Pianificazione dello sprint e perfezionamento del backlog

La pianificazione dello sprint e il perfezionamento del backlog sono due riunioni distinte che vengono spesso confuse poiché condividono gli stessi partecipanti e lo stesso argomento. La chiara distinzione è la seguente: il perfezionamento prepara il backlog; la pianificazione decide cosa impegnarsi a realizzare. Il perfezionamento è la fase preparatoria. La pianificazione è la decisione. Se si confondono le due fasi, si compromette l’efficacia di entrambe.

Il confine

L’ottimizzazione del backlog consiste nel lavoro continuo volto a preparare le attività imminenti: chiarirne il significato, valutarne l’entità, suddividere quelle troppo grandi per uno sprint e fornire dettagli sufficienti affinché il team possa selezionarne una senza doverla cercare come in una caccia al tesoro. Si svolge durante lo sprint, prima della pianificazione, e non termina mai veramente, poiché il backlog non smette mai di crescere.

La pianificazione dello sprint consiste in un’unica riunione all’inizio dello sprint, durante la quale il team prende in esame gli elementi già pronti e decide quali portare a termine, al fine di raggiungere un obiettivo dello sprint, e in che modo realizzarli.

L’indicatore è la domanda a cui ogni riunione risponde. La fase di perfezionamento risponde alla domanda: «Questo elemento è pronto per essere elaborato?». La fase di pianificazione risponde alle domande: «Quali tra gli elementi pronti affronteremo successivamente e riusciremo a portarli a termine?». L’una serve a prepararsi; l’altra a impegnarsi.

	Affinamento del portafoglio ordini	Pianificazione dello sprint
Lavoro	Preparare gli articoli: chiarire, dimensionare, suddividere	Decidete cosa inserire nel repository e in che modo
Domanda a cui risponde	È già pronto per essere utilizzato?	Quali articoli sono pronti e possiamo concludere?
Quando	In corso, per tutta la durata dello sprint	Una volta, all’inizio dello sprint
Risultato	Un portafoglio ordini pronto per l’evasione	Un obiettivo dello sprint + backlog dello sprint
Guidati da	Responsabile di prodotto	L’intero team (previsioni degli sviluppatori)

Perché sfocarle compromette entrambi

Quando non si procede con la messa a punto, è la pianificazione a occuparsene, ed è da qui che nasce la riunione di pianificazione di quattro ore. Il team trascorre la riunione cercando di capire il significato stesso delle singole voci, discutendo sulle dimensioni e rendendosi conto che una story è troppo ampia per essere inserita, il tutto mentre il tempo a disposizione per decidere e pianificare va scorrendo inesorabilmente. Si esce da tale riunione con un impegno affrettato e poco convincente, assunto sotto la pressione del tempo.

Il fallimento inverso è più silenzioso. Quando il processo di perfezionamento cerca di svolgere il compito della pianificazione (definire le dimensioni delle attività e impegnarsi implicitamente a realizzarle con settimane di anticipo), il team finisce per trovarsi mentalmente vincolato a un lavoro che non ha concordato, in funzione di un obiettivo che non esiste ancora. Le priorità cambiano e ora si crea un attaccamento ai costi irrecuperabili a un piano che nessuno ha formalmente elaborato.

Teneteli separati e ciascuno svolgerà al meglio il proprio compito. Un flusso costante di perfezionamento durante la fase di sprint garantisce che la parte superiore del backlog sia sempre pronta, il che significa che la pianificazione può essere breve e incentrata sulla decisione. Questa è la leva più importante per la durata delle riunioni di pianificazione: una riunione di pianificazione che si protrae a lungo è quasi sempre una riunione di perfezionamento che non si è mai tenuta.

Come avviene il passaggio di consegne

La consideri come una pipeline. Il processo di perfezionamento mantiene una riserva di elementi pronti nella parte superiore del backlog, sufficiente per il prossimo sprint o per i due successivi. La pianificazione attinge da tale riserva. Se la riserva è piena e ordinata, la pianificazione consiste semplicemente nel prelevare dagli elementi in cima fino a raggiungere la capacità e concordare il piano. Se la riserva è vuota, la pianificazione deve ricaricarla immediatamente, e la riunione paga per l’assenza del processo di affinamento.

La definizione di “pronto” corrisponde all’accordo stabilito al momento del passaggio di consegne: si tratta della lista di controllo che un elemento deve superare in fase di perfezionamento prima di poter essere incluso nella pianificazione. È ciò che impedisce che elementi non ancora maturi si insinuino nella riunione di pianificazione, trasformandola nuovamente in una fase di perfezionamento.

È possibile combinarli?

È possibile, e talvolta i team di piccole dimensioni o in fase iniziale organizzano effettivamente un’unica sessione per perfezionare le voci successive e pianificare lo sprint. Si tratta di un compromesso ragionevole quando il backlog è esiguo e il team lavora in sede. Ma si tratta di un compromesso, non di un obiettivo: la riunione combinata tende a protrarsi a lungo e a confondere i due compiti, e risulta difficilmente scalabile man mano che il backlog cresce.

Non appena possibile, suddivideteli. Una breve sessione di perfezionamento a cadenza regolare, anche solo di 30–45 minuti alla settimana, è ciò che vi consentirà di dedicarvi a una riunione di pianificazione breve e mirata. La maggior parte dei team che lamenta che la pianificazione richieda troppo tempo non ha un problema di pianificazione, ma presenta una lacuna nel processo di perfezionamento.

Il ruolo di ciascuno nel quadro generale

Il raffinamento e la pianificazione sono due anelli della catena di eventi dello sprint ed entrambi sono trattati nella guida alle cerimonie agile insieme allo scrum quotidiano, alla revisione e alla retrospettiva. Se desidera porre rimedio alle lunghe riunioni di pianificazione, inizi a monte: legga il capitolo dedicato al perfezionamento del backlog per apprendere come condurre efficacemente il perfezionamento, quindi utilizzi l’ordine del giorno di questa guida per garantire che la pianificazione si limiti alle decisioni che deve effettivamente prendere.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra la pianificazione dello sprint e l’affinamento del backlog?

Il processo di affinamento del backlog prepara le voci del backlog imminenti (chiarendole, valutandone la portata e suddividendole) affinché possano essere elaborate. La pianificazione dello sprint stabilisce quali di queste voci pronte il team si impegna a realizzare nel prossimo sprint e in che modo le realizzerà. L’affinamento è la fase preparatoria; la pianificazione è la fase decisionale. L’affinamento è un processo continuo; la pianificazione avviene una volta per ogni sprint.

L’affinamento del backlog avviene prima o durante la pianificazione dello sprint?

In precedenza, e idealmente non durante la stessa riunione. Il processo di raffinamento si svolge nel corso dello sprint, prima della pianificazione, in modo che, al momento dell’inizio della pianificazione, la parte superiore del backlog sia già stata compresa e valutata in termini di portata. Se durante la pianificazione si procede al chiarimento e alla stima delle voci, significa che il processo di raffinamento non è stato effettuato e la pianificazione risulterà più lunga del previsto.

È possibile combinare l’affinamento del backlog con la pianificazione dello sprint?

È possibile farlo, e talvolta i team molto piccoli o alle prime armi lo fanno, ma si tratta di un compromesso, non di una best practice. Quando vengono combinati, l’incontro tende a protrarsi troppo a lungo e a confondere la fase decisionale con quella di preparazione. Teneteli separati non appena possibile: una breve sessione di perfezionamento a cadenza regolare garantisce un incontro di pianificazione breve e mirato.

Chi si occupa della definizione del backlog?

Il Product Owner ne guida lo svolgimento (è responsabile del backlog e delle relative priorità), mentre gli sviluppatori si occupano di chiarire i dettagli e stimarne la portata. Lo Scrum Master funge da facilitatore, se necessario. Si tratta degli stessi partecipanti presenti nella pianificazione dello sprint, il che spiega in parte perché le due attività vengano spesso confuse, ma i ruoli sono distinti.