Sprintplanning versus backlogverfijning

Sprintplanning en backlogverfijning zijn twee verschillende vergaderingen die vaak door elkaar worden gehaald omdat ze dezelfde deelnemers en hetzelfde onderwerp hebben. Het duidelijke verschil: bij verfijning wordt de backlog voorbereid; bij planning wordt besloten waaraan we ons verbinden. Verfijning is de voorbereiding. Planning is de beslissing. Als u deze twee door elkaar haalt, verpest u beide.

De grens

Het verfijnen van de backlog is het voortdurende proces waarbij aankomende taken worden voorbereid: verduidelijken wat ze inhouden, de omvang ervan bepalen, taken die te groot zijn voor een sprint opsplitsen en voldoende details toevoegen zodat het team een taak kan oppakken zonder dat het een speurtocht hoeft te worden. Dit vindt plaats gedurende de hele sprint, voorafgaand aan de planning, en het is nooit echt afgerond omdat de backlog voortdurend blijft groeien.

Sprintplanning is een enkele vergadering aan het begin van de sprint, waarin het team de reeds gereedgestelde items in overweging neemt en beslist aan welke het zich zal wijden, ten behoeve van een sprintdoel, en hoe het deze zal ontwikkelen.

De ‘tell’ is de vraag waarop elke vergadering een antwoord geeft. Bij ‘verfijning’ luidt het antwoord: „Is dit item klaar om aan te werken?” Bij ‘planning’ luidt het antwoord: „Welke van de gereedstaande items pakken we hierna aan, en kunnen we die afronden?” Het ene dient ter voorbereiding; het andere dient ter vastlegging.

	Verfijning van de orderportefeuille	Sprintplanning
Vacature	Zorg dat de items klaar zijn — verduidelijk, bepaal de omvang, verdeel	Bepaal wat u wilt vastleggen en hoe
De vraag waarop het antwoord geeft	Is dit klaar om aan te werken?	Welke onderdelen zijn klaar, en kunnen we het afmaken?
Wanneer	Lopend, gedurende de sprint	Op een bepaald moment, aan het begin van de sprint
Uitvoer	Een kant-en-klare lijst met de belangrijkste achterstandsopdrachten	Een sprintdoel + sprintbacklog
Onder leiding van	Productverantwoordelijke	Het hele team (raming van de ontwikkelaars)

Waarom het vervagen ervan beide in de weg staat

Wanneer verfijning uitblijft, neemt de planning die taak over — en zo ontstaat de vier uur durende planningsvergadering. Het team besteedt de vergadering aan het uitzoeken wat de verschillende items überhaupt betekenen, het discussiëren over de omvang ervan en het besef dat een story te groot is om binnen het kader te passen, terwijl de tijd die bedoeld was voor besluitvorming en planning langzaam wegtikt. U vertrekt met een overhaaste toezegging, die onder tijdsdruk is gedaan en weinig vertrouwen wekt.

De omgekeerde mislukking verloopt stiller. Wanneer de verfijningsfase probeert de taak van de planning over te nemen — het bepalen van de omvang van taken en zich daar impliciet weken van tevoren aan vastleggen — raakt het team mentaal vastgepind op werk waarover het nog geen overeenstemming heeft bereikt, met een doel dat nog niet bestaat. Prioriteiten verschuiven, en nu is er sprake van een ‘sunk-cost’-binding aan een plan dat niemand formeel heeft opgesteld.

Houd ze gescheiden en elk onderdeel vervult zijn taak naar behoren. Een gestage stroom van verfijning gedurende de sprint zorgt ervoor dat de bovenste laag van de backlog altijd gereed is, waardoor de planning kort kan zijn en gericht kan blijven op de besluitvorming. Dit is de allerbelangrijkste factor die de duur van een planningsvergadering beïnvloedt: een planningsvergadering die uitloopt, is vrijwel altijd het gevolg van een verfijningsvergadering die nooit heeft plaatsgevonden.

Hoe zij de taak overdragen

Zie het als een pijplijn. De verfijningsfase houdt bovenaan de backlog een buffer aan van items die klaar zijn — voldoende voor de komende één of twee sprints. De planning put uit die buffer. Als de buffer vol en geordend is, komt de planning neer op het oppakken van items vanaf de bovenkant totdat de capaciteit is bereikt en het plan wordt goedgekeurd. Als de buffer leeg is, moet de planning deze ter plekke weer aanvullen, en betaalt de vergadering de prijs voor het ontbreken van verfijning.

De definitie van ‘gereed’ is de afspraak bij de overdracht — de checklist waaraan een item tijdens de verfijning moet voldoen voordat het in aanmerking komt voor planning. Dit voorkomt dat onvoldoende uitgewerkte items in de planningsvergadering terechtkomen en ervoor zorgen dat deze weer in de verfijningsfase terechtkomt.

Kunt u ze combineren?

Dat is mogelijk, en kleine of beginnende teams houden soms inderdaad één enkele sessie waarin de volgende taken worden verfijnd en de sprint wordt gepland. Dit is een redelijk compromis wanneer de backlog nog klein is en het team op één locatie werkt. Maar het is een compromis, geen streefdoel: de gecombineerde vergadering duurt vaak lang en zorgt ervoor dat de twee taken in elkaar overlopen, en het is moeilijk schaalbaar naarmate de backlog groeit.

Zodra dat mogelijk is, verdeel ze dan. Een korte, regelmatige verfijningssessie — zelfs al is het maar 30–45 minuten per week — zorgt ervoor dat u tijd overhoudt voor een korte, gerichte planningsvergadering. De meeste teams die klagen dat het plannen te lang duurt, hebben geen probleem met de planning zelf; zij kampen met een tekort aan verfijning.

De plaats die elk onderdeel inneemt in het grotere geheel

Verfijning en planning zijn twee schakels in de reeks gebeurtenissen van de sprint, en beide komen aan bod in de gids voor agile ceremonies, naast de dagelijkse scrum, de review en de retrospectieve. Als u iets wilt doen aan langdurige planningsvergaderingen, begin dan bij de bron: lees het hoofdstuk over backlogverfijning om te leren hoe u verfijning op de juiste manier uitvoert, en gebruik vervolgens de agenda uit deze gids om ervoor te zorgen dat de planning zich beperkt tot het nemen van beslissingen, zoals het hoort.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen sprintplanning en het verfijnen van de backlog?

Door de backlog te verfijnen worden aankomende backlog-items gereedgemaakt — verduidelijkt, ingeschat qua omvang en opgesplitst — zodat eraan kan worden gewerkt. Tijdens de sprintplanning wordt bepaald welke van deze gereedgemaakte items het team in de volgende sprint opneemt, en hoe deze zullen worden gerealiseerd. Verfijning is de aanvoer; planning is de beslissing. Verfijning is een continu proces; planning vindt één keer per sprint plaats.

Vindt de verfijning van de backlog plaats vóór of tijdens de sprintplanning?

Vooraf, en bij voorkeur niet tijdens dezelfde vergadering. De verfijning vindt gedurende de sprint plaats, voorafgaand aan de planning, zodat op het moment dat de planning begint, de bovenste items van de backlog al bekend zijn en er een inschatting van de omvang is gemaakt. Als u tijdens de planning items moet verduidelijken en inschatten, heeft de verfijning niet plaatsgevonden — en zal de planning uitlopen.

Kunt u het verfijnen van de backlog combineren met sprintplanning?

Dat kan, en zeer kleine of beginnende teams doen dit soms ook — maar het is een compromis, geen aanbevolen werkwijze. Wanneer beide sessies worden gecombineerd, duurt de vergadering vaak te lang en raken de besluitvorming en de voorbereiding door elkaar. Houd ze gescheiden zodra dat mogelijk is: een korte, regelmatige verfijningssessie zorgt ervoor dat de planningsvergadering kort en doelgericht blijft.

Wie is verantwoordelijk voor de verfijning van de backlog?

De producteigenaar geeft leiding — hij of zij is verantwoordelijk voor de backlog en de prioritering daarvan — terwijl de ontwikkelaars zorgen voor de verduidelijking en het inschatten van de omvang. De Scrum Master treedt indien nodig op als facilitator. Het betreft dezelfde groep mensen als bij de sprintplanning, wat mede de reden is waarom deze twee vaak door elkaar worden gehaald, maar de taken zijn verschillend.