So führen Sie eine erfolgreiche Online-Retrospektive durch

Um eine erfolgreiche Online-Retrospektive durchzuführen, sollten Sie den Teilnehmern Zeit geben, Kontakte zu knüpfen, klare Verhaltensregeln für das Meeting festlegen, Tools für Echtzeit-Feedback nutzen, die technischen Voraussetzungen im Voraus klären und die Grundprinzipien einer agilen Retrospektive einhalten. Hier sind fünf unserer eigenen Erkenntnisse und Überlegungen aus der Zeit, als wir unsere eigenen Retrospektiven mit unseren Remote-Teams durchgeführt haben.

1. Planen Sie Zeit für die Begrüßung und Verabschiedung ein. Schon wenige Minuten machen einen Unterschied; bitten Sie die Teilnehmer daher, sich etwas früher oder pünktlich anzumelden. Sie könnten mit einem Icebreaker beginnen, aber auch eine einfache Frage, wie es allen geht, oder die Bitte, eine Note auf einer Skala von 1 bis 10 anzugeben, bindet alle Teilnehmer von Anfang an ein. Ebenso ist es allzu leicht, eine Taste zu drücken, die alle vom Gespräch abschneidet; planen Sie daher am Ende der Besprechung Zeit ein, damit sich die Teilnehmer verabschieden können.
2. Legen Sie die Verhaltensregeln für Ihre Online-Besprechungen fest. Dazu gehören beispielsweise das Einschalten der Kameras, die Verwendung von Hintergründen, die Anmeldung im Chat oder die Art und Weise, wie sich die Teilnehmer an diesem Tag tatsächlich in die Besprechung einbringen. Online-Etikette ist ein ernstzunehmendes Thema. Stellen Sie sich vor, Videokonferenzen würden in einer persönlichen Umgebung stattfinden, und Sie werden sofort erkennen, warum Dinge wie Hintergrundgeräusche, das Verlassen der Besprechung sowie das Stellen von Fragen und das Einbringen von Kommentaren plötzlich zu sehr realen Problemen werden.
3. Nutzen Sie Kommentare und Mechanismen für Echtzeit-Feedback. Einer der Vorteile der Digitalisierung besteht darin, dass die Teilnehmer ungestört individuell Ideen entwickeln, unabhängig und unvoreingenommen über Ideen abstimmen sowie Kommentare zu den Ideen anderer hinzufügen können, die von unschätzbarem Wert sein können. Anstatt durch kreative Blockaden behindert zu werden, kann die Aufforderung, Gedanken als Kommentare festzuhalten, die Diskussion bereichern. Ein speziell entwickeltes Online-Tool für die Retrospektive bietet Ihnen alle drei Funktionen an einem Ort – privates Brainstorming, unabhängige Abstimmung und kommentierte Threads.
4. Klären Sie die logistischen Aspekte. Genauso wie Sie bei einer Präsenz-Retrospektive den Raum überprüfen würden, um sicherzustellen, dass er nicht doppelt gebucht ist, die Heizung oder Klimaanlage eingeschaltet ist und Sie über die richtigen Hilfsmittel verfügen, gilt dasselbe auch für einen kurzen technischen Check vor Ihrer virtuellen Retrospektive. Stellen Sie sicher, dass die Tools einsatzbereit sind, die Links bereitstehen, und bitten Sie einen technischen Ansprechpartner oder Kollegen, Sie bei diesem Prozess zu unterstützen – so können Sie sich später besser auf das Gespräch als auf die Technik konzentrieren. Wenn Sie über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, kann es schwierig sein, einen Tag und eine Uhrzeit zu finden, die für die meisten Beteiligten passt. Dies kann bedeuten, dass Sie aus Gründen der Fairness abwechselnde Termine vereinbaren oder asynchrone Retrospektiven in Betracht ziehen müssen.
5. Vergessen Sie nicht die grundlegenden Elemente agiler Retrospektiven. Eine Retrospektive im Homeoffice bedeutet nicht, dass die Grundlagen einer agilen Retrospektive außer Acht gelassen werden. Die Gewährleistung von Verantwortlichkeit, die Fokussierung auf Kultur und kontinuierliche Verbesserung, die Nachverfolgung und Umsetzung sowie die Sicherstellung, dass sich die Teilnehmer auf die Retrospektive konzentrieren und nicht versuchen, Probleme im selben Meeting zu lösen – all dies gilt weiterhin.