Cómo realizar una gran retrospectiva en línea

Para llevar a cabo una retrospectiva en línea eficaz, hay que dar tiempo a los participantes para que conecten entre sí, establecer unas normas claras para la reunión, utilizar herramientas de retroalimentación en tiempo real, preparar la infraestructura técnica con antelación y respetar los principios básicos de una retrospectiva ágil. A continuación, le presentamos cinco de nuestras propias conclusiones y reflexiones, extraídas de la experiencia de haber llevado a cabo nuestras propias retrospectivas con nuestros equipos a distancia.

1. Deje tiempo para saludar y despedirse. Incluso unos pocos minutos marcan la diferencia, así que pida a los participantes que se conecten un poco antes o puntuales. Podría empezar con un rompehielos, pero una simple pregunta sobre cómo se encuentra cada uno, o pedir que se puntúe del 1 al 10, ayuda a involucrar a todos desde el principio. Del mismo modo, es muy fácil pulsar un botón que corte la conexión de todos, así que deje tiempo para que los participantes se despidan al final de la reunión.
2. Establezca las normas de comportamiento para sus reuniones a distancia. Esto podría incluir encender las cámaras, el uso de fondos, escribir en el chat para saludar o la forma en que los participantes interactúan realmente en la reunión ese día. El protocolo en línea es algo muy real. Imagine que las videoconferencias tuvieran lugar en un entorno presencial y comprenderá de inmediato por qué aspectos como el ruido de fondo, la forma de abandonar la reunión y cómo formular preguntas y hacer comentarios se convierten de repente en cuestiones muy reales.
3. Utilice los comentarios y los mecanismos de retroalimentación en tiempo real. Una de las ventajas de la digitalización es que las personas pueden aportar ideas de forma individual sin distracciones, votar por las propuestas de manera independiente y sin sesgos, y añadir comentarios a las ideas de los demás que pueden resultar de un valor incalculable. En lugar de verse frenados por bloqueos creativos, pedir a los participantes que plasmen sus ideas en forma de comentarios puede enriquecer el debate.
4. Organice los aspectos logísticos. Del mismo modo que comprobaría la sala para su reunión presencial a fin de asegurarse de que no hubiera otra reserva simultánea, de que la calefacción o el aire acondicionado estuvieran en marcha y de que dispusiera de las herramientas adecuadas, lo mismo se aplica a una rápida comprobación técnica para su reunión a distancia. Ponga a punto las herramientas, prepare los enlaces y cuente con la ayuda de un compañero o colega experto en tecnología para este proceso; así podrá centrarse más en la conversación que en la tecnología cuando llegue el momento. Si trabaja con diferentes zonas horarias, acordar un día y una hora que se adapte a la mayoría de las personas puede resultar complicado, y podría implicar alternar horarios por motivos de equidad o plantearse retrospectivas asincrónicas.
5. No olvide los elementos básicos de las retrospectivas ágiles. El hecho de que una retrospectiva se celebre a distancia no significa que se dejen de lado los fundamentos de una retrospectiva ágil. Siguen siendo aplicables aspectos como garantizar la responsabilidad, centrarse en la cultura y la mejora continua, realizar un seguimiento y llevar las cosas hasta el final, así como asegurarse de que los participantes se centren en la retrospectiva y no intenten resolver problemas durante la misma reunión.