Revue de la communication organisationnelle

Repérez où l'information se perd, puis corrigez le tir.

Essayez ce concert rétrospectif

Canaux de communication

Nos canaux de communication actuels sont-ils efficaces ?

L'e-mail est parfait pour garder une trace des décisions, mais on finit vite noyé sous les fils de discussion.
Nos daily stand-ups sont efficaces, mais quelques supports visuels nous aideraient à expliquer les idées complexes.
L'outil de gestion de projet est pratique pour suivre les tâches, mais on ne sait pas toujours où trouver les mises à jour importantes.
Circulation de l'information

L'information circule-t-elle bien dans et entre les équipes ?

Les mises à jour importantes se perdent parfois dans le bruit de tous nos canaux de communication.
On manque de transparence sur les décisions stratégiques prises plus haut, ce qui crée des décalages.
La collaboration transverse est difficile parce que chaque équipe a sa propre culture et sa propre façon de communiquer.
Collaboration et feedback

Collaborons-nous bien et nos retours sont-ils constructifs ?

On a une vraie culture de la collaboration, mais certains retours paraissent parfois trop directs ou trop critiques.
On a tendance à fuir les conversations difficiles, du coup les problèmes s'enveniment sans jamais être réglés.
Certains membres de l'équipe hésitent à prendre la parole ou à contester une idée, et ça freine notre capacité à innover.
Dynamiques interpersonnelles

Gérons-nous bien les relations et les conflits entre nous ?

Dans l'ensemble, on s'entend bien, mais des incompatibilités de caractère viennent parfois tout bloquer.
On évite les confrontations, ce qui finit par créer des comportements passifs-agressifs ou du ressentiment.
Une formation à la résolution de conflits et à la conduite de conversations difficiles de manière constructive nous serait utile.

Qu'est-ce qu'une revue de la communication organisationnelle ?

La revue de la communication organisationnelle est une rétrospective consacrée à la manière dont l'information circule dans votre équipe et entre les groupes qui l'entourent. Elle laisse de côté l'habituel « qu'est-ce qui s'est bien passé pendant ce sprint ? » pour poser une question plus ciblée : où les messages, les décisions et le contexte se perdent-ils, et que faudrait-il changer pour que cela n'arrive plus ? Le tableau comporte quatre zones. Canaux de communication porte sur les outils que vous utilisez, de l'e-mail et la messagerie instantanée aux visioconférences en passant par votre outil de suivi de projet. Circulation de l'information vérifie si les mises à jour parviennent aux bonnes personnes à temps. Collaboration et feedback s'intéresse à la façon dont l'équipe travaille ensemble et à la franchise de ses retours. Dynamiques interpersonnelles aborde la confiance, les frictions et la manière dont les désaccords se règlent. Organisez-la quand les mêmes malentendus reviennent sans cesse, après une réorganisation qui change qui parle à qui, ou une fois par trimestre pour surveiller les habitudes qui dérivent. Vous repartirez avec une courte liste de changements à apporter aux canaux et aux habitudes, chacun confié à un responsable.

Format de la revue de la communication organisationnelle

Canaux de communication

Nos canaux de communication actuels sont-ils efficaces ?

Cette zone couvre les outils qui servent à partager l'information : e-mail, messagerie instantanée, visioconférence, outil de suivi de projet et tout le reste. Demandez quels canaux les gens consultent vraiment, lesquels ils ignorent, et où la même mise à jour est publiée à plusieurs endroits. Repérez les manques, par exemple l'absence d'un endroit clair pour consigner les décisions, ainsi que les canaux qui se recoupent, puis mettez-vous d'accord sur le rôle de chacun.

Circulation de l'information

L'information circule-t-elle bien dans et entre les équipes ?

La circulation de l'information désigne la façon dont les mises à jour, les décisions et le contexte se transmettent au sein de l'équipe et dans toute l'organisation. Demandez comment les gens apprennent les changements, avec quel retard, et si ce qu'ils entendent est exact. Cherchez les goulots d'étranglement, comme une seule personne qui détient tout le contexte, et les causes structurelles, comme les lignes hiérarchiques ou les fuseaux horaires, qui ralentissent les choses.

Collaboration et feedback

Collaborons-nous bien et nos retours sont-ils constructifs ?

Cette zone porte sur la manière dont l'équipe travaille ensemble et dont elle donne et reçoit du feedback. Demandez si chacun se sent libre de demander de l'aide, de proposer une idée encore floue ou de remettre en question une décision. Parlez de ce qui fait obstacle, qu'il s'agisse de retours perçus comme trop brutaux, de conversations que l'on évite ou de rôles que les autres équipes ne comprennent pas, et de la façon dont l'équipe peut mieux tirer parti des différentes manières de communiquer.

Dynamiques interpersonnelles

Gérons-nous bien les relations et les conflits entre nous ?

Les dynamiques interpersonnelles recouvrent la confiance, le respect et la façon dont l'équipe gère les désaccords. Demandez s'il existe des tensions qui pèsent sur le travail en commun, et si les conversations difficiles ont lieu ou sont évitées. Centrez la discussion sur les tendances plutôt que sur les personnes, et cherchez des accords que l'équipe peut passer sur la manière de soulever et de régler les conflits.

Dans quels cas recourir à cette étude rétrospective ?

  • Quand les mêmes ratés de communication ou les mêmes malentendus reviennent sans cesse, au sein de l'équipe ou avec d'autres groupes
  • Après une réorganisation ou une restructuration qui a changé qui parle à qui et par quels canaux
  • Comme point de contrôle trimestriel ou annuel des habitudes de communication, avant que les petits problèmes ne s'installent
  • Lors de l'arrivée de nouvelles personnes ou de la fusion d'équipes, pour fixer tôt des règles de communication communes
  • Quand les équipes commencent à travailler en silo ou que les décisions tombent sans la moindre explication

Exemples de questions pour brise-glace

  • Si notre équipe était un canal de communication, lequel serait-elle et pourquoi ?
  • Racontez un malentendu drôle ou mémorable que vous avez vécu.

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Idées et conseils pour votre réunion de rétrospective

  • Demandez à chacun d'ajouter ses notes en privé d'abord, pour que les remarques franches sur la communication ne soient pas filtrées selon qui est présent
  • Invitez une personne de chaque équipe à qui vous transmettez du travail ou qui vous en transmet, afin d'entendre les deux côtés du passage de relais
  • Gardez les notes anonymes quand le sujet concerne les managers ou d'autres services : les gens s'expriment plus franchement
  • Choisissez les deux ou trois problèmes principaux et attribuez à chaque action un responsable et une échéance
  • Renouvelez la revue tous les quelques mois, car les habitudes de communication dérivent à mesure que l'équipe et ses outils évoluent
  • Quand un canal ou une habitude fonctionne bien, consignez-le et partagez-le avec les autres équipes

Foire aux questions

Qu'est-ce qu'une revue de la communication organisationnelle ?
C'est une rétrospective où votre équipe s'intéresse uniquement à sa façon de communiquer : les canaux utilisés, la circulation de l'information, la collaboration et le feedback, et la gestion des frictions. L'objectif est d'aboutir à quelques correctifs précis, chacun confié à un responsable.
Comment animer une revue de la communication organisationnelle ?
Laissez à chacun quelques minutes pour ajouter ses notes en privé dans chacune des quatre zones. Regroupez les notes similaires, votez pour les problèmes les plus importants et transformez les deux ou trois premiers en actions avec un responsable.
Quand une équipe doit-elle organiser une revue de la communication organisationnelle ?
Organisez-la quand les problèmes de communication se répètent, après une réorganisation ou un changement d'équipe, ou chaque trimestre pour faire le point sur les habitudes. Elle est aussi utile quand deux équipes qui dépendent l'une de l'autre ratent régulièrement leurs passages de relais.
Combien de temps dure une revue de la communication organisationnelle ?
Environ une heure pour une seule équipe. Prévoyez davantage si des personnes de plusieurs équipes participent, car les problèmes de passage de relais prennent plus de temps à démêler.
En quoi est-elle différente d'une rétrospective de sprint ?
Une rétrospective de sprint couvre tout ce qui s'est passé pendant le dernier sprint. Cette revue ne traite que de la communication : la discussion reste donc centrée sur les canaux, les passages de relais et le feedback, sans dériver vers les problèmes de livraison.

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