Planowanie sprintu a dopracowywanie rejestru zadań

Planowanie sprintu i dopracowywanie rejestru zadań to dwa odrębne spotkania, które często są mylone, ponieważ uczestniczą w nich te same osoby i dotyczą tego samego tematu. Wyraźna różnica polega na tym, że: dopracowywanie rejestru zadań ma na celu jego przygotowanie, natomiast planowanie polega na podjęciu decyzji, co zostanie uwzględnione w sprincie. Dopracowywanie rejestru zadań stanowi etap przygotowawczy. Planowanie jest etapem decyzyjnym. Zmylenie tych dwóch etapów prowadzi do niepowodzenia obu procesów.

Granica

Udoskonalanie listy zadań to ciągły proces przygotowywania przyszłych zadań: wyjaśnianie ich znaczenia, szacowanie ich zakresu, dzielenie tych, które są zbyt obszerne, by zmieścić się w sprincie, oraz uzupełnianie ich o wystarczającą ilość szczegółów, aby zespół mógł je podjąć bez konieczności szukania informacji na oślep. Proces ten odbywa się w trakcie całego sprintu, przed planowaniem, i tak naprawdę nigdy się nie kończy, ponieważ lista zadań nieustannie się powiększa.

Planowanie sprintu to pojedyncze spotkanie odbywające się na początku sprintu, podczas którego zespół wybiera spośród już gotowych elementów te, do których realizacji się zobowiąże, mając na uwadze cel sprintu, oraz ustala, w jaki sposób je zrealizuje.

Kluczowym elementem jest pytanie, na które odpowiada każde spotkanie. Spotkanie poświęcone dopracowaniu odpowiada na pytanie: „Czy ta pozycja jest gotowa do realizacji?”. Spotkanie poświęcone planowaniu odpowiada na pytanie: „Które z gotowych pozycji zrealizujemy jako następne i czy uda nam się je zakończyć?”. Jedno służy przygotowaniom, drugie – podjęciu zobowiązań.

	Udokumentowanie portfela zadań	Planowanie sprintu
Praca	Przygotuj elementy: doprecyzuj, dostosuj rozmiar, podziel	Proszę zdecydować, co i w jaki sposób należy wprowadzić
Pytanie, na które udziela odpowiedzi	Czy to jest już gotowe do pracy?	Które pozycje są gotowe i czy możemy zakończyć pracę?
Kiedy	W trakcie realizacji, przez cały okres trwania sprintu	Pewnego razu, na początku sprintu
Wynik	Gotowe zlecenia z czołówki listy oczekujących	Cel sprintu + lista zadań sprintu
Pod kierownictwem	Właściciel produktu	Cały zespół (prognoza programistów)

Dlaczego ich rozmycie powoduje uszkodzenie obu

Gdy nie dochodzi do dopracowania, proces ten zostaje wchłonięty przez planowanie – i stąd właśnie bierze się czterogodzinne spotkanie planistyczne. Zespół spędza to spotkanie na ustalaniu, co w ogóle oznaczają poszczególne elementy, spieraniu się o ich zakres oraz uświadamianiu sobie, że dana historia jest zbyt obszerna, by ją uwzględnić, a wszystko to w czasie, gdy mija czas przeznaczony na podejmowanie decyzji i planowanie. Wychodzą Państwo z tego spotkania z pośpiesznym, mało pewnym zobowiązaniem, podjętym pod presją czasu.

Odwrotna sytuacja przebiega w sposób mniej widoczny. Gdy etap udoskonalania próbuje przejąć zadania etapu planowania (określanie zakresu zadań oraz domyślne zobowiązanie się do ich realizacji z kilkutygodniowym wyprzedzeniem), zespół zostaje w pewnym sensie mentalnie przywiązany do pracy, na którą nie wyraził zgody, w ramach realizacji celu, który jeszcze nie istnieje. Priorytety ulegają zmianie, a obecnie pojawia się przywiązanie wynikające z poniesionych kosztów do planu, którego nikt formalnie nie opracował.

Należy je rozdzielić, a każde z nich dobrze spełnia swoją rolę. Stały proces dopracowywania w trakcie sprintu sprawia, że górna część listy zadań jest zawsze gotowa, co oznacza, że planowanie może być krótkie i skoncentrowane na podjęciu decyzji. Jest to najważniejszy czynnik wpływający na długość spotkania planistycznego: przedłużające się spotkanie planistyczne to niemal zawsze spotkanie poświęcone dopracowywaniu, które nigdy się nie odbyło.

W jaki sposób przekazują sobie piłkę

Proszę to sobie wyobrazić jako potok. Proces udoskonalania utrzymuje na początku listy zadań bufor gotowych elementów, wystarczający na jeden lub dwa kolejne sprinty. Planowanie czerpie z tego bufora. Jeśli bufor jest pełny i uporządkowany, planowanie polega na pobieraniu elementów z góry, aż do osiągnięcia pojemności, a następnie uzgodnieniu planu. Jeśli bufor jest pusty, podczas planowania należy go natychmiast uzupełnić, a spotkanie ponosi konsekwencje braku działań związanych z udoskonalaniem.

Definicja gotowości to ustalenia przy przekazaniu zadania: lista kontrolna, którą dany element musi spełnić na etapie dopracowywania, zanim zostanie zakwalifikowany do planowania. To właśnie zapobiega przedostawaniu się niedopracowanych elementów na spotkanie planistyczne i zamienianiu go ponownie w etap dopracowywania.

Czy można je połączyć?

Jest to możliwe, a małe lub nowo powstałe zespoły czasami organizują pojedynczą sesję, podczas której dopracowują kolejne elementy i planują sprint. Jest to rozsądny kompromis, gdy lista zadań jest niewielka, a zespół pracuje w tej samej lokalizacji. Jest to jednak kompromis, a nie cel: połączone spotkanie zazwyczaj się przedłuża i zaciera granice między tymi dwoma zadaniami, a wraz ze wzrostem listy zadań do wykonania staje się coraz trudniejsze do skalowania.

Gdy tylko będzie to możliwe, podzielcie je. Krótka, regularna sesja dopracowywania, nawet trwająca 30–45 minut tygodniowo, pozwala uzyskać krótkie, skoncentrowane spotkanie planistyczne. Większość zespołów, które narzekają, że planowanie trwa zbyt długo, nie ma problemu z samym planowaniem; mają one lukę w dopracowywaniu.

Jakie miejsce zajmuje każda z nich w szerszym kontekście

Dopracowanie i planowanie to dwa ogniwa w łańcuchu wydarzeń sprintu; oba zagadnienia zostały omówione w przewodniku po ceremoniach agile obok codziennego scrumu, przeglądu i retrospektywy. Jeśli pragną Państwo zaradzić problemowi długich spotkań planistycznych, proszę zacząć od podstaw: proszę zapoznać się z rozdziałem poświęconym udoskonalaniu backlogu, aby dowiedzieć się, jak skutecznie przeprowadzać udoskonalanie, a następnie skorzystać z porządku obrad zawartego w niniejszym przewodniku, aby ograniczyć planowanie do podejmowania decyzji, do czego powinno ono służyć.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest różnica między planowaniem sprintu a dopracowywaniem rejestru zadań?

Dopracowanie listy zadań przygotowuje przyszłe pozycje z listy (wyjaśnia je, określa ich zakres i dzieli) tak, aby można było nad nimi pracować. Podczas planowania sprintu zespół decyduje, które z tych gotowych pozycji uwzględni w następnym sprincie oraz w jaki sposób je zrealizuje. Dopracowanie stanowi źródło zadań; planowanie to proces decyzyjny. Dopracowanie ma charakter ciągły; planowanie odbywa się raz na sprint.

Czy doprecyzowanie listy zadań odbywa się przed planowaniem sprintu czy w jego trakcie?

Należy to zrobić wcześniej, a najlepiej nie podczas tego samego spotkania. Proces doprecyzowywania przebiega w trakcie trwania sprintu, przed rozpoczęciem planowania, tak aby w momencie rozpoczęcia planowania górna część listy zadań była już dobrze zrozumiana i oszacowana pod względem nakładu pracy. Jeśli podczas planowania doprecyzowują Państwo i szacują elementy listy, oznacza to, że proces doprecyzowywania nie został przeprowadzony, a planowanie potrwa dłużej.

Czy można połączyć doprecyzowanie listy zadań z planowaniem sprintu?

Jest to możliwe i czasami stosują to bardzo małe lub nowo powstałe zespoły, ale jest to kompromis, a nie najlepsza praktyka. Połączenie tych dwóch elementów często powoduje, że spotkanie się przedłuża, a granica między podejmowaniem decyzji a przygotowaniami staje się nieostra. Proszę rozdzielić te elementy, gdy tylko będzie to możliwe: krótka, regularna sesja dopracowywania zapewnia efektywność krótkiego, skoncentrowanego spotkania planistycznego.

Kto zajmuje się dopracowywaniem backlogu?

Proces ten kieruje właściciel produktu (odpowiada on za listę zadań do realizacji oraz ustalanie ich priorytetów), natomiast programiści zajmują się doprecyzowaniem zadań i oszacowaniem ich zakresu. W razie potrzeby rolę moderatora pełni Scrum Master. Skład osób jest taki sam jak podczas planowania sprintu, co jest jednym z powodów, dla których te dwa procesy są często mylone, jednak role w nich są różne.