Sprint-Planung vs. Backlog-Verfeinerung
Sprint-Planung und Backlog-Verfeinerung sind unterschiedliche Besprechungen mit unterschiedlichen Aufgaben. Bei der Verfeinerung wird das Backlog vorbereitet; bei der Planung wird entschieden, was übernommen wird. Verwechselt man diese beiden, versagen beide.
Sprint-Planung und Backlog-Verfeinerung sind zwei unterschiedliche Besprechungen, die oft verwechselt werden, da sie dieselben Teilnehmer und dasselbe Thema haben. Die klare Unterscheidung lautet: Die Verfeinerung bereitet das Backlog vor; bei der Planung wird entschieden, was übernommen wird. Die Verfeinerung ist die Grundlage. Die Planung ist die Entscheidung. Wer beides miteinander verwechselt, bringt beides zum Scheitern.
Die Grenze
Die Verfeinerung des Backlogs ist die fortlaufende Arbeit, anstehende Aufgaben vorzubereiten: zu klären, was sie bedeuten, ihren Umfang zu bestimmen, diejenigen aufzuteilen, die für einen Sprint zu umfangreich sind, und genügend Details hinzuzufügen, damit das Team eine Aufgabe ohne langes Suchen in Angriff nehmen kann. Dies geschieht während des gesamten Sprints, im Vorfeld der Planung, und ist nie wirklich abgeschlossen, da das Backlog ständig wächst.
Die Sprintplanung ist eine einzelne Besprechung zu Beginn des Sprints, in der das Team die bereits vorbereiteten Aufgaben durchgeht und entscheidet, welche davon es im Hinblick auf das Sprintziel übernehmen wird und wie es diese umsetzen wird.
Das entscheidende Merkmal ist die Frage, die bei jeder Besprechung beantwortet wird. Bei der Verfeinerung lautet die Frage: „Ist dieser Punkt bereit zur Bearbeitung?“ Bei der Planung lautet die Frage: „Welchen der bereiten Punkte bearbeiten wir als Nächstes, und können wir ihn abschließen?“ Das eine dient der Vorbereitung, das andere der Festlegung.
| Verfeinerung des Auftragsbestands | Sprint-Planung | |
|---|---|---|
| Stelle | Artikel vorbereiten: sortieren, nach Größe sortieren, aufteilen | Entscheiden Sie, was Sie festhalten möchten und wie |
| Frage, auf die sie eine Antwort gibt | Ist dies bereits einsatzbereit? | Welche Aufgaben sind bereits erledigt, und können wir den Auftrag abschließen? |
| Wann | Laufend, während des Sprints | Einmal, zu Beginn des Sprints |
| Ausgabe | Ein sofort verfügbarer Auftrag aus dem Auftragsbestand | Ein Sprintziel + Sprint-Backlog |
| Unter der Leitung von | Produktverantwortlicher | Gesamtes Team (Prognose der Entwickler) |
Warum das Verwischen beider Elemente zu Problemen führt
Wenn keine Verfeinerung stattfindet, wird diese Zeit von der Planung in Anspruch genommen, und genau daraus entsteht die vierstündige Planungssitzung. Das Team verbringt die Sitzung damit, herauszufinden, was die einzelnen Punkte überhaupt bedeuten, über deren Umfang zu diskutieren und festzustellen, dass eine Story zu umfangreich ist, um in den Zeitrahmen zu passen – während die Zeit, die eigentlich für Entscheidungen und Planung vorgesehen war, verströmt. Am Ende steht eine unter Zeitdruck getroffene, übereilte Zusage, die wenig Vertrauen weckt.
Der umgekehrte Fehler verläuft stiller. Wenn die Verfeinerung versucht, die Aufgabe der Planung zu übernehmen (die Dimensionierung von Aufgaben und die implizite Festlegung darauf bereits Wochen im Voraus), gerät das Team letztendlich mental in eine Arbeit gefangen, der es nicht zugestimmt hat, und zwar im Hinblick auf ein Ziel, das noch gar nicht existiert. Prioritäten verschieben sich, und nun besteht eine Bindung an versunkene Kosten für einen Plan, den niemand offiziell aufgestellt hat.
Halten Sie diese beiden Bereiche voneinander getrennt, dann erfüllt jeder seine Aufgabe gut. Durch die kontinuierliche Verfeinerung während des Sprints steht der obere Teil des Backlogs stets bereit, was bedeutet, dass die Planung kurz gehalten und auf die Entscheidung konzentriert werden kann. Dies ist der mit Abstand wichtigste Faktor für die Dauer von Planungssitzungen: Eine Planungssitzung, die sich in die Länge zieht, ist fast immer eine Verfeinerungssitzung, die nie stattgefunden hat.
Wie sie die Arbeit weitergeben
Stellen Sie sich das wie eine Pipeline vor. Durch die Verfeinerung wird am Anfang des Backlogs ein Puffer mit fertigen Elementen vorgehalten, der für den nächsten oder die nächsten beiden Sprints ausreicht. Die Planung greift auf diesen Puffer zurück. Ist der Puffer voll und geordnet, besteht die Planung darin, von oben Elemente zu entnehmen, bis die Kapazitätsgrenze erreicht ist, und den Plan zu vereinbaren. Ist der Puffer leer, muss die Planung ihn sofort wieder auffüllen, und das Meeting muss die Lücke ausgleichen, die durch das Fehlen der Verfeinerung entstanden ist.
Die Definition von „bereit“ bezieht sich auf den Vertragsstand zum Zeitpunkt der Übergabe: die Checkliste, die ein Element im Verfeinerungsprozess erfüllen muss, bevor es für die Planung in Frage kommt. Sie verhindert, dass unausgereifte Elemente in die Planungssitzung gelangen und diese wieder in einen Verfeinerungsprozess verwandeln.
Können Sie diese miteinander kombinieren?
Das ist möglich, und kleine oder noch junge Teams führen manchmal eine einzige Sitzung durch, in der die nächsten Aufgaben verfeinert und der Sprint geplant werden. Dies ist ein vernünftiger Kompromiss, wenn das Backlog noch sehr klein ist und das Team an einem Standort zusammenarbeitet. Es handelt sich jedoch um einen Kompromiss, nicht um ein Ziel: Die kombinierte Besprechung dauert in der Regel lange und lässt die beiden Aufgaben ineinanderfließen; zudem lässt sie sich nur schlecht skalieren, wenn das Backlog wächst.
Sobald es Ihnen möglich ist, teilen Sie diese auf. Eine kurze, regelmäßige Verfeinerungssitzung – selbst wenn sie nur 30 bis 45 Minuten pro Woche dauert – ermöglicht Ihnen eine kurze, fokussierte Planungssitzung. Die meisten Teams, die sich darüber beschweren, dass die Planung zu lange dauert, haben kein Planungsproblem; ihnen fehlt vielmehr die Verfeinerung.
Wo sich die einzelnen Elemente im Gesamtzusammenhang einordnen
Verfeinerung und Planung sind zwei Glieder in der Abfolge der Sprint-Ereignisse, und beide werden im Leitfaden zu agilen Zeremonien neben dem täglichen Scrum, dem Review und der Retrospektive behandelt. Wenn Sie lange Planungssitzungen abkürzen möchten, setzen Sie bereits im Vorfeld an: Lesen Sie das Kapitel zur Backlog-Verfeinerung, um zu erfahren, wie Sie die Verfeinerung erfolgreich durchführen, und nutzen Sie anschließend die Agenda dieses Leitfadens, um die Planung auf die eigentliche Entscheidungsfindung zu beschränken.
Häufig gestellte Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen der Planung des Sprints und der Verfeinerung des Backlogs?
Durch die Verfeinerung des Backlogs werden anstehende Backlog-Elemente für die Bearbeitung vorbereitet (geklärt, in Umfang erfasst und aufgeteilt). Bei der Sprintplanung wird entschieden, welche dieser vorbereiteten Elemente das Team für den nächsten Sprint übernimmt und wie es diese umsetzen wird. Die Verfeinerung ist die Grundlage; die Planung ist die Entscheidung. Die Verfeinerung erfolgt fortlaufend; die Planung findet einmal pro Sprint statt.
Findet die Verfeinerung des Backlogs vor oder während der Planung des Sprints statt?
Zuvor – und im Idealfall nicht im selben Meeting. Die Verfeinerung erfolgt während des gesamten Sprints, noch vor der Planung, sodass zu Beginn der Planung bereits Klarheit über den oberen Teil des Backlogs besteht und dessen Umfang bekannt ist. Wenn Sie während der Planung noch Einzelposten klären und einschätzen müssen, hat die Verfeinerung nicht stattgefunden, und die Planung wird sich in die Länge ziehen.
Können Sie die Backlog-Verfeinerung und die Planung des Sprints miteinander kombinieren?
Das ist zwar möglich – und sehr kleine oder noch junge Teams tun dies manchmal auch –, doch handelt es sich dabei um einen Kompromiss und nicht um eine bewährte Vorgehensweise. In der Kombination neigt das Meeting dazu, sich in die Länge zu ziehen, und die Entscheidungsfindung verschmilzt mit den Vorbereitungen. Trennen Sie beide Phasen, sobald dies möglich ist: Eine kurze, regelmäßige Verfeinerungssitzung gewährleistet ein kurzes, fokussiertes Planungsmeeting.
Wer ist für die Verfeinerung des Backlogs zuständig?
Der Product Owner leitet den Prozess (er ist für das Backlog und dessen Priorisierung verantwortlich), während die Entwickler für die Klärung und Einschätzung des Aufwands zuständig sind. Der Scrum Master moderiert bei Bedarf. Es handelt sich um dieselbe Besetzung wie bei der Sprint-Planung, was mit ein Grund dafür ist, dass die beiden Prozesse oft verwechselt werden; die Aufgaben sind jedoch unterschiedlich.