Przegląd komunikacji w organizacji

Format przeglądu komunikacji w organizacji

Kanały komunikacji

Jak skuteczne są nasze obecne kanały komunikacji?

Ten obszar dotyczy narzędzi, przez które dzielicie się informacjami: e-maila, czatu, wideorozmów, narzędzia do zarządzania projektami i wszystkiego innego. Zapytaj, które kanały ludzie faktycznie sprawdzają, które ignorują i gdzie ta sama informacja trafia w kilka miejsc naraz. Szukajcie luk, na przykład braku jednego miejsca na decyzje, oraz kanałów, które się dublują, a potem ustalcie, do czego służy każdy z nich.

Przepływ informacji

Jak dobrze płyną informacje w zespole i między zespołami?

Przepływ informacji to sposób, w jaki aktualizacje, decyzje i kontekst przechodzą przez zespół i całą organizację. Zapytaj, skąd ludzie dowiadują się o zmianach, jak bardzo z opóźnieniem i czy to, co słyszą, jest zgodne z prawdą. Szukajcie wąskich gardeł, na przykład jednej osoby, która ma cały kontekst, oraz przyczyn strukturalnych, takich jak linie raportowania czy strefy czasowe, które wszystko spowalniają.

Współpraca i feedback

Jak dobrze współpracujemy i dajemy konstruktywny feedback?

Ten obszar dotyczy tego, jak zespół pracuje razem i jak daje oraz przyjmuje informację zwrotną. Zapytaj, czy ludzie czują się bezpiecznie, prosząc o pomoc, rzucając niedopracowany pomysł albo kwestionując decyzję. Porozmawiajcie o tym, co przeszkadza, czy to zbyt dosadny feedback, unikane rozmowy, czy role, których inne zespoły nie rozumieją, oraz o tym, jak lepiej wykorzystać różne style komunikacji w zespole.

Relacje międzyludzkie

Jak radzimy sobie z relacjami w zespole i konfliktami?

Relacje międzyludzkie obejmują zaufanie, szacunek i sposób, w jaki zespół radzi sobie z różnicą zdań. Zapytaj, czy istnieją napięcia, które wpływają na wspólną pracę, i czy trudne rozmowy w ogóle się odbywają, czy raczej się ich unika. Skupcie dyskusję na wzorcach, a nie na konkretnych osobach, i szukajcie ustaleń, które zespół może przyjąć co do zgłaszania i rozwiązywania konfliktów.

Kiedy należy skorzystać z niniejszego przeglądu retrospektywnego

• Gdy te same problemy z komunikacją lub nieporozumienia ciągle wracają, w zespole albo we współpracy z innymi grupami
• Po reorganizacji lub restrukturyzacji, która zmieniła, kto z kim rozmawia i przez jakie kanały
• Jako kwartalny lub roczny przegląd nawyków komunikacyjnych, zanim drobne problemy na dobre się zakorzenią
• Przy wdrażaniu nowych osób lub łączeniu zespołów, żeby wcześnie ustalić zasady komunikacji
• Gdy zespoły zaczynają działać w silosach albo decyzje pojawiają się bez żadnego wyjaśnienia

Proponowane pytania lodołamacze

• Gdyby nasz zespół był kanałem komunikacji, to którym i dlaczego?
• Opowiedz zabawną albo zapadającą w pamięć historię nieporozumienia z własnego doświadczenia.

Czy chciałby Pan/Pani, aby Państwa zespół wykonał ćwiczenie rozgrzewkowe, a nie tylko odpowiadał na pytania na głos? Przejrzyj bezpłatne lodołamacze →

Pomysły i wskazówki dotyczące spotkania retrospektywnego

• Niech każdy najpierw doda notatki samodzielnie, żeby szczere uwagi o komunikacji nie były filtrowane przez to, kto jest na sali
• Zaproś kogoś z każdego zespołu, któremu przekazujecie pracę albo od którego ją dostajecie, żeby usłyszeć obie strony przekazania
• Gdy temat dotyczy przełożonych albo innych działów, zostaw notatki anonimowe, bo wtedy ludzie mówią szczerzej
• Wybierzcie dwa lub trzy najważniejsze problemy i przypiszcie każdemu działaniu właściciela i termin
• Powtarzajcie przegląd co kilka miesięcy, bo nawyki komunikacyjne zmieniają się razem z zespołem i narzędziami
• Gdy jakiś kanał albo nawyk dobrze działa, opiszcie go i podzielcie się nim z innymi zespołami

Najczęściej zadawane pytania