Sprint-Planung vs. Backlog-Verfeinerung

Sprint-Planung und Backlog-Verfeinerung sind zwei unterschiedliche Besprechungen, die oft verwechselt werden, da sie dieselben Teilnehmer und dasselbe Thema haben. Die klare Unterscheidung lautet: Bei der Verfeinerung wird das Backlog vorbereitet; bei der Planung wird entschieden, was übernommen wird. Die Verfeinerung ist die Grundlage. Die Planung ist die Entscheidung. Wer diese beiden Bereiche vermischt, beeinträchtigt beide.

Die Grenze

Die Verfeinerung des Backlogs ist die fortlaufende Arbeit, anstehende Aufgaben vorzubereiten: zu klären, was sie bedeuten, ihren Umfang abzuschätzen, diejenigen aufzuteilen, die für einen Sprint zu umfangreich sind, und genügend Details hinzuzufügen, damit das Team eine Aufgabe ohne langes Suchen in Angriff nehmen kann. Dies geschieht während des gesamten Sprints, im Vorfeld der Planung, und ist nie wirklich abgeschlossen, da das Backlog ständig wächst.

Die Sprintplanung ist eine einmalige Besprechung zu Beginn des Sprints, bei der das Team die bereits vorbereiteten Aufgaben durchgeht und entscheidet, welche davon es im Hinblick auf das Sprintziel umsetzen wird und wie es diese umsetzen wird.

Das entscheidende Merkmal ist die Frage, die bei jedem Treffen beantwortet wird. Bei der Verfeinerung lautet die Frage: „Ist dieser Punkt bereit zur Bearbeitung?“ Bei der Planung lautet die Frage: „Welche der bereiten Punkte werden wir als Nächstes bearbeiten, und können wir sie abschließen?“ Das eine dient der Vorbereitung, das andere der Festlegung.

	Verfeinerung des Auftragsbestands	Sprint-Planung
Stelle	Artikel vorbereiten: sortieren, nach Größe ordnen, aufteilen	Entscheiden Sie, was Sie festhalten möchten und wie
Frage, auf die sie eine Antwort gibt	Ist dies bereits einsatzbereit?	Welche Aufgaben sind bereits erledigt, und können wir den Auftrag abschließen?
Wann	Laufend, während des Sprints	Einmal, zu Beginn des Sprints
Ausgabe	Ein fertiger Auftrag aus dem Auftragsbestand	Ein Sprintziel + Sprint-Backlog
Unter der Leitung von	Produktverantwortlicher	Gesamtes Team (Prognose der Entwickler)

Warum das Verwischen beider Elemente zu Problemen führt

Wenn keine Verfeinerung stattfindet, wird diese Zeit von der Planung in Anspruch genommen, und genau daraus entsteht die vierstündige Planungssitzung. Das Team verbringt die Sitzung damit, herauszufinden, was die einzelnen Punkte überhaupt bedeuten, über deren Umfang zu diskutieren und festzustellen, dass eine Story zu umfangreich ist, um in den Zeitrahmen zu passen – während die Zeit, die eigentlich für Entscheidungen und Planung vorgesehen war, verströmt. Man geht mit einer unter Zeitdruck getroffenen, überstürzten Zusage, die wenig Vertrauen weckt.

Der umgekehrte Fehler verläuft stiller. Wenn die Verfeinerung versucht, die Aufgabe der Planung zu übernehmen (die Dimensionierung von Elementen und die implizite Festlegung darauf bereits Wochen im Voraus), ist das Team letztendlich mental an eine Arbeit gebunden, der es nicht zugestimmt hat, und zwar im Hinblick auf ein Ziel, das noch gar nicht existiert. Prioritäten verschieben sich, und nun besteht eine Bindung an versunkene Kosten für einen Plan, den niemand offiziell aufgestellt hat.

Halten Sie diese beiden Bereiche getrennt, dann erfüllt jeder seine Aufgabe gut. Durch die kontinuierliche Verfeinerung während des Sprints ist der obere Teil des Backlogs stets bereit, was bedeutet, dass die Planung kurz gehalten und auf die Entscheidung konzentriert werden kann. Dies ist der mit Abstand wichtigste Faktor für die Dauer von Planungsbesprechungen: Eine Planungsbesprechung, die sich in die Länge zieht, ist fast immer eine Verfeinerungsbesprechung, die nie stattgefunden hat.

Wie sie die Aufgabe übergeben

Stellen Sie sich das wie eine Pipeline vor. Durch die Verfeinerung wird am Anfang des Backlogs ein Puffer mit fertigen Elementen vorgehalten, der für den nächsten oder die nächsten beiden Sprints ausreicht. Die Planung greift auf diesen Puffer zurück. Ist der Puffer voll und geordnet, besteht die Planung darin, von oben Elemente zu entnehmen, bis die Kapazität erreicht ist, und den Plan abzustimmen. Ist der Puffer leer, muss die Planung ihn sofort wieder auffüllen, und das Meeting zahlt den Preis für das Fehlen der Verfeinerung.

Die Definition von „bereit“ ist die Vereinbarung zum Zeitpunkt der Übergabe: die Checkliste, die ein Element im Verfeinerungsprozess erfüllen muss, bevor es für die Planung in Frage kommt. Sie verhindert, dass unausgereifte Elemente in die Planungssitzung gelangen und diese wieder in eine Verfeinerungsphase verwandeln.

Können Sie diese miteinander kombinieren?

Das ist möglich, und kleine oder noch junge Teams führen manchmal eine einzige Sitzung durch, in der die nächsten Aufgaben verfeinert und der Sprint geplant werden. Dies ist ein vernünftiger Kompromiss, wenn das Backlog noch sehr klein ist und das Team am selben Standort arbeitet. Es handelt sich jedoch um einen Kompromiss und nicht um ein Ziel: Die kombinierte Besprechung dauert in der Regel lange, verwischt die Grenzen zwischen den beiden Aufgaben und lässt sich nur schlecht skalieren, wenn das Backlog wächst.

Sobald es Ihnen möglich ist, teilen Sie diese auf. Eine kurze, regelmäßige Verfeinerungssitzung – selbst wenn sie nur 30 bis 45 Minuten pro Woche dauert – verschafft Ihnen Zeit für eine kurze, fokussierte Planungssitzung. Die meisten Teams, die sich darüber beschweren, dass die Planung zu lange dauert, haben kein Planungsproblem; ihnen fehlt vielmehr die Verfeinerung.

Wo sich die einzelnen Elemente im Gesamtzusammenhang einordnen

Verfeinerung und Planung sind zwei Glieder in der Abfolge der Sprint-Ereignisse, und beide werden im Leitfaden zu agilen Zeremonien neben dem täglichen Scrum, dem Review und der Retrospektive behandelt. Wenn Sie zu lange Planungssitzungen in den Griff bekommen möchten, setzen Sie bereits im Vorfeld an: Lesen Sie das Kapitel zur Backlog-Verfeinerung, um zu erfahren, wie man die Verfeinerung erfolgreich durchführt, und nutzen Sie anschließend die Tagesordnung dieses Leitfadens, um die Planung auf das Wesentliche zu beschränken, nämlich die Entscheidungsfindung.

Häufig gestellte Fragen

Worin besteht der Unterschied zwischen der Planung des Sprints und der Verfeinerung des Backlogs?

Durch die Verfeinerung des Backlogs werden anstehende Backlog-Elemente vorbereitet (geklärt, in ihrem Umfang ermittelt und aufgeteilt), sodass sie bearbeitet werden können. Bei der Sprintplanung wird entschieden, welche dieser vorbereiteten Elemente das Team für den nächsten Sprint übernimmt und wie es diese umsetzen wird. Die Verfeinerung ist die Grundlage; die Planung ist die Entscheidung. Die Verfeinerung findet fortlaufend statt; die Planung erfolgt einmal pro Sprint.

Findet die Verfeinerung des Backlogs vor oder während der Planung des Sprints statt?

Zuvor – und im Idealfall nicht im selben Meeting. Die Verfeinerung erfolgt während des gesamten Sprints, noch vor der Planung, sodass zu Beginn der Planung der oberste Teil des Backlogs bereits verstanden und in seinem Umfang erfasst ist. Wenn Sie während der Planung noch Elemente klären und einschätzen müssen, hat die Verfeinerung nicht stattgefunden, und die Planung wird sich in die Länge ziehen.

Können Sie die Backlog-Verfeinerung und die Planung des Sprints miteinander kombinieren?

Das ist zwar möglich – und sehr kleine oder noch junge Teams tun dies manchmal auch –, doch handelt es sich dabei um einen Kompromiss und nicht um eine bewährte Vorgehensweise. In der Kombination neigt das Meeting dazu, sich in die Länge zu ziehen, und die Entscheidungsfindung verschmilzt mit den Vorbereitungen. Halten Sie beide Phasen getrennt, sobald dies möglich ist: Eine kurze, regelmäßige Verfeinerungssitzung gewährleistet ein kurzes, fokussiertes Planungsmeeting.

Wer ist für die Verfeinerung des Backlogs zuständig?

Der Product Owner leitet den Prozess (er ist für das Backlog und dessen Priorisierung verantwortlich), während die Entwickler für die Klärung und Einschätzung des Aufwands zuständig sind. Der Scrum Master moderiert bei Bedarf. Es handelt sich um dieselbe Besetzung wie bei der Sprint-Planung, was mit ein Grund dafür ist, dass die beiden Prozesse oft verwechselt werden; die Aufgaben sind jedoch unterschiedlich.