Organisatiecommunicatie-review

Format van de Organisatiecommunicatie-review

Communicatiekanalen

Hoe effectief zijn onze huidige communicatiekanalen?

Dit onderdeel gaat over de tools waarmee je informatie deelt: e-mail, chat, videogesprekken, je projecttracker en alles daartussen. Vraag welke kanalen mensen echt bekijken, welke ze negeren en waar dezelfde update op meerdere plekken wordt gepost. Zoek naar gaten, zoals geen vaste plek voor besluiten, en naar kanalen die elkaar overlappen. Spreek daarna af waar elk kanaal voor dient.

Informatiestroom

Hoe goed stroomt informatie binnen en tussen teams?

Informatiestroom is hoe updates, besluiten en context zich door het team en de organisatie verplaatsen. Vraag hoe mensen van veranderingen horen, hoe laat ze ervan horen en of wat ze horen klopt. Zoek naar knelpunten, zoals één persoon die alle context heeft, en naar structurele oorzaken zoals rapportagelijnen of tijdzones die alles vertragen.

Samenwerking en feedback

Hoe goed werken we samen en geven we opbouwende feedback?

Dit onderdeel gaat over hoe het team samenwerkt en hoe het feedback geeft en ontvangt. Vraag of mensen zich veilig voelen om hulp te vragen, een half uitgewerkt idee te opperen of een besluit ter discussie te stellen. Bespreek wat in de weg zit, of dat nu feedback is die te hard binnenkomt, gesprekken die mensen uit de weg gaan of rollen die andere teams niet begrijpen, en hoe het team beter gebruik kan maken van de verschillende manieren waarop mensen communiceren.

Interpersoonlijke dynamiek

Hoe goed gaan we om met onderlinge dynamiek en conflicten?

Interpersoonlijke dynamiek gaat over vertrouwen, respect en hoe het team met meningsverschillen omgaat. Vraag of er spanningen zijn die de samenwerking beïnvloeden, en of lastige gesprekken gevoerd worden of juist vermeden. Houd het gesprek bij patronen en niet bij individuen, en zoek naar afspraken die het team kan maken over hoe het conflicten aankaart en oplost.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

• Als dezelfde communicatieproblemen of misverstanden steeds terugkomen, binnen het team of met andere groepen
• Na een reorganisatie of herstructurering die heeft veranderd wie met wie praat en via welke kanalen
• Als driemaandelijkse of jaarlijkse controle op communicatiegewoontes, voordat kleine problemen zich vastzetten
• Bij het inwerken van nieuwe mensen of het samenvoegen van teams, om vroeg communicatieafspraken te maken
• Als teams langs elkaar heen gaan werken of besluiten zonder enige uitleg binnenkomen

Voorstellen voor ijsbrekers

• Als ons team een communicatiekanaal was, welk kanaal zou het dan zijn en waarom?
• Vertel een grappig of memorabel verhaal over een miscommunicatie die je hebt meegemaakt.

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

• Laat iedereen eerst zelfstandig notities toevoegen, zodat eerlijke punten over communicatie niet gefilterd worden door wie er in de ruimte zit
• Nodig iemand uit van elk team waaraan je werk overdraagt of waarvan je werk ontvangt, zodat je beide kanten van de overdracht hoort
• Houd notities anoniem als het onderwerp leidinggevenden of andere afdelingen raakt; mensen zijn dan eerlijker
• Kies de belangrijkste twee of drie problemen en geef elke actie een eigenaar en een datum
• Herhaal de review om de paar maanden, want communicatiegewoontes verschuiven naarmate het team en zijn tools veranderen
• Werkt een kanaal of gewoonte goed, leg het dan vast en deel het met andere teams

Veelgestelde vragen