uit?
Doorloop de vijf kolommen op volgorde en begin met een gezamenlijk overzicht van het proces. Laat iedereen eerst voor zichzelf notities toevoegen, groepeer de knelpunten en stem erover, en maak van de beste verbeterideeën acties met een eigenaar.
Wanneer houd je een Procesverbetering Retrospective?
Houd er een wanneer een proces steeds dezelfde problemen veroorzaakt, een paar weken nadat een nieuw proces is ingevoerd, of op vaste momenten voor de processen waar je team het meest op leunt.
Wie moet erbij zijn?
Iedereen die een rol speelt in het proces, ook mensen uit andere teams die werk aanleveren of ontvangen. Elke rol ziet andere knelpunten.
Wat is het verschil met een sprintretrospective?
Een sprintretrospective gaat over alles uit de afgelopen sprint. Een Procesverbetering Retrospective gaat dieper in op één proces, inclusief de vraag of het nog steeds het oorspronkelijke doel dient.

Gerelateerde sjablonen

Moederdagreflectie

Bedank de moeders en verzorgers die je team hebben gevormd.

Spookhuis Halloween-retrospective

Bespreek je sprint via vijf griezelige kamers

Zoete Succeswinkel retrospective

Een snoepwinkel-retro voor successen, zure momenten en geheime recepten

Kwartaalretrospective

Stap terug uit de sprints en kijk naar het hele kwartaal.

Bent u klaar om deze retrospective te houden?Probeer deze retrospective live eens