Planowanie sprintu a dopracowywanie rejestru zadań

Planowanie sprintu i dopracowywanie rejestru zadań to dwa odrębne spotkania, które często są mylone, ponieważ uczestniczą w nich te same osoby i dotyczą tego samego tematu. Wyraźna różnica polega na tym, że: dopracowywanie rejestru zadań przygotowuje go do dalszych działań; planowanie określa, co zostanie zrealizowane. Dopracowywanie rejestru zadań stanowi etap przygotowawczy. Planowanie to etap decyzyjny. Zmywanie granic między nimi prowadzi do niepowodzenia obu procesów.

Granica

Udoskonalanie listy zadań to ciągły proces przygotowywania przyszłych zadań — wyjaśnianie ich znaczenia, szacowanie ich zakresu, dzielenie tych, które są zbyt duże, by zmieścić się w sprincie, oraz dodawanie wystarczających szczegółów, aby zespół mógł podjąć się realizacji danego zadania bez konieczności szukania informacji na oślep. Proces ten przebiega przez cały czas trwania sprintu, poprzedza planowanie i tak naprawdę nigdy się nie kończy, ponieważ lista zadań nieustannie się powiększa.

Planowanie sprintu to pojedyncze spotkanie odbywające się na początku sprintu, podczas którego zespół wybiera spośród już gotowych elementów te, do których realizacji się zobowiązuje, mając na uwadze cel sprintu, oraz ustala, w jaki sposób je zrealizuje.

Kluczowym elementem jest pytanie, na które odpowiada każde spotkanie. Spotkanie poświęcone dopracowywaniu odpowiada na pytanie: „Czy to zadanie jest gotowe do realizacji?”. Spotkanie poświęcone planowaniu odpowiada na pytania: „Które z gotowych zadań zrealizujemy jako następne i czy uda nam się je zakończyć?”. Jedno służy przygotowaniom, drugie – podjęciu zobowiązań.

	Udokonalenie listy zadań do realizacji	Planowanie sprintu
Praca	Przygotuj elementy — doprecyzuj, określ rozmiar, podziel	Proszę zdecydować, co i w jaki sposób zatwierdzić
Pytanie, na które odpowiada	Czy to jest już gotowe do pracy?	Które pozycje są już gotowe i czy możemy zakończyć pracę?
Kiedy	W trakcie realizacji, w ramach sprintu	Pewnego razu, na początku sprintu
Wynik	Gotowe zlecenia z czołówki listy zleceń	Cel sprintu + lista zadań sprintu
Pod kierownictwem	Właściciel produktu	Cały zespół (prognoza programistów)

Dlaczego ich rozmycie powoduje uszkodzenie obu

Gdy nie dochodzi do dopracowania, proces ten pochłania czas przeznaczony na planowanie — i stąd właśnie bierze się czterogodzinne spotkanie planistyczne. Zespół spędza to spotkanie na ustalaniu, co w ogóle oznaczają poszczególne elementy, spieraniu się o ich zakres oraz uświadamianiu sobie, że dana historia jest zbyt obszerna, by ją uwzględnić, a wszystko to w czasie, gdy zegar przeznaczony na podejmowanie decyzji i planowanie nieubłaganie tyka. Wychodzi się z tego spotkania z pochopnym, budzącym wątpliwości zobowiązaniem, podjętym pod presją czasu.

Odwrotna sytuacja przebiega w sposób mniej widoczny. Gdy proces udoskonalania próbuje przejąć zadania planowania — określając zakres zadań i niejawnie zobowiązując się do ich realizacji z kilkutygodniowym wyprzedzeniem — zespół zostaje w pewnym sensie mentalnie uwięziony w pracy, na którą nie wyraził zgody, dążąc do celu, który jeszcze nie istnieje. Priorytety ulegają zmianie, a teraz pojawia się przywiązanie wynikające z poniesionych kosztów do planu, którego nikt formalnie nie opracował.

Jeśli rozdzielić te dwa elementy, każdy z nich spełnia swoją rolę. Stopniowe dopracowywanie zadań w trakcie sprintu sprawia, że górna część listy zadań do realizacji jest zawsze gotowa, co z kolei oznacza, że planowanie może być krótkie i skoncentrowane na podjęciu decyzji. Jest to najważniejszy czynnik wpływający na długość spotkania planistycznego: przedłużające się spotkanie planistyczne to niemal zawsze spotkanie poświęcone dopracowaniu zadań, które nigdy nie miało miejsca.

W jaki sposób przekazują sobie zadania

Proszę wyobrazić sobie to jako potok. Proces udoskonalania utrzymuje bufor gotowych elementów na początku listy zadań — wystarczający na następny sprint lub dwa. Planowanie czerpie z tego bufora. Jeśli bufor jest pełny i uporządkowany, planowanie polega na pobieraniu elementów z góry, aż do osiągnięcia pojemności, a następnie uzgodnieniu planu. Jeśli bufor jest pusty, podczas planowania należy go natychmiast uzupełnić, a spotkanie ponosi konsekwencje braku odpowiedniego dopracowania.

Definicja gotowości to uzgodnienia na etapie przekazania — lista kontrolna, którą dany element musi spełnić na etapie dopracowywania, zanim zostanie zakwalifikowany do planowania. To właśnie ona zapobiega przedostawaniu się niedopracowanych elementów na spotkanie planistyczne i powrotowi do etapu dopracowywania.

Czy można je połączyć?

Jest to możliwe, a małe lub nowo powstałe zespoły czasami organizują pojedynczą sesję, podczas której dopracowują kolejne elementy i planują sprint. Jest to rozsądny kompromis, gdy lista zadań jest niewielka, a zespół pracuje w tej samej lokalizacji. Jest to jednak kompromis, a nie cel: połączone spotkanie zazwyczaj się przedłuża i zaciera granice między tymi dwoma zadaniami, a wraz ze wzrostem zaległości trudno je skalować.

Gdy tylko będzie to możliwe, proszę je podzielić. Krótka, regularna sesja doprecyzowania — nawet trwająca 30–45 minut tygodniowo — pozwala uzyskać krótkie, skoncentrowane spotkanie planistyczne. Większość zespołów, które narzekają, że planowanie trwa zbyt długo, nie ma problemu z samym planowaniem; mają one lukę w doprecyzowaniu.

Jakie miejsce zajmuje każda z nich w szerszym kontekście

Dopracowanie i planowanie to dwa ogniwa w łańcuchu wydarzeń sprintu; oba zagadnienia zostały omówione w przewodniku po ceremoniach agile obok codziennego scrumu, przeglądu i retrospektywy. Jeśli pragną Państwo zaradzić problemowi długich spotkań planistycznych, proszę zacząć od podstaw: zapoznajcie się z rozdziałem poświęconym udoskonalaniu backlogu, aby dowiedzieć się, jak skutecznie przeprowadzać udoskonalanie, a następnie skorzystajcie z porządku obrad zawartego w niniejszym przewodniku, aby sprawić, by planowanie ograniczało się wyłącznie do podejmowania decyzji, do czego powinno służyć.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest różnica między planowaniem sprintu a dopracowaniem backlogu?

Dopracowanie backlogu polega na przygotowaniu przyszłych elementów backlogu — ich doprecyzowaniu, oszacowaniu nakładu pracy i podziale — tak, aby można było nad nimi pracować. Podczas planowania sprintu zespół decyduje, które z tych gotowych elementów uwzględni w następnym sprincie oraz w jaki sposób je zrealizuje. Udoskonalanie stanowi źródło; planowanie jest procesem decyzyjnym. Udoskonalanie ma charakter ciągły; planowanie odbywa się raz na sprint.

Czy doprecyzowanie listy zadań odbywa się przed planowaniem sprintu czy w jego trakcie?

Należy to zrobić wcześniej, a najlepiej nie podczas tego samego spotkania. Proces doprecyzowywania przebiega w trakcie trwania sprintu, przed rozpoczęciem planowania, tak aby w momencie rozpoczęcia planowania górna część listy zadań była już zrozumiała i oszacowana pod względem nakładu pracy. Jeśli podczas planowania doprecyzowują Państwo i szacują zadania, oznacza to, że proces doprecyzowywania nie został przeprowadzony — a planowanie potrwa dłużej.

Czy można połączyć doprecyzowanie listy zadań z planowaniem sprintu?

Jest to możliwe, a bardzo małe lub dopiero powstające zespoły czasami tak postępują — jest to jednak kompromis, a nie najlepsza praktyka. Połączenie tych dwóch elementów często powoduje, że spotkanie się przedłuża, a proces podejmowania decyzji zlewa się z przygotowaniami. Proszę rozdzielić te elementy, gdy tylko będzie to możliwe: krótka, regularna sesja dopracowywania projektu pozwala zachować krótkie, skoncentrowane spotkanie planistyczne.

Kto zajmuje się dopracowywaniem backlogu?

Proces ten kieruje właściciel produktu — to on odpowiada za listę zadań do realizacji oraz ustalanie ich priorytetów — natomiast programiści zajmują się doprecyzowaniem i oszacowaniem zakresu zadań. W razie potrzeby rolę moderatora pełni Scrum Master. Skład zespołu jest taki sam jak podczas planowania sprintu, co częściowo wyjaśnia, dlaczego te dwa procesy są często mylone, jednak ich zadania są różne.