Wie Sie eine großartige Online-Retrospektive durchführen

Um eine erfolgreiche Online-Retrospektive durchzuführen, sollten Sie den Teilnehmern Zeit geben, sich auszutauschen, klare Verhaltensregeln für das Meeting festlegen, Tools für Echtzeit-Feedback nutzen, die technische Ausstattung im Voraus klären und die Grundprinzipien einer agilen Retrospektive einhalten. Hier sind 5 Erkenntnisse und Überlegungen aus unserer eigenen Erfahrung, die wir bei der Durchführung von Retrospektiven mit unseren Remote-Teams gewonnen haben.

1. Planen Sie Zeit für die Begrüßung und Verabschiedung ein. Schon wenige Minuten machen einen Unterschied; bitten Sie die Teilnehmer daher, sich etwas früher oder pünktlich einzuloggen. Sie könnten mit einem Icebreaker beginnen, aber auch eine einfache Frage, wie es allen geht, oder die Bitte, eine Note auf einer Skala von 1 bis 10 abzugeben, bindet alle Teilnehmer von Anfang an ein. Ebenso ist es allzu leicht, einen Knopf zu drücken, der alle stumm schaltet; lassen Sie daher am Ende des Meetings Zeit, damit sich die Teilnehmer verabschieden können.
2. Legen Sie die Verhaltensregeln für Ihre Online-Besprechungen fest. Dazu gehören beispielsweise das Einschalten der Kameras, die Verwendung von Hintergründen, die Anmeldung im Chat oder die Art und Weise, wie sich die Teilnehmer an diesem Tag in die Besprechung einbringen. Online-Etikette ist ein ernstzunehmendes Thema. Stellen Sie sich vor, Videokonferenzen würden in einer persönlichen Umgebung stattfinden, und Sie werden sofort erkennen, warum Dinge wie Hintergrundgeräusche, das Verlassen der Besprechung sowie das Stellen von Fragen und das Einbringen von Kommentaren plötzlich zu sehr realen Problemen werden.
3. Nutzen Sie Kommentare und Mechanismen für Echtzeit-Feedback. Einer der Vorteile der Digitalisierung besteht darin, dass die Teilnehmer ungestört und individuell Ideen entwickeln, unabhängig und unvoreingenommen über Ideen abstimmen und Kommentare zu den Ideen anderer abgeben können, die von unschätzbarem Wert sein können. Anstatt durch Schreibblockaden behindert zu werden, kann die Aufforderung, Gedanken als Kommentare festzuhalten, die Diskussion bereichern.
4. Klären Sie die technischen Details. Genauso wie Sie bei einer Präsenz-Retrospektive den Raum überprüfen würden, um sicherzustellen, dass er nicht doppelt gebucht ist, die Heizung oder Klimaanlage funktioniert und Sie über die richtigen Hilfsmittel verfügen, gilt dasselbe für einen kurzen Technikcheck bei Ihrer virtuellen Retrospektive. Sorgen Sie dafür, dass die Tools einsatzbereit sind, die Links bereitstehen und ein technischer Ansprechpartner oder Kollege diesen Prozess unterstützt – so können Sie sich später besser auf das Gespräch als auf die Technik konzentrieren. Wenn Sie über Zeitzonen hinweg arbeiten, kann es schwierig sein, einen Tag und eine Uhrzeit zu finden, die für die meisten Beteiligten passt; dies kann bedeuten, dass Sie aus Gründen der Fairness wechselnde Zeiten vereinbaren oder asynchrone Retrospektiven in Betracht ziehen müssen.
5. Vergessen Sie nicht die grundlegenden Elemente agiler Retrospektiven. Eine Retrospektive im Homeoffice bedeutet nicht, dass die Grundlagen einer agilen Retrospektive außer Acht gelassen werden. Die Gewährleistung von Verantwortlichkeit, die Fokussierung auf Kultur und kontinuierliche Verbesserung, die Nachverfolgung und Umsetzung sowie die Tatsache, dass sich die Teilnehmer auf die Retrospektive konzentrieren und nicht versuchen, Probleme im selben Meeting zu lösen – all dies gilt weiterhin.