Revisión de la comunicación organizacional

Formato de la revisión de la comunicación organizacional

Canales de comunicación

¿Qué tan eficaces son nuestros canales de comunicación actuales?

Esta área abarca las herramientas que usáis para compartir información: correo, chat, videollamadas, la herramienta de gestión de proyectos y cualquier otra. Pregunta qué canales revisa realmente la gente, cuáles ignora y dónde se publica la misma novedad en varios sitios. Busca vacíos, como no tener un lugar claro para las decisiones, y canales que se solapan, y después acordad para qué sirve cada uno.

Flujo de información

¿Qué tan bien fluye la información dentro de los equipos y entre ellos?

El flujo de información es cómo viajan las novedades, las decisiones y el contexto dentro del equipo y por toda la organización. Pregunta cómo se enteran las personas de los cambios, con cuánto retraso y si lo que les llega es correcto. Busca cuellos de botella, como una sola persona que concentra todo el contexto, y causas estructurales como las líneas jerárquicas o las zonas horarias que ralentizan las cosas.

Colaboración y feedback

¿Qué tan bien colaboramos y damos feedback constructivo?

Esta área trata sobre cómo trabaja el equipo en conjunto y cómo da y recibe feedback. Pregunta si la gente se siente segura para pedir ayuda, plantear una idea a medio formar o cuestionar una decisión. Hablad de lo que lo dificulta, ya sea un feedback que llega con demasiada brusquedad, conversaciones que se evitan o roles que otros equipos no entienden, y de cómo el equipo puede aprovechar mejor las distintas formas de comunicarse de cada persona.

Dinámicas interpersonales

¿Qué tan bien gestionamos las dinámicas interpersonales y los conflictos?

Las dinámicas interpersonales abarcan la confianza, el respeto y la forma en que el equipo gestiona los desacuerdos. Pregunta si hay tensiones que afectan a cómo trabaja la gente en conjunto y si las conversaciones difíciles se tienen o se evitan. Mantén la conversación en los patrones y no en las personas, y buscad acuerdos que el equipo pueda adoptar sobre cómo plantear y resolver los conflictos.

Cuándo utilizar este estudio retrospectivo

• Cuando los mismos fallos de comunicación o malentendidos se repiten una y otra vez, dentro del equipo o con otros grupos
• Después de una reorganización o reestructuración que haya cambiado quién habla con quién y por qué canales
• Como revisión trimestral o anual de los hábitos de comunicación, antes de que los pequeños problemas se asienten
• Al incorporar a personas nuevas o fusionar equipos, para acordar pronto unas normas de comunicación
• Cuando los equipos empiezan a trabajar en silos o las decisiones llegan sin ninguna explicación

Preguntas sugeridas para romper el hielo

• Si nuestro equipo fuera un canal de comunicación, ¿cuál sería y por qué?
• Comparte una anécdota divertida o memorable de algún malentendido que hayas vivido.

¿Le gustaría que su equipo realizara un ejercicio de calentamiento, en lugar de limitarse a responder en voz alta? Eche un vistazo a los rompehielos gratuitos →

Ideas y consejos para su reunión retrospectiva

• Pide que cada persona añada sus notas primero en privado, para que los comentarios sinceros sobre la comunicación no se filtren según quién esté en la sala
• Invita a alguien de cada equipo al que entregáis trabajo o del que lo recibís, para escuchar los dos extremos del traspaso
• Mantén las notas anónimas cuando el tema afecte a responsables o a otros departamentos; así la gente es más sincera
• Elegid los dos o tres problemas principales y asignad a cada acción una persona responsable y una fecha
• Repetid la revisión cada pocos meses, porque los hábitos de comunicación se desvían a medida que cambian el equipo y sus herramientas
• Cuando un canal o un hábito funcione bien, dejadlo por escrito y compartidlo con otros equipos

Preguntas frecuentes