Planowanie sprintu a dopracowywanie rejestru zadań

Planowanie sprintu i dopracowywanie rejestru zadań to dwa odrębne spotkania, które często są mylone, ponieważ uczestniczą w nich te same osoby i dotyczą tego samego tematu. Wyraźna różnica polega na tym, że: dopracowywanie rejestru zadań przygotowuje go do dalszych działań; planowanie określa, co zostanie zrealizowane. Dopracowywanie stanowi etap przygotowawczy. Planowanie to etap decyzyjny. Zmieszanie tych dwóch etapów prowadzi do niepowodzenia obu.

Granica

Udoskonalanie listy zadań to ciągły proces przygotowywania przyszłych zadań: wyjaśnianie ich znaczenia, szacowanie ich zakresu, dzielenie tych, które są zbyt duże, by zmieścić się w sprincie, oraz dodawanie wystarczających szczegółów, aby zespół mógł podjąć się realizacji danego zadania bez konieczności szukania informacji na oślep. Proces ten przebiega przez cały czas trwania sprintu, przed planowaniem, i tak naprawdę nigdy się nie kończy, ponieważ lista zadań nieustannie się powiększa.

Planowanie sprintu to pojedyncze spotkanie odbywające się na początku sprintu, podczas którego zespół wybiera spośród już gotowych elementów te, które zamierza zrealizować w ramach celu sprintu, oraz ustala, w jaki sposób je zrealizuje.

Kluczowym elementem jest pytanie, na które odpowiada każde spotkanie. Etap dopracowywania odpowiada na pytanie: „Czy to zadanie jest gotowe do realizacji?”. Etap planowania odpowiada na pytania: „Które z gotowych zadań zrealizujemy jako następne i czy uda nam się je zakończyć?”. Jedno służy przygotowaniu, drugie – podjęciu zobowiązania.

	Udokumentowanie zadań z listy oczekujących	Planowanie sprintu
Praca	Przygotuj elementy: doprecyzuj, określ rozmiar, podziel	Proszę zdecydować, co i w jaki sposób należy wprowadzić do systemu
Pytanie, na które udziela odpowiedzi	Czy to jest już gotowe do pracy?	Które pozycje są gotowe i czy możemy zakończyć pracę?
Kiedy	W trakcie realizacji, w ramach sprintu	Pewnego razu, na początku sprintu
Wynik	Gotowe zlecenia z czołówki listy zleceń	Cel sprintu + lista zadań sprintu
Pod kierownictwem	Właściciel produktu	Cały zespół (prognoza programistów)

Dlaczego ich rozmycie powoduje uszkodzenie obu

Gdy nie dochodzi do dopracowania, proces ten pochłania czas przeznaczony na planowanie – i stąd właśnie bierze się czterogodzinne spotkanie planistyczne. Zespół spędza to spotkanie na ustalaniu, co w ogóle oznaczają poszczególne elementy, spieraniu się o ich zakres oraz uświadamianiu sobie, że dana historia jest zbyt obszerna, by ją uwzględnić, a wszystko to w czasie, gdy czas przeznaczony na podejmowanie decyzji i planowanie nieubłaganie upływa. Wynikiem tego jest podjęte w pośpiechu i pod presją czasu zobowiązanie, co do którego nie ma się pewności.

Odwrotna sytuacja przebiega w sposób mniej widoczny. Gdy etap udoskonalania próbuje przejąć zadania etapu planowania (określanie zakresu zadań oraz domyślne zobowiązanie się do ich realizacji z kilkutygodniowym wyprzedzeniem), zespół zostaje w pewnym sensie mentalnie uwięziony w pracy, na którą nie wyraził zgody, dążąc do celu, który jeszcze nie istnieje. Priorytety ulegają zmianie, a teraz pojawia się przywiązanie wynikające z poniesionych kosztów do planu, którego nikt formalnie nie opracował.

Należy je rozdzielić, a każde z nich dobrze spełnia swoją rolę. Stały proces dopracowywania w trakcie sprintu oznacza, że górna część listy zadań jest zawsze gotowa, co z kolei pozwala na skrócenie spotkania planistycznego i skoncentrowanie się na podejmowaniu decyzji. Jest to najważniejszy czynnik wpływający na długość spotkania planistycznego: przedłużające się spotkanie planistyczne jest niemal zawsze wynikiem tego, że nie odbyło się spotkanie poświęcone dopracowywaniu zadań.

W jaki sposób przekazują sobie piłkę

Proszę wyobrazić sobie to jako potok. Proces udoskonalania utrzymuje na początku listy zadań do realizacji bufor gotowych elementów, wystarczający na jeden lub dwa kolejne sprinty. Planowanie czerpie z tego bufora. Jeśli bufor jest pełny i uporządkowany, planowanie polega na pobieraniu elementów z góry, aż do osiągnięcia pełnej wydajności, a następnie uzgodnieniu planu. Jeśli bufor jest pusty, podczas planowania należy go natychmiast uzupełnić, a spotkanie ponosi konsekwencje braku odpowiedniego dopracowania.

Pojęcie „gotowości” odnosi się do stanu umowy w momencie przekazania: jest to lista kontrolna, którą dany element musi spełnić na etapie dopracowywania, zanim zostanie zakwalifikowany do planowania. To właśnie zapobiega przedostawaniu się niedopracowanych elementów na spotkanie planistyczne i powrotowi do etapu dopracowywania.

Czy można je połączyć?

Jest to możliwe, a małe lub nowo powstałe zespoły czasami organizują pojedynczą sesję, podczas której dopracowują kolejne elementy i planują sprint. Jest to rozsądny kompromis, gdy lista zadań do wykonania jest niewielka, a zespół pracuje w tej samej lokalizacji. Jest to jednak kompromis, a nie cel: połączone spotkanie zazwyczaj się przedłuża i zaciera granice między tymi dwoma zadaniami, a wraz ze wzrostem listy zadań do wykonania staje się coraz trudniejsze do skalowania.

Gdy tylko będzie to możliwe, proszę je podzielić. Krótka, regularna sesja dopracowywania, nawet trwająca 30–45 minut tygodniowo, pozwala uzyskać krótkie, skoncentrowane spotkanie planistyczne. Większość zespołów, które narzekają, że planowanie trwa zbyt długo, nie ma problemu z samym planowaniem; mają one lukę w dopracowywaniu.

Jakie miejsce zajmuje każda z nich w szerszym kontekście

Dopracowanie i planowanie to dwa ogniwa w łańcuchu wydarzeń sprintu; oba zagadnienia zostały omówione w przewodniku po ceremoniach agile’owych, obok codziennego scrumu, przeglądu i retrospektywy. Jeśli pragną Państwo zaradzić problemowi długich spotkań planistycznych, proszę zacząć od początku: proszę zapoznać się z rozdziałem poświęconym udoskonalaniu backlogu, aby dowiedzieć się, jak skutecznie przeprowadzać ten proces, a następnie skorzystać z programu zawartego w niniejszym przewodniku, aby ograniczyć planowanie do podejmowania decyzji, do czego powinno ono służyć.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest różnica między planowaniem sprintu a dopracowywaniem backlogu?

Dopracowanie listy zadań przygotowuje przyszłe pozycje z listy (wyjaśnia je, określa ich zakres i dzieli) tak, aby można było nad nimi pracować. Podczas planowania sprintu zespół decyduje, które z tych gotowych pozycji uwzględni w następnym sprincie oraz w jaki sposób je zrealizuje. Dopracowanie stanowi źródło zadań; planowanie jest procesem decyzyjnym. Dopracowanie ma charakter ciągły; planowanie odbywa się raz na sprint.

Czy doprecyzowanie listy zadań odbywa się przed planowaniem sprintu czy w jego trakcie?

Należy to zrobić wcześniej, a najlepiej nie podczas tego samego spotkania. Proces doprecyzowywania przebiega w trakcie trwania sprintu, przed rozpoczęciem planowania, tak aby w momencie rozpoczęcia planowania górna część listy zadań była już zrozumiała i oszacowana pod względem nakładu pracy. Jeśli podczas planowania doprecyzowują Państwo i szacują zadania, oznacza to, że proces doprecyzowywania nie został przeprowadzony, a planowanie potrwa dłużej.

Czy można połączyć doprecyzowanie listy zadań z planowaniem sprintu?

Jest to możliwe i czasami stosują to bardzo małe lub nowo powstałe zespoły, jednak jest to rozwiązanie kompromisowe, a nie najlepsza praktyka. Połączenie tych dwóch elementów często powoduje, że spotkanie się przedłuża, a proces podejmowania decyzji zlewa się z przygotowaniami. Proszę rozdzielić te etapy, gdy tylko będzie to możliwe: krótka, regularna sesja dopracowywania projektu pozwala zachować zwięzłość i skupienie podczas spotkania planistycznego.

Kto zajmuje się dopracowywaniem backlogu?

Proces ten kieruje właściciel produktu (odpowiada on za listę zadań do realizacji oraz ustalanie ich priorytetów), natomiast programiści zajmują się doprecyzowaniem zadań i oszacowaniem ich nakładu pracy. W razie potrzeby rolę moderatora pełni Scrum Master. Skład uczestników jest taki sam jak podczas planowania sprintu, co częściowo wyjaśnia, dlaczego te dwa procesy są często mylone, jednak ich zadania są różne.