Planejamento do sprint x refinamento do backlog
O planejamento do sprint e o refinamento do backlog são reuniões diferentes, com funções distintas. O refinamento prepara o backlog; o planejamento decide o que será comprometido. Se você confundir as duas coisas, ambas deixarão de funcionar.
O planejamento de sprint e o refinamento do backlog são duas reuniões diferentes que costumam ser confundidas por compartilharem os mesmos participantes e o mesmo tema. A distinção clara: o refinamento prepara o backlog; o planejamento decide o que será comprometido. O refinamento é o preparatório. O planejamento é a decisão. Se você confundir os dois, prejudica ambos.
A fronteira
O refinamento do backlog é o trabalho contínuo de preparar os itens a serem trabalhados: esclarecer o que eles significam, estimar seu tamanho, dividir aqueles que são grandes demais para um sprint e incluir detalhes suficientes para que a equipe possa selecionar um deles sem precisar fazer uma “caça ao tesouro”. Isso ocorre ao longo do sprint, antes do planejamento, e nunca termina de fato, pois o backlog nunca para de crescer.
O planejamento do sprint é uma única reunião realizada no início do sprint, na qual a equipe analisa os itens já prontos e decide quais assumir, em função da meta do sprint, e como irá desenvolvê-los.
O indicador é a pergunta que cada reunião responde. O refinamento responde: “esse item está pronto para ser trabalhado?”. O planejamento responde: “quais dos itens prontos vamos realizar em seguida, e será que conseguiremos concluí-los?”. Um serve para preparar; o outro, para definir o que será feito.
| Aperfeiçoamento da carteira de projetos | Planejamento do sprint | |
|---|---|---|
| Emprego | Prepare os itens: limpe, corte no tamanho certo, divida | Decida o que enviar e como fazê-lo |
| Pergunta à qual responde | Isso já está pronto para ser trabalhado? | Quais itens já estão prontos, e podemos concluir? |
| Quando | Em andamento, ao longo do sprint | Certa vez, no início do sprint |
| Saída | Uma lista de pedidos em espera prontos para atendimento | Uma meta do sprint + backlog do sprint |
| Liderado por | Responsável pelo produto | Equipe inteira (previsão dos desenvolvedores) |
Por que desfocá-los prejudica ambos
Quando o refinamento não ocorre, o planejamento acaba absorvendo esse tempo, e é daí que surge a reunião de planejamento de quatro horas. A equipe passa a reunião tentando entender o que os itens realmente significam, discutindo sobre o tamanho e percebendo que uma história é grande demais para caber no escopo, enquanto o tempo destinado à tomada de decisões e ao planejamento vai se esgotando. Você sai com um compromisso apressado e pouco confiável, assumido sob pressão de tempo.
A falha inversa é mais sutil. Quando o refinamento tenta assumir a função do planejamento (dimensionar itens e comprometer-se implicitamente com eles semanas à frente), a equipe acaba mentalmente presa a um trabalho com o qual não concordou, em função de uma meta que ainda não existe. As prioridades mudam, e agora há um apego ao custo irrecuperável de um plano que ninguém elaborou formalmente.
Mantenha-as separadas e cada uma cumprirá bem sua função. Um fluxo constante de refinamento ao longo do sprint garante que a parte superior do backlog esteja sempre pronta, o que significa que o planejamento pode ser breve e focado na tomada de decisão. Esse é o principal fator que influencia a duração da reunião de planejamento: uma reunião de planejamento que se prolonga é, quase sempre, uma reunião de refinamento que nunca aconteceu.
Como eles fazem a troca de plantão
Pense nisso como um fluxo contínuo. O refinamento mantém uma reserva de itens prontos no topo da lista de pendências, suficiente para o próximo sprint ou dois. O planejamento retira itens dessa reserva. Se a reserva estiver cheia e organizada, o planejamento consiste em retirar itens do topo até atingir a capacidade máxima e chegar a um acordo sobre o plano. Se a reserva estiver vazia, o planejamento precisa reabastecê-la na hora, e a reunião acaba arcando com as consequências da ausência do refinamento.
A definição de “pronto” é o contrato no momento da transferência: a lista de verificação que um item deve cumprir na fase de refinamento antes de se tornar elegível para o planejamento. É o que impede que itens mal elaborados cheguem à reunião de planejamento e a transformem novamente em uma sessão de refinamento.
É possível combiná-los?
É possível, e equipes pequenas ou em fase inicial às vezes realizam uma única sessão para refinar os próximos itens e planejar o sprint. É um compromisso razoável quando o backlog é pequeno e a equipe está reunida no mesmo local. Mas trata-se de um compromisso, não de uma meta: a reunião combinada tende a se prolongar e a confundir as duas tarefas, além de não se adaptar bem à medida que o backlog cresce.
Assim que for possível, divida-as. Uma sessão curta e regular de refinamento, mesmo que seja de 30 a 45 minutos por semana, é o que permite realizar uma reunião de planejamento curta e focada. A maioria das equipes que reclama que o planejamento demora demais não tem um problema de planejamento; elas têm uma lacuna no refinamento.
O lugar de cada um no panorama geral
O refinamento e o planejamento são dois elos na cadeia de eventos do sprint, e ambos são abordados no guia de cerimônias ágeis, juntamente com o scrum diário, a revisão e a retrospectiva. Se você quiser resolver o problema das longas reuniões de planejamento, comece pela raiz: leia o capítulo sobre refinamento do backlog para saber como conduzir bem o refinamento e, em seguida, use a agenda deste guia para garantir que o planejamento se limite à tomada de decisões, como deveria ser.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre o planejamento do sprint e o refinamento do backlog?
O refinamento do backlog prepara os próximos itens do backlog (esclarecidos, dimensionados e divididos) para que possam ser trabalhados. O planejamento do sprint decide quais desses itens prontos a equipe se compromete a realizar no próximo sprint e como os desenvolverá. O refinamento é o alimentador; o planejamento é a decisão. O refinamento é contínuo; o planejamento ocorre uma vez por sprint.
O refinamento do backlog ocorre antes ou durante o planejamento do sprint?
Antes, e de preferência não na mesma reunião. O refinamento ocorre ao longo do sprint, antes do planejamento, de modo que, quando o planejamento começar, os itens no topo do backlog já estejam compreendidos e tenham seu tamanho estimado. Se você estiver esclarecendo e estimando itens durante o planejamento, isso significa que o refinamento não ocorreu, e o planejamento se prolongará.
É possível combinar o refinamento do backlog com o planejamento do sprint?
É possível, e equipes muito pequenas ou em fase inicial às vezes fazem isso, mas trata-se de um compromisso, não de uma prática recomendada. Quando combinadas, a reunião tende a se prolongar e a confundir a tomada de decisões com os preparativos. Mantenha-as separadas assim que for possível: uma sessão de refinamento curta e regular garante uma reunião de planejamento curta e focada.
Quem é responsável pelo refinamento do backlog?
O proprietário do produto lidera o processo (ele é responsável pelo backlog e por suas prioridades), enquanto os desenvolvedores se encarregam de esclarecer e estimar o escopo. O Scrum Master atua como facilitador, se necessário. O time é o mesmo do planejamento do sprint, o que contribui para que os dois sejam confundidos, mas as funções são diferentes.