Cómo llevar a cabo una retrospectiva en línea eficaz

Para llevar a cabo una retrospectiva en línea eficaz, hay que dar tiempo a los participantes para que conecten entre sí, establecer unas normas claras para la reunión, utilizar herramientas de retroalimentación en tiempo real, preparar la infraestructura técnica con antelación y respetar los principios básicos de una retrospectiva ágil. A continuación, le presentamos cinco de nuestras propias conclusiones y reflexiones, extraídas de la experiencia que adquirimos al organizar nuestras propias retrospectivas con nuestros equipos a distancia.

1. Reserve tiempo para saludar y despedirse. Incluso unos pocos minutos marcan la diferencia, así que pida a los asistentes que se registren un poco antes o puntuales. Podría comenzar con un rompehielos, pero una simple pregunta sobre cómo se encuentran todos, o pedirles que valoren su estado en una escala del 1 al 10, hace que todos se involucren desde el principio. Del mismo modo, es muy fácil pulsar un botón que corte la conexión de todos, así que deje tiempo para que los participantes se despidan al final de la reunión.
2. Establezca las normas de comportamiento para sus reuniones a distancia. Esto podría incluir encender las cámaras, el uso de fondos, escribir en el chat para dar señal de presencia o la forma en que los participantes interactúen realmente en la reunión ese día. Las normas de comportamiento en línea son muy importantes. Imagine que las videoconferencias tuvieran lugar en un entorno presencial y comprenderá de inmediato por qué aspectos como el ruido de fondo, la forma de abandonar la reunión y cómo formular preguntas y hacer comentarios se convierten de repente en cuestiones muy importantes.
3. Utilice los comentarios y los mecanismos de retroalimentación en tiempo real. Una de las ventajas de la digitalización es que las personas pueden aportar ideas de forma individual sin distracciones, votar por las ideas de manera independiente y sin sesgos, y añadir comentarios a las ideas de los demás que podrían valer su peso en oro. En lugar de verse frenados por bloqueos creativos, pedir a las personas que anoten sus ideas en forma de comentarios puede enriquecer el debate. Una herramienta de retrospectiva en línea diseñada específicamente para este fin le ofrece estas tres funciones en un solo lugar: lluvia de ideas privada, votación independiente y comentarios en hilos.
4. Organice los aspectos logísticos. Del mismo modo que comprobaría la sala en la que se celebra su reunión presencial para asegurarse de que no haya otra reserva simultánea, de que la calefacción o el aire acondicionado estén en marcha y de que disponga de las herramientas adecuadas, lo mismo se aplica a una rápida comprobación técnica para su reunión a distancia. Ponga a punto las herramientas, prepare los enlaces y cuente con la ayuda de un compañero o colega con conocimientos técnicos para este proceso; así podrá centrarse más en la conversación que en la tecnología cuando llegue el momento. Si trabaja con diferentes husos horarios, acordar un día y una hora que se adapten a la mayoría de las personas puede resultar complicado, y podría implicar alternar los horarios en aras de la equidad o plantearse la posibilidad de celebrar retrospectivas asíncronas.
5. No olvide los elementos básicos de las retrospectivas ágiles. El hecho de que una retrospectiva se celebre a distancia no significa que se dejen de lado los fundamentos de una retrospectiva ágil. Siguen siendo aplicables aspectos como garantizar la responsabilidad, centrarse en la cultura y la mejora continua, realizar un seguimiento y llevar las cosas hasta el final, así como asegurarse de que los participantes se centren en la retrospectiva y no intenten resolver problemas durante la misma reunión.