Jak przeprowadzić świetną retrospektywę online?

Aby zorganizować udaną retrospektywę online, należy dać uczestnikom czas na nawiązanie kontaktu, ustalić jasne zasady zachowania podczas spotkania, korzystać z narzędzi do przekazywania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym, zadbać o kwestie techniczne z wyprzedzeniem oraz przestrzegać podstawowych zasad retrospektywy agile. Oto pięć wniosków i refleksji, które wyciągnęliśmy podczas prowadzenia retrospektyw z naszymi zespołami pracującymi zdalnie.

1. Proszę przeznaczyć trochę czasu na powitanie i pożegnanie. Nawet kilka minut ma znaczenie, dlatego proszę poprosić uczestników, aby zalogowali się nieco wcześniej lub punktualnie. Spotkanie można rozpocząć od lodołamacza, ale już proste pytanie o samopoczucie wszystkich lub prośba o ocenę w skali od 1 do 10 pozwala od samego początku zaangażować wszystkich. Podobnie, zbyt łatwo jest nacisnąć przycisk, który odłącza wszystkich, dlatego proszę zapewnić czas na pożegnanie się na zakończenie spotkania.
2. Proszę ustalić zasady zachowania podczas spotkań zdalnych. Może to obejmować włączanie kamer, korzystanie z tła, wpisywanie wiadomości na czacie w celu zgłoszenia obecności lub sposób, w jaki uczestnicy faktycznie angażują się w spotkanie danego dnia. Zasady zachowania w sieci są bardzo ważne. Proszę sobie wyobrazić, że spotkania wideo odbywałyby się w środowisku bezpośrednim, a natychmiast zrozumie Pan, dlaczego takie kwestie jak hałas w tle, sposób opuszczania spotkania oraz zadawanie pytań i zgłaszanie uwag nagle stają się bardzo realnymi problemami.
3. Wykorzystajcie komentarze i mechanizmy przekazywania opinii w czasie rzeczywistym. Jedną z zalet przejścia na format cyfrowy jest to, że uczestnicy mogą samodzielnie przeprowadzać burzę mózgów bez rozpraszania uwagi, niezależnie i bez stronniczości głosować na pomysły oraz dodawać komentarze do pomysłów innych osób, które mogą okazać się na wagę złota. Zamiast hamować proces twórczy, zachęcanie uczestników do zapisywania swoich przemyśleń w formie komentarzy może wzbogacić dyskusję.
4. Proszę zadbać o kwestie logistyczne. Tak samo jak w przypadku spotkania stacjonarnego sprawdzają Państwo salę, aby upewnić się, że nie została zarezerwowana przez kogoś innego, czy ogrzewanie lub klimatyzacja działają oraz czy mają Państwo odpowiednie narzędzia, tak samo należy przeprowadzić szybką kontrolę techniczną przed spotkaniem zdalnym. Proszę przygotować narzędzia, upewnić się, że linki działają, oraz poprosić znajomego lub współpracownika o wsparcie w tym procesie — dzięki temu w odpowiednim momencie będzie Pan/Pani mógł/mogła skupić się bardziej na rozmowie niż na technologii. Jeśli pracują Państwo w różnych strefach czasowych, uzgodnienie dnia i godziny dogodnej dla większości osób może być trudne i może oznaczać zmianę terminów w celu zachowania sprawiedliwości lub rozważenie retrospektyw asynchronicznych.
5. Proszę nie zapominać o podstawowych elementach retrospektyw agile. Retrospektywa zdalna nie oznacza, że należy odrzucić podstawowe zasady retrospektyw agile. Nadal obowiązują takie zasady, jak zapewnienie odpowiedzialności, skupienie się na kulturze i ciągłym doskonaleniu, podejmowanie działań następczych i doprowadzanie spraw do końca, a także dbanie o to, by uczestnicy skupiali się na retrospektywie, a nie próbowali rozwiązywać problemów podczas tego samego spotkania.