Planificación del sprint frente al refinamiento del backlog

La planificación del sprint y el refinamiento del backlog son dos reuniones distintas que a menudo se confunden porque comparten participantes y tema. La distinción clara es la siguiente: el refinamiento prepara el backlog; la planificación decide a qué comprometerse. El refinamiento es la fase preparatoria. La planificación es la decisión. Si se confunden ambas, se echan a perder las dos.

El límite

El refinamiento de la lista de tareas pendientes es el trabajo continuo que consiste en preparar las tareas futuras: aclarar su significado, estimar su volumen, dividir aquellas que son demasiado grandes para un sprint y añadir suficientes detalles para que el equipo pueda elegir una sin tener que «ir de la una a la otra». Se lleva a cabo a lo largo del sprint, antes de la planificación, y en realidad nunca termina, ya que la lista de tareas pendientes no deja de crecer.

La planificación del sprint consiste en una única reunión que se celebra al inicio del sprint, en la que el equipo toma esas tareas ya preparadas y decide cuáles va a asumir, con el fin de alcanzar un objetivo del sprint, y cómo las va a desarrollar.

El indicador es la pregunta a la que responde cada reunión. La reunión de perfeccionamiento responde a la pregunta: «¿Está este elemento listo para ser abordado?». La reunión de planificación responde a la pregunta: «¿Cuál de los elementos listos vamos a abordar a continuación, y podremos terminarlos?». Una se encarga de la preparación; la otra, de la toma de decisiones.

	Perfeccionamiento de la cartera de proyectos	Planificación del sprint
Trabajo	Prepare los artículos: aclare, mida y divida	Decida qué va a comprometer y cómo
Pregunta a la que responde	¿Está esto listo para empezar a trabajar en ello?	¿Qué elementos están listos y podemos dar por terminada la tarea?
Cuando	En curso, a lo largo del sprint	En una ocasión, al inicio del sprint
Resultado	Una lista de pedidos pendientes lista para su tramitación	Un objetivo de sprint + la lista de tareas pendientes del sprint
Dirigido por	Responsable de producto	Todo el equipo (previsión de los desarrolladores)

¿Por qué el hecho de difuminarlos perjudica a ambos?

Cuando no se lleva a cabo el refinamiento, la planificación lo absorbe, y de ahí surge la reunión de planificación de cuatro horas. El equipo dedica la reunión a averiguar qué significan siquiera los elementos, a discutir sobre su alcance y a darse cuenta de que una historia es demasiado amplia para encajar, todo ello mientras se agota el tiempo destinado a la toma de decisiones y la planificación. Se sale de allí con un compromiso apresurado y poco sólido, asumido bajo la presión del tiempo.

El fallo inverso es más sutil. Cuando el proceso de refinamiento intenta asumir la función de la planificación —es decir, determinar el alcance de las tareas y comprometerse implícitamente con ellas con semanas de antelación—, el equipo acaba mentalmente atado a un trabajo que no ha acordado, en relación con un objetivo que aún no existe. Las prioridades cambian y, ahora, existe un apego por los costes irrecuperables a un plan que nadie ha elaborado formalmente.

Si se mantienen separadas, cada una cumple bien su función. Un goteo constante de refinamiento a lo largo del sprint garantiza que la parte superior de la lista de tareas pendientes esté siempre lista, lo que permite que la planificación sea breve y se centre en la toma de decisiones. Este es el factor más importante que influye en la duración de la reunión de planificación: una reunión de planificación que se alarga es, casi siempre, una reunión de refinamiento que nunca se ha celebrado.

Cómo se pasan el relevo

Piense en ello como una cadena de producción. El proceso de refinamiento mantiene una reserva de elementos listos en la parte superior de la lista de tareas pendientes —suficientes para el próximo sprint o los dos siguientes—. La planificación se nutre de esa reserva. Si la reserva está llena y ordenada, la planificación consiste simplemente en ir extrayendo elementos de la parte superior hasta alcanzar la capacidad y acordar el plan. Si la reserva está vacía, la planificación debe reponerla en ese mismo momento, y la reunión paga las consecuencias de la ausencia del proceso de refinamiento.

La definición de «listo» es el acuerdo establecido en el traspaso: la lista de comprobación que debe superar un elemento durante la fase de refinamiento antes de poder ser incluido en la planificación. Es lo que evita que los elementos que aún no están del todo listos se cuelen en la reunión de planificación y la conviertan de nuevo en una fase de refinamiento.

¿Se pueden combinar?

Es posible, y los equipos pequeños o en sus primeras etapas a veces llevan a cabo una única sesión en la que se perfeccionan las próximas tareas y se planifica el sprint. Se trata de un compromiso razonable cuando la lista de tareas pendientes es muy reducida y el equipo trabaja en una misma ubicación. Pero se trata de un compromiso, no de un objetivo: la reunión combinada tiende a alargarse y a difuminar las dos tareas, y no se adapta bien a medida que crece la lista de tareas pendientes.

En cuanto pueda, divídalas. Una sesión de refinamiento breve y periódica —incluso de entre 30 y 45 minutos a la semana— es lo que le permite disponer de una reunión de planificación breve y centrada. La mayoría de los equipos que se quejan de que la planificación lleva demasiado tiempo no tienen un problema de planificación, sino una carencia en el refinamiento.

El lugar que ocupa cada uno en el panorama general

El refinamiento y la planificación son dos eslabones de la cadena de eventos del sprint, y ambos se tratan en la guía de ceremonias ágiles, junto con el scrum diario, la revisión y la retrospectiva. Si desea poner remedio a las largas reuniones de planificación, comience por el principio: lea el capítulo sobre el refinamiento del backlog para saber cómo llevar a cabo correctamente el refinamiento y, a continuación, utilice la agenda de esta guía para que la planificación se centre únicamente en la toma de decisiones, tal y como debe ser.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre la planificación del sprint y el refinamiento del backlog?

El refinamiento del backlog prepara los próximos elementos del backlog —aclarados, dimensionados y divididos— para que se pueda trabajar en ellos. En la planificación del sprint se decide cuáles de esos elementos preparados se incluirá el equipo en el próximo sprint y cómo los desarrollará. El refinamiento es la fuente; la planificación es la decisión. El refinamiento es un proceso continuo; la planificación se lleva a cabo una vez por sprint.

¿El refinamiento de la cartera de trabajo se lleva a cabo antes o durante la planificación del sprint?

Antes, y a ser posible no en la misma reunión. El proceso de refinamiento se lleva a cabo a lo largo del sprint, antes de la planificación, de modo que, cuando esta última comience, ya se conozca y se haya evaluado el volumen de trabajo de la parte superior del backlog. Si se están aclarando y estimando elementos durante la planificación, significa que no se ha llevado a cabo el refinamiento —y la planificación se alargará más de lo previsto—.

¿Se pueden combinar el refinamiento de la cartera de proyectos y la planificación del sprint?

Es posible, y a veces los equipos muy pequeños o en fase inicial lo hacen, pero se trata de una solución de compromiso, no de una buena práctica. Al combinarlas, la reunión tiende a alargarse y a difuminar la línea entre la toma de decisiones y la preparación. Manténgalas separadas en cuanto pueda: una sesión de refinamiento breve y periódica permite mantener una reunión de planificación breve y centrada.

¿Quién se encarga del refinamiento de la cartera de proyectos?

El propietario del producto dirige el proceso —es responsable de la cartera de tareas y de sus prioridades—, mientras que los desarrolladores se encargan de aclarar y evaluar el alcance. El Scrum Master actúa como facilitador si es necesario. Se trata del mismo grupo de personas que participa en la planificación del sprint, lo que explica en parte por qué se confunden ambos conceptos, pero las funciones son distintas.