Jak przeprowadzić udaną retrospektywę online

Aby przeprowadzić udaną retrospektywę online, należy zapewnić uczestnikom czas na nawiązanie kontaktu, ustalić jasne zasady zachowania podczas spotkania, korzystać z narzędzi do przekazywania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym, z wyprzedzeniem zadbać o kwestie techniczne oraz przestrzegać podstawowych zasad retrospektywy agile. Oto pięć wniosków i refleksji, które wyciągnęliśmy podczas prowadzenia retrospektyw z naszymi zespołami pracującymi zdalnie.

1. Proszę przewidzieć czas na powitanie i pożegnanie. Nawet kilka minut ma znaczenie, dlatego proszę poprosić uczestników, aby zalogowali się nieco wcześniej lub punktualnie. Spotkanie można rozpocząć od lodołamacza, ale już proste pytanie o samopoczucie wszystkich lub prośba o ocenę w skali od 1 do 10 pozwala od samego początku zaangażować wszystkich uczestników. Podobnie zbyt łatwo jest nacisnąć przycisk, który odłącza wszystkich, dlatego należy zapewnić uczestnikom czas na pożegnanie się pod koniec spotkania.
2. Proszę ustalić zasady zachowania podczas spotkań zdalnych. Może to obejmować włączanie kamer, korzystanie z tła, wpisywanie wiadomości na czacie w celu zgłoszenia obecności lub sposób, w jaki uczestnicy faktycznie angażują się w spotkanie danego dnia. Zasady zachowania w sieci są bardzo ważne. Proszę wyobrazić sobie, że wideokonferencje odbywałyby się w środowisku bezpośrednim, a natychmiast zrozumie Pan/Pani, dlaczego takie kwestie jak hałas w tle, sposób opuszczania spotkania oraz sposób zadawania pytań i zgłaszania uwag nagle stają się bardzo istotnymi problemami.
3. Wykorzystajcie komentarze i mechanizmy przekazywania opinii w czasie rzeczywistym. Jedną z zalet przejścia na format cyfrowy jest to, że uczestnicy mogą indywidualnie przeprowadzać burzę mózgów bez rozpraszania uwagi, niezależnie i bez stronniczości głosować na pomysły oraz dodawać komentarze do pomysłów innych osób, które mogą okazać się na wagę złota. Zamiast hamować proces twórczy, zachęcanie uczestników do zapisywania swoich przemyśleń w formie komentarzy może wzbogacić dyskusję.
4. Proszę zadbać o kwestie logistyczne. Tak samo jak w przypadku spotkania retro na miejscu, gdzie sprawdzają Państwo, czy sala nie jest zarezerwowana na inny termin, czy ogrzewanie lub klimatyzacja działają oraz czy mają Państwo odpowiednie narzędzia, tak samo należy przeprowadzić szybką kontrolę techniczną przed spotkaniem retro online. Proszę zadbać o sprawne działanie narzędzi, przygotować linki oraz poprosić znajomego lub współpracownika o wsparcie w tym procesie — dzięki temu w odpowiednim momencie będą Państwo mogli skupić się bardziej na rozmowie niż na kwestiach technicznych. Jeśli pracują Państwo w różnych strefach czasowych, uzgodnienie dnia i godziny dogodnych dla większości osób może być trudne i może oznaczać zmianę terminów w celu zachowania sprawiedliwości lub rozważenie retrospektyw asynchronicznych.
5. Proszę nie zapominać o podstawowych elementach retrospektyw agile. Retrospektywa zdalna nie oznacza, że odchodzi się od podstawowych zasad retrospektywy agile. Nadal obowiązują takie zasady, jak zapewnienie odpowiedzialności, skupienie się na kulturze organizacyjnej i ciągłym doskonaleniu, podejmowanie działań następczych i doprowadzanie spraw do końca, a także dbanie o to, by uczestnicy skupiali się na samej retrospektywie, a nie próbowali rozwiązywać problemów podczas tego samego spotkania.