Jak przeprowadzić udaną retrospektywę online

Aby przeprowadzić udaną retrospektywę online, należy zapewnić uczestnikom czas na nawiązanie kontaktu, ustalić jasne zasady zachowania podczas spotkania, korzystać z narzędzi do przekazywania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym, zadbać o kwestie techniczne z wyprzedzeniem oraz przestrzegać podstawowych zasad retrospektywy agile. Oto pięć wniosków i refleksji, które wyciągnęliśmy podczas prowadzenia retrospektyw z naszymi zespołami pracującymi zdalnie.

1. Proszę przewidzieć czas na powitanie i pożegnanie. Nawet kilka minut ma znaczenie, dlatego proszę poprosić uczestników, aby zalogowali się nieco wcześniej lub punktualnie. Spotkanie można rozpocząć od lodołamacza, ale już proste pytanie o samopoczucie wszystkich lub prośba o ocenę w skali od 1 do 10 pozwala od samego początku zaangażować wszystkich uczestników. Podobnie zbyt łatwo jest nacisnąć przycisk, który odłącza wszystkich, dlatego należy przewidzieć czas na pożegnanie się pod koniec spotkania.
2. Proszę ustalić zasady zachowania podczas spotkań zdalnych. Może to obejmować włączanie kamer, korzystanie z tła, wpisywanie wiadomości na czacie w celu zgłoszenia obecności lub sposób, w jaki uczestnicy faktycznie angażują się w spotkanie danego dnia. Zasady zachowania w sieci są bardzo istotne. Proszę wyobrazić sobie, że wideokonferencje odbywałyby się w środowisku bezpośrednim, a natychmiast zrozumie Pan/Pani, dlaczego takie kwestie jak hałas w tle, sposób opuszczania spotkania oraz sposób zadawania pytań i zgłaszania uwag nagle stają się bardzo istotnymi problemami.
3. Wykorzystajcie komentarze i mechanizmy przekazywania opinii w czasie rzeczywistym. Jedną z zalet przejścia na format cyfrowy jest to, że uczestnicy mogą indywidualnie przeprowadzać burzę mózgów bez rozpraszania uwagi, niezależnie i bez stronniczości głosować na pomysły oraz dodawać komentarze do pomysłów innych osób, które mogą okazać się na wagę złota. Zamiast hamować proces twórczy, zachęcanie uczestników do zapisywania swoich przemyśleń w formie komentarzy może wzbogacić dyskusję. Specjalnie zaprojektowane narzędzie do retrospektywy online zapewnia Państwu wszystkie te trzy funkcje w jednym miejscu: prywatną burzę mózgów, niezależne głosowanie oraz komentarze w wątku.
4. Proszę zadbać o kwestie logistyczne. Tak samo jak w przypadku spotkania retro w formie stacjonarnej sprawdzają Państwo salę, aby upewnić się, że nie została zarezerwowana podwójnie, czy ogrzewanie lub klimatyzacja działają oraz czy mają Państwo odpowiednie narzędzia, tak samo należy przeprowadzić szybką kontrolę techniczną przed spotkaniem retro w trybie zdalnym. Proszę zadbać o sprawne działanie narzędzi, przygotować linki oraz poprosić kolegę lub współpracownika o wsparcie w tym procesie, aby w odpowiednim momencie móc skupić się bardziej na rozmowie niż na kwestiach technicznych. Jeśli pracują Państwo w różnych strefach czasowych, uzgodnienie dnia i godziny dogodnych dla większości osób może być trudne i może oznaczać konieczność naprzemiennego ustalania terminów w celu zapewnienia sprawiedliwości lub rozważenie retrospektyw asynchronicznych.
5. Proszę nie zapominać o podstawowych elementach retrospektyw agile. Retrospektywa zdalna nie oznacza, że należy odrzucić podstawowe zasady retrospektywy agile. Nadal obowiązują takie zasady, jak zapewnienie odpowiedzialności, skupienie się na kulturze organizacyjnej i ciągłym doskonaleniu, podejmowanie działań następczych i doprowadzanie spraw do końca, a także dbanie o to, by uczestnicy skupiali się na samej retrospektywie, a nie próbowali rozwiązywać problemów podczas tego samego spotkania.