Sprintplanning versus backlogverfijning

Sprintplanning en backlogverfijning zijn twee verschillende vergaderingen die vaak door elkaar worden gehaald omdat ze dezelfde deelnemers en hetzelfde onderwerp hebben. Het duidelijke onderscheid: bij verfijning wordt de backlog voorbereid; bij planning wordt besloten waaraan men zich verbindt. Verfijning is de basis. Planning is de beslissing. Als u deze twee door elkaar haalt, ondermijnt u beide.

De grens

Het verfijnen van de backlog is het voortdurende proces waarbij toekomstige taken worden voorbereid: verduidelijken wat ze inhouden, de omvang ervan inschatten, taken die te groot zijn voor een sprint opsplitsen en voldoende details toevoegen zodat het team een taak kan oppakken zonder dat dit een zoektocht wordt. Dit vindt plaats gedurende de gehele sprint, voorafgaand aan de planning, en het is nooit echt afgerond omdat de backlog voortdurend blijft groeien.

Sprintplanning is een enkele vergadering aan het begin van de sprint waarin het team de reeds gereedgestelde taken in overweging neemt en beslist welke het zal uitvoeren ter verwezenlijking van een sprintdoel, en op welke wijze het deze zal realiseren.

De ‘tell’ is de vraag waarop elke vergadering een antwoord geeft. Bij ‘Refinement’ luidt het antwoord: „Is dit item klaar om aan te werken?” Bij ‘Planning’ luidt het antwoord: „Welke van de gereedstaande items gaan we vervolgens aanpakken, en kunnen we deze afronden?” Het ene dient ter voorbereiding; het andere dient ter vastlegging.

	Verfijning van de orderportefeuille	Sprintplanning
Vacature	Zorg dat de items klaar zijn: verduidelijken, op maat maken, verdelen	Bepaal wat u wilt vastleggen en op welke wijze
De vraag waarop het antwoord geeft	Is dit klaar om aan te werken?	Welke taken zijn klaar, en kunnen wij het afronden?
Wanneer	Lopend, gedurende de sprint	Op een bepaald moment, aan het begin van de sprint
Uitvoer	Een kant-en-klare top van de orderportefeuille	Een sprintdoel + sprintbacklog
Onder leiding van	Producteigenaar	Het gehele team (prognose van de ontwikkelaars)

Waarom het vervagen ervan beide in de weg staat

Wanneer er geen verfijning plaatsvindt, wordt de tijd hieraan besteed tijdens de planning, en zo ontstaat de vier uur durende planningsvergadering. Het team besteedt de vergadering aan het uitzoeken wat de verschillende onderdelen eigenlijk betekenen, het discussiëren over de omvang ervan en het besef dat een story te groot is om erin te passen, terwijl de tijd die bedoeld was voor besluitvorming en planning langzaam wegtikt. U vertrekt met een overhaaste, weinig overtuigende toezegging die onder tijdsdruk is gedaan.

De omgekeerde fout verloopt stiller. Wanneer de verfijningsfase probeert de taak van de planning over te nemen (het vaststellen van de omvang van taken en zich impliciet weken van tevoren daaraan binden), raakt het team mentaal vastgezet in werkzaamheden waarmee het niet heeft ingestemd, gericht op een doel dat nog niet bestaat. Prioriteiten verschuiven, en nu ontstaat er een gehechtheid aan verzonken kosten voor een plan dat niemand formeel heeft opgesteld.

Houd ze gescheiden en elk onderdeel vervult zijn taak naar behoren. Een gestage stroom van verfijning gedurende de sprint zorgt ervoor dat de bovenste laag van de backlog altijd gereed is, waardoor de planning kort kan zijn en gericht kan blijven op de besluitvorming. Dit is de allerbeste manier om de duur van een planningsvergadering te beïnvloeden: een planningsvergadering die uitloopt, is bijna altijd het gevolg van het feit dat er nooit een verfijningsvergadering heeft plaatsgevonden.

Hoe zij de taken overdragen

Zie het als een pijplijn. De verfijningsfase houdt bovenaan de backlog een buffer aan van items die klaar zijn, voldoende voor de komende één of twee sprints. De planning put uit die buffer. Als de buffer vol en geordend is, komt de planning neer op het afhalen van items vanaf de bovenkant totdat de capaciteit is bereikt en het plan wordt goedgekeurd. Als de buffer leeg is, moet de planning deze ter plekke weer aanvullen, en betaalt de vergadering de prijs voor het ontbreken van verfijning.

De definitie van ‘gereed’ is de afspraak bij de overdracht: de checklist waaraan een item tijdens de verfijning moet voldoen voordat het in aanmerking komt voor planning. Dit voorkomt dat onvoldoende uitgewerkte items in de planningsvergadering terechtkomen en ervoor zorgen dat deze weer in een verfijningsfase verandert.

Kunt u ze combineren?

Dat is mogelijk, en kleine of beginnende teams houden soms inderdaad één sessie waarin de volgende taken worden uitgewerkt en de sprint wordt gepland. Dit is een redelijk compromis wanneer de backlog zeer klein is en het team op dezelfde locatie werkt. Maar het is een compromis, geen doel op zich: de gecombineerde vergadering duurt vaak lang en vervaagt de scheiding tussen de twee taken, en het is moeilijk schaalbaar naarmate de backlog groeit.

Zodra u daartoe in staat bent, verdeel ze dan. Een korte, regelmatige verfijningssessie – zelfs al is het maar 30 tot 45 minuten per week – zorgt ervoor dat u tijd overhoudt voor een korte, gerichte planningsvergadering. De meeste teams die klagen dat het plannen te lang duurt, hebben geen probleem met de planning zelf; zij kampen met een tekort aan verfijning.

De plaats die elk onderdeel inneemt in het grotere geheel

Verfijning en planning zijn twee schakels in de reeks gebeurtenissen van een sprint, en beide komen aan bod in de gids voor agile ceremonies, naast de dagelijkse scrum, de review en de retrospective. Als u iets wilt doen aan langdurige planningsvergaderingen, begin dan bij de bron: lees het hoofdstuk over backlogverfijning om te leren hoe u verfijning op de juiste manier uitvoert, en gebruik vervolgens de agenda uit deze gids om ervoor te zorgen dat de planning beperkt blijft tot het nemen van de beslissingen waarvoor zij bedoeld is.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen sprintplanning en het verfijnen van de backlog?

Door de backlog te verfijnen worden toekomstige backlog-items gereedgemaakt (verduidelijkt, ingeschat qua omvang en opgesplitst), zodat eraan kan worden gewerkt. Tijdens de sprintplanning wordt bepaald welke van die gereedgemaakte items het team voor de volgende sprint opneemt en hoe het deze zal uitvoeren. Verfijning is de aanvoer; planning is de beslissing. Verfijning is een doorlopend proces; planning vindt één keer per sprint plaats.

Vindt de verfijning van de backlog plaats vóór of tijdens de sprintplanning?

Vooraf, en bij voorkeur niet tijdens dezelfde vergadering. De verfijning vindt gedurende de sprint plaats, voorafgaand aan de planning, zodat op het moment dat de planning van start gaat, de bovenste items van de backlog al bekend zijn en ingeschat zijn qua omvang. Indien u tijdens de planning nog items moet verduidelijken en inschatten, heeft de verfijning niet plaatsgevonden en zal de planning uitlopen.

Kunt u het verfijnen van de backlog combineren met sprintplanning?

Dat is mogelijk, en zeer kleine of beginnende teams doen dit soms ook, maar het is een compromis, geen aanbevolen werkwijze. Wanneer beide bijeenkomsten worden gecombineerd, duurt de vergadering vaak te lang en raakt het onderscheid tussen besluitvorming en voorbereiding vervaagd. Houd ze gescheiden zodra dat mogelijk is: een korte, regelmatige verfijningssessie waarborgt een korte, gerichte planningsvergadering.

Wie is verantwoordelijk voor de verfijning van de backlog?

De producteigenaar geeft leiding (hij of zij is verantwoordelijk voor de backlog en de prioritering daarvan), terwijl de ontwikkelaars zorgen voor de verduidelijking en het inschatten van de omvang. De Scrum Master treedt indien nodig op als facilitator. De samenstelling van de groep is dezelfde als bij de sprintplanning, wat mede de reden is waarom deze twee vaak door elkaar worden gehaald, maar de taken verschillen.