Revisione della comunicazione organizzativa

Formato della retrospettiva Revisione della comunicazione organizzativa

Canali di comunicazione

Quanto sono efficaci i nostri attuali canali di comunicazione?

Quest'area riguarda gli strumenti che usate per condividere informazioni: email, chat, videochiamate, il tool di gestione dei progetti e qualsiasi altro. Chiedete quali canali le persone controllano davvero, quali ignorano e dove lo stesso aggiornamento viene pubblicato in più posti. Cercate le lacune, come la mancanza di un posto preciso dove registrare le decisioni, e i canali che si sovrappongono, poi concordate a cosa serve ciascuno.

Flusso delle informazioni

Quanto bene circolano le informazioni dentro e tra i team?

Il flusso delle informazioni è il modo in cui aggiornamenti, decisioni e contesto viaggiano all'interno del team e attraverso l'organizzazione. Chiedete come le persone vengono a sapere dei cambiamenti, con quanto ritardo e se ciò che sentono è accurato. Cercate i colli di bottiglia, come una sola persona che detiene tutto il contesto, e le cause strutturali, come linee di riporto o fusi orari che rallentano le cose.

Collaborazione e feedback

Quanto bene collaboriamo e diamo feedback costruttivi?

Quest'area riguarda il modo in cui il team lavora insieme e come dà e riceve feedback. Chiedete se le persone si sentono al sicuro nel chiedere aiuto, nel proporre un'idea ancora abbozzata o nel contestare una decisione. Parlate di ciò che ostacola tutto questo, che si tratti di feedback troppo bruschi, conversazioni che si evitano o ruoli che gli altri team non comprendono, e di come il team possa sfruttare meglio i diversi modi in cui le persone comunicano.

Dinamiche interpersonali

Come gestiamo le dinamiche interpersonali e i conflitti?

Le dinamiche interpersonali riguardano fiducia, rispetto e il modo in cui il team gestisce i disaccordi. Chiedete se ci sono tensioni che influiscono sul modo di lavorare insieme e se le conversazioni difficili avvengono o vengono evitate. Mantenete la discussione sugli schemi ricorrenti e non sulle singole persone, e cercate accordi che il team possa prendere su come sollevare e risolvere i conflitti.

Quando utilizzare questa analisi retrospettiva

• Quando gli stessi problemi di comunicazione o malintesi continuano a ripresentarsi, all'interno del team o con altri gruppi
• Dopo una riorganizzazione o una ristrutturazione che ha cambiato chi parla con chi e attraverso quali canali
• Come verifica trimestrale o annuale delle abitudini di comunicazione, prima che i piccoli problemi si radichino
• Quando si inseriscono nuove persone o si uniscono più team, per concordare fin da subito le regole di comunicazione
• Quando i team iniziano a lavorare a compartimenti stagni o le decisioni arrivano senza alcuna spiegazione

Domande suggerite per rompere il ghiaccio

• Se il nostro team fosse un canale di comunicazione, quale sarebbe e perché?
• Racconta un episodio divertente o memorabile di comunicazione andata storta che hai vissuto.

Desiderate un esercizio di riscaldamento che la vostra squadra possa svolgere, anziché limitarsi a rispondere ad alta voce? Sfogliate gli esercizi per rompighiaccio gratuiti →

Idee e consigli per la vostra riunione di retrospettiva

• Fate aggiungere a tutti le note prima in privato, così i punti più sinceri sulla comunicazione non vengono filtrati in base a chi è presente
• Invitate una persona da ciascun team a cui passate lavoro o da cui lo ricevete, così sentite entrambi i lati del passaggio di consegne
• Mantenete le note anonime quando l'argomento tocca i manager o altri reparti: in questo modo le persone sono più sincere
• Scegliete i due o tre problemi principali e assegnate a ogni azione un responsabile e una scadenza
• Ripetete la revisione ogni qualche mese, perché le abitudini di comunicazione cambiano man mano che cambiano il team e i suoi strumenti
• Quando un canale o un'abitudine funziona bene, mettetelo per iscritto e condividetelo con gli altri team

Domande frequenti